Prosjektplanlegging for fjernteam: 5 hensyn
Vær fleksibel: Når teammedlemmene befinner seg i ulike tidssoner, må du være fleksibel når det gjelder møtetider og arbeidstid. Sørg for å spørre teammedlemmer og kunder om hvilke møtetider de foretrekker.
Teknologi bygger bro: Ta i bruk prosjektstyringsprogramvare og kommunikasjonsplattformer for å holde tett kontakt med teammedlemmer, kunder og andre interessenter i prosjektet.
Teamengasjement er en prioritet: Skap en følelse av inkludering og motivasjon blant fjernteammedlemmer gjennom regelmessige oppfølginger og teambyggingsaktiviteter som bli kjent-leker, spill eller muligheter til bare å henge sammen på Zoom.
Å planlegge et prosjekt på avstand medfører noen unike utfordringer. Alle setter pris på fleksibiliteten ved å jobbe hjemmefra, men ulempen er at det kan være vanskeligere å samarbeide, planlegge møter og holde oversikt over hvem som jobber med hva.
I denne artikkelen skal jeg gå gjennom hvordan du planlegger prosjekter på avstand, og hvilke hensyn du må være oppmerksom på for å sikre at prosjektet blir vellykket.
Hva er prosjektplanlegging?
Prosjektplanlegging er å lage et veikart for hvordan du skal fullføre prosjektet. Det bør inneholde arbeidsomfanget som skal gjennomføres, de viktigste prosjektmålene og tidsplaner.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det bidrar til å holde alle prosjektmedlemmer og interessenter på vei mot en vellykket prosjektgjennomføring ved å gi tydelig retning og klare forventninger.
Rådfør deg med prosjektmedlemmer og sentrale interessenter (i varierende grad, avhengig av hvilken rolle de har i prosjektet) om planen før du setter i gang arbeidet eller legger inn informasjon i verktøyet for prosjektplanlegging.
Ved å bruke de riktige teknikkene for prosjektplanlegging er det mer sannsynlig at du får støtte til planen, og mindre sannsynlig at du må gjøre betydelige endringer i prosjektplanen etter hvert som prosjektet kommer i gang.
Slik planlegger du prosjekter på avstand
Når du jobber med fjernarbeidende prosjektmedlemmer, er det viktigste du må diskutere hvordan arbeidet skal gjennomføres, og hvordan dere skal kommunisere med hverandre.
Dette er spesielt viktig for team som er fordelt over ulike tidssoner. Å planlegge virtuelle møter på tidspunkter som fungerer for alle (det vil si innenfor «arbeidstiden») bidrar til å opprettholde balansen mellom arbeid og fritid for alle i teamet, inkludert deg som prosjektleder.
Bruk programvare for prosjektledelse på avstand, virtuelle tavler, videokonferanser og andre verktøy for teamsamarbeid for å få avstanden mellom teammedlemmene til å føles kortere og legge til rette for ting som parprogrammering eller brukerakseptansetesting og QA. Sørg for å planlegge for disse behovene før du setter i gang prosjektet.
5 hensyn ved planlegging av prosjekter på avstand
Ha disse fem hensynene ved fjernstyring av prosjekter i tankene – det vil hjelpe deg med å øke sannsynligheten for å fullføre prosjektet på en vellykket måte, med et fornøyd og sammensveiset prosjektteam. Legg dem til i sjekklisten for prosjektplanlegging, slik at du ikke går glipp av viktige trinn.
1. Arbeidstid for de distribuerte teammedlemmene
Avhengig av hvordan fjernteamet ditt er organisert, kan du ha personer i tidssoner som varierer med 1–12 timer. Når prosjektteamet dannes, bør du ta hensyn til tidssoner og hvordan du skal planlegge eventuelle møter.
Som konsulent innen prosjektledelse bor jeg i Philadelphia, men jobber for tiden med kunder i New York, California, Canada, Australia, Praha og Chicago. Det betyr at jeg noen ganger må være fleksibel når det gjelder møte- og arbeidstid for å tilpasse meg prosjektteamene mine.
Når jeg jobber med nye kunder eller nye teammedlemmer, spør jeg alltid om foretrukne møtetidspunkter før jeg starter et nytt prosjekt. Jeg fører denne informasjonen i et regneark som jeg oppretter når jeg planlegger og setter i gang nytt arbeid, og holder det oppdatert gjennom prosjektet eller oppdraget.
Uavhengig av preferanser spør jeg alltid om tillatelse før jeg planlegger møter for teammedlemmer utenfor deres vanlige arbeidstid. Dette er lurt å diskutere når du planlegger et prosjekt, slik at du vet hvor fleksible folks tidsplaner er og når.
Dette gjør det enklere å planlegge møter og oppfølgingsmøter om prosjektet. Hvis det virkelig er umulig å samle folk til et møte på grunn av tidssoner, kan dere også kommunisere asynkront ved hjelp av prosjektstyringsverktøy.
2. Kommunikasjonsstiler og preferanser
Spør folk hvordan de foretrekker å kommunisere – noen fjernteam har mange møter, mens andre foretrekker å dele problemer og oppdateringer på andre måter.
Selv om det er enkelt å gå bort til noens dør eller dele en rask oppdatering i løpet av dagen når alle jobber sammen fysisk, må fjernteam legge ekstra innsats i å planlegge kommunikasjonen. Dette gjelder både interne team og byråteam som jobber med eksterne kunder.
