Hvilke prosjektstyringsverktøy bruker store selskaper egentlig?
Verktøy for prosjektstyring i store virksomheter hjelper store selskaper med å effektivisere ulike prosesser og redusere friksjon ved innhenting av informasjon.
Men med så mange tilgjengelige verktøy for prosjektstyring kan det være utfordrende å finne riktig programvare for organisasjonen din. Virksomheter må vurdere flere faktorer når de velger et verktøy for prosjektstyring, blant annet kostnad, skalerbarhet, integrasjon og sikkerhet, for å nevne noen.
I denne artikkelen lærer du om ulike verktøy for prosjektstyring som store selskaper kan bruke, og hvordan du implementerer dem slik at du kan optimalisere selskapets bruk av programvare for prosjektstyring.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 verktøy for prosjektstyring som brukes av store selskaper
Her er noen eksempler på programvareverktøy for prosjektstyring i store virksomheter.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvorfor bruker store selskaper verktøy for prosjektstyring?
Det er tre hovedgrunner til at store selskaper trenger verktøy for prosjektstyring for å holde oversikt over prosjektporteføljene sine på en effektiv måte.
For det første kan store selskaper ha hundrevis av ulike avdelinger og lokasjoner over hele verden. Med en slik rekkevidde og et slikt omfang kan bruk av verktøy for prosjektstyring bidra til å unngå misforståelser og overskredne tidsfrister. Programvare for prosjektstyring hjelper teamene med å holde seg til oppgavene.
For det andre kan programvare for prosjektstyring hjelpe organisasjoner med å holde seg innenfor budsjettet. Når et prosjekt blir forsinket, ender store selskaper opp med å bruke mer penger enn opprinnelig planlagt. Dette skaper igjen en dominoeffekt, siden midlene til andre prosjekter kan bli brukt opp.
Bruk av programvareverktøy styrker ikke bare teammedlemmenes ansvarlighet for individuelle oppgaver, men programvare for prosjektstyring gir også innsikt i avhengigheter. Jo bedre teamene samarbeider, desto større er sjansen for at prosjekter blir ferdige i tide, og desto lavere er risikoen for tap av fortjeneste.
Til slutt er store selskaper ofte avhengige av å bygge tillit hos eksterne interessenter, for eksempel aksjonærer eller rådgivende styrer. For å oppnå og opprettholde denne tilliten må selskaper vise oppdaterte data og rapporter om tidligere og pågående prosjekter. Verktøy for prosjektstyring tilbyr rapportering i sanntid, noe som gjør det enkelt for store selskaper å dele fremdriften i prosjektene.
Hvilke funksjoner ser store selskaper etter i verktøy for prosjektstyring?
Vurder følgende funksjoner når du evaluerer verktøy for prosjektstyring for organisasjonen din:
- Prosjektplanlegging: Store selskaper styrer og gjennomfører flere prosjekter samtidig. Prosjektplanlegging er et viktig trinn for å sikre at teammedlemmene følger spesifikasjonene og holder seg innenfor budsjettet. Implementering av et felles verktøy for prosjektstyring kan hjelpe store selskaper med å starte nye initiativer og kontinuerlig overvåke prosjektfremdriften. Se etter funksjoner for Gantt-diagrammer, arbeidsnedbrytningsstrukturer og risikostyring.
- Ressursstyring: Bruk av programvare for prosjektstyring kan hjelpe selskaper med å omfordele midler til ulike prosjekter. Programvare for prosjektstyring i store virksomheter viser ofte sanntidsbruk av tildelte budsjetter. Dette er en annen måte store selskaper kan unngå kostnadsoverskridelser på.
- Kommunikasjon: Store selskaper har flere interne avdelinger, så kommunikasjon mellom teamene er viktig når man gjennomfører omfattende prosjekter. Med samarbeidsverktøy for store virksomheter kan avdelinger raskt og effektivt tildele oppgaver, dele filer og rapportere data. De kan også samarbeide med eksterne interessenter ved behov.
- Prosjektoppfølging: Systemer for prosjektstyring er gode verktøy for oppgavestyring. Prosjektdata og måltall i sanntid viser hvilket arbeid som er fullført, og hva som gjenstår. Teammedlemmer kan også se hverandres oppgaver og gi asynkrone statusoppdateringer, noe som reduserer behovet for kjedelige statusmøter og forbedrer produktiviteten.
