Complete gids voor workflows voor beheer van digitale assets

Soorten workflows voor het beheer van digitale assets

Er zijn veel soorten workflows voor het beheer van digitale assets die je mogelijk moet maken of beheren als je toezicht houdt op projecten met een aanzienlijk aantal assets. Deze kunnen het volgende omvatten:

• Op assets gebaseerde workflows: Een op assets gebaseerde workflow richt zich op de levenscyclus van afzonderlijke bestanden. Een productafbeelding kan bijvoorbeeld fasen doorlopen zoals maken, beoordelen, goedkeuren en publiceren. Al deze stappen worden bijgehouden in één workflow die zich richt op de afzonderlijke asset die wordt gemaakt.
• Op projecten gebaseerde workflows: Op projecten gebaseerde workflows beheren meerdere gerelateerde assets gezamenlijk, vaak gekoppeld aan een campagne of lancering. Denk aan een seizoensgebonden marketingcampagne met honderden afbeeldingen, advertentie-indelingen en video's die een beoordelings- en goedkeuringsproces doorlopen. Als er iets verandert in een van de assets (een stukje tekst, de kleur van iemands hoed, enzovoort), wordt de wijziging wereldwijd doorgevoerd in alle assets. Je kunt dit type workflow tegenkomen in farmaceutische reclame voor veiligheidsinformatie of indicaties van geneesmiddelen.
• Samenwerkingsworkflows: Bij deze workflows draait alles om teamwork en kunnen meerdere belanghebbenden in realtime wijzigingen aanbrengen. Creatieve teams, bureaus, freelancers en hun klanten kunnen samenwerken aan videobewerkingen, ontwerpbestanden of presentaties binnen een gedeeld DAM-platform of tijdens een livebewerkingssessie. DAM-platforms kunnen asynchrone samenwerking beter haalbaar maken.
• Goedkeuringsworkflows: Goedkeuringsworkflows bepalen wie assets beoordeelt en goedkeurt voordat ze live gaan. Dit helpt de consistentie van het merk en naleving van voorschriften te handhaven, wat vooral belangrijk is in gereguleerde sectoren zoals gezondheidszorg, verzekeringen of voeding. Ook in minder gereguleerde sectoren helpen goedkeuringsworkflows ervoor te zorgen dat assets voldoen aan de merkrichtlijnen.
• Transactionele workflows: Gebruik transactionele workflows wanneer systemen of afdelingen assets uitwisselen. Wanneer een fotograaf bijvoorbeeld evenementafbeeldingen uploadt naar je hulpmiddel voor het beheer van digitale assets, kunnen deze automatisch naar de redacteur worden doorgestuurd.
• Archiveringsworkflows: Deze workflows richten zich op het uit gebruik nemen en opslaan van oude of overmatig gebruikte content. Je voorziet assets van de relevante metagegevens, categoriseert ze en slaat ze op voor juridisch gebruik, naleving van voorschriften of toekomstig hergebruik.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Belangrijke onderdelen van workflows voor het beheer van digitale assets

De DAM-functies en workflowonderdelen die je nodig hebt, kunnen variëren afhankelijk van het type workflow dat je maakt of beheert. Deze onderdelen kunnen het volgende omvatten:

