3 eksperttips for å sikre prosjektstyringsprogramvaren din i 2026
Med så mange overskrifter og historier om datainnbrudd og hacking er det naturlig at prosjektledere bekymrer seg for sikkerheten til prosjektstyringsprogramvaren sin. Du lurer kanskje på om dataene dine er sårbare, og om det er nok å stole utelukkende på IT-avdelingen i selskapet eller byrået ditt for å beskytte dem.
For å gi deg selv (kundene og teamene dine) ro i sjelen har jeg satt sammen denne veiledningen for å øke sikkerheten i prosjektstyringsprogramvaren din. Les videre, så kan du slappe av i visshet om at dataene dine er godt beskyttet.
Hvor sikker er prosjektstyringsprogramvare?
Svaret på dette spørsmålet varierer fra verktøy til verktøy, men generelt tilbyr alle prosjektstyringsverktøy en viss grad av cybersikkerhet eller, mer spesifikt, datasikkerhet, og har funksjoner som reduserer sårbarheter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Her er noen eksempler:
- Wrike har et detaljert sikkerhetsdokument som beskriver deres omfattende tilnærming til sikkerhet, fra serversikkerhet til hvordan ansatte håndterer sikre data.
- Asana skryter av at over 100 000 av verdens mest innovative selskaper stoler på dem for å holde dataene sine trygge. Tillitssiden deres beskriver i detalj hvordan ting som personvernkontroll og datastyring fungerer, og gir en grundig oversikt over sikkerhetspraksiser og -funksjoner.
- ClickUp, som har blitt mer populært de siste årene, har også en hel side som beskriver sikkerhetspolicyene sine i detalj. Hvis du bruker et annet prosjektstyringsverktøy, er det lurt å sjekke at de har en oppdatert sikkerhetsside, slik at du kan forstå hvor sikre dataene dine er og sørge for at du overholder eventuelle personvernlover.
Et annet viktig punkt å vurdere er sikkerheten i ditt eget nettverk. Denne vil også avgjøre hvor sikker programvaren faktisk er, i tillegg til sikkerhetsfunksjonene i programvaren du har valgt.
-
Smartsheet
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.5 -
Celoxis
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.5 -
Accelo
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4
Hvilke sikkerhetsfunksjoner tilbyr prosjektstyringsprogramvare?
Når du vurderer prosjektstyringsprogramvare, bør du undersøke selskapets sikkerhetsstandarder, hvilke sikkerhetsfunksjoner som er tilgjengelige for deg, og om verktøyets funksjoner og praksiser dekker behovene dine.
Her er noen sikkerhetsfunksjoner du vanligvis finner i prosjektstyringsprogramvare:
- Tofaktorautentisering: Dette sikkerhetsverktøyet krever at brukerne logger inn med passordet sitt og en sekundær autentiseringsmetode, for eksempel en kode som sendes til en oppgitt e-postadresse eller et telefonnummer, eller via en autentiseringsapp. Du kan også finne programvare med alternativer for flerfaktorautentisering.
- Enkel pålogging (SSO): Større selskaper eller virksomheter kan være på utkikk etter prosjektstyringsprogramvare med funksjonalitet for enkel pålogging. Det betyr at brukerne logger inn med samme brukernavn og passord som de bruker til selskapets e-post eller andre applikasjoner.
- Rollebaserte tillatelser: Dette gir tilgangskontroll basert på brukerens rolle i systemet. Det betyr at tilgangen til prosjektplaner og data begrenses til det brukeren har tillatelse til. Hvis en bruker prøver å få tilgang til et prosjekt de ikke har tillatelse til å se, vil de få se et varsel om uautorisert tilgang. Det kan ta litt tid og kreve oppfølging å sette opp dette nivået av rollebasert tilgangskontroll, men det er verdt det for å få ro i sjelen.
- Personvernpolicy: Det er alltid lurt å ha en solid personvernpolicy som oppdateres jevnlig etter hvert som beste praksis og lover utvikler seg. Fra GDPR i Europa til stadig nye delstatslover bør du sørge for at prosjektstyringsprogramvaren holder tritt med endringene og fortsatt overholder regelverket.
