22 statistikker om tidsstyring som kan gjøre arbeidsbelastningen lettere
For mange møter: To tredjedeler av møtene er unødvendige og tar tid som teammedlemmene kunne brukt på prosjektarbeid.
Belastningen fra manuelle oppgaver: 62 % av arbeidsdagene går med til manuelle oppgaver, men du kan ta i bruk automatiseringsverktøy for å effektivisere disse prosessene.
Kommunikasjonsoverbelastning: 88 % av en vanlig arbeidsuke brukes på kommunikasjon, noe som reduserer tiden til de faktiske arbeidsoppgavene.
Statistikk om tidsstyring avdekker trender i hva som tar opp de ansattes tid, og hvor produktiviteten globalt sett er mangelfull. Her er en samling statistikk om tidsstyring som kan hjelpe deg med å forstå hva som skjer i ditt eget team, gjøre forbedringer som hjelper teammedlemmene med å få gjort mer i løpet av arbeidstiden de har til rådighet, og styrke ferdighetene dine innen tidsstyring.
Statistikk om tidsfordeling og arbeidsbelastning
Denne statistikken om tidsstyring dekker hvordan teammedlemmene bruker tiden sin, og om arbeidsbelastningen er balansert.
1. Teammedlemmer bruker 60 % av hver dag på koordinering
I stedet for å utføre arbeidsoppgavene sine bruker gjennomsnittspersonen mesteparten av tiden på «arbeid om arbeid» – å gi oppdateringer om prosjektstatus, lete etter informasjon om oppgaver eller håndtere endringer i prioriteringer. Ifølge en nylig rapport fra Asana tar slike aktiviteter opp 60 % av hver persons gjennomsnittlige arbeidsdag.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis teamet ditt ikke fokuserer på kjerneoppgavene sine fordi koordinering tar opp så mye tid, vil fremdriften gå saktere, og arbeidet blir ikke ferdig innen fristen. Fjern unødvendige aktiviteter fra teamets arbeidsliste og tydeliggjør prioriteringene, slik at de kan arbeide med det de ble ansatt for å gjøre.
2. Teammedlemmer bruker 27 % av tiden sin på jobben de ble ansatt for
Ifølge den samme Asana-rapporten bruker teamet ditt bare 27 % av tiden sin på oppgavene og ansvarsområdene de ble ansatt for. Dette er en viktig indikator på produktivitet. Hvis teamet ditt ikke bruker tid på den faktiske jobben sin, blir det vanskelig å få prosjekter og oppgaver ferdig i tide.
Finn ut hva teamet ditt arbeider med utover stillingsbeskrivelsen, og se om du kan fjerne disse oppgavene fra arbeidslisten deres. Prioritering er viktig – hvis de andre oppgavene er viktige, bør du sette av et bestemt tidspunkt til dem, slik at teamet vet hva de skal arbeide med først.
3. Teammedlemmer mister 62 % av dagen til manuelle, repetitive oppgaver
En annen avsløring fra Asanas rapport er at 62 % av hver arbeidsdag går tapt på grunn av manuelle og repetitive oppgaver. Dette omfatter blant annet utfylling av timelister, sending av arbeid til gjennomgang eller godkjenning og oppdatering av statusen til elementer i prosjektstyringsprogramvaren din.
Verktøy for arbeidsflytautomatisering kan utføre repetitive oppgaver for deg. La oss si at du setter opp en automatisering som utløses når et teammedlem markerer en leveranse som klar for godkjenning. Programvaren kan sende deg et e-postvarsel, varsle det neste teammedlemmet som skal arbeide med den, og oppdatere teammedlemmets timeliste basert på hvor lenge vedkommende brukte på oppgaven.
4. 88 % av en arbeidstakers vanlige arbeidsuke brukes på kommunikasjon
Gjennomsnittsmedarbeideren bruker mesteparten av tiden sin på kommunikasjon, ifølge en nylig rapport fra Grammarly. Dette omfatter tid i møter, tid brukt på å skrive og kontrollere e-poster og Slack-meldinger samt samtaler ansikt til ansikt. Fjernarbeid er delvis ansvarlig; når færre personer er på kontoret, bruker teamet mer tid i møter og på å kommunisere oppdateringer.
