Nisjeverktøy og uavhengige verktøy som gir prosjektledere et forsprang
Glean for informasjonsinnhenting: Glean kobler sammen flere plattformer, effektiviserer tilgangen til informasjon og forbedrer prosjekteffektiviteten.
KI-drevet planlegging: KI-verktøy som GoLots og Gunshot AI automatiserer prosjektplanleggingen og sparer prosjektledere for betydelig manuelt arbeid.
Proggios prosjektstruktur: Proggio bygger automatisk prosjektstrukturer og reduserer belastningen ved manuelt oppsett for prosjektledere.
JustCalls sporing av kommunikasjon: JustCall integrerer kundekommunikasjon med prosjektoppgaver, noe som forbedrer kontinuiteten og den operative effektiviteten i team.
Uventet bruk av verktøy: Noen prosjektledere tilpasser verktøy som ikke er laget for prosjektstyring, og viser dermed kreativitet i bruken av verktøy.
Åpne en hvilken som helst oversikt over prosjektstyringsverktøy, og du vil finne de samme navnene — Asana, Monday.com, Jira, Smartsheet. De er populære av en grunn. Men en stillferdig kategori med nisjeverktøy og uavhengige verktøy har opparbeidet seg ekte lojalitet blant fagfolk, og ikke på grunn av markedsføringsbudsjetter. Disse verktøyene vinner på spesifisitet: De løser ett problem, eller et tett definert sett med problemer, bedre enn noe annet på markedet. Prosjektlederne som har oppdaget dem, pleier å holde fast ved dem. Her er det de bruker.
KI som knytter sammen informasjonen i den eksisterende verktøystakken din
Glean
Et av de mest vedvarende friksjonspunktene i prosjektstyring er ikke selve arbeidet — det er å lete etter informasjon som er spredt på fem forskjellige plattformer. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager hos Palo Alto Networks, bruker Glean for å løse nettopp dette.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hun beskriver det som et verktøy som «kobler sammen vår interne Google Suite», og som kan «hente ut informasjon fra e-posten din», og legger til at «det er til og med koblet til Salesforce». For team som arbeider på tvers av flere verktøy, endrer et lag som henter informasjon fra alle sammen i ett søk hvor mye tid som brukes på informasjonsinnhenting, sammenlignet med faktisk prosjektarbeid.
Glean kobler seg til vår interne Google Suite og kan hente ut informasjon fra e-posten din. Det er til og med koblet til Salesforce.
KI-baserte verktøy som lager planer fra en instruksjon
GoLots, Gunshot AI, Context7
Et økende antall verktøy er bygget rundt en enkel idé: Fortell verktøyet hva du bygger, så lager det grunnstrukturen. Emmanuels Magaya, grunnlegger av Project Managers Africa, har funnet to verktøy i denne kategorien som er verdt å trekke frem.
Det første er GoLots. Magaya beskriver KI-arbeidsflyten som samtalebasert: «Du kan ganske enkelt si til det, for eksempel: ‘Jeg gjennomfører et prosjekt for en mobilapp, og jeg trenger at du lager et omfangsdokument, en prosjektplan og en sprintplan for de neste seks ukene. Og vips, så henter det frem alt for deg.’» For prosjektledere som bruker timevis på å lage de samme grunnlagsdokumentene manuelt, prosjekt etter prosjekt, er dette en betydelig snarvei.
Det andre er GunShot AI, som Magaya anbefaler på grunn av bredden. Han kaller det «enkelt» og påpeker at det kan håndtere «alle typer prosjekter, fra oppussing av kjøkkenet ditt til et lite programvareprosjekt». Bredden i bruksområder er en del av appellen — verktøyet er ikke begrenset til leveranser av bedriftsprogramvare, noe som betyr at fagfolk som arbeider på tvers av bransjer eller prosjekttyper, ikke blir utestengt.
Tim Fisher, VP for KI hos The Digital Project Manager, anbefaler en annen type KI-basert verktøy: Context7, en MCP-server. Bruksområdet hans er spesifikt for team som arbeider med agentbasert koding. Fisher forklarer at Context7 «holder dokumentasjonen for alle utviklingsrammeverk i verden oppdatert døgnet rundt», og at du kan «si til kodeagenten din: Før du implementerer noe, gå og sjekk den nyeste dokumentasjonen fra Context7». Ifølge Fisher har dette «fullstendig eliminert merkelige problemer der verktøyet bruker en programvareversjon fra åtte måneder tilbake». For tekniske prosjektledere som har ansvar for utviklingsarbeid, eller prosjektledere innen vibekoding, er denne typen vern mot utdatert dokumentasjon en stillferdig, men betydelig forbedring av arbeidshverdagen.
