Slik får du teamet ditt ut av helvete med prosessdokumentasjon ved hjelp av KI og automatisering

I det stadig skiftende landskapet av byrådrift er det å mestre prosessdokumentasjon ikke bare en oppgave – det er en strategi for å lykkes.

Galen Low får selskap av Alyson Caffrey (medgrunnlegger av Operations Agency), Gray Mackenzie (medgrunnlegger av ZenPilot) og Brian Kessman (grunnlegger av Lodestar Agency Consulting) for å utforske hvordan byråer kan transformere arbeidsflytene sine gjennom strategisk prosessdokumentasjon og innovasjon.

Høydepunkter fra intervjuet

• Utfordringen med prosessdokumentasjon [02:17]
  • Det er utfordrende å lage prosessdokumentasjon fordi det krever løpende oppdateringer og forbedringer, ikke bare en engangsinnsats.
  • Prosesser går gjennom tre faser: testing, justering og operasjonalisering/forsterkning.
  • Mange antar at de er i operasjonaliseringsfasen, men tester eller justerer ofte fortsatt, noe som gjør at dokumentasjonen raskt blir utdatert.
  • Dokumentasjon har kortere levetid når prosessene fortsatt testes eller justeres.
  • Virksomheter bør fokusere på fire nøkkelprosesser: å generere potensielle kunder, konvertere potensielle kunder, oppfylle løfter og forbedre seg.
  • Før dokumentasjon utarbeides, må fasen for hver prosess fastslås for å sikre effektiv og varig dokumentasjon.
  • Prosessdokumentasjon knytter en organisasjons strategi til gjennomføring som kan settes ut i praksis.
  • Mangel på standardiserte prosesser skyldes at byråer tar på seg ulike kunder og prosjekter, noe som fører til stadig nyutvikling og ineffektivitet.
  • Arbeidsbaserte forretningsmodeller prioriterer fakturerbare timer fremfor forbedring av interne prosesser, og legger større vekt på kundeoppdrag enn på driftsmessig videreutvikling.
  • Tradisjonelle teamstrukturer, der medarbeidere tildeles hvert enkelt prosjekt, fører til flere møter, større kommunikasjonsbelastning og mer motstand mot standardiserte prosesser.
  • Dedikerte teamstrukturer eller gruppemodeller fremmer samarbeid, eierskap og et felles fokus på å forbedre prosesser på tvers av prosjekter.

Før vi tar fatt på et dokumentasjonsprosjekt, må vi undersøke de fire viktigste prosessene i virksomheten: Hvordan genererer vi potensielle kunder? Hvordan konverterer vi disse potensielle kundene? Hvordan oppfyller og holder vi løftene vi gir kundene? Og til slutt: Hvordan forbedrer vi oss?

Alyson Caffrey

• Verdien av god prosessdokumentasjon [09:03]
  • Kunder motsetter seg ofte å investere i prosessøkosystemer fordi de ikke ser verdien og har hatt negative erfaringer tidligere.
  • Motstanden skyldes at de ikke forstår fordelene ved godt utformede prosesser, som enklere delegering og tidsbesparelser.
  • Verdien knyttes til to hovedområder: effektivitet (raskere eller mer kostnadseffektivt arbeid) og virkningsgrad (bedre resultater og færre feil).
  • Dårlige prosesser finnes allerede, noe som fører til ineffektivitet, feil og tapte kunder – konsekvensene av å unngå investeringer i forkant.
  • Valget står mellom å tåle vedvarende ineffektivitet eller investere på forhånd for å skape smidigere og skalerbare prosesser.
  • Motivasjonen for å investere tilpasses hver kundes utfordringer, med fokus på det som gjør mest vondt og utløser handling.
  • Valget handler ikke om å samarbeide med en bestemt partner, men om å erkjenne det langsiktige behovet for å investere i effektive prosesser.
  • Bruk målbare virksomhetsmåltall (for eksempel kostnad per potensiell kunde, livstidsverdi og bruttofortjeneste) for å vurdere effekten av prosessendringer.
  • Dokumenter prosesser først etter at den positive effekten på viktige måltall er bekreftet gjennom testing og videreutvikling.
  • Unngå «ny og spennende ting»-syndromet ved å holde fokus på å forbedre det grunnleggende og gi endringene nok tid til å vise resultater.
  • Ta i bruk en evalueringsperiode på 90 dager for prosessforbedringer for å avgjøre hvor effektive de er og samsvare med vanlige målesykluser i virksomheten.
  • Vedvarende innsats og tålmodighet, slik Kobe Bryant-sitatet understreker, er avgjørende for vellykkede prosessforbedringer.

