Viktige ting å se etter i prosjektkontrakter og omfangsdokumenter
Enhver prosjektleder ønsker å komme godt i gang, det sier seg selv. Du vil forstå nøyaktig hva du forventes å levere, og deretter lage en prosjektplan som teamet kan følge for å oppnå dette.
For å kunne gjøre dette må du vite hvordan du skal analysere salgsdokumenter. Dette er et avgjørende trinn i prosjektinitieringsfasen av prosjektets livssyklus, og vil hjelpe deg med å oppnå den samkjøringen du trenger med kundene og prosjektteamet ditt.
Hvis du overtar et prosjekt og ikke var involvert i avgrensningen av det, eller hvis du avgrenset et nytt prosjekt, men kunden sendte over den endelige kontrakten for det, er det stor risiko for at ting går tapt i oversettelsen. Ved å lese gjennom salgsdokumentene eliminerer du tvetydighet, eller får grunn til å ta initiativ til oppfølgingssamtaler og skaffe klarhet når du starter på prosjektreisen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Betydningen av salgsdokumenter
Hvorfor bør du bry deg om å lese denne typen dokumenter?
- Du må sørge for at kundens versjon av kontrakten samsvarer med opplysningene i byråets beskrivelse av prosjektarbeidet eller tilbudsdokument.
- Du var ikke involvert i avgrensningen av prosjektet, så du må sørge for at det du hørte fra salgs- eller kundeteamet, samsvarer med det kontrakten beskriver (du kan også kanskje kontrollere det mot det som er dokumentert i programvaren for kundehåndtering).
- Du vet ikke så mye om prosjektet, så du bruker salgsdokumentene til å sette sammen detaljer og prosjektleveranser.
- Du må sørge for at det ikke finnes noen «lurekrav» som ikke ble tatt høyde for i firmaets prissetting.
- Du bør kunne vise kunden at du forstår prosjektets rammer, og at du vil etablere en plan for å håndtere dem.
- Det er din jobb å redusere prosjektrisiko.
Enhver PM bør ha en sunn dose skepsis. Du bør ønske å avdekke eventuelle varselsignaler og håndtere dem før det er for sent. Når du derfor er i ferd med å planlegge og initiere prosjektet, er noe av det aller første du bør gjøre å lese gjennom salgsdokumentasjonen. Dokumentene omfatter vanligvis:
- Kundens forespørsel om tilbud («RFP»)
- Byråets prosjektforslag (noen ganger kalt en presentasjon eller et salgstilbud)
- Den endelige signerte økonomiske kontrakten
Hvis du får tilgang til alle tre dokumentene, er det ideelt. Hvis det bare er ett du må lese, er det den endelige kontrakten – den som er signert. Dette dokumentet er juridisk bindende, og du bør gjøre deg kjent med alle detaljene det inneholder.
Uansett hvilket dokument du leser, bør du lete grundig etter de samme detaljene. Disse detaljene – veiledning om tidsplan, økonomi, leveranser eller prosess – vil påvirke hvordan du lager en tidsplan, utformer produktet, styrer budsjettet eller involverer de viktigste interessentene.
RFP-er og kontrakter kan være svært lange og er ofte fulle av tekniske eller juridiske detaljer om juridisk prosjektledelse som kanskje ikke gir så mye mening for deg; det er greit. Fokuser på teksten med liten skrift, og se etter nøkkelord og formuleringer som er viktige for deg: tidsplan, budsjett, tidspunkt og logistikkrelaterte begreper.
Hvilke spørsmål bør jeg stille?
Når du leser gjennom RFP-en, presentasjonsbildene og kontraktsdetaljene, finner du her en sjekkliste over punkter du bør ta hensyn til. (Flere viktige initieringsspørsmål du bør stille, finner du her!)
Budsjettdetaljer
- Hva er det godkjente budsjettbeløpet?
- Hva er satsen?
- Er budsjettet segmentert eller fordelt på en bestemt måte etter fase eller leveranser (f.eks. omdesign kontra løpende støtte etter lansering)?
