Hvordan dyktige prosjektledere håndterer uventede intervjuspørsmål

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom boten ikke alltid er 100 % korrekt.

Kelsey Alpaio: Hei! Jeg heter Kelsey. Og velkommen tilbake til The Retro på The Digital Project Manager-podkasten – der vi går gjennom tidligere lærdommer, fremtidige trender og hva de betyr for karrieren din.

Jeg vil starte med et spørsmål i dag. Hvis du måtte beskrive deg selv som en sjokolade, hvilken ville du vært? Jeg fikk dette spørsmålet en gang i et jobbintervju, og det tok meg helt på senga. Jeg glemte umiddelbart navnet på hver eneste sjokolade som finnes.

Men sammenlignet med vanskelige intervjuspørsmål er det egentlig ganske mildt. Hva skjer når du får et virkelig uventet spørsmål? Noe du ikke har forberedt deg på, som går inn på erfaringen eller ferdighetene dine? Hvordan beholder du roen og svarer på en måte som faktisk hjelper deg med å få jobben?

For prosjektledere kan intervjuer særlig føles som en uvarslet prøve i alle prosjektene du noen gang har jobbet med. Det er som et minefelt av spørsmål som begynner med «fortell meg om en gang …», og som kan få deg til å tvile på om du noen gang faktisk har ledet et prosjekt. Det er dette vi skal snakke om i dag – hvordan du forbereder deg til ditt neste prosjektlederintervju. Hvordan du håndterer spørsmålene du kan forutse, hvordan du svarer på dem du ikke ser komme, og hva du gjør når ting ikke går helt perfekt.

Med meg i dag har jeg Kayla Quijas, en senior prosjektleder og karrierecoach som hjelper fagfolk med å få prosjektlederroller.

Kayla, velkommen til programmet!

Kayla Quijas: Hei, Kelsey! Tusen takk for at jeg fikk komme.

Kelsey Alpaio: Kayla, fortell oss litt mer om deg selv og arbeidet du gjør.

Kayla Quijas: Yrkeskarrieren min startet litt utradisjonelt. Jeg begynte faktisk som profesjonell kakedekoratør. Jeg gjorde det i omtrent fem år, før jeg innså at jeg hadde havnet i en blindgate. En dag jobbet jeg et tolvtimersskift og ble deretter bedt om å komme tilbake. Da var det som om noe inni meg brast, og jeg innså at dette var en fullstendig blindgate. Dette førte ingen steder. Jeg sa opp på stedet samme dag, uten noen reserveplan.

Jeg bestemte meg for å gå inn i næringslivet. Det første steget var å bli resepsjonist på et advokatkontor, og derfra klatret jeg raskt oppover i organisasjonen. Nå er jeg senior prosjektleder i et globalt advokatfirma, der jeg har ansvar for noen av firmaets største klientkontoer, og jeg elsker det.

Da jeg begynte å se tilbake på karriereutviklingen min, innså jeg at coacher hadde spilt en stor rolle i suksessen min. Det førte meg til min egentlige lidenskap: å inspirere andre til å komme seg ut av jobber uten utviklingsmuligheter og satse på givende karrierer. Nå er jeg også sertifisert senior karrierecoach, og jeg hjelper andre med å gjennomføre bevisste karriereoverganger.

Kelsey Alpaio: Det var en utrolig interessant bakgrunnshistorie, og vi er veldig glade for å ha deg med i denne episoden, som handler om uventede intervjuspørsmål. Dette er spørsmål som du per definisjon ikke ser komme, men jeg vil utfordre det litt. Hvilke mindre vanlige og utfordrende spørsmål kan vi forvente å få i et jobbintervju for en prosjektlederstilling?

Kayla Quijas: Det er et godt spørsmål. Før jeg går inn på konkrete eksempler, synes jeg det er viktig å zoome litt ut og snakke om hvorfor slike spørsmål dukker opp. Uventede spørsmål handler ikke om innhold, men om karakter.

Ansettelsesledere bruker dem for å se hvordan du tenker, hvordan du leder, og hvordan du håndterer press når ting faller fra hverandre – akkurat det prosjektledelse krever. Når noen stiller deg et spørsmål som tar deg på senga, prøver de egentlig å se noe dypere enn det som står på CV-en din.

De vil vite hvem du er under press, fordi det er dette de ansetter deg for. Klarer du å holde deg rolig når ting går galt? Klarer du å tenke klart når du ikke har alle dataene? Klarer du å innrømme det du ikke vet uten å bli defensiv? Og klarer du å tilpasse deg underveis og ta gode beslutninger når planen må endres? For i virkelig prosjektledelse er det nettopp dette jobben handler om.

