Hva bør dekkes i et prosjektoppstartsmøte?

Se denne for en rask oversikt:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Hva bør dekkes i prosjektoppstartsmøtet før kundemøtet?

Som vi nevnte i tidligere artikler om prosjektoppstarter, er det ofte nyttig å ha et oppstartsmøte før kundemøtet, før selve prosjektoppstartsmøtet med kunden. Dette fungerer best som et individuelt møte mellom prosjektlederen og kundens kontaktperson, og kan være så enkelt som å ta en kaffe eller spise lunsj sammen.

Målet med dette første møtet er å innhente spesifikk informasjon fra kunden uten et panel av deltakere som kan ha motstridende meninger eller en mindre konkret forståelse av hva det nye prosjektet egentlig handler om. Det er også en flott mulighet til å begynne å bygge en relasjon til kunden.

Selv om hvert kundemøte krever sin egen spesifikke agenda, bør du forsøke å dekke disse grunnleggende prosjektstyringstemaene. Vi har laget denne eksempelagendaen for prosjektoppstartsmøtet før kundemøtet, med en omtrentlig tidsfordeling slik at du kan få plass til dette i et møte på 60 minutter:

1. Presentasjoner – litt hyggelig og uformell prat (5 min)
2. Gå gjennom prosjektteamene – hvem har ansvar for hva? (3 min)
3. Godkjenningsprosess – prosessen og personene som skal godkjenne leveransene (3 min)
4. Gjennomgang av arbeidsbeskrivelsen – hva skal vi gjøre, når og hvordan, og hva skal vi produsere? (20 min)
5. Diskuter RAID (risikoer, antakelser, problemer og avhengigheter) og endringsstyring – hvilken holdning og tilnærming har kunden til håndtering av risiko og endringer? (3 min)
6. Rapportering – hvordan skal vi følge opp og kommunisere prosjektets fremdrift, og til hvem? (3 min)
7. Samarbeid – hvilke verktøy skal vi bruke for å samarbeide? (3 min)
8. Ressurser – hva trenger vi for å komme i gang? (5 min)
9. Oppstartsagenda – hva skal vi diskutere i oppstartsmøtet med kunden? (5 min)
10. Eventuelt – er det noe annet vi trenger å diskutere? (5 min)

Presentasjoner – litt hyggelig og uformell prat (5 min)

Så lenge kunden ikke har tatt med seg hele prosjektteamet, er dette en mulighet til å ha en litt åpen og personlig samtale, slik at du kan gjennomføre prosjektet bedre og unngå flere ubehagelige overraskelser.

Det er lurt å begynne med en enkel isbryter – spør hvordan uken deres går, eller hva de har planlagt for helgen. Målet her er å bli kjent med kunden utenfor prosjektets rammer og over tid utvikle en relasjon og et tillitsnivå som vil hjelpe dere gjennom prosjektets oppturer og nedturer.

Gå gjennom prosjektteamet – hvem har ansvar for hva? (3 min)

I det «egentlige» oppstartsmøtet vil det være anledning til å gå gjennom roller og ansvarsområder med hele prosjektteamet. Formålet med å diskutere prosjektteamet her er derfor å forsøke å få og dele innsikt i teamdynamikken.

Du prøver å få et innblikk i hvem som vil være involvert i prosjektet, og i hvilken grad. Du vil vite hva som er den beste måten å samarbeide med dem på, slik at de bidrar til å føre prosjektet fremover. Det er svært nyttig å forstå hvem som kan være allierte eller støttespillere for prosjektet, og hvem som mest sannsynlig vil skape problemer.

Det er også en mulighet til å presentere ressursene du har satt av til prosjektet, slik at kunden får tillit til teamet som skal delta i oppstartsmøtet med kunden.  Ved å gi kunden litt innblikk i teamet ditt håper du at kunden gjengjelder dette og forteller åpent om personlighetene som kan påvirke prosjektet, på godt eller vondt.

Godkjenningsprosess – prosessen og personene som skal godkjenne leveransene (3 min)

Etter å ha gått gjennom «hvem er hvem» i prosjektteamene og identifisert teamet, er det enkelt å gå videre til styring og hvem som må godkjenne hva i løpet av prosjektet. Det er viktig å avklare ut fra SoW-en hva som er forutsatt når det gjelder godkjenning av tidsplanen og antall revisjonsrunder.