Selv om det er viktig å holde sensitive data (og alle kundedata) sikre og konfidensielle i alle bransjer, er det enda viktigere å prioritere dette i regulerte sektorer som helsevesen, legemiddelindustri, finans og forsikring.
3 eksperttips for å holde dataene trygge i prosjektstyringsprogramvare
Å forstå typene prosjektstyringsløsninger som er tilgjengelige, kan hjelpe deg med å velge den som samsvarer med sikkerhetskravene dine.
I tillegg til å utnytte sikkerhetsfunksjonene som tilbys av prosjektstyringsprogramvare, finner du her noen sikkerhetstiltak du kan legge til i den overordnede prosessen eller driften din for å sørge for at prosjektdataene dine holdes trygge og sikre, og for å unngå å utsette deg selv for ytterligere sårbarheter.
1. Fjern medarbeidere når de forlater organisasjonen
Dette tipset virker ganske opplagt, men jeg kan ikke begynne å fortelle deg hvor mange ganger dette trinnet hoppes over. De eneste som bør ha tilgang til prosjektstyringsverktøyet, er nåværende medlemmer av prosjektteamet.
Det er ikke sikkert det er nok å tilbakekalle e-posttilgangen til noen når de forlater organisasjonen. Hvis din tidligere medarbeider eller innleide kjenner passordet sitt og har tilgang til telefonnummeret eller e-postadressen de brukte til tofaktorautentisering, er det fortsatt mulig for dem å få tilgang til prosjektstyringsverktøyet og dataene som finnes der.
Som innleid gjennomgår jeg jevnlig tilgangen min til kundenes arbeidsområder, og kan bekrefte at noen av kundene mine ikke tilbakekaller tilgangen min når prosjektet er ferdig. Når det er hensiktsmessig, ber jeg om at tilgangen min tilbakekalles.
2. Unngå å gi kunder direkte tilgang
Jo færre personer som har tilgang til programvaren din, desto sikrere vil den være. Vurder å bruke prosjektstyringsprogramvare som har en skrivebeskyttet visning eller en annen type rollebasert tilgangskontroll for kunder eller eksterne interessenter, slik at de ikke trenger egen innlogging, eller slik at de, hvis de trenger det, bare kan se prosjektplanene og informasjonen som er relevant for rollene deres.
Dette gjør at teamet kan arbeide mer effektivt uten at kundene roter rundt i prosjektplanen, samtidig som kundene fortsatt kan se hvordan prosjektet utvikler seg og hva som står for tur i tidslinjen.
3. Vurder passordbeskyttelse for data eller leveranser
I løpet av et prosjekt kan du og teamet ditt få tilgang til konfidensiell informasjon som må holdes tett beskyttet.
For å dele denne informasjonen effektivt og trygt med hele prosjektteamet kan du legge den ved en oppgave i prosjektstyringssystemet i stedet for å dele den via e-post. For å beskytte disse kundedataene eller de egenutviklede leveransene dine bør du vurdere å bruke et verktøy med funksjonalitet for passordbeskyttelse.
Dette hjelper deg med å begrense tilgangen til bare de tiltenkte mottakerne.
Profftips: Oppgrader verktøyene dine! Prosjektstyringssystemer for virksomheter tilbyr forbedrede sikkerhetsfunksjoner som sørger for at sensitive prosjektdata beskyttes mot uautorisert tilgang og potensielle datainnbrudd.
Bli med for mer innsikt i prosjektstyringsprogramvare
Den globale markedsstørrelsen for prosjektstyringsverktøy drives av en økende etterspørsel etter effektive og sikre verktøy for prosjektstyring.
Fra datasikkerhet til bedre prosjektplanlegging og -styring er The Digital Project Manager-fellesskapet her som en ressurs for deg. Uansett hvilke spørsmål du har, eller hvilken retning du ønsker å utvikle karrieren din i, vil et medlemskap i DPM hjelpe deg med å komme dit du ønsker.