Når det gjelder konkrete uventede spørsmål, ser jeg hovedsakelig to kategorier. Den ene er situasjoner du aldri har stått i før. Den andre er situasjoner du har stått i, men der historien ikke får deg til å fremstå særlig godt. Jeg har et par rammeverk for dette, og jeg er sikker på at vi kommer inn på dem etter hvert.

Kelsey Alpaio: Absolutt. Jeg liker denne måten å ramme det inn på, og tanken om at hvis du jobber med prosjektledelse, har du sannsynligvis mange av ferdighetene du trenger for å svare på spørsmål som tar deg på senga. Så la oss gå inn i det. Fortell litt mer om rammeverket for å svare på slike spørsmål og forberede seg på dem på forhånd.

Kayla Quijas: Ja, forberedelse er virkelig avgjørende. Den beste forberedelsen handler ikke om å prøve å gjette hvert eneste uventede spørsmål som kan komme, for da blir du gal. Hvem ville noen gang tenkt at du skulle få spørsmål om hvilken sjokolade du ville vært?

Du kommer aldri til å klare å forutse alt. Det jeg oppfordrer klientene mine til å gjøre, er å lage en samling historier – minst seks, gjerne flere. Det er minimum. Når jeg jobber med klientene mine, gir jeg dem det jeg kaller prosjektlederkort.

På disse kortene skal de utvikle historier rundt bestemte temaer: suksesser, selvfølgelig, men også nederlag. Ganger du har håndtert konflikter, ganger du har håndtert risiko, ting som viser hvordan du leder uten formell myndighet, og hvordan du håndterer tvetydighet. Historiene bør være fleksible nok til at du kan bruke dem på flere måter.

Det er der du bør begynne: med en god samling historier. Deretter kobler du dem til noen viktige egenskaper. Én historie kan vise lederskap og problemløsning, mens en annen kan vise emosjonell intelligens og tilpasningsevne. Så øver du på å tenke høyt.

Det er neste viktige steg, fordi uventede spørsmål ikke bare handler om innhold, men om hvordan du bearbeider informasjon under press. Jeg garanterer at det var dette spørsmålet om sjokolade handlet om. De bryr seg ikke om hvilken sjokolade du er. De bryr seg om tankeprosessen din og hvordan du tenker gjennom noe når du får et spørsmål som kommer helt uventet.

Øv derfor på å forklare logikken din trinn for trinn, slik at du holder deg forankret selv når hjernen sier «oi». Hvis du forbereder deg på denne måten, pugger du ikke bare svar – du bygger opp et repertoar.

Jeg har også to helt konkrete rammeverk. Det ene er for situasjoner der du virkelig ikke har en relevant erfaring. Det klassiske intervjuspørsmålet er: «Fortell meg om en gang da …» Det kan bli et uventet spørsmål hvis du tenker: «Herregud, jeg har ingen slik erfaring.» Det andre gjelder spørsmål som er utformet for å få deg til å fremstå dårlig, som «Hva er din største svakhet?» eller «Fortell meg om en gang du mislyktes.»

Det første rammeverket er laget for spørsmål du ikke har en historie til. Det hjelper deg med å navigere situasjonen på en elegant måte, samtidig som du viser egenskapene en ansettelsesleder ser etter hos en prosjektleder. Det handler om å holde seg rolig, omformulere spørsmålet og tenke strategisk.

Jeg har formulert det på en måte prosjektledere forhåpentligvis kjenner seg igjen i, uten å himle med øynene. Jeg kaller det RAID-rammeverket: RAID.

R står for å gjenkjenne hensikten. Hva prøver de egentlig å finne ut? I stedet for å få panikk, tar du en pause og finner ut hva hensikten er. Prøver de å finne ut hvordan du leder? Hvordan du løser konflikter? Eller hvordan du prioriterer?

Du kan stoppe opp og si: «Det var et godt spørsmål. Jeg tenker gjennom hva som best kan vise hvordan jeg vanligvis håndterer denne typen situasjoner.»

A står for å anerkjenne gapet. Ta eierskap til det. Gjør det på en moden måte, ikke defensivt. Hvis du ikke har en direkte historie, sier du det. Det er ikke en svakhet; det viser ærlighet og selvinnsikt. Du kan si: «Jeg har ikke stått i akkurat den situasjonen, men jeg har håndtert noe lignende som krevde mange av de samme ferdighetene.»

