PMBOK-leder sier at prosjektledere bør slutte å jage etter KI-verktøy og begynne å redusere kompleksiteten
Jesse Fewell, underviser i prosjektledelse, sier at prosjektledere bør bruke KI til å forenkle prosjektarbeidet og redusere kompleksiteten, samtidig som interessentre relasjoner og ledelse forblir tydelig menneskelige.
Jesse Fewell
Prosjektledelse og undervisning
Verktøyenes brukervennlighet: KI-verktøy varierer i brukervennlighet; integrerte plattformer gir ofte en enklere opplevelse.
Simplicity Priority: Forenkle teknologistakken for å håndtere kompleksitet effektivt, øke produktiviteten og redusere mental belastning.
KI-påvirkning: KI forbedrer prosjektledelsen ved å håndtere repetitive oppgaver, slik at fagfolk kan konsentrere seg om strategi.
Menneskelige ferdigheter: Dialog med interessenter forblir et menneskelig område, ettersom personlig samhandling bygger nødvendig tillit og kommunikasjon.
Ny vurdering av rollen: Prosjektledere må tilpasse seg utviklingen innen KI når organisasjoner integrerer KI i arbeidsstyrkens dynamikk.
Jesse Fewell er en opplærer innen prosjektledelse som hjelper organisasjoner med å navigere i komplekse endringsinitiativer. Han er også forfatteren av Uutnyttet smidighet, og ledet arbeidet med den 8. utgaven av PMBOK Guide®.
Vi tok en prat med Jesse for å diskutere hvordan kunstig intelligens endrer prosjektgjennomføring, ledelse og prosjektledernes fremtidige rolle. Her er det han hadde å si.
Å forme fremtidens prosjektledelse
Hei, jeg heter Jesse. Jeg hjelper ledere på alle nivåer med å skape varige endringer. Konsulentarbeidet mitt spenner fra å styrke lederegenskaper ved DC Public Schools til å drive den digitale transformasjonen for Frontier Communications, et selskap verdt 4 milliarder dollar som nylig ble solgt til Verizon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg deler også innsikten min med det bredere fagmiljøet gjennom bøker og bransjeartikler, og jeg ledet arbeidet med den 8. utgaven av PMBOK Guide®, den globale standarden for prosjektledelse.
Jeg er forfatteren av Uutnyttet smidighet, og jeg har skrevet spalten «Den smidige prosjektlederen» i PM Network Magazine i over ti år.
Hvordan kunstig intelligens fungerer som en tenkepartner
Den mest overbevisende endringen kunstig intelligens har ført til i arbeidet mitt, er at jeg kan skape mer fremdrift og trygghet i min egen tenkning.
Tidligere brukte jeg timevis på å undersøke ideer og lage disposisjoner til en presentasjon, en workshop eller et teammøte. Nå begynner jeg å skrive i en chatforespørsel – jeg bruker oftest Copilot og Gemini – og ideen jeg har i hodet, blir kvalitetssikret med et godt spørsmål eller validert av et forslag jeg allerede hadde forkastet.
I likhet med alle andre ble jeg imponert over den enorme mengden innhold generativ kunstig intelligens produserte da den først kom på banen. I løpet av de få årene siden den gang har jeg imidlertid funnet tilbake til det flere hundre år gamle rådet om at mindre er mer. Enten det gjelder poengene mine, formateringen eller innsikten min, hjelper kunstig intelligens meg med å være mer meg, og det er det jeg setter aller mest pris på.
I det daglige prosjektarbeidet delegerer jeg kjedelig prosjektlederadministrasjon, som møtereferater, sammendrag for ledelsen og utkast til agendaer, til kunstig intelligens. Dessverre bruker jeg nå all fritiden jeg har fått, på å eksperimentere med nye verktøy for prosjekt- og porteføljestyring som lover for mye og leverer for lite.
Jeg prøvde for eksempel et nytt verktøy basert på kunstig intelligens for å forbedre resultatene fra Monte Carlo-analyse av tidsplaner, men det fungerte ikke. Pålitelig kunstig intelligens sparer meg for tid, men så sløser jeg bort den tiden på upålitelig kunstig intelligens.
Hva kunstig intelligens bør håndtere, og hva som uttrykkelig bør forbli menneskelig
Aktivitetene jeg mener kunstig intelligens egner seg best til å håndtere, er taktiske oppgaver basert på lett tilgjengelige data: å lage et veikart fra en hovedtidsplan, fylle ut risikoregisteret basert på prosjektbeskrivelsen og komprimere forretningsgrunnlaget til ett avsnitt for en statusmal.