• Mediabibliotheek: De mediabibliotheek is een centrale hub voor al je digitale assets. Hier upload, organiseer en open je je content, idealiter met visuele voorvertoningen en krachtige zoekfunctionaliteit. Een geavanceerde mediabibliotheek kan verschillende soorten digitale assets organiseren en verschillende bestandstypen verwerken. Je moet machtigingen voor teamleden kunnen instellen op basis van hun rol en de assets die voor hun gebruik zijn goedgekeurd.
• Metagegevens: Zie metagegevens als labels voor de assets. Dit gaat verder dan titels of bestandsnamen en kan tags, bestandsbeschrijvingen, de datum waarop de asset is gemaakt en de datum waarop de asset moet worden uitgefaseerd omvatten. Metagegevens kunnen je helpen je mediabibliotheek te optimaliseren en het eenvoudiger maken om de digitale assets die je al hebt te vinden, organiseren, sorteren en hergebruiken.
• Goedkeuring: De goedkeuringsprocedure bepaalt wie elke asset moet beoordelen en goedkeuren. Dit helpt de gevreesde bestandsnaamchaos met “final_final_v4” en “final_final_v4_REVISED” te voorkomen en zorgt ervoor dat de merknormen intact blijven.
• Distributie: Distributie zorgt ervoor dat definitieve assets bij de juiste mensen of platforms terechtkomen, of dat nu een CMS, planner voor sociale media of partnerportaal is. Dit kan ook betekenen dat je machtigingen instelt, zodat de juiste mensen in je team de assets kunnen gebruiken wanneer dat nodig is.
• Beveiliging: Beveiligingscomponenten kunnen toegangscontroles, machtigingen en het instellen van audittrails omvatten. Ze zorgen ervoor dat de juiste mensen toegang hebben om je digitale assets te beschermen en misbruik of datalekken te voorkomen. Het kan ook jouw verantwoordelijkheid zijn om digitale assets voor klanten of opdrachtgevers te beheren en ervoor te zorgen dat elke klant alleen toegang heeft tot zijn eigen assets en niet tot die van andere klanten of, erger nog, concurrenten.
• Onderhoud: Onderhoud is een doorlopend onderdeel van een goede workflow voor het beheer van digitale assets. Dit kan regelmatig geplande opschoning van bestanden, updates van metagegevens en controles van machtigingen omvatten. Zonder dit regelmatige onderhoud kan je DAM-software na verloop van tijd erg rommelig en aanzienlijk minder nuttig worden.
• Software voor het beheer van digitale assets: Software voor het beheer van digitale assets brengt alle andere componenten en processtappen samen en kan helpen je processen voor het beheer van digitale assets te stroomlijnen. Veel van de nieuwere tools zijn cloudgebaseerd en sommige worden zelfs door AI aangedreven. Hierdoor kun je assets beter vinden en je workflows automatiseren.

Levenscyclus van het beheer van digitale assets

Dit is hoe je levenscyclus voor het beheer van digitale assets eruit kan zien:

• Planning: Bepaal welke assets moeten worden gemaakt, voor wie, wanneer en hoe ze zullen worden gebruikt.
• Creatie: Dit kan zowel het ontwerpen van assets als het maken van content omvatten, zoals alt-teksten, afbeeldingsbijschriften en advertentieteksten.
• Inname: Upload assets naar het DAM-systeem en voorzie ze van relevante metagegevens. De goedkeuringsprocedure kan vóór of na deze stap plaatsvinden, afhankelijk van hoe je organisatie goedkeuringen wil uitvoeren of hoeveel goedkeuringen nodig zijn.
• Opslag: Organiseer digitale bestanden op een centrale locatie en voeg ze toe aan kleinere bibliotheken of mappen, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Het systeem kan automatische tagging gebruiken om metagegevens toe te voegen, zoals de upload datum of de naam van de persoon die het bestand heeft geüpload, voor uitgebreidere zoekmogelijkheden.
• Transformatie: Assets kunnen worden verkleind, opnieuw opgemaakt of aangepast voor verschillende bestandsindelingen of distributiekanalen.
• Distributie: Definitieve assets worden intern gedeeld of extern gepubliceerd.
• Beheer en naleving: Wijs machtigingen en licenties toe, en zorg dat nalevingsregels worden toegepast.
• Archivering: Verplaats oudere assets naar langetermijnopslag of archieven.

