Hva er prosjektaktiviteter, og hvordan definerer du dem?
Hold deg på sporet: Prosjektaktiviteter er oppgavene teammedlemmene utfører for å føre prosjektet mot målene. Når du organiserer prosjektet i aktiviteter, holder du det strukturert slik at teamet kan arbeide effektivt.
Milepæler kontra aktiviteter: Mens aktiviteter er pågående oppgaver i et prosjekt, er milepæler viktige øyeblikk som markerer betydelige faser eller mål, for eksempel å fullføre en designfase eller lansere et nettsted.
Fordelen med programvare: Programvare for prosjektstyring lar deg liste opp prosjektaktivitetene, tildele de riktige ressursene og følge fremdriften i arbeidet opp mot tidslinjen.
Prosjektaktiviteter omfatter alt arbeidet du og teamet ditt utfører som en del av et prosjekt. Begrepet viser til prosjektoppgaver og alt du som prosjektleder gjør for å sørge for at ting går smidig.
Slik planlegger du prosjektaktiviteter, og disse verktøyene for prosjektstyringsprogramvare kan hjelpe deg med å sette opp aktiviteter og sørge for at du ikke går glipp av noen.
Hva er prosjektaktiviteter?
Prosjektaktiviteter er avgrensede arbeidsenheter som driver et prosjekt fremover mot målene. Dette kan være trinn i prosessen med å lage et produkt, viktige møter for å sikre at interessentene er samkjørte, eller viktige prosesstrinn som å fastsette budsjettet eller utarbeide tidslinjen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Prosjektaktiviteter kontra prosjektmilepæler
Prosjektaktiviteter er oppgavene og deloppgavene som prosjektmedlemmene utfører for å fullføre prosjektet, mens milepæler er tydelige tidspunkter i prosjekttidslinjen.
Eksempler på milepæler er å signere kontrakten, fullføre designfasen, lansere et nettsted eller oppnå 50 brukerregistreringer. Dette er tydelig definerte tidspunkter i prosjektet der du går fra én fase til en annen.
Når du fullfører prosjektaktiviteter, kommer du nærmere den tilsvarende milepælen. For eksempel kan du og teamet ditt gjennomføre aktiviteter som å lage moodboards og trådrammer eller holde interne gjennomganger og kundegjennomganger for å fullføre designfasen.
Prosjektaktiviteter kontra prosjektleveranser
Prosjektaktiviteter er oppgavene og deloppgavene som utgjør prosjektarbeidet, mens prosjektleveranser er resultatene av disse aktivitetene. Aktiviteten kan være å lage en stilguide, og leveransen er denne stilguiden (som vil bli presentert for kunden eller interne interessenter).
Eksempler på leveranser er strategidokumenter, rapporter, presentasjoner eller innhold, nettsteder, digitale produkter og applikasjoner. Det er alt du gir til en kunde eller et interessentteam.
Hvorfor er prosjektaktiviteter viktige?
Prosjektaktiviteter er viktige fordi de gir et prosjekt orden og struktur og gjør det mindre overveldende å fullføre prosjektarbeidet.
Hvis du ba prosjektteamet ditt om å «bygge et nettsted på 10 sider innen neste måned», ville de blitt overveldet og ikke visst hvor de skulle begynne.
Men hvis du sier til prosjektteamet: «Vi skal bygge et nettsted på 10 sider innen neste måned. La oss kartlegge aktivitetene vi må utføre», blir dette mindre overveldende. Det kan øke effektiviteten og redusere dobbeltarbeid.
Hvis Adam vet at Stephanie skal fullføre moodboardet og trådrammene som han skal gjennomgå neste uke, kan han for eksempel fokusere på andre aktiviteter i stedet for å prøve å «hjelpe» henne eller gjøre dem selv.
Metoder for planlegging av prosjektaktiviteter
Det finnes en rekke teknikker for prosjektstyring du kan bruke til å planlegge prosjektaktiviteter med teamet ditt. Du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt hver gang, men du kan tilpasse disse prosjektmetodikkene til typen prosjekter du leder og teamene du samarbeider med.
- Fossefallsmetoden: Fossefallsmetodikken har fem faser: oppstart, planlegging, gjennomføring, overvåking og kontroll samt avslutning. Du planlegger hele prosjektet og alle aktivitetene i begynnelsen og gjennomfører deretter planen. En slik aktivitet er å lage prosjektets arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) – en fullstendig liste over alt prosjektarbeid, hvem som skal utføre det og når. Fossefallsmetoden er et godt valg for mindre og mindre komplekse prosjekter med liten eller ingen usikkerhet.
