Casestudie i prosjektledelse: Å lede et 2-ukers prosjekt

Ansiktet mitt viser fokus og begeistring. Morsomt … noen må ha fått datoene feil; prosjektet starter i morgen og varer bare i to uker. Det kan ikke stemme. Stemmer det? Nå viser ansiktet mitt forvirring og frykt. Meldinger sendes ut via alle kjente kommunikasjonsmetoder. Bekreftelse. Det stemmer.

Prosjektdetaljer

Vi hadde blitt leid inn for å lage funksjonelle prototyper til en brukertest. Det var satt en fast dato for denne testingen, og den nærmet seg raskt. Prototypene måtte ta hensyn til rundt seks forskjellige brukerflyter og utallige brukstilfeller. I likhet med leveringsdatoen var også budsjettet fast og begrenset; vi måtte gjøre noen kreative beregninger for å sette sammen det riktige teamet og sikre at prosjektet skulle lykkes.

KORTE FAKTA

• Type kundebedrift: Husholdningsapparater
• Type prosjekt: Prototyping for brukertesting
• Kostnad eller kostnadsintervall: $20,000 – $50,000
• Tidslinje: 2–3 uker
• Teamstørrelse: 5
• Metodikk: N/A
• Hovedmål: Fullføre prototyping i henhold til kundens spesifikasjoner før datoen for testing med brukergruppen
• Hovedutfordring: Å få de nødvendige ressursene fra kunden for å kunne levere en prototype i tide

Hva gjør vi nå?

Det må tas beslutninger om hva som skal beholdes, og hva som skal fjernes, fra den vanlige prosjektsjekklisten. Teamet blir raskt satt i gang, og de interne forventningene formes rundt de uventede og urokkelige kravene i et hurtigprototypingsprosjekt.

Prosjektledere møter alle slags overraskelser, og hver av dem har sin helt egen særegne karakter. De krydres med «Hold deg innenfor omfang og budsjett», «Produser leveransen» og «Samle teamet».

I et normalt prosjekt er disse tingene en del av det daglige arbeidet og noe vi alle er opplært til å gjøre ved hjelp av våre karismatiske PM-metoder. Men dette er ikke noe normalt prosjekt. Å komprimere en full syklus av seremonier og prosesser til en periode på to uker kommer ganske enkelt ikke til å skje uten en tryllestav.

Jeg har ikke sett noen av dem på kontoret mitt, men hvis du har en, må du for all del bruke den.

Hvis du, i likhet med meg, ikke har magiske ressurser, har du fått et reelt problem i fanget, og du må finne en løsning – helst i går. Det mest nyttige er å begynne med en grunnleggende liste over spørsmål som kan hjelpe deg med å finne den beste veien til å oppnå leveransen innen en så kort tidsfrist.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tips for et prosjekt på 2 uker: Slik håndterer du et kort prosjekt

Her er de fem spørsmålene jeg anbefaler å starte med (og svarene slik de gjaldt for prosjektet mitt):

1. Hvem består teamet mitt av, og har de verktøyene og ressursene de trenger for i det minste å begynne arbeidet?

Med tanke på rammene endte vi opp med et team bestående av en leveringsdirektør, en prosjektleder, en arkitekt og to utviklere i utlandet. Vi var svært avhengige av å få levert ressurser som designet kunne baseres på, og dette ble på et tidspunkt en flaskehals. Det førte til at vi hentet inn enda en utvikler i én eller to dager.

2. Hvilke møter er avgjørende (daglige standup-møter, demoer osv.), og hvilke kan ses bort fra (retrospektiver, grooming osv.)?

Vi bestemte oss for at daglige standup-møter med kunden og demoer var de to viktigste elementene i et så kort prosjekt. Hovedårsaken er at det er avgjørende å holde seg samkjørte og i rute. Hvis én av disse manglet, ville det satt hele prosjektets suksess på spill.

3. Har teamet ditt og kunden din en grundig forståelse av hva som utvikles og leveres? Er det full samkjøring?

Takket være møtene som er nevnt, sikrer den løpende kontakten vår at vi holder oss samkjørte gjennom leveransen.

