Automatisering av arbeidsflyt i virksomheter: Hva det er og de beste verktøyene

Hvorfor er automatisering av arbeidsflyter i virksomheten viktig?

Automatisering av arbeidsflyter i virksomheten er viktig fordi det hjelper virksomheter med å håndtere blant annet arbeidskraftkostnader, godkjenninger og hvordan teammedlemmene bruker tiden sin.

Ved hjelp av automatisering kan én person kanskje håndtere arbeidet som tidligere ble utført av to eller tre personer. Det kan også bidra til å redusere feilmarginen ved manuelle oppgaver, gjøre repetitive oppgaver mindre kjedelige og hjelpe organisasjoner med å skalere og administrere arbeidsflytene sine ved å øke effekten et lite team kan ha.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Eksempler på automatisering av arbeidsflyter i virksomheten

Her er noen eksempler på automatisering av arbeidsflyter i praksis.

Opprette arbeidsplaner for ansatte

Stedsansvarlige brukte tidligere timevis på å sette sammen arbeidsplaner og bemanningsplaner for stedene sine. Det å utarbeide en arbeidsplan kunne kreve avanserte beslutningsferdigheter og kompleks logikk som tok hensyn til virksomhetens behov, de ansattes tilgjengelighet og arbeidskraftsbudsjetter. 

Nå kan organisasjoner legge disse opplysningene inn i et automatiseringsverktøy og la programvare for AI-basert automatisering av arbeidsflyter eller en planleggingsapp utføre det manuelle arbeidet. Dette frigjør tid slik at du kan fokusere mer på å lede stedet og veilede teamet. Du må fortsatt gjennomgå resultatet og gjøre justeringer, men det vil ta betydelig mindre tid enn å bygge det fra grunnen av.

Innfasing av nye kunder

Når det gjelder å ta imot nye kunder, er prosessen vanligvis den samme hver gang:

• Kunden signerer en kontrakt
• Kontoteamet blir varslet
• Den ansvarlige for innfasingen skriver en velkomst-e-post og planlegger et oppstartsmøte
• Den ansvarlige for innfasingen oppretter og deler arbeidsplanen
• Teamet som leverer tjenesten, og kunden, arbeider med oppgavene knyttet til innfasingen
• Teamet samordner seg med jevne mellomrom for å følge opp
• Innfasingen fullføres, og kunden overføres til en kundeansvarlig

Det finnes mange steder i prosessen der flaskehalser og ineffektivitet kan stanse fremdriften. Planlegging av et oppstartsmøte kan for eksempel kreve 3–4 e-poster frem og tilbake, og det kan ta én eller to timer å sette opp en ny arbeidsplan i plattformen for prosjektstyring.

Med automatisering kan hele prosessen gå av seg selv. Programvaren for kontraktsadministrasjon kan automatisk sende en velkomst-e-post når kontrakten er signert. Planleggingsprogramvare kan bidra til å koordinere tidspunktene for oppstartssamtalen. Arbeidsplanen kan opprettes fra en mal for å redusere risikoen for manglende trinn og andre problemer som skyldes menneskelige feil.

Håndtere prosjektarbeid og repetitive oppgaver

For team som arbeider med standardiserte prosjekter eller repetitive oppgaver, kan automatisering av arbeidsflyter hjelpe deg med å få mer gjort, raskere.

Noen eksempler på bruksområder for dette er:

1. Konfigurere programvare for nye brukere der arbeidsflyten og trinnene er de samme hver gang
2. Finansavdelinger som utarbeider daglige, ukentlige eller månedlige rapporter
3. Salesforce-administratorer som konfigurerer CRM-et til å sende passende oppfølgingsoppgaver
4. Kundebehandlingsteam som sender oppfølgings-e-poster til brukere med bestemte intervaller, for eksempel ved milepæler på 30, 60 og 90 dager, ved publisering av versjonsmerknader og ved kontraktsfornyelser
5. Bilverkstedteam som må gjennomføre den samme serien med trinn etter at en jobb er fullført, for eksempel å varsle kunden om at bilen er klar eller sende en faktura (programvare for prosjektstyring i bilbransjen kan også hjelpe med dette)

Automatisering av arbeidsflyter i virksomheter kan gjøre oppsettet og implementeringen av disse komplekse prosjektarbeidsflytene sømløs og automatisk, slik at teammedlemmene sparer tid og manuelt arbeid. Det kan kreve en målrettet innsats og en digital transformasjon å komme dit, men det er vel verdt innsatsen å automatisere arbeidsflytene for å spare verdifull tid og budsjett, samt hindre at ansatte bruker timevis på repeterende dataregistrering.