- Smidig eller Scrum: Smidig- og Scrum-metodikkene brukes om hverandre (ofte feilaktig), og lar deg planlegge aktiviteter gjennom seremonier som sprintplanlegging og videreutvikling. Du holder også daglige statusmøter for å holde oversikt over hvilke prosjektaktiviteter hver person arbeider med, hva som ble fullført dagen før og hvilke hindringer som finnes.
- Hybrid: Hybridmetodikken kombinerer elementer fra flere metodikker. Du kan bruke fossefallsmetoden til å planlegge alle prosjektaktivitetene og lage en WBS, samtidig som du holder daglige statusmøter eller planlegger arbeidet i kortere sprinter. Dette gir teamet tydeligheten ved å planlegge hele prosjektet og fleksibiliteten ved å arbeide i sprinter.
- Kanban: Kanban er en enkel og visuell måte å planlegge arbeidsaktiviteter på. Du lager et Kanban-brett med flere kolonner. Prosjektaktiviteter representeres som kort i disse kolonnene (dette kan gjøres i prosjektstyringsprogramvare, så du trenger ikke gjøre det for hånd). Kolonneoverskriftene viser aktivitetens status (det vil si «skal gjøres», «pågår» eller «ferdig»).
Slik definerer du prosjektaktiviteter
Hvis du ser på prosjektmandatet eller arbeidsbeskrivelsen din og lurer på hvordan du og teamet ditt skal få det gjennomført, trenger du ikke bekymre deg. Slik definerer du prosjektaktivitetene og lager en gjennomføringsplan.
1. Kartlegg milepæler eller arbeidsfaser
Prosjektsuksess betyr ikke bare at prosjektet ble fullført i tide og innenfor omfanget. Det er et prosjekt som hadde tydelig retning, et samkjørt team og som ikke var rent kaos eller et kappløp mot målstreken der vi så vidt klarte å komme i mål. Dette skjer ikke av seg selv.
Det begynner med god planlegging. Start med å tenke på prosjektomfanget og den enkleste planen for å nå dit. Det ligner på å bestemme seg for å gå ned i vekt eller spare penger. Du kan begynne med å si hvor mange kilo du vil gå ned, eller hvor mye penger du vil spare.
Du kan tenke på det å spare penger som et prosjekt. La oss si at du vil spare 5 000 dollar på 10 måneder. For å holde deg på rett spor må du spare 500 dollar per måned eller omtrent 125 dollar per uke. Hvert ukentlige eller månedlige mål er en milepæl på veien og kan hjelpe deg med å følge fremdriften. Hvis det har gått to måneder og du bare har spart 900 dollar, vet du at du ligger etter planen.
2. List opp prosjektaktivitetene
Når du har definert fasene eller milepælene, begynner du å definere aktivitetene. Denne delen handler om hva som må gjøres, og hvor lang tid det vil ta (aktivitetenes varighet).
I spareprosjektet vårt kan du se etter rimeligere tjenesteleverandører, utsette en reise til et annet tidspunkt eller lage alternative planer som ikke koster like mye. Tenk på alt du må gjøre, og hvor lang tid du tror det vil ta å gjøre det.
3. Fastslå rekkefølge og avhengigheter
Når du har listen, bør du vurdere rekkefølgen på aktivitetene og avhengighetene. Dette blir prosjektplanen din. Avhengig av hvordan du setter oppgavene i rekkefølge, kan det være noen som må gjøres før du kan gjøre andre. Du kan for eksempel si opp et abonnement før du kjøper et rimeligere et, slik at du ikke betaler for to abonnementer i løpet av én måned.
Mens du arbeider deg gjennom rekkefølgen eller planen, kan du se hvor raskt du kan fullføre arbeidet. Det opprinnelige målet var å spare 5 000 dollar på 10 måneder. Det virket rimelig, og det så ut som om vi kunne kutte budsjettet med 125 dollar per uke. Men hva om du ønsket eller trengte å fremskynde tidsplanen?
Den kritiske linjen er den korteste tiden et prosjekt kan bruke på å bli ferdig. Basert på aktivitetene og avhengighetene våre, hvor raskt kan du spare? Hvis en av aktivitetene er å få utbetalt penger (at penger kommer inn), kan du bare fullføre prosjektet så raskt som 5 000 dollar kommer inn.
Hvis du tjener 3 000 dollar i måneden og ikke bruker penger i det hele tatt, trenger du minst to måneder, forutsatt at du får lønn på slutten av måneden. Dette er imidlertid ikke den kritiske linjen, fordi utgiftene dine er 1500 dollar i måneden. Det vil faktisk ta minst fire måneder på grunn av avhengigheten til utgiftene.
4. Planlegg ressursene dine
Det neste trinnet i prosjektplanen, eller i planleggingen av prosjektaktivitetene, er ressursplanlegging. Når det gjelder den overordnede prosjektgjennomføringen, hva har vi, og hva trenger vi?
