Slik velger du en metodikk for virksomhetsomfattende prosjektledelse

Så hva er egentlig en metodikk for virksomhetsomfattende prosjektstyring (EPMM)?

Hva er virksomhetsomfattende prosjektstyring?

Tradisjonelle prosjektstyringsmetoder fokuserer på ett enkelt prosjekt med klart definerte mål, mens virksomhetsomfattende prosjektstyring (EPM) er et forsøk på å styre alle prosjektene i en organisasjon samlet.

EPM ser på organisasjonen som en helhet og ikke som en samling deler. Det prioriterer og fremhever strategiske forretningsmål for å velge bare de prosjektene som er i tråd med organisasjonens mål. Det styrer alle organisasjonens prosjekter samlet og implementerer prosjektstyringsstrategier for å forbedre effektiviteten og virkningsgraden i stor skala.

Prosjekter gjennomføres ikke isolert i en organisasjon. De organiseres vanligvis under styring av prosjektporteføljen (PPM). Styring av virksomhetens prosjektportefølje (EPPM) samordner strategisk portefølje-, program- og prosjektstyring (vanligvis ved hjelp av EPPM-programvare) med mål om å skape synergier som gir verdi. Dette omfatter alle følgende tiltak:

1. Implementering av programvare for virksomhetsomfattende prosjektstyring eller programvare for virksomhetsomfattende arbeidsflyt for å hjelpe prosjektledere med å styre prosjektene sine effektivt, og for å hjelpe toppledelsen med å følge alle prosjektene i selskapet ved å gi dem en samlet oversikt.
2. Opprettelse av et virksomhetsomfattende prosjektstyringskontor (EPMO) for å sentralisere og koordinere prosjektstyringsarbeidet.
3. Valg av (eller utvikling av) en EPMM og implementering av den i hele selskapet.
4. Opplæring av prosjektledere i effektiv bruk av EPMM og det valgte prosjektstyringsverktøyet.
5. Opprettelse av et sentralt arkiv for lagring og gjenfinning av ulike retningslinjer og artefakter for prosjektstyring.
6. Kontinuerlig forbedring av selskapets prosjektstyringskapasitet.

Kort sagt er formålet med EPM å øke effektiviteten og kvaliteten på prosjektstyringen og sikre at prosjektene skaper verdi for selskapet.

Hva er en metodikk for virksomhetsomfattende prosjektstyring?

Det finnes hundrevis, om ikke tusenvis, av måter å styre et prosjekt på. Ledelsesstilen varierer fra bransje til bransje og er forskjellig for hver enkelt prosjektleder. En EPMM samordner og forener ulike stiler for prosjektstyring under én felles ramme.

En EPMM er et sett med prinsipper, prosedyrer, retningslinjer, arbeidsflyter og teknikker for styring av prosjekter i hele organisasjonen. Den omfatter også en samling maler, sjekklister, skjemaer og andre nyttige artefakter som brukes av den utpekte virksomhetsprosjektlederen og prosjektsponsoren til å styre prosjektene sine.

En EPMM samordner, implementerer og effektiviserer standardpraksis for alle prosjektene på virksomhetsnivå. Den standardiserer alle følgende elementer innen prosjektstyring:

1. Identifisering, analyse, prioritering, håndtering og kontroll av risiko
2. Estimering av varighet, kostnader og ressurser
3. Regelmessig overvåking og kontroll av prosjekter
4. Periodiske prosjektgjennomganger og evalueringer
5. Ressursstyring
6. Problemstyring og eskaleringsmekanisme
7. Kvalitetsstyring og forebygging av feil
8. Kontinuerlig forbedring
9. Dokumentstyring
10. Kvantitativ prosjektstyring

Fordeler med virksomhetsmetoder for prosjektstyring

Selv om 25 % av bruttonasjonalproduktet (BNP) i utviklede land brukes på å gjennomføre prosjekter, er det vanligvis ingen samordning i måten ulike prosjekter styres på i en organisasjon. Dette fører generelt til dobbeltarbeid og bortkastet innsats. Organisasjonene går ofte glipp av lønnsomme muligheter på grunn av inkonsekvent beslutningstaking.

Rapporten «Pulsen i fagfeltet» fra 2018, utgitt av Project Management Institute (PMI), viste at mer enn 1 000 000 dollar går til spille hvert 20. sekund. Dette tilsvarer omtrent 2 billioner dollar som går til spille hvert år. Organisasjoner kan kontrollere dette svinnet ved å implementere en EPMM.

I tillegg til å kontrollere svinn kan implementering av EPMM føre til:

1. Mindre omarbeid
2. Produksjon av leveranser av høy kvalitet
3. Forbedring av menneskelige ressursers ferdigheter og produktivitet
4. Bedre forutsigbarhet og redusert prosjektrisiko
5. Forbedring av prosjektleveranser
6. Samlet reduksjon i prosjektkostnader og forbedret lønnsomhet for organisasjonen

Ifølge Villanova University øker selskaper som går over til en EPM-modell, fortjenesten med opptil 20 %. Ledere i en organisasjon må strategisk samordne prosjekter med hverandre og instruere prosjektlederne om å følge den samme metoden for å unngå gjentakelse av arbeid, forbedre prosjektets suksessrate og redusere prosjektfeil.