- Prosjektrapportering: Store selskaper flytter ofte teammedlemmer mellom prosjekter som svar på varierende etterspørsel. Verktøy for prosjektstyring tilbyr nyttige prosjektsammendrag, slik at teammedlemmer raskt kan forstå prosjektets omfang og mål og komme à jour med de nye oppgavene sine.
Husk også at prosjektstyringsverktøy for virksomheter vanligvis tilbyr omfattende tilpasningsmuligheter, slik at store selskaper og individuelle teammedlemmer kan tilpasse prosjektstyringsappen til både målene for prosjektporteføljen og personlige arbeidsstiler. Dette kan gjøre prosjektstyringsprogramvare vanskelig å bruke, men på lang sikt vil tilpasning gjøre at alt fungerer smidigere.
Mange leverandører tilbyr både en gratisversjon og en betalt versjon av programvaren, med ulike funksjoner eller tilgangsnivåer. Sørg for at planen du velger, inneholder alle kravene i sjekklisten for prosjektstyringsverktøyet ditt.
Slik velger du en prosjektstyringsløsning for virksomheten
Virksomheter håndterer vanligvis store og komplekse prosjekter som krever flere teammedlemmer, komplekse arbeidsflyter og omfattende samarbeid. Det er viktig å finne en prosjektstyringsløsning som kan håndtere omfanget av et stort prosjekt, samtidig som den samsvarer med selskapets prioriteringer og mål.
Før du begynner å velge et bestemt verktøy, bør du først identifisere hva selskapet ønsker å oppnå ved å ta i bruk programvare for virksomhetsstyring. Her er noen spørsmål du bør vurdere:
- Hvilke typer prosjekter styrer selskapet ditt? Er dette prosjekter dere forventer å håndtere i fremtiden?
- Hva er de viktigste operative funksjonene deres?
- Hvilke operative problemer ønsker dere å løse?
- Har dere støtte fra ledelsen og teamet til å bruke og vedlikeholde prosjektstyringsverktøyet?
Deretter bør du vurdere selskapets daglige oppgaver i sammenheng med selskapets mål og porteføljesammensetning. Hvis du for eksempel driver et innholdsmarkedsføringsbyrå, vil du sannsynligvis foretrekke en visuell prosjektstyringsvisning for å kommunisere designkonsepter til eksterne interessenter. Hvis du jobber i et finansselskap, foretrekker du kanskje en regnearkvisning for å forenkle analysen.
Typene prosjekter og oppgaver selskapet ditt fullfører på daglig basis, kombinert med det eksisterende rammeverket for prosjektstyring i virksomheten, vil hjelpe deg med å prioritere ulike programvarefunksjoner.
Når du har vurdert selskapets behov, bør du undersøke og gjennomgå ulike programmer for å finne ut hvilke prosjektstyringsverktøy som passer best for dere. Som en del av undersøkelsen bør du også vurdere hvilke alternativer for prosjektstyringsprogramvare som fungerer godt for konkurrentene deres.
Prosjektstyringsverktøy i små og mellomstore bedrifter (SMB-er)
SMB-er har per definisjon færre avdelinger, prosjektledere og teammedlemmer, og arbeider vanligvis med færre prosjekter enn store bedrifter. I tillegg kan store organisasjoner, fordi de har flere avdelinger, ha oversikt over flere store prosjekter samtidig. Små bedrifter som styrer prosjekter har ofte verken behovet eller ressursene til å kjøre flere prosjekter samtidig.
Som et resultat trenger SMB-er ikke like mange programvarefunksjoner som store bedrifter. Mens prosjektstyringsverktøy for store selskaper fokuserer på porteføljestyring og rapporteringsfunksjoner, legger mange prosjektstyringsverktøy for oppstartsbedrifter eller SMB-er vekt på teamets produktivitet og organisering.
Flere ressurser
Å ta i bruk prosjektstyringsprogramvare er en god måte å optimalisere selskapets produktivitet på. Prosjektstyringsverktøy er utviklet for å hjelpe store selskaper med å planlegge prosjekter, fordele ressurser, rapportere data og samarbeide.
Etter at du har identifisert selskapets mål, kan du som prosjektleder velge et prosjektstyringsverktøy som er tilpasset behovene til prosjektteamet ditt. Selv etter at du har snevret inn søket, kan det fortsatt være utfordrende å velge et system for selskapet ditt.
Sørg for å laste ned PDF-veiledningen vår om prosjektstyring i virksomheter for å få vite alt du trenger om emnet.