Voordelen van workflows voor het beheer van digitale assets

Workflows voor het beheer van digitale assets kunnen je organisatie ten goede komen en je werk als projectmanager aanzienlijk eenvoudiger maken. Hier zijn enkele voordelen van het beheer van digitale assets: 

• Verbeterde merkconsistentie: Centrale opslag en machtigingsgestuurde controles helpen ervoor te zorgen dat alleen goedgekeurde assets die bij het merk passen, worden gebruikt. Dit stimuleert het gebruik van goedgekeurde assets en verkleint het risico dat teamleden niet-goedgekeurde assets gebruiken. Centrale opslag biedt één bron van waarheid en helpt kleinere marketingteams de merkconformiteit te handhaven voor al hun toepassingen waarvoor merkassets nodig zijn.
• Meer samenwerking: Met een systeem voor digitaal assetbeheer en workflows voor digitaal assetbeheer kunnen teams samenwerken tussen afdelingen, tijdzones of bureaus heen, zonder dubbel werk. Iedereen heeft toegang tot de centrale opslagplaats met assets en kan efficiënter aan assets samenwerken.
• Beter rendement op content: Door bestaande assets opnieuw te gebruiken, voorkom je dubbel werk en maximaliseer je het rendement op je contentinvestering. Als je opdrachtnemers inhuurt of salarissen betaalt om nieuwe assets of marketingmateriaal te maken, haal je een beter rendement uit je investering door bestaande digitale assets aan te passen of er nieuwe toepassingen voor te vinden.

Voorbeeld van een workflow voor digitaal assetbeheer

Stel dat je voor een groot e-commercebedrijf werkt en je marketingteam een nieuw product lanceert. 

1. Ze huren een fotograaf in om foto's van het nieuwe product te maken, zowel van het product zelf als met verschillende achtergronden voor de eerste campagnes.
2. De fotograaf uploadt vervolgens de definitieve, bewerkte productfoto's naar je DAM-systeem. Het systeem voegt automatisch metadata toe, zoals de bestandsnaam, de naam van de uploader, de datum van uploaden en het bestandstype, en de fotograaf voegt een korte beschrijving van elke foto toe.
3. Daarna beoordeelt het creatieve team de foto's en markeert het de foto's die het wil gebruiken voor de website en voor elk type advertentiecampagne dat het heeft gepland. Deze worden via de goedkeuringsworkflow in het DAM-systeem ter goedkeuring aan de merkmanagers voorgelegd.
4. De merkmanagers keuren vervolgens de beste foto's goed en laten de copywriters deze bestanden gebruiken om er reclameteksten aan toe te voegen. De advertenties worden ter goedkeuring teruggestuurd naar de merkmanager.
5. Zodra ze zijn goedgekeurd, worden de assets aangepast in formaat en getagd voor elk advertentieformaat en elke advertentievorm die voor de campagnes nodig is. De definitieve advertenties worden doorgestuurd om op de verschillende advertentieplatforms te worden geplaatst.
6. Omdat je team het nieuwe product ook op sociale media wil promoten, deel je de digitale assets in hun definitieve vorm met de socialmediamanagers. Zij exporteren de definitieve bestanden in geoptimaliseerde formaten voor Instagram, LinkedIn en TikTok, allemaal zonder heen-en-weer-e-mails, zoekgeraakte bestanden of problemen met versiebeheer.
7. Na de lancering worden advertenties of creatief materiaal met teksten voor introductieaanbiedingen gearchiveerd en worden nieuwe advertenties voor doorlopende promotie gemaakt en verspreid onder de relevante teamleden.