Du prøver å få en forståelse fra kunden av om prosessen du har lagt til grunn i SoW-en, kommer til å fungere. Er tidsplanen lang nok? Er det tatt høyde for nok revisjonsrunder i SoW-en? Er noen av teammedlemmene vanskelige å planlegge møter eller godkjenninger med? Har de ferie i løpet av prosjektet?

Gjennomgang av SoW – hva skal vi gjøre, når og hvordan, og hva skal vi produsere?

Av alle punktene på agendaen er dette sannsynligvis det viktigste for å avstemme forventningene, så det er verdt å bruke en betydelig del av tiden på det. Du må gå inn i det «egentlige» oppstartsmøtet etter å ha diskutert dette i detalj, slik at dere har samme forståelse av forventningene.

Dette er en mulighet til å gå gjennom utkastet til SoW med kunden i detalj, og ja, det betyr å beskrive hvordan prosjektet skal gjennomføres, hvilke aktiviteter som kan fullføres og i hvilket omfang (innenfor det foreslåtte budsjettet og tidsplanen), samt hva leveransene skal være. Det er viktig at du fremhever revisjonsrunder, avhengigheter og forutsetninger, slik at dere har samme forståelse av hva prosjektet til syvende og sist skal levere.

Hvis du venter med å diskutere SoW-en til det «egentlige» oppstartsmøtet med kunden, kan det bli ubehagelig – dynamikken når et stort kundeteam slenger rundt seg med meninger om hva som bør være innenfor og utenfor omfanget, er aldri særlig god. Diskusjoner om prosjektets omfang bør helst tas i små møter med kunden, der dere kan ha en diskusjon uten at det utvikler seg til en rundebordsdebatt.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Diskuter RAID (Risikoer, forutsetninger, problemer, avhengigheter) og endringshåndtering – hvilken holdning og tilnærming har kunden til håndtering av risiko og endringer? (3 min)

Som en del av å fullføre diskusjonen om SoW-en er det verdt å diskutere kundens preferanser for håndtering av risiko og problemer, samt hvor åpne de er for endringer. Hvis du kan, bør du forberede en risiko- eller RAID-logg før møtet og gå gjennom den som en del av diskusjonen. Avstem forventningene for hele prosjektets livssyklus ved å være tydelig på at du vil identifisere og håndtere risikoer og problemer åpent og i samarbeid med kunden.

Du vil ha nytte av å få en forståelse av hvor mye spillerom det finnes i kundens budsjett. En nyttig måte å formulere dette på kan være å spørre kunden om det finnes et ekstra budsjett for å endre prosjektets retning hvis det dukker opp nye muligheter – for eksempel flere runder med videreutvikling av design, utvikling av funksjoner eller brukertesting.

Husk også å snakke om bruken av reserver og å bli enige om hva reserven skal brukes til, og hvordan den kan benyttes; er den et budsjett for risiko og problemer, eller skal den dekke mindre endringer etter hvert som prosjektet utvikler seg? Anbefal en tilnærming basert på hvordan du mener den bør brukes, slik at det er tydelig hva du skal gjøre når det dukker opp noe i prosjektet som du ikke hadde planlagt for.

Hør på podkastepisoden vår om RAID-logger her.

Rapportering – hvordan skal vi følge opp og kommunisere prosjektets fremdrift, og til hvem? (3 min)

Oppfølging av prosjektets fremdrift krever en statusrapport som viser hvordan prosjektet ligger an med hensyn til budsjett, tidsplan, konkrete oppgaver og milepæler. På samme måte som du må forberede deg på å vise hvordan du planlegger å håndtere risiko, er det også nyttig å utarbeide en statusrapport (noe som enkelt kan gjøres med programvare for kunderapportering) som du kan dele med kunden, slik at du kan forsikre deg om at formatet og detaljnivået fungerer for dem.

Det kan være viktig å få formatet og detaljene i statusrapporten riktig, fordi den vanligvis er knyttet til fakturering. Du må sørge for at kunden får riktig nivå av løpende detaljer, slik at de ikke forsinker betalingen av fakturaer. For å bidra til dette bør du følge opp budsjettet i statusrapporten med beløpet på den kommende fakturaen og når den skal faktureres.

