Hva er prosjektets livssyklus: De 5 fasene forklart

PMI (Project Management Institute) har definert disse fem prosessgruppene for prosjektstyring, eller prosjektstyringsfasene, som sammen utgjør prosjektets livssyklus.

1. Prosjektoppstart
2. Prosjektplanlegging
3. Prosjektgjennomføring
4. Overvåking og kontroll av prosjektet
5. Prosjektavslutning

PMI tok noe som egentlig er sunn fornuft, og kalte det prosjektets livssyklus. Dette er de facto-standarden for prosjektleveranser, og du finner den i PMIs 370 sider lange 7. utgave av kunnskapsgrunnlaget for prosjektstyring (PMBOK). (Det er verdt å merke seg at livssyklusen for prosjekter som følger smidige metoder som Scrum, kan være annerledes.)

Det er en svært lang og, for å være ærlig, drepende kjedelig lesning, så her er en forkortet gjennomgang av hvert prosjektstyringstrinn, med alle de viktigste poengene.

De 5 fasene i prosjektets livssyklus

Nedenfor går jeg gjennom hvert av trinnene i livssyklusen og forklarer hva som skjer i hver av de 5 fasene innen prosjektstyring.

1. Fasen for prosjektoppstart

Oppstart er den første fasen i prosjektets livssyklus. Den innebærer å gjennomføre et oppstartsmøte for prosjektet med teamet ditt og kunden, og få deres forpliktelse til å starte prosjektet.

Du samler all tilgjengelig informasjon for å definere prosjektets omfang, kostnader og ressurser. Målet med oppstartsfasen er å ta utgangspunkt i prosjektets (noen ganger) løse oppdragsbeskrivelse og forstå hva prosjektet må gjøre og oppnå for å lykkes.

Det innebærer vanligvis å identifisere prosjektets interessenter og sørge for at de alle har samme oppfatning av hva prosjektet er, samt av den spesifikke forretningssaken – problemet prosjektet forsøker å løse. 

Det er i denne oppstartsfasen for prosjektet at du også avgjør om det er gjennomførbart å realisere forretningssaken. Som prosjektleder må du gjennomføre tilstrekkelig undersøkelse av gjennomførbarheten for å fastsette prosjektmålene og deretter foreslå en løsning for å nå dem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Viktige trinn under prosjektoppstart

• Lag et prosjektdirektiv: Hva er visjonen, formålet og målet med dette prosjektet?
• Identifiser omfanget på overordnet nivå og leveransene: Hvilket produkt eller hvilken tjeneste må leveres?
• Gjennomfør en gjennomførbarhetsstudie: Hva er hovedproblemet, og hvilke mulige løsninger finnes?
• Lag et grovt estimat av kostnadene på overordnet nivå og utarbeid en forretningssak: Hva er kostnadene og fordelene ved løsningen?
• Identifiser interessenter: Hvem er personene som berøres av dette prosjektet, hvordan berører det dem, og hvilke behov har de?

For PRINCE2- eller PMI-metodikker oppsummeres ovenstående vanligvis i et prosjektinitieringsdokument (PID), men i et byrå dokumenteres det vanligvis i en innledende arbeidsbeskrivelse (SoW).

2. Prosjektplanleggingsfasen

Etter at du har fått godkjenning til å gå videre i initieringsfasen, kan du begynne prosjektplanleggingen, vanligvis ved hjelp av et Gantt-diagramverktøy eller et mer generelt prosjektplanleggingsverktøy.

Planleggingsfasen er der du definerer alt arbeidet som skal utføres, og lager veikartet du skal følge resten av prosjektet. Du finner ut hvordan du skal gjennomføre prosjektet, og svarer på disse spørsmålene:

• Hva skal vi egentlig gjøre?
• Hvordan skal vi gjøre det?
• Når skal vi gjøre det?
• Hvordan vet vi når vi er ferdige?

I dette prosjektledelsestrinnet må du bestemme hvordan du og teamet ditt skal nå prosjektets mål. Det er verdt å vurdere disse målene ut fra tre kriterier: Hva er mulig, lidenskapelig og gjennomgripende?

• Mulig: Strebe etter noe som er oppnåelig. Spør deg selv: Er denne løsningen i tråd med budsjettet? Har teamet mitt evnen til å gjøre dette? Har vi nok tid? Urealistiske mål legger grunnlaget for at du mislykkes.
• Lidenskapelig: Prosjekter er krevende, så du ønsker et team som er følelsesmessig engasjert i prosjektet. Spør deg selv: Kan teamet ditt engasjere seg lidenskapelig i dette prosjektet? Er det noe som kan samle dem slik at de kan samarbeide og nå det samme målet? Selv om det er jobben deres å gjøre det du ber dem om, ønsker ingen å investere i noe de ikke synes er verdifullt.
• Gjennomgripende: Har dette potensial til å bli en banebrytende suksess? Er det en komplett løsning på problemet du har fått i oppgave å løse, eller er det bare en midlertidig lappeløsning? Har det potensial til å bli forbedret, videreutviklet og bli en permanent arbeidsmåte?

