Slik planlegger du ressursbehov: 5 viktige trinn
Kapasitet teller: Ressursbehov og kapasitet er ikke det samme – når du kjenner behovet, kan du finne teammedlemmer med kapasiteten og ferdighetene som samsvarer med det, eller hente inn flere teammedlemmer ved behov.
Estimater er avgjørende: Lag nøyaktige estimater ved å basere dem på tidligere erfaringer eller konsultasjoner med interessenter – du kan bruke dette til å beregne ressursbehovet og sørge for at teamet disponerer tiden sin effektivt.
Bruk programvareverktøy: Programvareverktøy for ressursstyring kan hjelpe deg med å spare tid og enkelt lage nøyaktige estimater, beregne behov og kapasitet og tildele oppgaver til teamet.
En av de største utfordringene innen prosjektledelse er å sette sammen riktig team med de riktige ferdighetene for å nå avtalte mål. Det er like viktig å identifisere ressursbehovet nøyaktig – altså hvor mange timer som trengs for å fullføre prosjektaktivitetene.
I denne artikkelen forklarer jeg hvordan du kan beregne ressursbehovet for prosjektene dine, og deler noen verktøy for ressursstyring og beste praksiser som kan forenkle planleggingsprosessen.
Hva er ressursbehov?
Ressursbehov måler hvor mange personer med hvilke ferdigheter du trenger for å gjennomføre prosjektmålene dine. I tillegg til arbeidskraft omfatter ressursbehov også eventuelt utstyr og materialer som kan være nødvendige for å gjennomføre prosjektet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
For et nettstedprosjekt omfatter ressursbehovet designere, ingeniører og selgere som trengs for en vellykket lansering. Uten designere kan teamet mangle ferdighetene som kreves for å oppfylle prosjektkravene.
Ressursbehov omfatter også ting som kostnaden for leie av domener, lisenser for nødvendig programvare og nødvendig maskinvare (f.eks. testenheter).
Ressursbehov kontra ressurskapasitet
Ressursene som kreves for å nå prosjektmålene på en vellykket måte (ressursbehov), samsvarer ikke nødvendigvis med hvor mye tid disse ressursene har tilgjengelig til å bruke på prosjektene dine (ressurskapasitet). Derfor velger enkelte ressursledere å bruke teknikker som grov kapasitetsplanlegging før de går videre til en detaljert analyse av kapasitet kontra behov.
Ressurskapasitet viser til hvor mye tid eksisterende ressurser kan avsette til prosjektet ditt uten å forplikte seg til mer enn de har kapasitet til. Det er viktig å merke seg at ressurskapasitet er litt annerledes enn ressurstilgjengelighet.
Det vil si at selv om noen er tilgjengelige for å jobbe med prosjektet ditt på heltid, begrenses arbeidsmengden de faktisk kan levere fortsatt av praktiske hensyn (f.eks. betalt fri, sykefravær, toalettpauser og søvn).
Med disse begrensningene i tankene er det best å se på ressurskapasitet som det et teammedlem kan levere innenfor en gitt tidsperiode.
Hvis du vil vite mer om kapasitetsplanlegging, kan du lese vår komplette veiledning om kapasitetsplanlegging av arbeidsbelastning og se listen over programvare for kapasitetsplanlegging.
Hvorfor er planlegging av ressursbehov viktig?
Planlegging av ressursbehov hjelper en prosjektleder med å:
- Bemanne prosjekter på riktig måte: Når du forstår ressurskravene i den eksisterende prosjektporteføljen din, blir det lettere å identifisere teammedlemmene som er best egnet til å utføre arbeidet. Hvis det finnes kompetansegap, kan du lage en plan for å håndtere dem – enten gjennom heltidsansettelser eller ved å sette ut arbeidet til et profesjonelt tjenestefirma.
- Beregne fremtidig ressursbehov: Når du forutser fremtidige ressursbehov, kan du ligge i forkant av potensielle bemanningsmangler og unngå problemer med ressursutnyttelse og/eller overbelastning av ressurser. Når dette gjøres riktig, hjelper det deg også med å unngå potensielle konflikter. Bruk ressursprognoser som en anledning til å snakke med interessentene dine om prosjektplanen, og sørg for at du har de riktige ressursene til å dekke kommende behov.
- Fremme medarbeidernes motivasjon og forbedre prestasjonene: Når du tildeler oppgaver basert på ferdigheter og karrieremål, øker det motivasjon, engasjement og prestasjoner. Dette forbedrer også medarbeiderbeholdningen og lønnsomheten.