Implementering av en metode for virksomhetsstyring av prosjekter

Implementering av en ny metode for prosjektstyring vil ikke bare forbedre effektiviteten i en organisasjon, men også hjelpe den med å øke kapasiteten. Det er imidlertid viktig å velge riktig metode.

Det finnes tusenvis av publiserte metoder for prosjektstyring, og det kan finnes titusenvis av upubliserte og virksomhetsspesifikke metoder. Og la oss ikke glemme at prosjektstyring er et fagfelt i utvikling, der nye tilnærminger lanseres hver dag.

Å finne en metode som passer for en organisasjon, er som å lete etter en nål i en høystakk. Likevel skal vi se på noen av de populære metodene.

Grovt sett deles metoder for prosjektstyring inn i tre kategorier:

1. Prediktive
2. Smidige
3. Spesialformål

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Prediktive metoder

Disse metodene er nyttige når det er stor sikkerhet rundt kravene og teknologien, og prosjektene har lav risiko. Selv om begrepet prediktiv er ganske utbredt, omtales disse metodene også som planstyrte, sekvensielle eller fossefallsbaserte.

I prosjekter som bruker disse metodene, utarbeider prosjektlederne hoveddelen av virksomhetens prosjektplan i begynnelsen av et prosjekt, og samler inn krav på forhånd.

Her er noen av de populære prediktive metodene:

PRINCE2 (prosjekter i kontrollerte miljøer)

PRINCE2 ble opprinnelig utviklet av den britiske regjeringen for å gjennomføre IT-prosjekter. Det egner seg fortsatt for store IT-orienterte tiltak. Det er en metode for prosjektstyring, og i likhet med alle prediktive rammeverk for prosjektledelse deler den hele prosjektet inn i flere faser.

Livssyklus for programvareutvikling (SDLC)

SDLC viser vanligvis til en gruppe tradisjonelle metoder som følger en faseinndelt tilnærming for å utvikle ny programvare eller videreutvikle eksisterende programvare. I denne tilnærmingen deles et prosjekt vanligvis inn i fem faser: krav, design, utvikling, testing og implementering.

Oppgavene er fullstendig lineære og følger en strukturert tilnærming, og hver fase begynner sekvensielt etter at den forrige fasen er fullført.

PRiSM (prosjekter som integrerer bærekraftige metoder)

PRiSM-prosjektledelse er en prinsipporientert metode basert på P5-standarden for bærekraft innen prosjektledelse. Den skiller seg fra ulike tradisjonelle metoder fordi den omfatter ideer for å håndtere hele livssyklusen til en eiendel, og ikke bare selve prosjektet.

Livssyklusen har en tilnærming med fem faser som omfatter planlegging før prosjektet, innføring av produkt/tjeneste og integrasjon. Fasene etter prosjektet omfatter realisering av gevinster.

2. Smidige metoder

En smidig metode er nyttig når det er liten grad av sikkerhet rundt kravene eller teknologien, og prosjektene har høyere risiko. Team som bruker disse metodene, forventer at kravene endres kontinuerlig gjennom hele prosjektet. 

Derfor brukes en inkrementell og iterativ tilnærming for å gi tilbakemeldinger som kan bidra til bedre planlegging av neste del av prosjektet. Planene revideres og oppdateres trinnvis etter hvert som mer informasjon blir tilgjengelig gjennom gjennomgang av leveranser.

Hvilke organisasjoner bør bruke smidig prosjektledelse?

1. Prosjekter med små team
2. Kravene endres ofte
3. Kravene kan ikke defineres fullstendig på forhånd
4. Teamene er modne og selvorganiserende

Noen av de mest populære smidige metodene er:

Scrum

Scrum-utvikling foregår i korte iterasjoner, som kalles sprinter. Hver sprint leverer et trinnvis fungerende produkt som kan brukes av sluttbrukerne. Varigheten på en sprint er fastsatt og vanligvis svært kort. En sprint varer vanligvis i 2-4 uker, men kan også vare lenger.

Scrumban

Scrumban er en hybridtilnærming. Som navnet antyder, kombinerer den Scrum og Kanban. Her brukes Scrum-prinsipper til gjennomføring av prosjektet, mens individuelle oppgaver hentes inn i sprintplanen fra Kanban-tavler.

Den største fordelen er at prosjektmedlemmene kontinuerlig kan hente oppgaver fra Kanban-tavler basert på kapasiteten/evnen sin. De trenger ikke å bestemme arbeidet for hver sprint ved starten.

Ekstrem programmering (XP)

Ekstrem programmering brukes i prosjekter med høyt tempo og stramme tidsfrister. Denne tilnærmingen bruker korte utviklingssykluser med leveranser på slutten av hver syklus.