For å redusere tiden folk bruker på kommunikasjon (og øke tiden de bruker på de faktiske arbeidsoppgavene sine) bør du følge strenge møteagendaer, oppmuntre til bruk av KI-verktøy for utforming av kommunikasjon og hjelpe teamet med å utvikle kommunikasjonsevner.
Statistikk om avbrytelser, møter og varsler
Denne statistikken om tidsstyring dekker distraksjoner og avbrytelser som reduserer produktiviteten.
5. Teammedlemmer mener at to tredjedeler av møtene de deltar på, er unødvendige
En annen viktig konklusjon fra Asana-rapporten er at teammedlemmene opplever at de fleste møter er unødvendige. De tar verdifull tid fra prioriteringene og tapper teamet for energi og motivasjon – særlig møter som kunne ha vært en e-post.
Før du planlegger et møte, bør du vurdere om det er nødvendig. Hvis du er ute etter en statusoppdatering eller skal formidle ukomplisert informasjon, er det bedre å sende en e-post. Hvis du bestemmer deg for å holde et møte, bør du ha en tydelig agenda og holde deg til tiden du har satt av.
6. Nesten en tredjedel av de ansatte fører overtid, hovedsakelig på grunn av et høyt antall e-poster og varsler
Ifølge Asanas data fører nærmere en tredjedel av kontorarbeiderne regelmessig overtid, og hovedårsaken er en endeløs strøm av varsler, e-poster og Slack-meldinger. Varseloverbelastning er et vanlig problem, og det henger også sammen med økningen i fjernarbeid.
Sett av tid til «fordypningsarbeid», der du fokuserer på oppgaven du holder på med og demper varsler. Ikke sjekk varslene dine i løpet av denne tiden – det vil avbryte arbeidsflyten din, og du trenger tid til å fokusere igjen. La teammedlemmene vite at det er greit å gjøre det samme (med unntak av nødstilfeller). Med mer tid til fokus bør ansatte slippe å jobbe sent (eller sjekke varsler utenom arbeidstiden).
7. I Australia er uventede møter hovedårsaken til at ansatte jobber sent
Asanas data viser at den viktigste årsaken til overtid blant australske arbeidere er uventede møter. Disse er like problematiske som unødvendige møter – når du planlegger dem på forhånd, kan alle planlegge dagen sin rundt dem.
Når møter dukker opp uventet, blir arbeidet forskjøvet, noe som betyr at noe annet må utsettes. Hvis oppgaven som utsettes, har en fast frist, kan teamet ditt måtte jobbe sent. Prøv å unngå å legge til møter i siste liten i teamets kalendere (igjen, med unntak av nødstilfeller).
8. For mye arbeid er den viktigste kilden til stress for en tredjedel av amerikanske ansatte
Asanas rapport viser at den viktigste kilden til stress for en tredjedel av amerikanske ansatte er å ha for mye arbeid. Dette er et vanlig problem med mange årsaker – endringer i eller økninger av stillingsbeskrivelser over tid, frafall i teamet eller nytt arbeid som legges til uten riktig prioritering.
Kommuniser prioritetsnivået for alt nytt arbeid. Uten denne tydeligheten kan teamet prioritere feil oppgave, bli overveldet eller forsøke å gjøre flere ting samtidig (noe som svekker produktiviteten ytterligere). Planlegg arbeidet som må gjøres, og se hvilke oppgaver med lav verdi du kan fjerne eller nedprioritere.
Statistikk om bortkastet tid, ineffektivitet og dobbeltarbeid
Disse statistikkene viser hvor viktig tidsstyring er for å redusere ineffektive prosesser og sløsing.
9. Folk kaster bort 91 minutter per dag på uviktige møter og oppgaver
Ifølge en nylig studie fra Acuity Training bruker teammedlemmer i gjennomsnitt halvannen time per dag på oppgaver og møter som ikke er relevante for rollene deres. Det betyr mindre tid til arbeid som gir resultater eller bringer prosjektene dine nærmere målstreken.
