10 teknikker for å motivere prosjektteamet til å lykkes
En av de avgjørende årsakene til at prosjekter lykkes, er høy motivasjon i prosjektteamet.
Jeg jobbet for et lite, men fremoverlent selskap for omtrent to tiår siden. Ambisjonen vår var å bli et ledende selskap innen utvikling av programvareprodukter. Vi organiserte et tre dager langt arbeidsseminar utenfor kontoret for å diskutere selskapets vekststrategier.
Vi diskuterte og idémyldret rundt ulike vekststrategier under arbeidsseminaret. Alle vekststrategiene pekte mot én ting – å involvere interessentene og holde de ansatte motiverte. Siden mesteparten av inntektene våre kom fra gjennomføring av prosjekter, bestemte vi oss for å fokusere på å inspirere og motivere prosjektteammedlemmene.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I løpet av de siste to tiårene har jeg ledet mange prosjektteam og eksperimentert med teknikker som setter mennesker i sving og inspirerer dem. Jeg har også undervist i standardstrategier for motivasjon som er nyttige når man bygger team.
La oss diskutere betydningen av motivasjon i prosjektteam og de ti viktigste teknikkene for å engasjere prosjektteam.
Betydningen av motivasjon i prosjektteam
En av måtene å sikre suksess i et prosjekt på er å motivere teammedlemmene. Et nytt prosjekt starter alltid med stor entusiasme – nye relasjoner blir dannet, målsettinger blir definert, og alle ser frem til noe nytt.
Etter hvert som prosjektet skrider frem, forblir imidlertid ikke ting like positive som de var i begynnelsen – endringer begynner å komme, teknologien blir mer utfordrende, stressnivået øker, og alt i alt blir situasjonen vanskelig. Alt dette reduserer motivasjonen i teamet.
Ifølge Gallup er flertallet av den amerikanske arbeidsstyrken (65 %) ikke engasjert, noe som ikke er et godt tegn for virksomheter.
- Avdelinger med høyt engasjement har en forskjell på 81 % i fravær og 14 % i produktivitet.
- I organisasjoner med høy personalomsetning oppnår avdelinger med høyt engasjement en forskjell på 18 % i personalomsetning.
- I organisasjoner med lavere personalomsetning er gevinstene enda mer betydelige: Avdelinger med høyt engasjement oppnår en forskjell på 43 % i personalomsetning.
- Avdelinger med høyt engasjement oppnår en forskjell på 10 % i kundevurderinger og 18 % i salg.
- Atferden i avdelinger med høyt engasjement fører til en forskjell på 23 % i lønnsomhet.
Prosjektlederens viktigste oppgave er å bygge opp et høyt motivasjonsnivå og inspirere teammedlemmene helt fra prosjektets oppstart, og opprettholde det gjennom hele prosjektet.
Finn mer statistikk om prosjektledelse her.
Teknikker for motivasjon i prosjektteam
1. Sett realistiske mål
Du bør starte prosjektet med å definere de viktigste prosjektmålene og teammålene. Sørg for å definere tydelige mål, og involver erfarne teammedlemmer når du definerer dem. Når målene er definert, bør du omgjøre dem til målbare delmål.
Mål og delmål er forskjellige. Mål fungerer som visjonserklæringer som definerer prosjektets resultater. De oppsummerer hensikten med prosjektet.
Delmål skiller seg fra mål ved at de kan fastsettes som en referanse og måles. Mål er derimot vanligvis omfattende og kan ikke måles.
Du kan bruke SMART-rammeverket (som beskrevet nedenfor) til å formulere praktiske prosjektmål:
- Spesifikke: Målsettinger bør være presise og poengterte. Det skal ikke være rom for tvetydighet eller forvirring.
- Målbare: Sørg for at målsettingene inneholder tall som enkelt kan måles. Du bør kunne vurdere hvor mye som er fullført, og hvor mye som gjenstår.
- Oppnåelige: Målsettingene bør være realistiske og oppnåelige. Absurd og urealistiske målsettinger kan gjøre folk motløse og demotiverte. Ikke sikt mot Everest når du bare trenger å bestige en bakketopp.
- Relevante: Definer målsettinger som er i tråd med prosjektresultater og organisatoriske mål. Fokuser på det som er nødvendig, fremfor det som er kjekt å ha.
- Tidsavgrensede: Ha alltid en definert, realistisk tidsplan for målsettingene dine. Dette kommuniserer tidsbegrensningene til teammedlemmene og gjør det mulig for dem å håndtere og prioritere oppgavene sine effektivt.