4. Hvordan ser den fullstendige tidslinjen for dette prosjektet ut? Når er kontrollpunkter, QA, revisjoner …?

Tidslinjen ble fastsatt før prosjektet startet, men måtte forbli svært fleksibel. Det ble en del møter i siste liten av typen «la oss ta en samtale» for å avklare problemer og feil som oppsto under utviklingen.

5. Fører dette til en ny SOW som utvider denne delen?

I vårt tilfelle gjør det ikke det, men vi vil få tildelt mer lignende arbeid i fremtiden etter hvert som disse prototypene blir nødvendige.

Ved å besvare disse spørsmålene, slik jeg gjorde ovenfor, får du et godt utgangspunkt for å styre arbeidet i de kommende ukene. Dessverre vil noen av de typiske kartleggingselementene du ellers ville undersøkt under oppstarten, i et så kort prosjekt bli avklart underveis, parallelt med utviklingen.

NYTTIGE TIPS

• Helt i starten av prosjektet bør du etablere en sanntidsmetode for kommunikasjon med kunden. Denne typen tidsfrist krever umiddelbare svar på spørsmål, og den vanlige akseptable forsinkelsen vil ikke være tilstrekkelig. Slack, Hipchat eller Gchat er alle gode alternativer for et kommunikasjonsverktøy.
• Det vil være svært viktig å gi nøkkelpersonene den tiden de trenger for faktisk å utføre arbeidet. Hvis du belaster dem med møter, risikerer du å miste evnen til å levere i tide. La medarbeiderne arbeide, og vær nøye med å videreformidle informasjon etter behov.
• SNAKK MED TEAMET DITT! Følg hele tiden med på hva de trenger, hvordan det går, og alle mulige hindringer. Dette gjelder for alle prosjekter, men er spesielt viktig for et prosjekt som varer så kort tid.

Hva er ulempene ved denne typen prosjekt?

Kanskje er ikke ulempe det riktige ordet, men du vil definitivt ikke ha enkelte av de elementene ved prosjekter som de fleste digitale prosjektledere setter stor pris på.

• Du vil ikke ha tid til å bygge den samme graden av tillit og god relasjon som du ville gjort i et «typisk» prosjekt (med kunden eller teamet ditt hvis det er nytt).
• Du får ikke utforske relaterte funksjoner slik du normalt ville gjort, eller legge strategier for de beste bruksområdene.
• Du får ikke testet fullt ut, og det vil fortsatt finnes feil den siste dagen.
• Du kan oppleve uklarhet rundt rollene fordi alle jobber med full kraft og bare prøver å komme i mål.

Hva er fordelene ved denne typen prosjekt?

Tro det eller ei, et kortvarig prosjekt vil lære deg enkelte ting.

• Du lærer å prioritere og effektivisere prosessen raskt for å oppnå et best mulig resultat.
• Du lærer å gi slipp på ting som er «kjekt å ha», og fokusere på det som er helt nødvendig.
• Du finner måter å fremskynde arbeidsrelasjoner på. Tenk på det som å gå fra introduksjon til ekteskap og hoppe over hele datingperioden imellom.

Når alt tas i betraktning, er det viktig å ikke se på dette som bare to uker. Selv om du vet med sikkerhet at det ikke kommer mer arbeid etter dette prosjektet, må du tenke på det som en midlertidig situasjon. Det er her kundeplanleggingen din kommer inn.

Hvis du virkelig går i dybden på kundeforholdet, ser du da områder der selskapet ditt kan spille en avgjørende rolle i å forbedre situasjonen for kunden? Har du kontakter som du kan introdusere for nøkkelpersonene i avdelingene dine, slik at dere kan diskutere videre vekst? Ved å utarbeide denne typen kundeplan kan du gjøre det som virker som en meningsløs øvelse med et to ukers prosjekt, om til et langvarig kundeforhold.

Til syvende og sist er du den digitale prosjektlederen – enten du nettopp har begynt, eller du har opparbeidet deg så mange kvalifikasjoner at du har begynt å lage dine egne forkortelser på slutten av navnet ditt – og det er din jobb å levere et vellykket prosjekt til kunden din. Finnes det egentlig en optimal prosjektlengde? Eller har vi rett og slett prosjekter av ulik lengde, som alle krever at vi bruker ferdighetene våre til å redusere risiko og levere i henhold til avtalen?

Hva skjer videre?

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, utvalg og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.