Før du sender ut en møteinvitasjon, bør du granske deltakerlisten – trenger alle de inviterte å være der? Er møtet relevant for oppgavene og leveransene de arbeider med? Det samme gjelder oppgaver. Før du tildeler noe nytt, må du sørge for at det faller innenfor rammene av stillingsbeskrivelsen deres.
10. Halvparten av de ansatte har aldri gjennomgått tidsbruken sin
Et annet funn fra studien til Acuity Training var at nesten halvparten av de ansatte aldri har gjennomgått tidsbruken sin. Du bør følge nøye med på hvordan teammedlemmene bruker tiden sin som standard – timelister påvirker tross alt faktureringen – men det er også verdt å be teamet se på sin egen tidsbruk regelmessig og gjennomføre en tidskartlegging.
Når de får muligheten til å analysere hvor mye tid og innsats de bruker per oppgave, vil de se om innsatsen står i forhold til effekten, finne områder som kan forbedres og iverksette endringer som gjør dem mer effektive.
11. 70 % av de ansatte mister 20 timer i uken på grunn av ineffektive prosesser og verktøy
En rapport fra Quickbase antyder at nesten 70 % av arbeidstakerne mister 20 timer i uken på grunn av «fragmenterte systemer» – data spredt på tvers av verktøy, utdaterte prosesser og ineffektive systemer. Dette fører til tap av produktivitet, tid og inntekter.
Ha én felles kilde til sannhet for prosjektene dine (det vil si et verktøy for prosjektstyring) som inneholder all informasjonen teamet ditt trenger for å fullføre oppgavene sine, i stedet for fem forskjellige regneark, et samarbeidsverktøy, et separat verktøy for tidsregistrering og et verktøy for å følge fremdriften.
12. Amerikanske selskaper taper nesten 500 milliarder dollar på lav produktivitet blant ansatte
En nylig studie fra Economist Impact viser at amerikanske selskaper samlet taper $468 milliarder på lav produktivitet og distraksjoner. Teammedlemmene får ikke gjort så mye som de kunne ha gjort, noe som påvirker virksomhetens resultat.
Dette betyr ikke at arbeidstakerne bevisst sluntrer unna eller utsetter arbeidet – mange distraksjoner (noen ganger viktige) kan ta tid fra kjerneoppgavene. Tidsstyringspraksiser som å sette av tid til fokus og dempe varsler kan være til hjelp her.
13. Ansatte bruker 10 % av arbeidsdagen på oppgaver som allerede er fullført
Asanas rapport viser at ansatte bruker 10 % av arbeidsdagen på arbeid som allerede er fullført. Dette utgjør over 200 timer per år som går tapt på grunn av dobbeltarbeid.
Hold prosjektstyringsprogramvaren oppdatert med hva som er fullført, hva som må gjøres, og hvem som jobber med hva. Dere bør også ha korte statusmøter og regelmessige oppfølginger, men følg også med på kommunikasjonsnivået. Overleverer teammedlemmene arbeidet effektivt? Oppdaterer de hverandre om hva som er gjort? Dere kan også etablere tydelige prosesser og automatiseringer for å holde ting i gang på en smidig måte.
Statistikk om tidsstyringssystemer & -verktøy
Denne statistikken om tidsstyring dekker bruken av programvareverktøy og systemer for bedre tidsstyring.
14. Bare 18 % av befolkningen har et eget tidsstyringssystem
En nylig studie fra Acuity Training viser at færre enn 20 % av de ansatte har et eget system for å styre og prioritere tiden sin. Med et eget tidsstyringssystem kan du og teamet ditt jobbe mer effektivt og få gjort mer.
Systemet kan omfatte verktøy for oppgavestyring eller programvare for tidsregistrering, samt metoder som gjøremålslister, kalenderblokkering og spesialiserte tidsstyringsstrategier som pomodoro-teknikken eller «å spise frosken».
15. En tredjedel av de ansatte bruker en gjøremålsliste til å styre tid og oppgaver
En tredjedel av de ansatte bruker gjøremålslister til å styre oppgavene og tiden sin, noe som gjør dette til den mest populære metoden for tidsstyring, ifølge Acuity Training. Det viktige er at du og teamet ditt bruker det som fungerer for prosjektene og prosessene deres. Ikke tving alle til å bruke den samme gjøremålslisten hvis de foretrekker å organisere de viktige oppgavene sine på en annen måte.
