Digitale arbeidsflyter: Komplett veiledning i 10 trinn for i dag
Hva er digitale arbeidsflyter?: Digitale arbeidsflyter automatiserer forretningsprosesser og erstatter manuelle oppgaver med strømlinjeformede og effektive systemer. Innføring av digitale arbeidsflyter øker effektiviteten, sikrer data og forbedrer tilfredsheten blant ansatte og kunder.
Trinn for å opprette digitale arbeidsflyter: Start med en gjennomgang av arbeidsflyten, kartlegg dagens prosesser, prioriter endringer og definer viktige måleverdier. Velg de riktige verktøyene, integrer dem effektivt og gjør kontinuerlige forbedringer for å oppnå best mulig resultat.
Vanlige fallgruver du bør unngå: Ikke automatiser for mye på én gang, overse menneskelig medvirkning eller unnlate å sørge for opplæring. God planlegging og støtte sikrer smidigere overganger og vellykket innføring av digitale arbeidsflyter.
Føles det som om dagen din er begravd under manuelle oppgaver? Fra endeløse varsler til kjedelig dataregistrering kan disse repetitive prosessene overvelde teamet ditt og gjøre det vanskelig å fokusere på arbeidet som virkelig betyr noe. Enten det gjelder å oppdatere dashbord, følge opp signaturer eller sortere papirarbeid, bygger stresset og ineffektiviteten seg raskt opp.
Det er her digitale arbeidsflyter kommer inn. Ved å automatisere disse oppgavene med riktig programvare for arbeidsflytstyring kan du frigjøre tid og skape smidigere og mer produktive prosesser for teamet ditt. La oss se nærmere på hva digitale arbeidsflyter er, hvorfor de er viktige, og hvordan du kommer i gang.
Hva kjennetegner en digital arbeidsflyt?
En digital arbeidsflyt er en strukturert måte å håndtere organisatoriske oppgaver og gjennomføre styring av forretningsprosesser på. Den fjerner repetitive oppgaver og lagrer rekkefølgen på arbeidsoperasjonene i et digitalt format, slik at man unngår at alle må huske alle trinnene og de manuelle delene av prosessen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det innebærer å automatisere prosesser og oppgaver, bruke de riktige digitale verktøyene og ha en strategisk plan for å omforme deler av eller all virksomhetens drift digitalt. Du har opprettet en digital arbeidsflyt når disse trinnene er digitalisert og integrert.
Digitale arbeidsflyter er ofte en del av digital transformasjon, som stimulerer og driver virksomhetsvekst og utnytter digitale teknologier for å forbedre drift, kundeservice og inntektsgenerering.
«Å bli digital» øker effektiviteten, produktiviteten og fortjenesten, samtidig som rekkevidden utvides til nye kunder og markeder.
Fordeler med digitale arbeidsflyter
En global undersøkelse fra Harvard Business Review Analytic Services i juni 2023 fant at 94 % av respondentene fremhevet betydningen av digital automatisering av arbeidsflyter for organisasjonen sin. En digital arbeidsflyt automatiserer selskapets interne drift og forretningsprosesser som er avgjørende for virksomheten.
Her er fordelene med digital automatisering av arbeidsflyter:
- Økt produktivitet blant ansatte: Digitale arbeidsflyter øker produktiviteten ved å effektivisere arbeidsflyter, eliminere tidkrevende papirarbeid og muliggjøre fjernarbeid, noe som til syvende og sist sparer tid og ressurser.
- Reduserte faste kostnader: Digitale arbeidsflyter reduserer faste kostnader betydelig og legger til rette for fjernarbeid, noe som gir konkrete økonomiske fordeler. Ingen fysiske kontorer eller materialkostnader = kostnadsbesparelser.
- Bedre datasikkerhet: Digitale arbeidsflyter tilbyr robust, innebygd beskyttelse, sørger for sikre data og gjør det enklere å oppdage mistenkelig aktivitet, noe som øker informasjonssikkerheten.
- Bedre kundeopplevelse: Digitale arbeidsflyter effektiviserer prosesser og minimerer feil, noe som forbedrer kundeopplevelsen.