Involvering av interessenter forblir derimot helt menneskelig. Til tross for all innovasjonen i dag mener jeg at det å lytte med øyekontakt fortsatt er den mest troverdige måten å innhente innspill til prosjekter og produkter på.
Jeg ser mange nye verktøy for behovsavklaring basert på kunstig intelligens på markedet, som lover å spare meg for tid ved å eliminere «unødvendige» møter. Men som prosjektleder trenger kollegene mine å vite at jeg hører og forstår dem.
En sponsor klaget nylig til meg over at hun hadde måttet gjenta seg selv «tre ganger for mye». Det ville ikke falt meg inn å be henne diktere de samme tingene på nytt bare for at møteverktøyet basert på kunstig intelligens skulle få det med seg. I stedet lytter jeg til bekymringene hennes, med hennes egne ord. Etter møtet bruker jeg en chatøkt til å skrive inn en prosjektbeskrivelse for fremtidig kontekstutvikling. Jeg får mye mer velvilje fra sponsoren min, og ender likevel opp med dataene jeg trenger til fremtidige oppgaver. Til syvende og sist handler prosjekter fortsatt om mennesker, fordi de drives av mennesker.
Håndtering av komplekse kalendere med kunstig intelligens
En enkel arbeidsflyt som hjelper meg, er kalenderstyring. Siden jeg håndterer flere kunde- og frivillige prosjekter samtidig, har jeg flere arrangementer og kalendere som krever validering og koordinering.
Tidligere ville jeg ha leid inn en virtuell assistent, men i dag kan jeg benytte noen få automatiseringer for å sikre at jeg ikke får kollisjoner eller glemmer forpliktelser. Riktignok krevde det mye prøving og feiling å navigere i de mange retningslinjene og brannmurene hos de ulike organisasjonene jeg samarbeider med. Men ved hjelp av noen enkle ledetekster fremskyndet jeg læringssyklusen min og finjusterte en kalenderløsning som fungerer for min unike situasjon.
Virkeligheten rundt brukervennligheten til AI-verktøy
Variasjonen i brukervennligheten til AI-verktøy har overrasket meg. Nylig prøvde jeg å bruke en bedrifts interne, proprietære LLM til prosjektanalyse; den klarte ganske enkelt ikke å utføre datoberegninger, for eksempel «Hvor mange kalenderdager gjenstår i timeplanen min?»
Ingeniøren sa at ledeteksten min var svak, men som bruker forventet jeg at den skulle forstå hensikten min som prosjektleder. Copilot og Gemini tilbyr dessuten svært snevre bruksområder i produktivitetspakken min. Det burde ikke være overraskende, men hvert verktøy har sin egen brukeropplevelse.
Variasjonen i brukervennligheten til AI-verktøy har overrasket meg. Det burde ikke være overraskende, men hvert verktøy har sin egen brukeropplevelse.
Slik utvikler teknologistakken seg med AI-drevne verktøy
Integrerte plattformer er mer nyttige i dag. Med mange ulike apper og verktøy på kontoret og telefonen min forenkler jeg der det er mulig. For eksempel la jeg nylig bort mine kjære Trello-tavler til fordel for de innebygde oppgavebehandlerne i Microsoft Outlook, som klienten min bruker, og Google Workspace, som konsulentfirmaet mitt bruker. Jeg har prøvd Zapier av og på i årenes løp for å integrere de beste prosjektstyringsverktøyene ved hjelp av automatiserte arbeidsflyter, men å ha alt samlet på ett sted er mer tiltalende i en stadig mer kompleks teknologiverden.
ChatGPT Plus er førstevalget mitt for det meste. Jeg liker hvordan Gemini kan få tilgang til alle Google-dokumentene mine. Jeg har bokstavelig talt prøvd dusinvis av rendyrkede AI-drevne PPM-verktøy, men jeg vender stadig tilbake til disse to.
Hvorfor enkelhet er avgjørende ved valg av teknologistakk
Forskning viser at menneskeheten står overfor en eksponentiell vekst i endring og kompleksitet. Først erstattet et dusin strømmetjenester mitt eneste kabel-TV-abonnement, og nå har det å skrive en e-post tre AI-tillegg.
Vitenskapen viser at menneskehjernen bare håndterer en viss mengde kompleksitet om gangen, så vi må beherske kunsten å zoome inn og ut, i stedet for å spre oppmerksomheten vår over et dusin ulike ting samtidig.
Det gamle argumentet for teknologiplattformer var rettet mot kostnadseffektivitet, både når det gjaldt lisensavgifter og kostnadene ved innføring. Enkelhet vil imidlertid bli sin egen belønning når vi går inn i en stadig mer fragmentert teknologiverden på 2030-tallet.