I står for å identifisere en overførbar situasjon. Hent frem en parallell historie fra erfaringsbanken din. Den trenger ikke være identisk, bare relevant. Det viser at du er ressurssterk og fleksibel på tvers av ulike situasjoner.

Til slutt beskriver du hvordan du tenker. Gå gjennom den mentale prosessen høyt. Vis hvordan du ville gått frem, og bryt det ned slik du ville gjort i en arbeidsplan. Du kan ikke vite alt som prosjektleder, og det forventes heller ikke. Men du må vite hvordan du skal gå frem når noe blir kastet på deg. Du kan si: «Hvis dette oppsto, ville jeg gått frem på følgende måte.»

Det er RAID-rammeverket jeg har utviklet.

Kelsey Alpaio: Jeg elsker det. Jeg tror alle kjenner igjen panikkøyeblikket når man ikke føler at man har et godt svar i et intervju. Det å kunne roe ned og si: «Ok, R-A-I-D. Gjenkjenn hensikten. Anerkjenn gapet. Identifiser en overførbar historie. Beskriv tankegangen.»

Jeg liker virkelig dette rammeverket. Fortell oss litt mer om rammeverket for den andre situasjonen, der du får et spørsmål som er utformet for å få deg til å fremstå dårlig.

Kayla Quijas: Vi tror gjerne at slike spørsmål er ment å få oss til å fremstå dårlig, men i virkeligheten prøver de å teste hvordan du tenker på stående fot og hvordan du håndterer bestemte situasjoner.

Vi vet ikke at de kommer, og de kan føles som et slag i magen. Noen spørsmål er laget for å se hvordan du håndterer det å være menneskelig i en situasjon med høyt press og mye på spill. Og la oss være ærlige: Et intervju er nettopp det for mange av oss.

Det viktige er ikke om du har håndtert alt perfekt tidligere. Det viktige er hva du lærte, og hvordan du tar lærdommen med deg videre i praksisen som prosjektleder. Rammeverket mitt er et etteranalysereammeverk. Prosjektledere kjenner godt til etteranalyser og læringspunkter.

POST begynner med P: mal et bilde. Gi nok kontekst til at vi forstår hva som skjedde. O står for å eie feilen. Innrøm den. Det viser modenhet og emosjonell intelligens. Ingen er perfekte, og alle gjør feil, men hvis du prøver å unngå ansvar og skylde på andre, er det et stort varselsignal.

S står for å vise konsekvensene. «Jeg gjorde dette, og som et resultat skjedde dette.» Til slutt står T for å gjøre lærdommen til positiv utvikling. Vis hvordan du vokste, eller hvilken forskjell det har gjort. Det handler ikke om å forsvare deg, men om å vise utvikling.

Kelsey Alpaio: Ja, det vil jeg gjerne høre.

Kayla Quijas: Som prosjektleder opptrer jeg egentlig mer som en programleder. Jeg jobber med mange innflytelsesrike interessenter med sterke personligheter. En gang videresendte jeg en e-post fra en av disse interessentene til en annen, bare med en rask «til orientering». Jeg var travel og tenkte ikke noe mer over det.

Interessent nummer to kontaktet interessent nummer én for å be henne stoppe det hun holdt på med, og satte meg på kopi. Hun skrev i praksis: «Kayla fortalte meg dette, så vennligst stopp.» Interessent nummer én ble mildt sagt rasende. Hun ble fullstendig tatt på senga og mistet mye av tilliten til meg – tillit jeg hadde jobbet hardt for å bygge opp.

Jeg lot det gå litt tid slik at situasjonen kunne roe seg, og satte deretter opp en videosamtale med henne. Jeg jobber eksternt, men i en slik situasjon er det viktig å ha så mye menneskelig kontakt som mulig. Jeg sa rett ut at jeg tok ansvar for feilen. Jeg sa unnskyld, forklarte at det ikke var vondt ment, og lovet å gjøre alt jeg kunne for å gjenvinne tilliten hennes.

Jeg valgte ærlighet og sårbarhet. Hun møtte meg med det samme og sa rett ut at hun håpet jeg kunne få tilbake tilliten hennes, men at det ville ta tid og kreve innsats fra min side. Vi satte tydelige retningslinjer for hvordan hun forventet at jeg skulle holde henne orientert fremover, og jeg var svært nøye med å følge dem.

Til slutt fikk jeg tilbake tilliten hennes. Selv om opplevelsen var vanskelig, lærte den meg hvor viktig det er å forstå interessentenes forventninger til kommunikasjon tidlig, og å handle i tråd med dem. Jeg gjorde en alvorlig feil, men lærte noe svært verdifullt av den.