Bli enige om distribusjonslisten for statusrapporten, slik at alle som trenger å være orientert, holdes oppdatert om det som skjer i prosjektet. Det er alltid bedre å distribuere rapporten til et bredere publikum enn det som strengt tatt er nødvendig, slik at ingen kan snu seg rundt og hevde at de ikke var klar over situasjonen dersom noe ikke går etter planen.

Samarbeid – hvilke verktøy skal vi bruke for å jobbe sammen? (3 min)

De fleste prosjektledere og team vil ha en standard samarbeidsverktøykasse på plass. Men enten det er Basecamp eller Jira, Trello eller Businessmap (tidligere Kanbanize), bør dere lage en plan sammen med teamet for hvordan dere skal legge til rette for teamarbeid, slik at dere kan dele en plan med kunden for hvilke verktøy dere skal bruke, og hvordan dere skal bruke dem.

Avklar deretter med kunden at de er fornøyde med den valgte verktøykassen, og at de kan bruke plattformen til å dele filer, informasjon og statusoppdateringer, samt ha prosjektsamtaler.

Ressurser – hva trenger vi for å komme i gang? (5 min)

Det er alltid «ting» som må være på plass før prosjekter kan komme ordentlig i gang. Lag en liste over alle tingene du må huske å be kunden om, i prioritert rekkefølge, slik at de kan ta de viktigste punktene først.

• Pålogginger – CMS, analyseverktøy, sosiale medier, bildearkiver
• Merkevare – logoer, skrifttyper, stilguider, maler
• Kodearkiv – nettstedfiler, databaser
• VPN – for å få tilgang til kundens intranett
• Fakturering – hvem skal de sendes til? Hvem godkjenner dem?

Agenda for oppstartsmøtet – hva skal vi diskutere i kundens prosjektoppstart? (5 min)

Dette er en anledning til å gå gjennom agendaen for det «egentlige» oppstartsmøtet. For at prosjektets oppstartsmøte skal bli verdifullt, må kunden gjøre litt forarbeid. Som et minimum må du be dem forberede en bakgrunn for prosjektet og en prosjektbeskrivelse som de kan dele under oppstartsmøtet.

Jeg synes det er svært nyttig å få kunden til å gjøre dette, i stedet for å forsøke å videreformidle det du tror prosjektbeskrivelsen går ut på, på en dårlig måte. Du kommer nesten alltid til å gå glipp av noe viktig og fornærme noen i rommet – men hvis du får kunden til å gjøre det i stedet, er du sikret!

AOB – er det noe annet vi må diskutere? (5 min)

Avslutt samtalen med noen tydelig definerte neste steg og en anledning for kunden til å ta opp alt de ønsker å få med. Ofte vil det å spørre «Er det noe annet vi bør vite?» få kundene til å dele ting de ikke har nevnt tidligere, men som det er verdt å kjenne til.

Og til slutt: Sørg for å avslutte på en positiv måte. Gå tilbake til småpraten dere startet med – dette er en anledning til å bygge en god relasjon og bli bedre kjent med dem; finn ut hva de liker å gjøre utenom jobben, hva de ser på Netflix, eller hvilken sport de interesserer seg for. Gjør grunnarbeidet for å bli kjent med dem som personer, slik at du har noe å snakke med dem om neste gang dere tar kontakt.

Husk å dele de gode nyhetene

Ikke hold all den nye kunnskapen for deg selv. Etter møtet med kunden bør du gå tilbake til teamet og oppdatere dem om samtalen, slik at de er godt forberedt til oppstartsmøtet.

Nå som vi har gått gjennom hva som bør dekkes i et møte før prosjektoppstart med kunden, går vi videre til en agenda for det offisielle oppstartsmøtet for kundeprosjektet.

Hva bør dekkes i et prosjektoppstartsmøte?