Slik bidrar AI til å forenkle prosjektledelse
I arbeidet mitt med DC Public Schools observerte jeg to viktige trender.
- Alle ledere trengte prosjektlederferdigheter fordi budsjett- og bemanningsmangel hindret ansettelse av profesjonelle prosjektledere. Det betyr at profesjonelle prosjektledere skaper større verdi når de ikke bare utfører prosjektlederoppgaver, men også lærer opp kollegene sine og fordeler prosjektlederansvar til dem.
- En driftsavdeling eller et direktorat har nytte av enkle retningslinjer for prosjektledelse. Nitti prosent av teamets arbeid handler om vedlikehold av lokaler, familieregistrering og matdistribusjon. Derfor mangler teamet kapasitet til et formelt prosjektlederrammeverk som Scrum. I stedet utarbeidet vi én-sides dokumenter om retningslinjer for prosjektledelse (for eksempel at hvert prosjekt bruker arbeidsarket for prosjektmandatet på én side) og prosjektlederferdigheter (for eksempel hvordan man på en diplomatisk måte følger opp forsinkede oppgaver).
For å lage disse énsiderne undersøkte jeg først prinsippene bak PM-prosessen. Jeg spurte GenAI om målene og dynamikken i et prosjektmandat, og sammenlignet deretter svaret med min egen erfaring og opplæring. For det andre ba jeg den om å generere et utkast til en policy på én side. For prosjektmandatet inkluderte dette et arbeidsark som teamene kunne bruke til å utforske prosjektets 5W-er (for eksempel: Hvorfor bør foreldre bry seg om dette offentlige skoleprosjektet? Hvem er de viktigste interessentene?). For det tredje delte jeg arbeidsarket med teammedlemmer og ledere og samlet inn tilbakemeldingene deres. For det fjerde la jeg denne tilbakemeldingen og min egen analyse inn i GenAI for å forbedre arbeidsarket. Jeg opplever at både AI-programtillegg og GenAI-chatboter fungerer best med enkle oppgaver. Ofte innebærer det første steget å få verktøyet til å bryte ned komplekse PM-konsepter i konkrete oppgaver.
Når AI-verktøy ikke hører hjemme på arbeidsplassen
Teknologiledere føler ofte press for å rulle ut verktøy fra leverandører som rett og slett ennå ikke tilbyr de nødvendige sikkerhetskontrollene for å forhindre reell skade. Jeg jobber med mange risikosky organisasjoner, for eksempel innen infrastruktur, utdanning og forsvar. Jeg oppfordrer disse lederne til å skamløst skryte av funksjonaliteten som allerede er på plass, og som ofte kan utkonkurrere den skinnende nye AI-en alle ønsker seg.
For eksempel forbyr en organisasjon jeg jobber med for øyeblikket alle agentbaserte plattformer, og slik jeg ser det, er det av alle de riktige grunnene. I stedet har den samme organisasjonen satt i gang en omfattende gjennomgang av styringen, som vil redusere prosjektbyråkratiet og gjøre det mulig å bruke eksisterende arbeidsflytautomatiseringer.
De første tegnene tyder på at prosjektgodkjenninger vil gå fra måneder til dager, uten at man tar i bruk den etterlignende teknologianskaffelsen vi ser i overskriftene.
En ny vurdering av prosjektstyring i en AI-drevet arbeidsstyrke
Vi ser allerede den mest nedslående spådommen bli virkelighet: Ansettelsesledere bruker i økende grad AI-drevet arbeidskraft i stedet for å ansette nye medarbeidere. Dette gjelder særlig i teknologibransjen.
For tre år siden var vi inne i epoken med millionærlønnede programvareingeniører på mellomnivå. I dag gjelder dette bare AI-ingeniører, mens resten av teknologiarbeidsstyrken møter økt konkurranse. Riktignok befinner vi oss fortsatt i AI-hypesyklusen, og en korreksjon av boblen vil til slutt inntreffe. Men alle PM-er bør umiddelbart tenke nytt om sin plass i en AI-drevet arbeidsstyrke.
Vi ser allerede den mest nedslående spådommen bli virkelighet: Ansettelsesledere bruker i økende grad AI-drevet arbeidskraft i stedet for å ansette nye medarbeidere. Alle PM-er bør umiddelbart tenke nytt om sin plass i en AI-drevet arbeidsstyrke.
Følg med
Du kan følge Jesse Fewell på LinkedIn og på nettstedet hans. Du kan også ta en titt på boken hans, Untapped Agility.
Flere ekspertintervjuer kommer fra The Digital Project Manager!