Alle har sin egen prosess for hvordan de gjør ting, men det finnes alltid en prosess. Uansett vil du investere – enten ved å betale konsekvensene av å ikke gjøre dette på forhånd, eller ved å legge inn en innledende innsats for å få ting til å fungere smidigere i fremtiden.

Gray Mackenzie

• Verktøy og teknikker for prosessdokumentasjon [15:23]
  • Bruk verktøy som Loom til skjermopptak for å dokumentere prosesser, særlig i de innledende fasene.
    • Skjermopptak gjør det mulig for andre å gjenskape oppgaver selv om prosessen ennå ikke er perfekt eller skalerbar.
    • Utnytt AI-funksjoner (f.eks. i Loom eller Scribe) til å organisere og lage trinnvis, lesbar og godt strukturert prosessdokumentasjon.
    • Sørg for at «definisjonen av ferdig» er tydelig ved å vise de endelige resultatene (f.eks. hvordan en fullført oppgave eller leveranse skal se ut).
    • Samle eksempler på resultater av høy kvalitet for å opprettholde standarder og veilede teamets gjennomføring.
    • Prioriter verktøy som effektiviserer arbeidsflyter og støtter tydelighet i prosessene og kvalitetskontroll.
    • Du kan bruke skjermopptak uten å slå på kameraet for å dokumentere prosesser effektivt.
    • Drift handler ikke om å tilføre byråkrati, men om å sørge for at ødelagte prosesser blir rettet opp og at ingenting faller mellom stolene.
    • Prosesser bør forbli tilpasningsdyktige, ettersom bedre metoder alltid vil dukke opp over tid.
    • Loom gjør det mulig å oppdatere prosesser raskt uten arbeidet med å revidere og rulle ut formelle standardiserte driftsprosedyrer.
    • Bruk Loom som et fleksibelt inkubasjonsverktøy for å dele og forbedre arbeidsflyter i samarbeid.
  • Brian støtter kampanjer ved å sette opp AI-råd som definerer teknologistrategier, retningslinjer, kvalitetsforventninger og datasikkerhet.
    • Arbeidsøkter hjelper team med å dokumentere prosesser i fellesskap og fremmer eierskap.
    • Verktøy kategoriseres for mennesker (lesbar dokumentasjon) eller maskiner (automatiserte arbeidsflyter).
    • For mennesker kan verktøy som egendefinerte GPT-er fra OpenAI utarbeide prosesser, mens plattformer som ClickUp, Monday.com, Notion og Loom bidrar til organisering og videodokumentasjon.
    • Tango og Scribe forenkler videodokumentasjon ved å opprette kapitler og trinn automatisk.
    • ChatPRD hjelper produktledere med å utarbeide kravdokumenter, og Jasper støtter markedsføringsbehov.
    • For maskiner automatiserer verktøy som Copy AI, Make og Writer.com arbeidsflyter.
    • OpenAIs kommende agentfunksjonalitet kan forbedre automatisert gjennomføring av arbeidsflyter ytterligere.
  • Brian evaluerer prosesser basert på forutsigbarhet, tydelige inndata/utdata og fullføring av oppgaver.
    • Hvis en prosess er forutsigbar og ikke krever veiledning, kan den egne seg for automatisering.
    • Menneskelig revisjon eller gjennomgang er ofte nødvendig, men automatisering kan bistå som et første trinn.
    • Prosesser som krever tillit, unike opplevelser eller håndtering av nyanser, egner seg bedre for menneskelig medvirkning.
    • Kategorisering av prosesser bidrar til å avgjøre hva som egner seg for automatisering.
• Motstand mot innføring: Slik overvinner du utfordringer [24:32]
  • Gjør prosessene tilgjengelige der arbeidet utføres, ved å koble standardiserte driftsprosedyrer direkte til oppgaver.
  • Innføring av prosesser handler om vaner; konsekvens er nøkkelen.
  • Hvis man tolererer manglende etterlevelse av prosesser, fører det til enda mer manglende etterlevelse.
  • Forenkle prosessene og gjør dem lette å ta i bruk for å forbedre innføringen.
  • Bruk Loom-videoer til innledende veiledning, og suppler deretter med punktlister og tidsstempler for enklere oppslag.
  • Marker konsekvens og prosessforbedringer, særlig på områder som bruttoavanse.
  • Bruk ClickUp med overordnede oppgaver for leveranser og deloppgaver for konkrete trinn.
  • Inkluder tidsestimater, roller og kapasitetsstyring for ressursfordeling.
  • En egendefinert GPT gjennomgår maler, vurderer dem og foreslår forbedringer (f.eks. konsekvent navngivning og oppgaveavhengigheter).
  • Fokuser på å holde malene oppdaterte og konsekvente, fremfor engangsrevideringer.