Alle prosjekter er unike, men det er nyttig å gå gjennom det grunnleggende i agendaen for prosjektoppstarten, slik at teamet og kunden er på samme side. Vi har laget dette eksempelet på en agenda for prosjektoppstart med kunden, med en omtrentlig tidsangivelse, slik at du kan få plass til dette i et møte på 1,5 time:

1. Presentasjoner – hvem jobber med prosjektet, og hvilken rolle har de? (15 min)
2. Bakgrunn for prosjektet – hvordan passer denne prosjektbeskrivelsen inn i den overordnede strategien og andre prosjekter? (10 min)
3. Prosjektbeskrivelse – hva er forretningsproblemet og kundens behov? (30 min)
4. Suksess – hvordan vet vi om vi har lykkes, og hva har gått galt før? (10 min)
5. Prosjektstyring – gjennomgå tidsplan, leveranser, risiko, roller, rapportering, estimat og endringshåndtering (10 min)
6. AOB – hva har vi ikke diskutert som vi burde? (10 min)
7. Neste steg – hva må gjøres videre for å holde prosjektet i gang? (5 min)

Presentasjoner: hvem jobber med prosjektet, og hvilken rolle har de? (15 min)

Naturligvis vil alle begynne å presentere seg selv og utveksle visittkort i starten av et prosjektoppstartsmøte. Det er sannsynlig at ikke alle får anledning til å komme i kontakt med alle andre før møtet begynner, når et møte har mange prosjektinteressenter og et stort byråteam til stede.

I stedet for bare å gå rundt i rommet og la alle si navnet sitt og stillingstittelen sin, er det verdt å bruke litt mer tid på presentasjonene for å sikre at alle har oversikt over roller og ansvar, samt hvilket fokus de vil ha på prosjektet. Det er ganske nytteløst å bare vite noens navn og stillingstittel!

Ideelt sett har du vært i kontakt med kunden på forhånd for å få en oversikt over hvem som deltar på oppstartsmøtet, men når du setter deg inn i folks roller, er det også viktig å avklare prosjektstyringen og godkjenningsprosessen.

Etter at folk har forklart rollene sine, må du avslutte diskusjonen ved å få klarhet i hvem som er det ene kontaktpunktet, hvem som har ansvaret for hvilke leveranser, hvem som må godkjenne hvilke leveranser, og hvilke andre interessenter som vil være involvert i prosessen.

Et resultat av denne samtalen, eller noe dere kan lage i sanntid på en tavle, er en RACI (ansvarlig, beslutningsansvarlig, konsultert, informert) for leveransene og teamet. RACI-modellen bidrar til å redusere enhver uklarhet rundt ansvar og fremhever prosjektfaser med tett oppfølging, som vil kreve betydelig koordinering av prosjektledelsen.

Prosjektbakgrunn – hvordan passer denne beskrivelsen inn i den overordnede strategien og andre prosjekter? (10 min)

Denne delen av oppstartsmøtet bør ledes av kunden – du må gi dem en kort orientering før møtet, slik at de kan forberede seg. Dette er en anledning til å få prosjektbakgrunn, avdekke temaer knyttet til suksess, forstå potensielle utfordringer ved overlapp mellom prosjekter og avdekke mulige fremtidige prosjekter.

Du bør gå gjennom:

• Hva er den overordnede strategiske forretningsplanen deres?
• Hvordan samsvarer prosjektmålene med denne strategiske planen?
• Hvilke prosjekter gikk forut for dette, og hvilke vil sannsynligvis følge etter?
• Hvilke andre prosjekter vil bli påvirket av dette prosjektet?

Prosjektorientering – hva er forretningsproblemet og kundens behov? (30 min)

Også prosjektorienteringen bør ledes av kunden, og du må gi dem en kort orientering slik at de kan forberede dette før møtet. Dette er en anledning for dem til å dele prosjektrelevante data, slik at vi får en bedre forståelse av og innsikt i virksomheten deres og det konkrete problemet de hyrer oss inn for å hjelpe dem med å løse.

Dette er en god anledning til å spørre kundene om hvordan dette henger sammen med kundebehovet – ofte tar ikke kundene dette med i planleggingen. Du bør be dem om å ta opp alt de mener kan være nyttig for å forstå:

• Kundeundersøkelser, innsikt & spørreundersøkelser
• Analyse & data
• Merkevare
• Teknologiplattform

Hvis du ikke er sikker på hvor du skal begynne, anbefaler vi at du leser artikkelen vår om oppklarende spørsmål du bør stille kundene før et prosjekt.