Context7 holder dokumentasjonen for alle utviklingsrammeverk i verden oppdatert døgnet rundt.
En ny vurdering av hvordan prosjekter struktureres
Proggio
De fleste verktøy for prosjektstyring antar at du allerede vet hvordan du vil strukturere prosjektet. Proggio har en annen tilnærming. Christina Sookram, grunnlegger av CNS Project Consulting Inc., beskriver det som et verktøy som «bruker arbeidsstrømmer til å organisere prosjektplanen din», slik at du slipper å bygge denne strukturen manuelt.
I stedet for å måtte «opprette en eller annen type Kanban-tavle manuelt eller noe sånt», sier hun: «Det bygde denne arbeidsstrømmen og prosjektplanen for meg.» For konsulenter, som jevnlig setter opp nye prosjektstrukturer, sparer et verktøy som håndterer dette grunnarbeidet automatisk — i stedet for å kreve det som en grunnleggende forutsetning — mye tid på oppsett.
Å holde kommunikasjonen knyttet til arbeidet
JustCall
De fleste prosjektverktøy er bygget rundt oppgaver og tidslinjer. Det de er mindre gode på, er å holde samtalene som driver oppgavene fremover, synlige og knyttet til selve arbeidet. Eric Turney, eier og salgs- og markedsdirektør i The Monterey Company, bruker JustCall nettopp til dette.
Turney beskriver det som et verktøy som holder «kundekommunikasjonen knyttet til selve arbeidet», slik at «samtaler, meldinger, ansvar og oppfølging blir enklere å spore uten å be ansatte kopiere hver eneste interaksjon inn i en separat prosjekttavle». Den praktiske gevinsten blir tydelig ved overleveringer. Når et teammedlem er fraværende, kan en kollega «gå gjennom kundens nylige kommunikasjon og fortsette samtalen uten å få kunden til å gjenta hele situasjonen». For team som håndterer løpende kunderelasjoner samtidig som de leverer aktive prosjekter, er denne kontinuiteten ikke bare en fordel — den er en reell operasjonell fordel.
More Articles
- Det ene prosjektstyringsverktøyet jeg aldri ville gitt opp
- Teknologiverktøyene seks eksperter på prosjektledelse ville brukt hvis de måtte begynne fra bunnen av
- Prosjektstyringsverktøyene prosjektlederne måtte slutte å bruke
- Verktøystakken jeg ville brukt hvis jeg startet et byrå
- Prosjektleder og underviser med kunstig intelligens deler en enkel arbeidsflyt for kunstig intelligens som fundamentalt endrer hvordan prosjekter drives
Gjenbrukte og uventede verktøy som prosjektledere bruker i arbeidet
WhenAvailable
Noen av de mest interessante verktøyoppdagelsene kommer fra prosjektledere som ser på noe som er bygget for et annet formål, og oppdager en bruksmåte innen prosjektstyring. Alexandria O'Bannon, bemanningsleder (prosjektleder for drift) i JUMP! Foundation, har gjort nettopp dette med WhenAvailable.
Hun beskriver det som «ikke et prosjektstyringsverktøy, men jeg har gjort det til et prosjektstyringsverktøy», og påpeker at det «fungerer veldig bra for arbeidsprosessen min» med «et virkelig billig abonnement». WhenAvailable er i bunn og grunn «i utgangspunktet en RSVP-kalender» — et enkelt verktøy for planlegging og tilgjengelighet. I O'Bannons hender har det blitt en del av prosjektarbeidsflyten hennes. Det er en god påminnelse om at det beste verktøyet for en oppgave ikke alltid er det som markedsføres for akkurat den oppgaven.
Det er ikke et prosjektstyringsverktøy, men jeg har gjort det til et prosjektstyringsverktøy.
Det beste verktøyet er ikke alltid det mest kjente
Verktøyene på denne listen har ikke samme merkevarekjennskap som de store plattformene, og det trenger de heller ikke. Det de har til felles, er noe mer nyttig: De ble tatt i bruk fordi de løste et reelt og spesifikt problem for fagpersonen som oppdaget dem. Enten det handler om å eliminere avvik i dokumentasjonen, generere en prosjektplan automatisk, hente frem informasjon på tvers av en fragmentert verktøystack eller gjenbruke et planleggingsverktøy til driftsoppgaver — hvert av dem har gjort seg fortjent til plassen sin ved å gjøre noe bedre enn alternativet. Det neste verktøyet det er verdt å kjenne til, står sannsynligvis ikke på en topp-ti-liste. Det er verktøyet en prosjektleder i nettverket ditt i stillhet oppnår resultater med.
Vil du ha flere innsikter som disse? Registrer deg for en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