Uitdagingen bij workflows voor digitaal assetbeheer

Enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee projectmanagers en creatieve teams te maken kunnen krijgen bij het opzetten van workflows voor digitaal assetbeheer zijn:

• Gebrek aan adoptie: Teams kunnen weerstand bieden tegen het gebruik van nieuwe systemen als deze te ingewikkeld zijn of als de “regels” onduidelijk of niet goed gedefinieerd zijn. Sommige mensen merken ook dat oude gewoonten moeilijk af te leren zijn en slaan hun bestanden liever lokaal op (wat niet bevorderlijk is voor consistentie of zichtbaarheid).
• Inconsistente metadata: Zonder standaardisatie in de metadata- en tagstructuur worden assets moeilijk vindbaar en herbruikbaar. Dit kan onderdeel zijn van de hierboven besproken adoptieproblemen, maar kan ook een afzonderlijke uitdaging vormen. Het oplossen van dit probleem kan de adoptie eveneens bevorderen.
• Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden: Vertragingen in feedback of onduidelijke verantwoordelijkheden kunnen de goedkeuring van assets vertragen of het voor teamleden moeilijk maken om te weten welke assets ze mogen gebruiken en wanneer of waar ze die mogen gebruiken.

Hulpmiddelen voor het beheren van DAM-workflows

Platforms voor digitaal assetbeheer zijn ontworpen om elke stap van je workflow te automatiseren en te ondersteunen. Ze bevatten vaak integraties met hulpmiddelen zoals Adobe Creative Cloud, projectmanagementsoftware, contentmanagementsystemen en contentdistributienetwerken.

Dit zijn mijn keuzes voor de beste hulpmiddelen voor digitaal assetbeheer:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. MediaValet — Ideaal voor zoeken en samenwerken met AI
2. 2. Cloudinary — Beste voor dynamische mediatransformaties
3. 3. Bynder — Het beste voor bedrijfsbrede merkconsistentie
4. 4. ImageKit — Ideaal voor AI-aangedreven DAM met medialevering
5. 5. Stockpress — Het beste voor teamsamenwerking op basis van rollen
6. 6. Pics.io — Het meest geschikt voor middelgrote bedrijven die onbeperkte opslag willen
7. 7. Scaleflex — Het beste vanwege de MACH-certificering
8. 8. Filecamp — Beste betaalbare DAM met onbeperkt aantal gebruikers
9. 9. Tagbox.io — Het beste voor visueel zoeken op basis van AI
10. 10. ClickUp — Het beste voor integraties met bestandsopslag

Bekijk met een shortlist bij de hand demo's van DAM-software om te zien hoe sommige van deze opties omgaan met echte werkstromen.

Tips voor het beheren van DAM-werkstromen

Of je nu nieuw bent in het beheren van werkstromen voor digitale middelen of worstelt met enkele veelvoorkomende uitdagingen, ik heb een aantal tips opgesteld om je te helpen een expert in het beheer van digitale middelen te worden of je vaardigheden naar een hoger niveau te tillen.

• Definieer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk. Dit omvat wie middelen maakt, goedkeurt, verspreidt en archiveert. Dit kan variëren afhankelijk van het type middel of de campagne die de middelen ondersteunen.
• Standaardiseer vanaf het begin je metagegevens en tagpraktijken, maar blijf flexibel voor het geval er na verloop van tijd mogelijkheden ontstaan om deze praktijken te verbeteren.
• Automatiseer repetitieve taken waar mogelijk om de hoeveelheid handmatig werk en de foutmarge te verminderen.
• Voer regelmatig audits uit om verouderde bestanden op te schonen en te archiveren en machtigingen te controleren. Je moet een proces hebben voor het uit dienst nemen van teamleden, waarin ook het intrekken van de toegang tot het systeem voor het beheer van digitale middelen is opgenomen wanneer zij je organisatie verlaten of hun project is afgerond.
• Bied training aan het team en duidelijke documentatie om het gebruik te stimuleren. Beloon en erken degenen die het hulpmiddel goed gebruiken.

Word lid voor meer inzichten in het beheer van digitale middelen

Wil je meer tips, trucs of beste praktijken voor het beheren van projecten waarin veel digitale middelen worden gebruikt? Word lid van de DPM-community voor meer informatie. Je vindt er ook meer informatie over onze favoriete hulpmiddelen, direct te gebruiken sjablonen en inzichtelijke artikelen van ervaren projectmanagers.