Suksess – hvordan vet vi om vi har lykkes, og hva har mislyktes tidligere? (10 min)

For at et prosjekt skal bli vellykket, må du forstå hva suksess innebærer – det er ikke det samme for hvert prosjekt, selv med den samme kunden. Å levere et prosjekt innenfor tids-, budsjett- og omfangsbegrensningene er bare begynnelsen – du må vite hva suksess betyr for alle de viktigste interessentene i et prosjekt.

Det begynner med å forstå kundens underliggende strategi og prosjektets strategiske betydning. Utover bare å bygge en ny app eller et nettsted, hvorfor vil kunden at vi skal gjøre dette; hva håper de å oppnå? Og hva gjorde det forrige byrået eller den tidligere leverandøren feil? Hva er KPI-ene? Sørg for at de er SMARTe — spesifikke, målbare, handlingsrettede, relevante og tidsbestemte — slik at vi kan måle mot dem, dokumentere suksess og kvantifisere verdien.

Prosjektledelse – gå gjennom tidsplan, leveranser, roller, rapportering og endringshåndtering (10 min)

Det er alltid ting det er verdt å gå gjennom i begynnelsen av prosjektet, før det egentlig har startet, og som deretter kan dokumenteres i en kontaktrapport.

• Gjennomgå tidslinjen – presenter en overordnet prosjektplan med hovedfaser og milepæler for å sikre at alle interessenter og prosjektsponsorer er samkjørte om rekkefølgen på aktivitetene, og at eventuelle avhengigheter som kan påvirke prosjektets tidslinje, er tydelig angitt.
• Gjennomgå leveransene – du bør allerede ha diskutert arbeidsomfanget (SoW) med kunden og blitt enige om aktiviteter, leveranser, felles mål og eventuelle antakelser, men i møtet med den bredere interessentgruppen er det verdt å oppsummere leveransene og milepælene for å sikre at ingen forventer noe annet.
• Gjennomgå roller & ansvarsområder – avklar den daglige kontaktpersonen og hvem det skal kommuniseres med om bestemte aspekter eller leveranser.
• Gjennomgå kundens prosjektstyring – avklar hvem som vil være involvert i godkjennings- og signeringsprosessen, og hvor lang tid det vil ta å få leveransene godkjent, ettersom dette kan påvirke tidslinjen.
• Gjennomgå kommunikasjonsplanen – diskuter hvordan dere skal håndtere statusrapportering for å følge opp utnyttelsen av budsjettet og innvirkningen på faktureringen, samt hvor ofte dere kommuniserer prosjektstatus. Det er lurt å ha en eksempelrapport for status tilgjengelig.
• Diskuter risikostyring, avvikshåndtering og endringshåndtering – forstå kundens holdning til risiko og diskuter hvordan dere sammen skal håndtere den.

Eventuelt – hva har vi ikke diskutert som vi burde? (10 min)

Det er lurt å avslutte samtalen med å gi kunden mulighet til å ta opp alt de ønsker å få dekket.

Neste steg – hva må gjøres for å holde prosjektet i gang? (5 min)

Sørg for at du avslutter møtet med tydelig definerte neste steg, og oppsummer nøyaktig hva kunden må gjøre for å holde prosjektet i gang, samt hva du skal gjøre for å sikre at dere når prosjektmilepælene. Ikke glem å følge opp med en e-post etter oppstartsmøtet for å sikre at neste steg og oppgaver er tydelige.

Minikurs på forespørsel

Ser du etter eksempler på agendaer og maler for oppstartsmøter med en videoleksjon?

I intensivkurset vårt om prosjektoppstart lærer du alt du trenger for å starte vellykkede prosjekter. I tillegg får du:

• Sjekkliste for oppstartsmøte
• Agendaer for oppstartsmøter
• Samhandlingsregler
• E-postmal
• Øvelser for oppstartsmøter

FÅ MALER & MINIKURS

Hva skjer nå?

Ikke glem å laste ned malen vår for agenda til oppstartsmøtet når du lager din egen! Det er også ofte lurt å lage en presentasjon med lysbilder til prosjektets oppstartsmøte for møtet – dette gir møtet et profesjonelt preg og bidrar til struktur.

Ikke glem å lese Sarah Sime sine tips om hva du bør gjøre før, under og etter det interne oppstartsmøtet, og lær hvordan du best kan lede møtet her.