  • Involver flere teammedlemmer i å opprette og oppdatere arbeidsflyter, slik at de forblir relevante.
• Kontinuerlig forbedring: Slik holder du prosessene oppdaterte [30:17]
  • Kontinuerlig forbedring og kultur er avgjørende for å oppdatere prosesser.
  • Googles NotebookLM er effektivt for håndtering av omfattende dokumentasjon.
  • Det kan generere leveranser som innholdsfortegnelser, studieguider og podkaster.
  • Bruker Retrieval-Augmented Generation (RAG) for bedre dokumenthåndtering.
  • Oppdater referanser enkelt ved å merke eller fjerne merkingen av dokumenter i NotebookLM.
  • Nye videoer for prosessoppdateringer er ideelle; ansatte kan lage egne gjennomgangsvideoer.
  • Regelmessige påminnelser og utnevnelse av en ansvarlig for standardiserte driftsprosedyrer bidrar til å sikre at dokumentasjonen oppdateres.
  • Fremhev fordelene ved å følge prosesser, som bedre integrering av arbeid og fritid og mindre opplæringstid.
  • Frem karriereutvikling ved å vise veier fra medarbeider til leder og direktør.
  • Oppmuntre hele teamet til å bidra til kunnskapsbaser for sterkere prosesser.
  • I små team er prosessdokumentasjon alles felles ansvar.
• Balansen mellom smidighet og struktur [35:08]
  • Start med operasjonelle prinsipper, hentet fra Agile og Lean, samtidig som du tar hensyn til begrensningene i kreative prosesser.
  • Fokuser på å definere minimumsprosesser som påvirker inntekter eller kundeopplevelsen.
  • Bruk et teammandat som en uformell sosial kontrakt som tar opp viktige spørsmål om hvordan teamet skal arbeide sammen.
  • Etter retrospektiver kan teammandater forbedres med flere relevante spørsmål.
  • Disse tilnærmingene bidrar til å opprettholde smidighet, redusere forvirring og skape konsekvens.
  • Byråer kan forbli smidige ved å fastsette to sett med standarder: produksjonsstandarder og kvalitetsstandarder.
  • Produksjonsstandarder definerer tidsfrister og svartider overfor kunder.
  • Kvalitetsstandarder definerer det forventede resultatet når oppgaver er fullført.
  • Ved å arbeide etter disse standardene kan byråer forbli Lean og resultatorienterte, selv med en rotete prosess.
• Verktøyprat: Trainual, Scribe og mer [37:52]
  • Trainual og Scribe er gode for prosessdokumentasjon, men er forenklede versjoner av prosjektstyringsverktøy.
  • Team bør velge enten et prosjektstyringsverktøy integrert med kunnskapsstyring eller et dedikert kunnskapsstyringsverktøy.
  • Bruk av begge verktøyene sammen fører ofte til utfordringer og ineffektivitet.
  • For bedre resultater innen bruttoavanse, effektivitet og virkningsgrad bør team velge ett verktøy.
  • Alyson er partner i Trainual og tilhenger av verktøyet, særlig for selskaper eller byråer i sterk vekst med en oppkjøpsbasert vekstmodell.
    • Trainual utmerker seg innen opplæring av nyansatte og organisering av standardiserte driftsprosedyrer i én brukervennlig plattform.
    • Loom og Scribe er gode for AI-dokumentasjon, særlig når man ikke er inne i en fase med rask ansettelse.
    • Scribe kan bygges inn i prosjektstyringsverktøy for enklere samarbeid og samordning.
    • Informasjon bør være lett tilgjengelig der arbeidet utføres, slik at den kan finnes med ett eller to klikk.
    • Det er avgjørende å holde prosjektstyrings- og dokumentasjonsverktøy atskilt, men integrasjon og tydelige regler for bruken av hvert verktøy er viktig.
• Effektive AI-instruksjoner for prosessbygging [41:14]
  • Gray foreslår å be om dokumentasjon fra perspektivet til en nyansatt for å identifisere nødvendige endringer.
    • Denne tilnærmingen er nyttig for å forbedre opplæringsmateriell.
    • Fokuset ligger på å gjøre dokumentasjonen mer relevant og tilgjengelig for nye teammedlemmer.
  • Brian understreker at hver situasjon er unik, og at instruksjonene derfor bør tilpasses.
    • Vær spesifikk når det gjelder oppgaven, målgruppen, ønsket resultat og format.
    • Det kan være nyttig å oppgi maler eller overskrifter for å veilede prosessen.
    • En nyttig instruksjon kan be om riktig informasjon for å veilede tankeprosessen din.
    • Eksempel: En virtuell prisstrategiansvarlig stiller spørsmål for å hjelpe byråer med å fastsette prisstrategier basert på kjøpertyper.

