5 måter å forbedre prosessen for digital prosjektstyring på
«Prosess for digital prosjektstyring» kan referere til mange ting:
- prosessen for en bestemt type digitalt prosjekt, for eksempel et nettsted eller en app
- fasene i prosjektstyringens livssyklus, eller
- spesifikke prosjektstyringsprosesser, for eksempel risikostyring eller endringsstyring
Du finner veiledninger om livssyklusen for digitale prosjekter, metodikker og ulike veiledninger om hvordan du utfører spesifikke prosesser.
I dag skal jeg snakke om prosessene som prosjektledere gjennomfører daglig, ukentlig og månedlig, og hvordan disse prosessene kan forbedres for å levere mer vellykkede prosjekter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor?
Fordi 58 % av selskapene oppgir, ifølge forskning fra PMI, at det er avgjørende for prosjektets suksess å ha mer etablerte praksiser og prosesser. Det betyr at det er kritisk å definere organisasjonens prosesser for digital prosjektstyring tidlig og på en god måte. Denne artikkelen vil hjelpe deg.
En kort introduksjon til digital prosjektstyring
Selv om digital prosjektstyring er nært knyttet til prosjektstyring generelt, er det noen viktige forskjeller å merke seg.
Digital prosjektstyring handler om å styre prosjekter som omfatter digitale elementer. Den følger den vanlige livssyklusen for prosjektstyring.
Hovedfasene i denne livssyklusen er prosjektinitiering, prosjektplanlegging, prosjektgjennomføring, overvåking og kontroll og prosjektavslutning. Dette er den grunnleggende gangen i prosessen for digital prosjektstyring.
I digitale prosjekter krever rollen som digital prosjektleder at man kan litt om alt som gjelder prosjektene man arbeider med. Dette kan omfatte kvalitetssikring, UI/UX, grafisk design, programmering, webhotell, SEO og analyse, i tillegg til det vanlige ansvaret for prosjektstyring.
5 måter å forbedre prosessene for digital prosjektstyring på
Det finnes tre grunnleggende nivåer organisasjonen din kan befinne seg på:
- Dere kan ha fullstendig etablerte prosesser som fungerer godt og gir rom for tilpasning.
- Dere kan ha enkelte prosesser på plass som trenger finjustering eller utvidelse.
- Dere har kanskje ingen prosesser på plass.
Hvis dere er nummer 2 eller 3 på listen, finnes det noen måter dere kan gå frem på for å forbedre eller opprette prosessen for digital prosjektstyring. Her er noen forslag:
1. Bruk verktøy
Det finnes mange verktøy som er utviklet for å gjøre det enklere å opprette og forbedre prosesser. Noen av de vanligste er:
- Programvare for arbeidsflytstyring til å utforme og automatisere arbeidsflyter for prosjektstyring
- Verktøy for endringsstyring til å gjennomføre endringer i prosessen på en systematisk måte
- Systemer for styring av forretningsprosesser (BPMS) til å visualisere, automatisere, justere og standardisere prosesser
Disse verktøyene kommer ofte også med et vell av kunnskap eller et fellesskap av kolleger (i form av et forum eller en diskusjonstavle) som du kan dra nytte av hvis prosessene dine stopper opp.
2. Utnevn en prosesseier
Et annet tips for å forbedre prosessene dine er å utnevne en prosesseier – en person eller gruppe som har ansvar for å føre tilsyn med prosessforbedringer og opprettelse av prosesser. I de fleste organisasjoner er dette ofte prosjektstyringskontoret (PMO), siden det kan fungere som et sentralt knutepunkt for prosesser og ha den endelige godkjenningen av prosesser (dette er også noe AI i prosjektstyringskontorer kan bidra til), slik at alle prosjektledere er samkjørte.
Hvis organisasjonen din ikke har et PMO, kan du utpeke én eller noen få personer som prosesseiere. Ved å ha én person eller en komité å henvende seg til når det gjelder endringer i prosesser, nye prosesser og endelig godkjenning av prosesser, har man én felles kilde til sannhet som sikrer samsvar i hele organisasjonen med hensyn til hvordan prosessene gjennomføres, samt samsvar mellom prosessene. Denne prosesseieren kan være noen innen kvalitetssikring, drift eller forretningsanalyse.