Selv om alles kommunikasjonspreferanser bør tas i betraktning, kan det være nødvendig å prioritere kundens preferanser høyere, siden det er kunden som betaler for arbeidet. For eksempel: Hvis de bruker Slack eller Microsoft Teams mye, må du kommunisere med dem i den kanalen for å sikre at de får det de trenger, og at prosjektet fortsetter å gå fremover i et godt tempo.
Se også hvor mye asynkron kommunikasjon teamet tåler. Slack blir ofte sett på som et verktøy for å få umiddelbare svar fra prosjektmedlemmer, men det er ikke alltid mulig.
Snakk sammen under planleggingsprosessen om å ta i bruk funksjoner som å sette varsler på pause og bruke statusoppdateringer for å vise tilgjengelighet. Klare forventninger til bruken av disse kan hjelpe teammedlemmene med å arbeide mer effektivt sammen og minimere forstyrrelser.
3. Verktøy og ressurser teamet trenger for å fullføre prosjektarbeidet
Ta tidlig i planleggingsprosessen opp bruken av prosjektstyringsprogramvare, kommunikasjonsverktøy, videokonferanser, fildeling, virtuelle tavler, produktivitetsapper og andre verktøy og ressurser dere skal bruke.
Fjernstyring av prosjekter kan kreve flere verktøy for å erstatte ting man vanligvis finner på et kontor (som en tavle). Teammedlemmer kan også be om ekstra skjermer eller annen teknologi som gjør at de kan arbeide mer effektivt.
Finn ut hvilket budsjett dere har til dette, eller hvordan dere skal be om det, før dere starter et prosjekt. Hvis du for eksempel vet at du kan betale for en Zoom-konto til teamet, kan det bidra til å unngå at dere begrenser antallet møtedeltakere eller setter en grense på 40 minutter (selv om tidsbegrensninger ikke alltid er en dårlig ting).
For å fastslå hvilket budsjett dere trenger til verktøy og ressurser, bør du møte teamet for å lage en ønskeliste før prosjektet starter – deretter kan du innhente noen estimater ved å se på prissider for programvare og finne nødvendig utstyr eller maskinvare. Les mer om ressursstyring for fjernteam her.
En annen ting du bør vurdere når du evaluerer verktøy, er integrasjoner. Noen verktøy fungerer sammen uten ekstra oppsett, mens andre trenger tilpasninger eller API-oppsett. Avhengig av teamets kompetanse og sammensetning kan det være enklere å bruke verktøy som har innebygde integrasjoner.
4. Måter å håndtere tilbakemeldinger og prestasjoner gjennom prosjektet på
En utfordring noen team opplever med fjernarbeid, er å håndtere prestasjoner og skape muligheter for utvikling.
Selv om noen mener at det er viktig å være fysisk til stede for å utvikle karrieren, tror jeg ikke alltid det stemmer. Det som er viktig, er å være synlig, delta aktivt og vite hvordan du skal presentere suksessene og mulighetene dine.
Som prosjektleder for fjernteam kan du snakke med personallederne eller HR-avdelingen i organisasjonen din om planen for å håndtere prestasjoner i prosjektet og eventuelle prestasjonsproblemer.
Det kan være lettere for mindre prestasjonsproblemer, som at teammedlemmer ikke fullfører ukentlig tidsregistrering eller oppdaterer prosjektstyringsverktøyene, å gå ubemerket hen. Rollen din som prosjektleder er imidlertid å følge opp teamets prestasjoner.
Sett opp et dashbord eller en rapport som varsler deg om prosjektproblemer, som forfalte oppgaver, avhengigheter som ikke er overlevert, eller at prosjektets fremdrift ligger under en bestemt terskel. Det vil være nyttig å finne måter å gi rettferdige og presise tilbakemeldinger i sanntid på, samt å anerkjenne personer som presterer over forventningene.
Du kan også føre et separat Google-dokument eller et notat et sted (for eksempel i en privat Google Drive-mappe) for å følge opp prestasjonsrelaterte problemer og ros, slik at folk får tilbakemeldingene og anerkjennelsen de fortjener gjennom hele prosjektets livssyklus.
5. Teambygging
Et samkjørt team som arbeider godt sammen, er avgjørende for godt samarbeid på avstand og et vellykket prosjekt. Når du planlegger et nytt prosjekt og samler fjernteam, bør du sørge for å skape muligheter for at de som arbeider eksternt, kan bli kjent med hverandre. Det er mulig at teamet arbeider sammen for første gang, og det kan gjøre arbeidet mindre krevende og morsommere.
Dette trenger ikke å ta form av pinlige og utdaterte bli-kjent-øvelser. Prøv å sende ut en spørreundersøkelse før prosjektplanleggingen begynner (når du vet hvem som skal være med i teamet), og fortell om hva teamet har til felles. Det kan for eksempel være morsomt å vite at 75% av teammedlemmene er nattmennesker, eller at 58% av teamet ikke fungerer før de har drukket to kopper morgenkaffe.
En annen ting du som prosjektleder kan gjøre, er å sette av tid i planen for fjernarbeid, slik at teamet får planlagte muligheter til å møtes uten å snakke om arbeidet.
En av kundene mine har en halvtime de fleste uker der teamene samles for å spille et spill over Zoom eller diskutere et aktuelt tema (som kunstig intelligens eller den nyeste storfilmen). Å sette av tid til at folk kan bli kjent med hverandre og knytte bånd utenom den konsentrerte prosjekttiden, er en god strategi for å lede prosjektteamet.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