Gode instrukser handler mer om prinsippene. Det er som å lede noen eller veilede en nyansatt på kontoret – vær svært spesifikk på hva du ser etter, hvem arbeidet er for, og hva det ønskede resultatet skal være.

Brian Kessman

Møt gjesten vår

Gray MacKenzie er medgrunnlegger av ZenPilot, en opplærings- og konsulentvirksomhet som hjelper digitale byråer med å bygge mer produktive, lønnsomme og velfungerende team. Han har undersøkt over 1800 digitale byråer grundig på jakt etter den beste måten å levere bedre kundetjenester på. Han er også en ekte prosessnerd og hjelper i dag byråer med å effektivisere driften i ClickUp.

Kulturelt sett får vi det vi tolererer og det vi feirer, og det avgjør til syvende og sist hva vi oppnår på alle områder. Det samme gjelder når prosesser skal tas i bruk.

Gray Mackenzie

Alyson Caffrey er grunnleggeren av Operations Agency og medskaper av Operations Simplified™-rammeverket. Blant kundene sine omtales hun ofte som «Ulven», fordi hun bare får ting gjort. Alyson er best kjent for å hjelpe en rekke merkevarer med å effektivisere driften i bak kulissene, hovedsakelig digitale og kreative byråer.

Når du skriver ned alle prosessene dine, gjør KI en god jobb med å organisere og kategorisere, samt sørge for at ting er tydelige, lettleste og har god flyt. Men den virkelige hemmelige ingrediensen, særlig for byråer som ønsker å vokse raskt, er å opprettholde kvalitetskontrollen og ha den i fokus.

Alyson Caffrey

Brian er Lodestars grunnlegger og hovedkonsulent. Brian utviklet Lodestars løsninger basert på sine over 20 år som leder innen merkevarestrategi, interaktiv design, produktdesign og fullservicebyråer over hele USA. Han integrerer konsepter og verktøy fra Agile, Lean og andre ledelsesinnovasjoner og fremtidens arbeidsliv i tilnærmingen sin for å hjelpe byråer med å utvikle fokuserte, verdidrevne tjenestetilbud og driftsmodeller.

Det er prosessen som til syvende og sist gjør strategien levende.

Brian Kessman

Ressurser fra denne episoden:

• Bli med i fellesskapet for digitale prosjektledere
• Abonner på nyhetsbrevet for å få våre nyeste artikler og podkaster
• Ta kontakt med Alyson, Brian og Gray på LinkedIn
• Ta en titt på ZenPilot, Operations Agency og Lodestar Agency Consulting

Relaterte artikler og podkaster:

• Om podkasten
• Få teamet ditt ut av prosessdokumentasjonshelvetet
• Arbeidsflytdokumentasjon: Hva er det, og hvordan gjør du det?
• Slik skaper du smidighet i prosjekter
• Automatisering av arbeidsflyter med KI: 5 beste fremgangsmåter og enkle eksempler