Jeg liker denne 3-P-tilnærmingen til mål, men du kjenner kanskje også til prinsippet om å sette CLEAR-mål: samarbeidsorienterte, begrensede, emosjonelle, verdifulle og videreutviklingsbare.

Planleggingsfasen resulterer i en prosjektplan som beskriver prosjektaktivitetene, oppgavene, avhengighetene, tidsrammen og kostnadene. Det er også fornuftig å utarbeide en plan for ressurser, kvalitet, risikoer, akseptansekriterier, kommunikasjon og anskaffelser.

Viktige trinn i prosjektplanleggingen

• Opprett en prosjektstyringsplan: Identifiser fasene, aktivitetene, begrensningene og prosjektplanen, og opprett en prosjekt tidslinje med en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) og et Gantt-diagram.
• Opprett en økonomisk plan: Opprett et prosjektbudsjett og kostnadsestimat, samt en plan for fordeling av budsjettet på ressurser og avdelinger
• Opprett en ressursplan: Bygg et godt team, og rekrutter og planlegg ressursene som trengs for prosjektet, i programvaren for ressursstyring
• Opprett en kvalitetsplan: Fastsett kvalitetsmålene og målemetodene dine
• Opprett en risikoplan: Identifiser mulige risikoer, antakelser, problemer og avhengigheter; utpek en ansvarlig; og utarbeid en risikoreduserende plan for hvordan du skal unngå eller håndtere dem
• Opprett en godkjenningsplan: Fastsett kriterier for hva som regnes som «ferdig» og «levert»
• Opprett en kommunikasjonsplan: List opp interessentene dine og planlegg kommunikasjonsfrekvensen i prosjektets kommunikasjonsverktøy
• Opprett en anskaffelsesplan: Finn eventuelle tredjepartsleverandører som kreves, og bli enige om betingelsene

3. Prosjektets gjennomføringsfase

Dette er delen av prosjektets livssyklus der du endelig får gjennomføre den fantastiske prosjektplanen din. Du tar ressursene om bord, orienterer dem, fastsetter spillereglene og introduserer dem for hverandre. Deretter går alle i gang med å utføre arbeidet som er identifisert i planen. Enkelt som bare det (i teorien).

Som prosjektleder går du fra å snakke om et prosjekt og opprette dokumentasjon til å få klarsignal til å gå videre med gjennomføringsfasen. Nå leder du teamet og styrer det mot leveransen. Du bruker tiden på orienteringer, møter og gjennomganger, og holder prosjektet på rett spor mens det går gjennom resten av prosjektets syklus.

Viktige trinn i prosjektgjennomføringen

• Teamledelse: Formidle en visjon for suksess, og gjør teamet i stand til å realisere den
• Opprett oppgaver: Definer tydelig hva som må gjøres, og kriteriene for hver prosjektoppgave
• Orientering om oppgaver: Sørg for at teamet vet hva de skal gjøre, og når det skal være gjort
• Kundehåndtering: Samarbeid med kunden for å sikre at leveransene er akseptable
• Kommunikasjon: Sørg for at du informerer og oppdaterer de riktige personene til riktig tid gjennom riktig kanal

4. Prosjektets overvåkings- og kontrollfase

Dette trinnet i prosjektstyringen innebærer rapportering om ytelse, overvåking og kontroll av prosjektet. (Vår veiledning til prosjektstatusrapportering tar deg gjennom hele rapporteringsprosessen, som de fleste programvareverktøy lar deg automatisere til en viss grad.)

Det betyr å sørge for at prosjektet følger planen, og hvis det ikke gjør det, kontrollere det ved å finne løsninger for å få det tilbake på rett spor. Du vil overvåke og kontrollere et prosjekt på en eller annen måte gjennom alle fasene i prosjektets livssyklus.

For det første betyr det å samle inn dataene (vanligvis hentet fra timelister og rapporter i prosjektstyringsprogramvaren din) for å følge fremdriften effektivt opp mot den opprinnelige planen.

For det andre skal du ta dataene og sammenligne dem med den overordnede prosjektfremdriften, milepæls- og oppgavefullføringen, budsjettforbruket og tiden som ble avsatt i den opprinnelige planen. Ved å sammenligne de faktiske resultatene med planen kan du fastslå om du når målene for tidsplan, kostnad, kvalitet og suksessmålinger eller viktige resultatindikatorer (KPIs).