- Bedre datasynlighet: Digitale arbeidsflyter forbedrer datasynligheten ved å automatisere rapporteringsprosesser, noe som reduserer feil og sparer tid. Mange plattformer for digitale arbeidsflyter tilbyr også tilpassbare dashbord som gjør det mulig for interessenter å vurdere nøkkeltall og identifisere trender raskt. Integrasjon med verktøy for dataanalyse gjør det mulig for brukere å hente ut meningsfulle innsikter, noe som legger til rette for informerte beslutninger.
Slik oppretter du en løsning for digital arbeidsflyt
1. Gjennomfør en arbeidsflytanalyse
Det første trinnet i enhver digital transformasjon i organisasjonen din er å evaluere de eksisterende manuelle systemene og finne måter å forbedre dem på. Denne evalueringen, som ofte kalles en arbeidsflytrevisjon, er selve kjernen i digital transformasjon.
Begynn med å stille målrettede spørsmål for å identifisere arbeidsflytsystemene og forretningsprosessene som skal automatiseres:
- Hva er de kritiske oppgavene i arbeidsflytprosessen, og hvilke er støttefunksjoner?
- Hvor mye tid trengs vanligvis for å fullføre hver oppgave, og håndterer teamene deres dem effektivt?
- Er arbeidsflytprosessen tilbakevendende, slik at det er nødvendig med konsistens på tvers av ulike team og avdelinger?
- Forekommer det hyppige flaskehalser i prosjektet eller menneskelige feil i prosessen som medfører ekstraarbeid?
- Trenger prosesseiere og testere bedre åpenhet og innsikt i hverandres arbeid for å effektivisere samarbeidet?
Her er noen eksempler på arbeidsflyter for prosjektstyring som kan dra nytte av digital arbeidsflytautomatisering:
- Godkjenning av dokumenter
- Introduksjon av nye ansatte
- Introduksjon av kunder
- Produkt- og prosjektlivssykluser
- Forespørsler om ferie
- Økonomisk oppfølging og rapportering (salg, inntekter, fortjeneste)
- Markedsføringskampanjer
- Innhold i sosiale medier
2. Kartlegg nåværende arbeidsflyter
Etter min erfaring er det å kartlegge en virksomhets arbeidsflyter et avgjørende trinn i digital transformasjon. Det bidrar til å identifisere mangler og områder med manuelle arbeidsflyter.
Samarbeid tett med den ansatte eller kunden som bruker forretningsprosessen eller arbeidsflyten oftest. De kan gi verdifull innsikt i trinnene som inngår, og identifisere problemområdene som skyldes manuelle arbeidsflyter eller komponenter som ikke er samordnet.
Dette vil hjelpe deg med å få støtte, fordi digital transformasjon vil kreve endringer i kulturen, og de involverte interessentene må drive dette gjennom hele virksomheten.
3. Prioriter endringer i arbeidsflytene
Min prioriteringsregel er at en endring i arbeidsflyten bør gjennomføres hvis arbeidsflyten påvirker virksomheten, de ansatte eller kundene negativt, eller forårsaker betydelige problemer eller ineffektivitet.
Slik prioriterer du:
- Tilpass til strategiske mål: Prioriter endringer i arbeidsflyter som samsvarer med organisasjonens strategiske mål og langsiktige visjon.
- Ta hensyn til hvor mye det haster: Identifiser endringer som krever umiddelbar oppmerksomhet for å forhindre ytterligere negative konsekvenser.
- Involver interessentene: Deres innspill er verdifulle og avgjørende for at prosessen skal lykkes. Be om deres synspunkter og behov for å sikre samsvar og fremme en følelse av eierskap i den digitale transformasjonen.
- Gå gjennom regelmessig: Prioriteringsprosessen er ikke fastlåst. Den er utformet for å være fleksibel, slik at du kontinuerlig kan revurdere og justere den basert på skiftende forretningsbehov og tilbakemeldinger fra interessentene.