Slik beregner du ressursbehov
Hvis du investerer tid i å sette opp planleggingsprosessen, vil du kunne bruke dataene du har samlet inn til å støtte både fremtidig scenarioplanlegging og beslutningstaking i sanntid under gjennomføringen av prosjektet. Planlegging av ressursbehov består av fem viktige trinn:
1. Identifiser oppgaver
Først må du identifisere hvilke aktiviteter som må fullføres for å oppfylle prosjektmålene. For å lage en omfattende liste bør du trekke på erfaringer fra tidligere prosjekter (både dine egne erfaringer og organisatoriske erfaringer), evnen til kritisk tenkning og samtaler med interessentene dine.
For lansering av en mobilapp kan eksempler på aktiviteter være å utforme appens brukergrensesnitt, skrive koden, teste den og utvikle en markedsføringskampanje for å fremme lanseringen.
2. Beregn varigheten for hver oppgave
Når du har fått oversikt over aktivitetene, må du beregne hvor lang tid det vil ta å fullføre hver aktivitet. Du bør også forstå hvilke typer menneskelige ressurser som trengs for å fullføre hver aktivitet.
En lansering av en mobilapp kan for eksempel kreve 80 utviklingstimer – 65 for en juniorutvikler, 10 for en seniorutvikler og 5 for QA.
Hvis det er tilgjengelig, kan du bruke data fra tidligere prosjekter til å informere prosjektestimatene dine. Hvis du ikke har historiske data, bør du rådføre deg med interessentene dine for å utarbeide et intervall.
3. Beregn behovet
Legg sammen den estimerte varigheten for prosjektoppgavene for å komme frem til en prognose for behovet. Hvis du har ansvar for porteføljestyring, oppsummerer du varigheten for hvert av prosjektene i organisasjonen din for å beregne ressursbehovet på porteføljenivå.
Det er lurt å komme frem til et samlet behovstall (totalt antall timer) og en oversikt over hvor mange timer som trengs per rolle eller kompetanseområde.
4. Legg til en buffer
Hvis du ikke la inn en sikkerhetsmargin i estimatene for oppgavenes varighet i trinn 2, bør du ta høyde for uforutsette hendelser på prosjektnivå.
En reserve på 10 % er en god tommelfingerregel for å ta høyde for uforutsette problemer med ressursplanlegging som kan gjøre estimatene dine unøyaktige.
5. Angi plassholdere
Når du har fått et foreløpig bilde av ressursbehovet for prosjektet, bør du angi plassholdere for hvem som skal fullføre oppgavene du har estimert.
Du kan sammenligne ressursbehovet og tidsplanene for dette prosjektet med de tilgjengelige ressursene i organisasjonen din for å få et første bilde av ressursfordelingen.
Verktøy for prognostisering av ressursbehov
Programvare for ressursstyring kan være et effektivt verktøy for å hjelpe prosjektledere med planlegging av ressursbehov. Når du for eksempel har lagt inn data om forventet behov, kan funksjonalitet for scenarioplanlegging hjelpe deg med å prøve ut ulike modeller for ressursfordeling.
Når du har bemannet prosjektene dine, kan du opprette oversikter som viser nøkkeltall for ressursutnyttelse, og sette opp automatisering som varsler når du nærmer deg en mulig ressursflaskehals.
I stedet for å bruke energien din på å overvåke utallige regneark manuelt, kan du gripe inn ved behov for å løse krevende problemer som krever menneskelig inngripen.
Beste praksis for håndtering av ressursbehov
Her er noen gode råd du bør ha i mente når du håndterer ressursbehov:
1. Dokumenter antakelsene dine
En plan som bare finnes i hodet ditt, er ikke et nyttig kommunikasjonsverktøy når du har med prosjektinteressenter å gjøre som ikke forstår hvorfor du ikke kan fullføre prosjektet deres innen slutten av uken.
I tillegg til å presentere timeestimater per ressurs for å beregne kostnader, bør du dokumentere logikken du brukte for å komme frem til disse estimatene i utgangspunktet. Dette hjelper deg med å unngå plagsomme spørsmål om fakturering senere i prosjektets livssyklus.
2. Legg inn en buffer
Uansett hvor mye tid du bruker på planlegging, vil enkelte prosjektaktiviteter uunngåelig ta lengre tid enn forventet. Legg inn ekstra tid i estimatene for oppgavene dine for å ta høyde for uforutsette forsinkelser.
3. Involver teammedlemmene dine
Ressursstyring er ikke bare en matematisk ligning. Når du planlegger prosjektarbeidet, bør du ta hensyn til hvilke teammedlemmer som vil ha nytte av å påta seg en bestemt oppgave.
Ved å tildele teammedlemmer oppgaver de har uttrykt interesse for å utføre, øker sannsynligheten for at de holder seg motiverte og leverer arbeid av høy kvalitet.
Bli med for å få flere innsikter om ressursstyring
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og eksempeldata, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