Etter at du har satt mål og definert målsettinger, bør du dele dem med teamet ditt. Ingenting er så demotiverende for teamet som uklare målsettinger. Folk blir motløse og havner i konflikter når prosjektledere ikke kan tildele ansvar eller definere tidsfrister. Dette kan videre føre til overskridelser av tid og kostnader, noe som igjen kan føre til misnøye hos kunden.
Når du deler målsettingene, bør du prøve å være så direkte som mulig. Snakk direkte med teammedlemmene dine, definer rollene deres og tildel dem spesifikke ansvarsområder. Prøv å eliminere all forvirring helt i begynnelsen av prosjektet.
2. Vær en teamleder
Ledelse er forskjellig fra administrasjon. Administrasjon handler om å oppnå resultater på en konsekvent måte, mens ledelse innebærer å motivere folk slik at de stoler på og støtter deg.
Administrasjon kan ses på som å håndtere tall, maler, grafer, diagrammer og datasystemer, mens ledelse handler om å involvere og engasjere mennesker. Prosjektledere bør ikke tenke på mennesker som tall (selv om antallet teammedlemmer kan telles).
Lederegenskaper omfatter mellommenneskelige ferdigheter som evnen til å kommunisere effektivt, forhandle, løse problemer og lede ved å gå foran som et godt eksempel.
Som teamleder bør du gjøre alt det følgende gjennom hele prosjektet:
- Hold deg selv motivert: Hvis du er prosjektleder, begynner alt med deg. Teammedlemmene vil følge deg; de vil ikke være entusiastiske og motiverte for prosjektet hvis de føler at prosjektlederen deres ikke er motivert nok. Men hvis du er positiv, vil den positive holdningen din smitte over på andre. De vil sette pris på deg hvis du forblir positiv og står støtt sammen med dem i en krise.
- Led ved å gå foran som et godt eksempel: Du må alltid bestrebe deg på å lede ved å gå foran som et godt eksempel. Folk følger alltid nøye med på lederne sine. De vil ha en tendens til å følge det du gjør – vær direkte, ærlig og transparent i alle handlingene dine. Finn glede i arbeidet ditt og oppmuntre andre til å gjøre det samme.
- Vær menneskelig: Teammedlemmene vil stole på deg hvis du er vennlig mot dem og forstår problemene deres. Alle ønsker å bli hørt, anerkjent og verdsatt. Enkle handlinger som et klapp på skulderen og en gratulasjonsmelding kan langt på vei vise at du oppriktig bryr deg om dem og verdsetter arbeidet deres.
- Vær tydelig og direkte: Du bør være transparent og direkte i all kommunikasjon. Kommunikasjonen må være entydig. Samtidig bør du prøve å skape et åpent prosjektmiljø der folk kan diskutere bekymringene sine uten frykt.
- Ros teammedlemmene dine: Sørg for en jevn strøm av konstruktive tilbakemeldinger og feir små seire. Takk teammedlemmene for det utmerkede arbeidet deres, noe som vil få dem til å føle seg verdsatt og inspirert.
3. Hold kommunikasjonskanalene åpne
De viktigste kjennetegnene ved et teammiljø er åpenhet og toleranse. Teammedlemmer, enten de er juniorer eller seniorer, bør ikke nøle med å si hva de mener. De bør kunne legge frem synspunktene sine, uansett hvor kontroversielle de måtte være.
Teammedlemmer bør fritt kunne henvende seg til og kontakte lederne de rapporterer til. For å opprettholde et åpent miljø bør prosjektledere bruke ulike kommunikasjonsmekanismer som e-post, telefonsamtaler og møter ansikt til ansikt. En kommunikasjonsplan bør utarbeides tidlig i prosjektet.
Hvis én kommunikasjonsmetode ikke fungerer, bør det finnes andre måter å kommunisere med lederen man rapporterer til på. De ansatte bør oppleve at lederen er fleksibel og lett tilgjengelig.
Personer som føler seg komfortable med å dele meningene sine, vil være mer aktive, involverte og innovative. I tillegg kan et åpent og transparent arbeidsmiljø hjelpe deg med å identifisere visse implisitte antakelser som teammedlemmene har gjort, og som kan skade den overordnede kvaliteten på arbeidet.
Samtidig er det like viktig at teammedlemmene kan diskutere og dele synspunktene sine uten å nøle.