Fordeler med automatisering av arbeidsflyter i virksomheter

De viktigste fordelene med automatisering av arbeidsflyter omfatter:

• Mer tid til annet kvalifisert arbeid: Prosjektledere kan bruke de 6 timene i uken de ikke lenger bruker på manuelle oppgaver, som å oppdatere prosjektstyringsverktøy eller statusark, på å veilede teamet og håndtere kvalitet og risiko.
• Redusert risiko for feil: Skrivefeil i markedsførings-e-poster kan bli en saga blott – korrekturles én gang og la automatiseringen gjøre jobben for deg. Du kan redusere risikoen for å sende én e-post til 10 000 personer når den ikke må skrives inn og tilpasses på nytt hver gang den sendes ut. (Når det er sagt, vil en skrivefeil også bli skalert, men når innholdet først er fastsatt, reduseres risikoen).
• Økt skalerbarhet: Ved å bruke automatisering i driften kan virksomhetene nå et bredere publikum enn det som er mulig med manuelle prosesser. Skal du kunngjøre nye initiativer for 105 000 ansatte eller 1.2M kunder? Det kan du gjøre med et knappetrykk.
• Reduserte kostnader: Hvis timeprisen for prosjektlederne dine er $35 per time, og hver prosjektleder sparer 6 timer i uken ved å bruke automatisering, sparer dette virksomheten din $210 i uken eller omtrent $10,500 per år per prosjektleder i arbeidskostnader! Skaler dette på tvers av hele virksomheten, og kostnadsbesparelsene blir mange ganger større enn det du investerte i verktøy for automatisering av programvare. 

Utfordringer med automatisering av arbeidsflyter i virksomheter

Selv om automatisering av arbeidsflyter i virksomheter har noen tydelige fordeler, finnes det også enkelte utfordringer. Disse kan omfatte:

• Budsjettbegrensninger: Investering i automatiseringsverktøy kan være kostbart. Selv med bare $10 per lisens kan kostnadene raskt bli høye hvis du trenger tusenvis eller hundretusenvis av lisenser. Skaler dette på tvers av flere verktøy, og du står overfor ganske store utgifter. Det er også en utfordring å sørge for at maskinvaren til hver ansatt er kompatibel med automatiseringsverktøyene. Det kan innebære å oppgradere bærbare datamaskiner, nettbrett, mobiltelefoner eller annet utstyr slik at automatiseringene fungerer i hele virksomheten.
• Opplæring og endringsledelse: Når lisensene er på plass og arbeidsflytene er bygget (inkludert eventuelle tilpassede arbeidsflyter), må du lære opp teamet i hvordan de skal bruke dem. Dette blir særlig utfordrende hvis du har tusenvis eller hundretusenvis av personer på ulike steder, spesielt hvis du har internasjonale team som arbeider på andre språk.
• Ibruksetting og tilbakemeldingssløyfer: Sørg for at automatiseringene tas i bruk, og opprett tilbakemeldingssløyfer. Hva skjer hvis automatiseringen slutter å fungere? Hva skjer hvis den må justeres? Hva om de ansatte har ideer til forbedringer eller nye automatiseringer? Opprett en styringsstruktur – hvis de ansatte får lov til å slutte å bruke verktøyet eller gå sine egne veier, mister du fordelene med automatisering av arbeidsflyter i virksomheten.

Verktøy for automatisering av arbeidsflyter i virksomheter

Fra markedsføringsautomatisering til prosjektstyring og til og med regnskap finnes det mange verktøy for arbeidsflytstyring og programvare for automatisering av arbeidsflyter i virksomheter på markedet som kan hjelpe virksomheten din med å automatisere arbeidsflytene og spare tid og penger. Her er de beste alternativene som er tilgjengelige nå:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Best for AI-driven project planning
2. 2. Moxo — Best for secure client collaboration
3. 3. Screendragon — Best for no-code AI-powered workflow automation
4. 4. Creatio AI Studio — Best for enterprise workflow customization
5. 5. Celigo — Best for robust API management capabilities
6. 6. altaFlow — Best with Salesforce document automation
7. 7. Productive — Best for agency-focused operational insights
8. 8. Wrike — Best for scaling organizations
9. 9. Qntrl — Best for cross-functional processes
10. 10. TrailHQ — Best for custom LLMs

Slik velger du programvare for automatisering av arbeidsflyt i virksomheten

Her er fem enkle trinn du kan følge for å komme i gang med å velge riktig verktøy for automatisering av arbeidsflyt i virksomheten:

1. Identifiser behovene dine: Tenk gjennom hvilke krav du har til et programvareverktøy. Snakk med så mange interessentgrupper som mulig for å sikre at løsningen du til slutt velger, dekker så mange behov som mulig. Selv om en løsning kanskje ikke er 100 % perfekt, vil du ikke ende opp med å få problemer fordi du glemte å ta hensyn til behovene til en viktig brukergruppe.
2. Finn ut hvilke funksjoner du trenger: Når du har oversikt over behovene dine, kobler du disse behovene til programvarefunksjoner. Du bør tilpasse listen slik at du ikke betaler for funksjoner du ikke kan eller kommer til å bruke, samtidig som du ikke mangler kritiske funksjoner for at verktøyet skal dekke behovene dine.
3. Lag en kortliste over verktøy: Bruk listen over nødvendige funksjoner til å lage en kort liste over verktøy som dekker behovene. Når du har en liste, bør du undersøke hvert av verktøyene grundigere og sammenligne dem basert på funksjonalitet, brukervennlighet og innføring, pris, kontraktslengde og andre faktorer som kan hjelpe deg med å finne den beste kandidaten.
4. Vurder sikkerhet, kompatibilitet og skalerbarhet: Siden du ser etter en løsning for virksomheten, er sikkerhet, kompatibilitet og skalerbarhet betydelig viktigere enn de ville vært for en mindre organisasjon. Sørg for at verktøyet du velger, er sikkert, kompatibelt og kan skaleres i takt med behovene dine etter hvert som de utvikler seg. Verktøyet vil sannsynligvis bli brukt av mange ulike brukere på forskjellige systemer og i forskjellige land, noe som innebærer ytterligere tekniske og juridiske hensyn for å sikre at verktøyet er i samsvar med regelverket.
5. Planlegg implementeringen: Du kan ikke bare informere alle i virksomheten om den nye arbeidsflyten og forvente at de følger den konsekvent. Du trenger en god implementeringsplan for å effektivisere prosessen med å få alle i gang med minimale forstyrrelser for virksomheten. Dette kan innebære en introduksjonsdemonstrasjon, praktisk opplæring og støtte for å fremme bruken. Følg med på hvor ofte automatiseringen brukes, feilsøk problemer og oppmuntre teamet mens de tilpasser seg prosessautomatiseringen.

Beste praksis for implementering av automatisering av arbeidsflyt i virksomheten

Her er noen anbefalte fremgangsmåter for implementering av automatisering av arbeidsflyt i virksomheten.

• Gjennomfør en pilot før du skalerer: Som nevnt kan automatisering av arbeidsflyt i virksomheten medføre betydelige kostnader. Før du investerer i stor skala, bør du starte med en pilot. Enten du lar ett team teste løsningen eller noen få team på tvers av organisasjonen, vil du vite om automatiseringen fungerer før du investerer. Selv om dette ikke er noen garanti, gir det deg verdifulle data før du investerer for mye tid eller arbeid i automatiseringen.
• Ta hensyn til planen for endringsledelse: Du vet allerede at det å gi brukerne ny programvare og nye arbeidsflyter uten opplæring eller endringsledelse er en oppskrift på fiasko (ja, selv om verktøyet har dra-og-slipp-funksjonalitet eller et brukervennlig grensesnitt). God endringsledelse innebærer å skape bevissthet. Gi informasjon om hva som endres og hvordan, samt ytterligere støtte underveis. Sett opp noen måleparametere du kan følge med på, for eksempel daglige pålogginger eller antallet fullførte arbeidsflyter.
• Vær proaktiv når det gjelder risikostyring: Hver gang du tar i bruk dyr, ny teknologi, vil det innebære en risiko. Når du implementerer nye arbeidsflyter, bør du være spesielt proaktiv når det gjelder risikostyring. Dette kan innebære å styrke IT-serviceteamet, sørge for at det finnes revisjonsspor, sette opp flere varsler for å sikre at verktøyet for automatisering av arbeidsflyt ikke slutter å fungere, eller gjennomføre ytterligere validering av forretningsregler. Jo bedre du ligger i forkant av potensielle problemer, desto større er sannsynligheten for at du lykkes.

Hva skjer videre?

Hvis prosessledelse og automatisering av arbeidsflyt er noe for deg, kan det aktive fellesskapet til The Digital Project Manager av erfarne prosjektledere være det rette stedet for deg. Fordyp deg i automatisering av prosesser, arbeidsflytstyring og relaterte emner sammen med oss!