16. En fjerdedel av de ansatte bruker e-postinnboksen til å styre tid og oppgaver
Ifølge den samme studien fra Acuity Training bruker 25 % av befolkningen e-postinnboksen til å styre tiden og oppgavene sine. Dette er et godt alternativ for teammedlemmer som tilbringer mye tid i innboksen, slik som ansatte innen salg, kundeservice, IT og markedsføring.
La teamet ditt jobbe på den måten de fungerer best på. Du kan også koble innboksen til prosjektstyringsprogramvaren eller CRM-systemet, slik at all prosjektinformasjon kan holdes samlet på ett sted, selv om teamene jobber fra sine individuelle innbokser.
17. Personer som bruker Eisenhower-matrisen, føler oftere at de har kontroll over arbeidet
Ifølge studien fra Acuity Training føler 50 % av dem som sier at de bruker Eisenhower-matrisen til å styre tiden og oppgavene sine, at arbeidsmengden er under kontroll hver dag. De øvrige 50 % sa at arbeidsmengden var under kontroll 4 dager i uken.
Eisenhower-matrisen deler arbeidet inn i 4 kategorier: viktig og haster, haster, men er ikke viktig, viktig, men haster ikke, og verken haster eller er viktig. Begynn å bruke den selv før du involverer teamet. Du kan bruke den til dine egne prosjektstyringsoppgaver eller til å prioritere prosjektarbeid.
18. Markedet for programvare for tidsregistrering vil være verdt $32 milliarder innen 2028
En analyse fra Data Bridge Market Research viser at markedet for programvare for tidsregistrering vokser. Dette skyldes sannsynligvis at bedriftseiere må sørge for at de ansatte er produktive (dette henger sammen med økningen i tilbakevendingen til kontoret og at ansatte blir bedt om å gjøre mer med mindre).
Et voksende marked oppmuntrer til konkurranse mellom leverandører av tidsregistrering som ønsker å maksimere markedsandelen sin, noe som gjør dette til et godt tidspunkt å investere i programvare for tidsregistrering. Velg et verktøy som passer behovene dine når det gjelder nødvendige funksjoner, teamstørrelse, integrasjoner med eksisterende programvareverktøy og pris.
Statistikk om tydelighet, formål & produktivitetsgevinster
Denne statistikken om tidsstyring dekker hvordan tydelighet og formål kan øke produktiviteten.
19. Færre enn halvparten av de ansatte forstår hvordan arbeidet deres bidrar til suksess
Asanas nylige studie viste at 46 % av de ansatte ikke forstår hvordan resultatene deres hjelper organisasjonen med å nå målene og ambisjonene sine. Dette legger til rette for manglende engasjement og dårlig tidsstyring.
Hold teammedlemmene oppdatert på hvordan arbeidet bidrar til prosjektets og organisasjonens suksess. De får en tydeligere forståelse av prioriteringene sine og blir mer motiverte og produktive når de kan se hvordan arbeidet deres passer inn i det større bildet.
20. I Japan forstår 19 % av arbeidstakerne hvordan de bidrar til suksess
Ifølge Asanas rapport er det enda færre japanske ansatte som forstår hvordan arbeidet deres hjelper organisasjonen med å nå målene sine (19 %). Dette er betydelig lavere enn det globale gjennomsnittet (46 %). Det samme rådet gjelder her. Når nye prosjekter eller initiativer starter, bør du bruke tid på å hjelpe teamet med å se det større bildet de bidrar til.
21. I Storbritannia blir 68 % av de ansatte satt til arbeid som ikke bidrar til organisasjonens suksess hver uke
Ifølge Asana blir 68 % av arbeidstakerne i Storbritannia bedt om å utføre arbeid hver uke som ikke støtter selskapets eller prosjektets mål. Dette tar tid fra teammedlemmene som kunne vært brukt på prioritert arbeid som støtter målene dine, og arbeid med oppgaver som ikke er verdifulle eller relevante, vil demotivere teamet ditt.