Dette bidrar til rask gjennomføring og maksimering av produktiviteten. Metoden inneholder et definert sett med regler som alle prosjektmedlemmene må følge. Disse reglene er basert på fem verdier: enkelhet, kommunikasjon, tilbakemeldinger, respekt og mot.

Crystal

I motsetning til andre metoder fokuserer ikke Crystal på verktøy og prosesser. Metoden ble utviklet av IBM for å forbedre prosjektresultatene ved å rette oppmerksomheten mot mennesker og hvordan de samhandler med hverandre.

Den ser spesifikt på ferdigheter, kompetanse, evner og samarbeid mellom teammedlemmer. Det er en lettvektsmetode som enkelt kan tilpasses.

Den ligner til en viss grad på Scrum fordi arbeidet utføres innenfor et definert tidsrom som inkluderer tilbakemeldingssløyfer for å drive prosjektet fremover. Den er kanskje ikke egnet for virtuelle team fordi den krever hyppig kommunikasjon og regelmessig idémyldring.

3. Metoder for spesifikke formål

I tillegg til metodene for hele prosjektets livssyklus finnes det metoder som er nyttige for bestemte deler av et prosjekt, for eksempel planlegging og risikostyring. Noen av de mest populære metodene i denne kategorien er:

Metoden for kritisk sti (CPM)

CPM er ikke en metode for hele prosjektet. Det er i stedet en planleggingsmetode som bidrar til å utvikle og følge opp en optimalisert prosjektplan. Den bygger på prinsippet om kritisk sti, som kan defineres som den lengste veien for å fullføre prosjektet på kortest mulig tid.

Den innebærer å identifisere forgjengeren og etterfølgeren til en prosjektaktivitet og opprette et nettverksdiagram for å fastslå prosjektets kritiske sti. CPM har noen alvorlige ulemper: Metoden bruker optimistiske varighetsestimater, misbruker tidsmarginer og antar ubegrenset tilgang på ressurser.

More Articles

• Smidig kontra fossefallsmetodikk for prosjektstyring

Prosjektstyring med kritisk kjede (CCPM)

Akkurat som CPM er CCPM også en planleggingsmetode. CCPM bruker CPM som underliggende metode, men forsøker å fjerne ulempene ved CPM. Den unngår oppgavebuffere, men bruker tre typer buffere for å overvinne ulempene ved CPM: tilførselsbuffere, prosjektbuffere og ressursbuffere.

Kanban 

Kanban bruker en serie tavler for å representere prosjektets arbeidsflyt. Tavlene er visuelle elementer som inneholder en forhåndsdefinert prosjektoppgaveliste. Teammedlemmene henter kontinuerlig arbeid fra oppgavelisten basert på kapasiteten og ferdighetene sine.

Arbeidet flyttes gjennom en serie kolonner på tavlen. Hver kolonne representerer et trinn i den overordnede prosjektprosessen. Kanban er utmerket for å følge fremdriften i et prosjekt, siden metoden gir en visuell oversikt over hvor hvert enkelt arbeidselement befinner seg på et gitt tidspunkt.

Slik velger du en metode for virksomhetsomfattende prosjektstyring for organisasjonen din

Virksomhetsomfattende prosjektstyring fokuserer på organisasjonens kjerneoppdrag og strategiske mål. Derfor starter valget av en EPMM med en detaljert gjennomgang av selskapets pågående prosjekter, organisasjonskultur og virksomhetens miljøfaktorer.

Det finnes ingen enkelt beste metode for prosjektstyring som kan håndtere alle problemsituasjoner, særlig når vi ser på store selskaper. Valget av en EPMM vil variere avhengig av behovene til hver enkelt organisasjon. Det som fungerer godt i én bransje, er kanskje ikke egnet i en annen.

Virksomheter må avgjøre hvilken metode som er best egnet for arbeidet deres. De bør fokusere på konsistens og repeterbarhet i prosjekt- og prosessstyringen.

Vurder disse spørsmålene når du skal sluttføre valget av en EPMM:

1. Hvilken bransje tilhører selskapet ditt, og hva er de generelle beste praksisene i bransjen?
2. Hvilken type prosjekter gjennomfører organisasjonen din?
3. Hvilke ferdigheter og hvilken kompetanse har de ansatte, og hvilken opplæring må gis før en ny metode tas i bruk?
4. Hvilket budsjett og hvilken tidsramme har dere for implementeringen?
5. Påtar organisasjonen din seg vanligvis komplekse prosjekter?
6. Hvor stor er organisasjonen din? Kan én EPMM implementeres i hele organisasjonen?
7. Hvor ofte oppstår det vanligvis endringer i prosjektene deres? Kan de håndteres ved hjelp av tradisjonelle metoder?
8. Hva foretrekker den øverste ledelsen, prosjektlederen og andre prosjektinteressenter?

Relatert lesning: Usikker på hvilken metode du skal bruke i et prosjekt? 5 eksempler som veiledning