Og når du innser at ting ikke går helt etter planen (det gjør de sjelden), må du finne ut hvordan du kan endre kurs, slik at du fortsatt kan levere noe kunden er fornøyd med, og overholde begrensningene for budsjett, tidsplan og kvalitet. 

eksperttips

I følge teorien om trippelbegrensningen betyr dette vanligvis at prosjektets omfang må reduseres!

Viktige trinn for overvåking og kontroll av prosjektet

• Kostnads- og tidsstyring: Gå gjennom timelister og utgifter for å registrere, kontrollere og følge opp prosjektets budsjett, tidsplan og oppgaver
• Kvalitetsstyring: Gå gjennom prosjektleveransene og sørg for at de oppfyller de definerte akseptansekriteriene
• Risikostyring: Overvåk, kontroller, håndter og reduser potensielle risikoer og problemer
• Akseptansestyring: Gjennomfør brukerakseptansetesting og opprett et system for gjennomgang som sikrer at alle leveranser oppfyller kundens behov
• Endringsstyring: Når prosjektet ikke går etter planen, må du håndtere prosessen for godkjente endringer for å sikre at kunden er fornøyd med nødvendige endringer

5. Avslutningsfasen i prosjektet

I avslutningsfasen av prosjektets livssyklus er prosjektet i praksis over, og jobben din som prosjektleder nærmer seg slutten. Men prosjektet er ikke helt over ennå. 

Under dette nedtrappings- og avslutningstrinnet bør du holde et evalueringsmøte etter prosjektet eller en etteranalyse for å diskutere prosjektets og teamets styrker og svakheter, hva som gikk galt eller ikke gikk så bra, og hvordan fremtidige prosjekter kan forbedres.

Dette kan være en av de mest givende fasene i prosjektstyringen, siden det er en flott anledning til å anerkjenne og verdsette verdifulle teammedlemmer og feire suksesser.

Viktige trinn for prosjektavslutning

• Analyse av prosjektets resultater: Dette er en evaluering av hvor godt prosjektet ble styrt, og om de opprinnelige anslagene for kostnader og gevinster var nøyaktige. Oppsto det uforutsette risikoer? Hvilke problemer oppsto, og hvor godt ble de håndtert? Ble prosjektplanen endret, og hvordan?
• Teamanalyse: Gjorde alle det de hadde fått i oppgave å gjøre? Var de engasjerte og motiverte ? Arbeidet de grundig og tok de ansvar? Var kommunikasjonen innad i prosjektteamet sunn og konstruktiv?
• Prosjektavslutning: Fullfør oppgavene som kreves for å bringe prosjektet til en offisiell avslutning. Dette inkluderer å avslutte leverandøravtaler, signere ferdig kontrakter og levere inn all nødvendig prosjektdokumentasjon.
• Evaluering etter implementering: Skriv ned en formell analyse av suksesser og feil, resulterende lærdommer og forslag for fremtiden. På slutten av hvert vellykkede prosjekt vil du oppdage at det alltid finnes rom for forbedring.

Hvorfor er prosjektets livssyklus viktig?

Selv om prosjektstyringssyklusen kanskje ikke høres så interessant ut, er den viktig fordi det er den vi som prosjektledere leder og legger til rette for.

Trinnene som inngår i ethvert prosjekt, er stort sett de samme: Definer prosjektets mål, lag en prosjektplan for å nå målene, og få deretter ting til å skje slik at de kan realiseres.

Forskjellige prosjektledere eller byråer kan bruke litt forskjellige begreper for å beskrive fasene i prosjektets livssyklus, men i bunn og grunn er de stort sett like.

Prosjektets livssyklus gir prosjektledere trinn de kan følge gjennom hele prosjektet. Den definerer hvor man skal begynne, og hvor man skal gå videre på hvert trinn i prosjektet. Uansett hvor kaotisk ting blir, har du en pålitelig struktur å gå tilbake til og samle trådene med. 

Når prosjektets livssyklus blir kompleks

Prosjektets livssyklus innen prosjektledelse er enkel, ikke sant? Nei, selvfølgelig ikke! Både enkle og komplekse prosjekter innebærer mange variabler og rikelig med gråsoner.

Få råd og hjelp fra hundrevis av andre digitale prosjektledere ved å bli medlem og delta i samtalen på Slack! Du får også tilgang til over 100 maler, eksempler og prøveversjoner av prosjektdokumenter, noe som sparer deg tid og øker sjansene for at prosjektet lykkes.