Prioriter og vurder om oppgaver bare er «kjekt å ha» og derfor mindre presserende. Det kan også finnes oppgaver som ikke er verdt å fullføre – Eisenhower-matrisen kan hjelpe med dette.
22. Arbeidstakere i en tilstand av flyt er opptil fem ganger mer produktive
Ifølge forskning fra McKinsey er ansatte opptil fem ganger mer produktive når de er i en tilstand av «flyt». Tilstanden «flyt» forbindes med idrett, og innebærer at du er fullstendig fokusert på å utføre det som må gjøres. Det er ikke mulig å gå inn i «flyt» på kommando – det avhenger av hvor mye du liker aktiviteten, de vanlige rutinene dine og eventuelle distraksjoner i nærheten av deg.
Du kan imidlertid holde teamet engasjert og motivert ved å gi anerkjennelse når det er fortjent, la dem se det større bildet og tilby fleksibilitet når det gjelder fordeling av oppgaver, arbeidstid og deltakelse i møter der du kan (selv om dette ikke alltid er mulig).
Vanlige spørsmål om tidsstyring
Her er svarene på noen vanlige spørsmål om tidsstyring.
Hva er de største utfordringene med tidsstyring som prosjektledere møter?
De største utfordringene med tidsstyring som prosjektledere møter, omfatter avbrytelser fra møter, e-poster og varsler som reduserer fokuset; endringer i omfang og skiftende prioriteringer; samt misforståelser som fører til feil og omarbeid. Nyttige teknikker for tidsstyring omfatter tidsblokkering, å sette av tid til fokusert arbeid og å prioritere ved hjelp av Eisenhower-matrisen.
Hvordan kan prosjektledere hjelpe teamene sine med å prioritere oppgaver effektivt?
Prosjektledere kan hjelpe teamet med å prioritere oppgaver ved å tydeliggjøre prioriteringene med teknikker som Eisenhower-matrisen, MoSCoW og bearbeiding av backlog.
Eisenhower-matrisen og MoSCoW-metoden hjelper med beslutninger om hva man skal arbeide med først, hva som skal delegeres, hva som skal planlegges, og hva som skal fjernes. Bearbeiding av backlog (som brukes i Scrum og smidige metoder) innebærer å velge hvilke oppgaver man skal arbeide med innenfor en bestemt tidsperiode. Følg opp teammedlemmene så ofte som mulig for å sikre at de forstår hva som forventes.
Hvilken rolle spiller programvare for prosjektstyring i tidsstyring?
Programvare for prosjektstyring er svært nyttig for tidsstyring. Den inneholder ofte en funksjon for tidsregistrering, som hjelper deg med å forstå hvor lang tid oppgaver tar, og hvor teammedlemmer kanskje bruker for mye (eller ikke nok) tid. Verktøy for prosjektstyring hjelper også med å følge fremdriften i oppgaver og forbedre ansvarligheten ved å tydeliggjøre hvem som arbeider med hva.
Hvordan påvirker dårlig tidsstyring teammoralen og utbrenthet?
Dårlig tidsstyring påvirker teammoralen negativt og fører til utbrenthet. Når teammedlemmer blir bundet opp av møter og varsler i stedet for prioriteringer, vil de føle seg stresset og kan i noen tilfeller måtte arbeide ekstra timer. Dette fører til utbrenthet og mangel på balanse mellom arbeid og fritid, noe som får teammedlemmer til å trekke seg unna, reduserer moralen og øker utskiftingen.
Hva er beste praksis for at prosjektledere skal være gode eksempler på riktig tidsstyring for teamene sine?
Prosjektledere kan gå foran som gode eksempler på effektiv tidsstyring for teamene sine – sette av tid til fokusert og fordypet arbeid, dempe varsler ved behov, sette grenser og takke nei til unødvendige møter. På prosjektnivå kan du sette realistiske tidsfrister og estimater for arbeidet, tydeliggjøre prioriteringer regelmessig og forhindre ukontrollert økning av prosjektomfanget.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og prøvefiler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.