- Hvor mange jobbkoder trenger dere å sette opp (f.eks. omdesign, støtte osv.)?
- Finnes det gjennomfakturerte kostnader?
- Finnes det et depositum eller en innledende forskuddsbetaling?
- Er det et innkjøpsordrenummer eller kontraktsnummer man bør være oppmerksom på?
- Hva er faktureringsdetaljene?
- Er dette et fast honorar eller tid og materiell (eller en annen faktureringsordning)?
- Hvem må motta fakturaen?
- Hva er kontaktopplysningene deres?
- Hvordan må fakturaen leveres (e-post, papirkopi osv.)?
- Hva er betalingsvilkårene?
- Finnes det spesifikke merknader kunden krever på fakturaen?
Tidsplandetaljer
- Er det angitt en startdato eller leveringsdato noe sted i dokumentet?
- Gjør dokumentet antakelser om prosjektets faser eller milepæler, og når de skal være ferdigstilt?
- Er det oppført faktorer som styrer tidslinjen (f.eks. prosjektet må lanseres før starten på det akademiske skoleåret)?
- Finnes det sanksjoner eller andre hensyn dersom planlagte milepæler ikke nås?
Funksjoner
- Finnes det en liste over obligatoriske funksjoner?
- Hva sier omfanget om hva som inngår i prosjektet, og hva som må inkluderes på det endelige nettstedet?
- Er det forutsatt at dere skal bruke kode eller ressurser fra et annet prosjekt, eller bygge noe på en bestemt måte?
- Er det oppført bestemte forventninger eller prosjektmål for hvordan prosjektet skal fungere eller se ut?
- Må prosjektet integreres med en annen tjeneste eller plattform?
- Er det oppført forventninger til samsvar med krav til tilgjengelighet eller sikkerhet?
- Finnes det funksjoner eller krav der dere ikke er sikre på at teammedlemmene deres kan levere i henhold til dem?
Logistikk
- Finnes det antakelser om teamdynamikk eller beslutningstakere?
- Sier omfanget noe om bruk av interne ressurser til produksjonen?
- Er det forutsatt at dere skal bruke bestemt prosjektstyringsprogramvare eller andre prosjektstyringsverktøy for å samarbeide?
- Finnes det spesielle gjennomganger eller godkjenninger som må inkluderes i veikartet deres (f.eks. gjennomgang i bystyret, juridisk eller regulatorisk gjennomgang, godkjenning fra styret, gjennomgang av den utøvende sponsoren osv.)?
- Hvor lang tid kan disse gjennomgangene ta?
- Er det oppgitt retningslinjer for innsending, eller må dere følge opp for å få tak i dem?
- Finnes det avhengigheter på deres eller kundens side som må tas hensyn til?
- Er det oppført andre eksterne leverandører som dere kan måtte samarbeide med?
En viktig merknad er at det kan ha vært en rekke forhandlinger i løpet av salgsprosessen som kan ha gjort forespørselen om forslag eller presentasjonen utdatert når det endelige budsjettet og kontrakten er avtalt.
Samarbeid med salgs- eller kundeteamet deres (verktøy for salgssamarbeid er gode til dette) for å finne ut hvilket dokument som er det nyeste. Når du er i tvil, bør du alltid ta utgangspunkt i dokumentet som har underskrifter og datoer.
Hva skjer nå?
Hvis dere ikke allerede har etablert et forhold til salgs- eller kundeteamet deres, kan dere bruke denne dokumentgjennomgangen som en måte å få innpass og bli mer involvert i salgsprosessen på. For mer motivasjon kan du lese Galen Lows blogginnlegg om hvorfor forslag er viktige eller hans tips om å lage vinnende forslag.
Prosjektledere som har god oversikt over økonomiske dokumenter, vil ikke bare være til nytte for deg, men for hele teamet i prosjektplanleggingsfasen. Brett opp ermene, les det som står med liten skrift, og skaff deg alle detaljene du trenger for å gå videre med trygghet!