3. Få ledelsen med på laget
Det kan møtes med motstand å begrunne opprettelsen av eller endringer i prosesser overfor ledelsen.
Prøv å finne ut hva som ligger bak motstanden, og forstå ledelsens synspunkt. Deretter kan du finne måter å inngå kompromisser på eller presentere hvorfor prosessforbedringer faktisk vil være fordelaktige. Ledelsens perspektiv kan til og med føre til at du bestemmer deg for å legge prosessforbedringene på is eller forkaste dem.
4. Finn hull i prosessene
Hvor finnes hullene i de eksisterende prosessene, og hvordan kan du fylle dem?
Se etter to typer manglende prosesser:
- Se etter hull mellom prosessene. Du kan for eksempel ha en risikostyringsprosess, men kanskje ikke ha noen retningslinjer for kvalitetsstyring.
- Se etter hull i prosessene. Du kan ha en prosess for prosjektavslutning som mangler et trinn for å gå gjennom lærdommene med teamet.
Nedenfor finner du noen daglige prosjektstyringsprosesser som du kanskje mangler. Ta deg tid til å vurdere disse grundig. Hvordan kan du gjøre hver av dem bedre? Hvordan kan du implementere en prosess for hver av dem?
Risikostyring
Risikostyring omfatter prosesser knyttet til å forutse, planlegge for, redusere og unngå risikoer. I en undersøkelse fra 2018 oppga prosjektledere at de benyttet risikostyringsstrategier bare 62 % av tiden, noe som er ganske lite når man tar i betraktning hvor viktig denne digitale prosjektstyringsprosessen er.
Det finnes flere måter å forbedre risikostyringsstrategien din på.
En av de enkleste måtene er å lage dokumentmaler som prosjektlederne kan bruke, for eksempel en RAID-logg.
Det er også verdt å fastsette retningslinjer for hvordan og når risikostyring skal gjennomføres i løpet av et prosjekt. Hvis den gjennomføres på samme tidspunkt i prosjektprosessen (helst tidligere fremfor senere), vil teamet kunne arbeide mer effektivt og målrettet med å oppdage risikoer før de blir til problemer.
Nært knyttet til risikostyring er problemstyring. Problemstyring handler om problemer eller utfordringer som oppstår nå, mens risikostyring handler om potensielle risikoer som kanskje oppstår i løpet av et prosjekt, eller kanskje ikke.
Mer informasjon: Se veiledningen vår for å lage en risikostyringsplan.
Budsjettering og estimering
Budsjettering og estimering er viktige deler av ethvert prosjekt, og er ofte stadig truet på grunn av feilberegninger fra teammedlemmer, endringsforespørsler fra kunden underveis i prosjekter og det uunngåelige faktum at uforutsette problemer oppstår i løpet av prosjekter.
Selv om det er vanskelig å treffe helt riktig med et budsjett hver gang, finnes det flere strategier du kan bruke for å lage bedre estimater som du kan legge frem for kundene eller ledelsen.
Interessant nok fant Gartner at prosjekter med høyere budsjetter også hadde en høyere feilrate — prosjekter med et budsjett på over $1 million hadde en feilrate som var 50 % høyere enn prosjekter med et budsjett på under $350,000.
Dette kan skyldes de høyere forventningene som følger med et større budsjett, eller feilberegning av tid og ressurser.
Uansett hva prosjektbudsjettet ditt er, er det avgjørende å ha en prosess for å estimere og følge opp dette estimatet gjennom hele prosjektets livssyklus.
Mer informasjon: Veiledningen vår om prosjektestimering er en omfattende veiledning som beskriver en effektiv prosess. Dette er et godt sted å begynne for å forbedre din egen estimeringsprosess—selv om du kanskje har egne ideer til hvordan den kan forbedres ytterligere!
Prosjektplanlegging
Å lage en prosjektplan er en annen avgjørende prosess. Den bidrar til å utarbeide estimater, definere leveranser og prosjektomfang, følge opp avhengigheter og milepæler samt administrere ressurser.
Ved å definere en prosess for prosjektplanlegging sikrer du at du blir stadig raskere til å lage prosjektplaner, og at alle de riktige personene blir konsultert og enige om planen.
Mer informasjon: Guiden vår til å lage en prosjektplan inneholder tips for å etablere eller forbedre en prosess for prosjektplanlegging, som du kan bygge videre på for å lage en prosess som fungerer for teamet ditt.