4. Vurder teamets prestasjoner og gjennomfør regelmessige evalueringer
Én av tre fagpersoner oppgir kjedsomhet som hovedårsaken til at de slutter (kilde).
De fleste selskaper har et årlig program for medarbeidervurdering, men dette er ofte ikke nok til å motivere prosjektmedlemmer.
Som prosjektleder bør du holde regelmessige og periodiske evalueringsmøter med teammedlemmene dine. Hyppigheten på møtene kan være månedlig, annenhver uke eller til og med ukentlig, avhengig av omstendighetene i prosjektet ditt. Under disse møtene bør du ha en dialog med dem for å gi dem formelle tilbakemeldinger og forstå synspunktene deres.
Disse møtene bør brukes til å gi konstruktive tilbakemeldinger, noe som kan bidra til å nå prosjektmålene og fremme individuell personlig utvikling. Du bør takke teammedlemmene dine og gi komplimenter når det er nødvendig. Fortell dem hvordan det harde arbeidet deres har hjulpet prosjektet.
Gjennom disse møtene kan du knytte sterkere bånd til teammedlemmene dine og få dem til å føle seg knyttet til teamet.
De periodiske evalueringsmøtene bør begynne helt i starten av prosjektet, slik at teamet er klare til å motta både positive og negative tilbakemeldinger gjennom hele prosjektet.
De periodiske evalueringsmøtene kan kombineres med uformelle møter, noe som kan bidra til å gi teammedlemmene direkte og tydelige tilbakemeldinger på en lett og uformell måte.
Du kan også lytte til denne DPM-podkastepisoden for å forstå hvordan du gir bedre tilbakemeldinger.
5. Bli kjent med teamet ditt og oppmuntre til samarbeid
Medarbeidere som føler at stemmen deres blir hørt, har 4,6 ganger større sannsynlighet for å føle seg klare til å gjøre sitt beste arbeid (kilde).
Ettersom hver person er unik, må prosjektlederen skape et personlig bånd til hvert teammedlem. Dette er en viktig del av personalledelse – de bør knytte kontakt med hvert teammedlem individuelt og som et team.
Dette kan gjøres ved å være oppmerksom på personligheten til hvert teammedlem. Kan du oppmuntre dem til å stille spørsmål? Ha meningsfulle samtaler med dem og finn ut hva som motiverer dem, spesielt når det gjelder jobben deres.
I tillegg bør prosjektledere utvikle evnen til å vurdere, identifisere og håndtere egne følelser overfor teammedlemmene. De bør redusere spenninger og forbedre samarbeidet med teammedlemmene ved å ta hensyn til bekymringene deres og forutse handlingene deres.
Teammedlemmer vil stole på og respektere lederen de rapporterer til når de vet at lederen forstår hva de liker og ikke liker, samt styrkene og svakhetene deres. De vil føle seg inspirert og motivert når de samhandler med lederen.
Et godt forhold til hvert teammedlem kan gjøre det lettere å håndtere vedkommendes spesifikke situasjon.
Prosjektledere kan bli den sentrale personen som styrker teamet sitt ved å skape en støttende atmosfære som oppmuntrer dem til å være en del av den sammen med hverandre. De bør bruke en ledende programvare for teamledelse for å effektivisere arbeidet. Dette vil hjelpe alle med å knytte kontakt og delta i teamarbeidet.
6. Håndter konflikter
Prosjektkonflikter oppstår av mange årsaker, for eksempel ressursbehov, prioriteringer i tidsplanen og personlige arbeidsstiler, men alle konflikter må løses. Ellers kan de føre til skuffelse og demotivering blant teammedlemmene.
God prosjektledelsespraksis, som prosjektplanlegging, tydelige roller, realistiske mål, ressursstyring, regelmessig kommunikasjon og åpenhet, kan redusere hyppigheten av konflikter, men konflikter oppstår likevel.
Prosjektledere bør håndtere konflikter raskt og vanligvis i enerom. De kan benytte en av de viktigste metodene for å løse konflikter. Løsningen bør utarbeides med en åpen og samarbeidsorientert tilnærming.
Prosjektsuksess avhenger av prosjektledernes og teamenes evne til å løse konflikten. Effektive teknikker for konflikthåndtering fører til høyere produktivitet og harmoniske arbeidsrelasjoner. Hvis meningsforskjellen håndteres på riktig måte, kan den føre til mer kreativitet og bedre beslutningstaking.