4. Fastsett tydelige KPI-er og måltall
Fastsett sentrale resultatmålinger eller KPI-er for å vurdere effektiviteten til den digitale arbeidsflytløsningen. Disse kan omfatte fullføringstid, feilfrekvens, kostnadsbesparelser og produktivitetsnivåer.
5. Velg et digitalt arbeidsflytverktøy
Det kan være krevende å navigere i utvelgelsesprosessen, siden det finnes mange tilgjengelige programvareløsninger for automatisering. Noen populære digitale verktøy for arbeidsflytautomatisering er Miro, MS Visio og Decisions.
La oss se nærmere på hvordan du velger den best egnede programvaren for prosjektarbeidsflyt for å legge til rette for oppretting av digitale arbeidsflyter tilpasset organisasjonens behov.
- Tilpass til virksomhetens behov og mål:
- Identifiser organisasjonens spesifikke krav og mål for arbeidsflyten.
- Fastslå hvilke funksjoner og egenskaper som er avgjørende for å nå målene.
- Ta hensyn til de unike aspektene ved arbeidsflytene, for eksempel godkjenningsprosesser, dokumenthåndtering og behov for samarbeid.
- Sørg for skalerbarhet:
- Vurder programvarens skalerbarhet for å imøtekomme organisasjonens vekst og skiftende behov. Skalering bør ikke gå på bekostning av ytelsen eller kreve betydelige endringer i systemet.
- Ta hensyn til faktorer som antall brukere, transaksjonsvolum og kompleksiteten i arbeidsflyten.
- Vurder graden av tilpasning og fleksibilitet:
- Fastslå i hvilken grad programvaren for prosessautomatisering (for eksempel Camunda eller et av alternativene) tilbyr tilpasning og fleksibilitet for å samsvare med organisasjonens unike behov for digital prosessautomatisering av arbeidsflyten.
- Se etter maler som kan tilpasses, alternativer for automatisering av arbeidsflyter, AI-arbeidsflyter og integrasjonsmuligheter med andre systemer.
- Vurder sikkerhet, pålitelighet og leverandørstøtte:
- Prioriter programvareløsninger som tilbyr funksjoner som kryptering, tillatelseskontroller og samsvarssertifiseringer.
- Vurder programvarens pålitelighet ved å undersøke oppetid, ytelseshistorikk og brukeranmeldelser.
- Ta hensyn til nivået på leverandørstøtten som er tilgjengelig, inkludert teknisk bistand, opplæringsressurser samt løpende oppdateringer og vedlikehold. Hvis opplæringsarbeidet overlates til eller deles med leverandøren, blir belastningen på de interne medarbeiderne mindre.
- Utfør en kostnads-nytteanalyse:
- Ta med de innledende implementeringskostnadene, abonnementsavgiftene og andre utgifter, for eksempel tilpasning og opplæring.
- Presenter ROI-analysen for interessentene for å begrunne budsjettildelingen til den valgte programvareløsningen.
6. Kartlegg den oppdaterte arbeidsflyten
Du har utarbeidet de nåværende arbeidsflytdiagrammene, identifisert forbedringsområder, beregnet den potensielle ROI-en og valgt en app for arbeidsflyter for å opprette og oppdatere arbeidsflyter. Hva nå?
Begynn å legge til trinnene i den digitale arbeidsflyten. Sørg for at du inkluderer følgende i utformingen av arbeidsflyten:
- Prosessens trinn fra start til slutt
- Inndata og utdata
- Beslutningspunkter
- Verktøy, ressurser og leverandører som er involvert i eller ansvarlige for hvert trinn.
7. Oppdater automatiseringsregler eller integrasjoner
Du trenger bare å legge til dette trinnet hvis du implementerer nye integrasjons- eller automatiseringsverktøy for å gå fra manuell til digital arbeidsflyt.
- Integrer nye verktøy i eksisterende verktøy.
- Opprett automatiseringsregler for å fjerne manuelt arbeid
- Oppdater og utarbeid opplærings-SOP-er
8. Test digitale arbeidsflyter
Gjennomfør grundig testing av den digitale arbeidsflyten i verktøyet for å sikre at den fungerer som tiltenkt og oppnår de ønskede resultatene.