Endringsledelse
Resultatene av prosjekter kan føre til mange endringer i en organisasjon. Eksempler på når du trenger endringsledelse omfatter endringer i organisasjonsstruktur, bemanning, opplæring, implementering av prosesser og retningslinjer og mer. Det er viktig å ha en prosess for endringsledelse for å håndtere implementeringen av disse resultatene.
Rundt 68 % av selskapene inkluderer for tiden endringsledelse i prosessen for å etablere prosjekter. Ettersom endringer kan ha stor innvirkning på prosjekter og organisasjonens samlede suksess, kan det ikke være valgfritt å ta hensyn til endringer i prosjekter og prosesser, eller noe man bare gjør av og til.
Som nevnt ovenfor bør du utnevne en prosesseier (eller flere) til å lede endringsledelsen. På denne måten begrenser du, så å si, antallet kokker på kjøkkenet, samtidig som du fortsatt får innspill fra resten av organisasjonen. Sørg for bred enighet om endringsprosessen, og bygg inn kontrollmekanismer for ytterligere endringer.
Kommunikasjonsledelse
God kommunikasjon er svært avgjørende for prosjekter. Å etablere retningslinjer og prosesser for kommunikasjon for et spesifikt prosjekt i begynnelsen av prosjektet er en beste praksis når det gjelder kommunikasjonsledelse.
Å lage en kommunikasjonsplan er én måte å etablere disse retningslinjene og prosessene på. Du vil kunne fastsette hva som skal kommuniseres til hvem og når, fra innhenting av tilbakemeldinger til deling av statusoppdateringer om omfang og budsjett og fastsettelse av møtenes hyppighet.
En standardisert prosess for kommunikasjonsledelse har fordeler utover prosjektets suksess – den bidrar også til å etablere og håndtere forventninger, administrere kunder og interessenter og planlegge prosjekter.
Kvalitetsledelse
Uten en prosess for kvalitetsledelse på plass er det umulig å sikre kvaliteten på en konsekvent og god måte fra leveranse til leveranse og fra prosjekt til prosjekt. Selv om det er viktig å definere en prosess for kvalitetsledelse for det spesifikke prosjektet ditt, er det enda bedre å definere dette på tvers av organisasjonen. Da har du allerede standarder på plass når du starter et nytt prosjekt, slik at du ikke trenger å finne opp hjulet på nytt hver gang.
Uansett må du lage en kvalitetsstyringsplan for hvert prosjekt. Dette har mange fordeler for prosjektene dine – det vil øke den samlede kvaliteten på leveransene, styrke samarbeid og tilbakemeldinger og redusere administrasjonskostnader. Ved å etablere en organisasjonsomfattende prosess for dette får hele organisasjonen, og ikke bare prosjektet ditt, glede av disse fordelene.
5. Lag dokumentmaler
En enkel måte å forbedre prosesser på er å lage standardiserte dokumentmaler for de vanligste oppgavene innen prosjektledelse. Hvis alle prosjektledere starter med det samme dokumentet, blir standardiseringen enklere og mer konsekvent.
Det finnes over 90 ferdige prosjektledelsesmaler i vårt DPM-medlemskap, i tillegg til et fellesskap av andre prosjektledere du kan diskutere prosessledelse med.
Å lage en prosess som fungerer, er et kontinuerlig arbeid
Når du har fått på plass prosessen for digital prosjektledelse, er det uunngåelig at den vil endres og tilpasses over tid. Du vil finne nye måter å gjøre ting på, oppdage mer effektive arbeidsmetoder eller ta i bruk nye verktøy eller ny programvare som vil gjøre arbeidsflytene dine raskere.
For å holde oversikt over hvordan prosessene dine endres over tid, og for å optimalisere arbeidsflytene dine, er det lurt å lage en håndbok. Prosjektlandskapet er i stadig endring, så det bør prosessene dine også være.
Hele filosofien bak vårt fellesskap med over 700 medlemmer er faktisk basert på den digitale prosjektverdenens utvikling. Som prosjektledere er vi de som har ansvaret for å skrive håndboken for hvordan digitale prosjekter gjennomføres. Dette er ganske spennende, så sørg for å ta en titt!