I spareprosjektet ditt kan du lage et budsjettark for å holde oversikt over hvor mye du har spart over tid. Du kan også møte en ekspert på økonomisk planlegging for å få hjelp med flere måter å spare penger på eller holde deg til budsjettet.
Eksempel på aktivitetsliste for et prosjekt
Her er et eksempel på en aktivitetsliste for et digitalt prosjekt – et lite nettsted. Jeg laget denne listen basert på tidligere erfaring, men hvis du er ny innen prosjektledelse, kan du bruke listen min og redigere den slik at den passer bedre med arbeidsbeskrivelsen din, eller finne en prosjektstyringsmal (mange er tilgjengelige gjennom medlemsfellesskapet vårt) som beskriver eksempler på trinn og aktiviteter.
Eksempel på liste over prosjektaktiviteter
- Definer sidene som må opprettes
- Opprett et nettstedskart over alle sidene som trengs
- Bestem hvilke sider som trenger unike design
- Presenter det foreslåtte nettstedskartet og designene for kunden eller interessenten for å få planen godkjent
- Bekreft budsjettet og tidsplanen basert på den godkjente planen
- Lag wireframes for sidene
- Prosjektteamet gjennomfører en intern gjennomgang
- Interne revisjoner
- Presenter wireframes for kunden eller interessenten
- Innarbeid tilbakemeldinger fra kunden eller interessenten
- Den andre designpresentasjonen
- Endelig kundegjennomgang
- Wireframes godkjent
- Design sidene
- Prosjektteamet gjennomfører en intern gjennomgang
- Interne revisjoner
- Presenter designene for kunden eller interessenten
- Innarbeid tilbakemeldinger fra kunden eller interessenten
- Andre gjennomgang med kunden eller interessenten
- Innarbeid endelige tilbakemeldinger
- Designene er godkjent
- Forbered designene for utvikling
- Gjennomgang med designer og utvikler
- Avklar eventuelle spørsmål fra utvikleren
- Utvikling
- Intern kvalitetssikring
- Rett identifiserte problemer
- Brukerakseptansetesting
- Rett identifiserte problemer
- Aktiviteter før lansering
- Lansering
- Aktiviteter etter lansering
Verktøy for planlegging av prosjektaktiviteter
Det er enklere enn noen gang å planlegge prosjektaktiviteter – det finnes så mange prosjektstyringsverktøy som kan hjelpe deg med å definere og administrere prosjektaktiviteter. Du trenger ikke lenger gjøre dette manuelt i et regneark eller starte fra bunnen av for hvert prosjekt.
Her er en liste over den beste prosjektstyringsprogramvaren for planlegging og sporing av prosjektaktiviteter.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste praksis for planlegging av prosjektaktiviteter
Her er noen beste praksiser du bør ha i mente når du planlegger prosjektaktiviteter.
- Ta hensyn til aktivitetenes varighet: Når du planlegger prosjektaktiviteter, bør du tenke på hvor lang tid hver aktivitet bør ta, og ta hensyn til start- og sluttdatoer. Dette hjelper deg med å planlegge den overordnede tidsplanen og sørge for at du ikke setter opp for mange oppgaver for personer eller ressurser.
- Én person kan være ansvarlig for hver aktivitet: Når alle tror at det er noen andres ansvar, blir oppgaven ikke gjort. Det bør være én tydelig ansvarlig for hver aktivitet, selv om aktiviteten utføres i samarbeid. Ansvaret må ligge hos noen.
- Legg til detaljer for hver aktivitet: Dette gjør det enkelt for den ansvarlige å forstå hva de må gjøre, og bidrar til å unngå forvirring og omarbeid. Sørg for at de har tilstrekkelig kontekst og forstår det forventede resultatet. Det kan innebære å lenke til et dokument som må gjennomgås, eller å legge til den relevante standardarbeidsprosedyren i detaljene.
- Vær realistisk: Ikke overvurder hvor mye et teammedlem kan gjøre. Når du vurderer aktivitetenes varighet, bør du se på alle aktivitetene som er tildelt et bestemt teammedlem i løpet av én dag, og sørge for at det er realistisk. Hvis prosjekter er organisert i separate siloer, må prosjektledere jevnlig se på hver persons arbeidsmengde for å redusere risikoen for oversitte frister.
Vil du lære mer? Bli med i fellesskapet vårt!
Har du prosjektmål du vil nå? Ser du etter en gruppe erfarne og engasjerte prosjektledere å diskutere faget med? The Digital Project Manager er det perfekte fellesskapet for deg. Bli med for å få tilgang til verktøy, opplæring og et aktivt (og morsomt) Slack-fellesskap!