Hvis konflikten forstyrrer arbeidsforholdet, kan formelle prosedyrer som disiplinærtiltak benyttes.
7. Gjennomfør teambuildingsøvelser
Regelmessige teambuildingsøvelser er gode for å stimulere og fornye prosjektmiljøet. Dette kan enkelt gjøres ved å arrangere små sammenkomster og feire suksesser.
Feiringer bør finne sted etter et prosjekt. I tillegg bør fullføringen av små milepæler også feires.
Teammedlemmer føler seg mer motiverte og inspirerte og legger mer innsats i arbeidet når de får ros for bidragene sine. Feiringer gir en utmerket anledning til å rose teammedlemmene.
Feiringene kan være så enkle som å gå ut og ta en kaffe eller arrangere en lunsj.
8. Belønning og anerkjennelse
39 % av de ansatte føler at de ikke blir satt like mye pris på på jobben som de burde, mens 77 % oppgir at de ville jobbet hardere hvis de ble anerkjent i større grad (kilde).
Folk blir motiverte når lederne de rapporterer til, setter pris på dem. Anerkjennelse og belønninger bidrar langt på vei til å vise verdsettelse.
Mange organisasjoner tror at penger er den eneste måten å belønne teammedlemmer på, men det er ikke nok. Ikke-materielle belønninger kan fungere like godt som materielle økonomiske fordeler.
Folk føler seg motiverte når de får lære, involveres i oppgaver med større ansvar, verdsettes offentlig, får ansvar for prosjektmål og får i oppgave å håndtere komplekse problemer. Prosjektledere bør sette pris på teammedlemmene gjennom hele prosjektet i stedet for å vente til det er ferdig.
Prosjektledere bør huske på at alle mennesker er forskjellige. De bør lære om preferansene deres og gi dem det de ønsker.
9. Stol på teammedlemmene dine
Tillit er en avgjørende ingrediens for å skape et produktivt teammiljø. Selv om tillit er en vag idé, har den stor innvirkning på teamets motivasjon.
Tillit skaper tillit. Hvis du stoler på teammedlemmene dine, vil de også stole på deg.
Prosjektledere bør ikke detaljstyre. De bør ha tillit til teammedlemmenes ferdigheter og la dem fullføre arbeidet selvstendig. De bør regelmessig fortelle medarbeiderne sine at de har tillit til evnene deres.
En prosjektleder som forsøker å kontrollere hvert eneste øyeblikk og hvert eneste valg teammedlemmene tar, vil til slutt svekke selvtilliten deres og påvirke motivasjonen deres. Du kan lese vår detaljerte artikkel om å bygge tillit i prosjektteam for å finne ut mer om teknikker for å bygge tillit.
10. Gi opplæring
Globalt mener 6 av 10 ansatte at opplæring på arbeidsplassen gjør dem bedre i stand til å tilpasse seg endringer (Kilde).
Opplæring øker ikke bare teammedlemmenes ferdigheter og kompetanse, men styrker også motivasjonen deres. Opplæring, enten den er formell eller uformell, er nyttig for å styrke moralen deres. Kontinuerlig læring motiverer folk til å påta seg større ansvar og bidra mer.
Prosjektledere må sørge for at medarbeiderne har de riktige verktøyene og tilsvarende opplæring. Det vil gjøre dem tryggere og gjøre dem i stand til å fullføre oppgavene sine på en vellykket måte.
Du kan ikke forvente at folk skal nå prosjektmålene hvis de ikke har den nødvendige kunnskapen for å utføre arbeidet.
Opplæring kan gis på mange måter: på nett, i et klasserom, datamaskinbasert, på arbeidsplassen, gjennom veiledning og coaching. Du kan delta på vår opplæring i prosjektledelse for å tilegne deg ferdighetene som trengs for at prosjekter skal lykkes.
Hva skjer videre?
Du må lære hvordan du leder prosjektteam, og finne måter å få teammedlemmene til å holde fokus på, særlig når ting ikke utvikler seg som planlagt.
Prosjekter utvikler seg ikke alltid som forventet. Det oppstår alltid overraskelser og tilbakeslag. Dine mellommenneskelige og inspirerende ferdigheter er viktigere for å fullføre prosjektet på en vellykket måte.
Ferdigheter på høyere nivå, som kommunikasjonsledelse og konfliktløsning i prosjekter, kan motivere og opprettholde engasjementet til teammedlemmene dine. Dette skaper den reelle forskjellen mellom middelmådige resultater og vellykkede prosjekter.