- Test programvareverktøyene og systemene dine, for eksempel prosjektstyringsprogramvare og CRM-systemer, for å sikre at de støtter nye arbeidsflyter.
- Ta tiden! La folk gjennomføre arbeidsflyten, og mål den mot de opprinnelige måleverdiene for å sikre at endringene eller den nye prosessautomatiseringen har en positiv effekt.
9. Overvåk og gjenta
Kontinuerlig overvåking og gjentakelse av de nye digitale arbeidsflytene er avgjørende for å sikre effektivitet i arbeidsflyten og gode resultater.
- Vurder ytelsen basert på forhåndsdefinerte måleverdier. Evaluer om forbedringer er mulige, og følg utviklingen i kostnadsbesparelser og produktivitetsøkning.
- Undersøk dataregistreringen fra overvåking og tilbakemeldinger for å avdekke trender, mønstre og ineffektivitet i arbeidsflyten.
- Finn muligheter for optimalisering av arbeidsflyten, automatisering eller effektivisering for å forbedre effektiviteten og resultatene.
- Innfør gjentakende endringer i arbeidsflyten eller oppdateringer, og innarbeid tilbakemeldinger og innsikt fra interessenter for å skape forbedringer.
10. Dokumenter og gi opplæring
Dokumenter utformingen av den digitale arbeidsflyten, inkludert prosessdiagrammer, automatiseringsregler og retningslinjer for brukere, for fremtidig referanse og opplæring.
Feil du bør unngå når du oppretter digitale arbeidsflyter
De fleste organisasjoner holder fast ved manuelle prosesser fordi de trenger en transparent serie med trinn for digital innføring. Den viktigste feilen er å anta at digitalisering krever en fullstendig overhaling fra dag én. Her er noen feil du bør unngå under den digitale transformasjonen.
1. Å velge feil automatiseringsverktøy
Hvis du velger en plattform som mangler funksjoner for endringsledelse, kan det føre til problemer. Prosesser utvikler seg på grunn av virksomhetens natur, kundenes behov og selskapets vekst, noe som krever et verktøy som åpner for fleksibel styring.
2. Å automatisere for mye, for raskt
Det er avgjørende og styrkende å prioritere endringer i arbeidsflyten. Det gjør det mulig å unngå å spre ressursene for tynt, opprettholde fokus og unngå å overbelaste ressursene.
Forståelse og håndtering av arbeidsflytene dine kan forhindre integrasjonsutfordringer med eksisterende systemer, og gjøre den digitale arbeidsflytstyringen mer strømlinjeformet og effektiv.
3. Å ikke ta hensyn til menneskene som er involvert
Automatisering bør alltid supplere menneskelig arbeid i stedet for å erstatte det fullstendig.
Ved å anerkjenne det menneskelige aspektet i digitale arbeidsflyter forebygger du ikke bare utbrenthet og motstand blant de ansatte, men viser også at deres velvære og engasjement betyr noe.
La teammedlemmene dine vite at deres involvering i overgangsprosessen er avgjørende for å lykkes med styringen av digitale arbeidsflyter.
4. Å forsømme opplæring
Det er avgjørende å sørge for riktig opplæring av teamet ditt for å maksimere fordelene ved nye verktøy og øke bruken og entusiasmen.
Ta deg tid til å lære opp de ansatte i hvordan verktøyene brukes effektivt, og kommuniser fordelene ved dem. Vær tålmodig og støttende under læringsprosessen, ettersom det vanligvis tar tid å lære.
Tiden er inne!
For selskaper som «sitter fast i gamle vaner», kan det virke skremmende å starte et omfattende digitaliseringsprosjekt. Med en effektiv digitaliseringsstrategi kan imidlertid automatisering av digitale arbeidsflyter håndteres med lavere kostnader enn forventet.
Investering i digitalisering og automatisering av arbeidsflyter sparer penger. Det styrker smidigheten og beredskapen til å håndtere skiftende markedsforhold og andre utfordringer. Kort sagt oppveier fordelene ved denne investeringen langt den innledende innsatsen.
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt, få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