Kelsey Alpaio: Det var et godt eksempel som mange lyttere sikkert kan kjenne seg igjen i. Kan du også snakke litt om feil måter å håndtere et uventet spørsmål på? Hvilke feil bør vi unngå når vi svarer på spørsmål som kan sette oss ut?

Kayla Quijas: De største feilene handler ofte ikke om selve svaret, men om hvordan du går frem. En av de største feilene er å få panikk eller låse seg. Du hører spørsmålet, og intervjueren kan se det i ansiktet ditt. Du blir tom i hodet eller skynder deg inn i et rotete svar bare for å fylle stillheten.

Det beste du kan gjøre, er å stoppe opp, trekke pusten og gi deg selv litt tid. En rolig pause på fem sekunder er bedre enn et langt tankespinn.

Ikke lat som. Ikke finn på en historie eller press deg selv til å sette sammen noe. Hvis du ikke har erfaringen, så ta eierskap til det. Bruk RAID-rammeverket, finn noe parallelt, og si hva du ville gjort hvis du sto i situasjonen.

Ikke snakk deg bort heller. Det er viktig å være tydelig og konsis. Og ikke unnskyld deg unødvendig. I ubehagelige situasjoner er det naturlig å fylle stillheten med «unnskyld» eller «jeg har ikke noe svar». Men unnskyldninger når de ikke er nødvendige, kan signalisere lav selvtillit og få det til å virke som om du ikke er kvalifisert for stillingen.

Kelsey Alpaio: Jeg har definitivt gjort noen av disse feilene. Jeg vil alltid fylle stillheten. Det er noe jeg har måttet lære gjennom karrieren: La det gå noen sekunder.

Kayla Quijas: Absolutt. Og dette med å si «unnskyld» hører jeg ofte fra klientene mine. Å stoppe opp og ikke fylle stillheten er viktig. Generelt er det en stor forskjell på å erstatte «unnskyld» med «takk». Det kan virkelig endre situasjonen.

Kelsey Alpaio: Jeg elsker det rådet. Jeg hørte deg nevne både selvtillit og karisma da du snakket om feil og ting vi bør være oppmerksomme på når vi svarer på slike spørsmål. Hvordan kan man utvikle denne ferdigheten og bruke den i denne sammenhengen?

Kayla Quijas: Selvtillit og karisma er svært viktig i intervjuer. Mange tror at man enten er født med det eller ikke, men det stemmer ikke. Det er ferdigheter og muskler som kan bygges opp.

Jeg har jobbet med mange stille og introverte personer som oppfattes som usikre. Over tid får de større selvtillit. Det handler om øvelse og om å gi seg selv tillatelse til å ta plass.

Ligningen er: Selvtillit er lik forberedelse pluss tillatelse. Forberedelse betyr å kjenne historiene dine og verdiene dine, og å ha rammeverkene på plass. Tillatelse er ofte den vanskeligste delen: å gi deg selv emosjonell tillatelse til å ta plass, slutte å bagatellisere erfaringen din og eie både seirene og feilene dine uten å be om unnskyldning.

Karisma tenker jeg på som energi pluss intensjon. Karisma handler ikke om å være høylytt eller sjarmerende. Det handler om energien du tar med deg inn i et rom, og evnen til å knytte kontakt med mennesker. I intervjuer betyr det å være til stede uten å virke overdrevent innøvd, ha øyekontakt, speile kroppsspråk, snakke tydelig og vise at du ønsker å være der – ikke desperat, men engasjert.

Kelsey Alpaio: Hva med personer som ikke har så mye prosjektledererfaring? Hvordan finner de selvtillit i intervjuer?

Kayla Quijas: Selvtillit kommer fra forberedelse og tillatelse. En viktig del er å ikke undervurdere erfaringen din. At jeg var kakedekoratør, betyr ikke at jeg ikke håndterte krav, tidsfrister og kvalitet. Det var jo nettopp det jeg gjorde, hele tiden, i raske, hektiske og krevende situasjoner.

I ettertid kan jeg se det tydelig, men jeg hadde ingen som fortalte meg det. Derfor valgte jeg en overgangsjobb. Jeg gikk fra å være kakedekoratør til resepsjonist og jobbet meg deretter oppover. Det var riktig for meg, fordi det ikke nødvendigvis ville vært naturlig å gå direkte fra kakedekoratør til en lederstilling.

Men du må eie erfaringen din og erkjenne at du har verdi. Du har erfaring. Hvis du trenger å snakke med personer som har kommet litt lenger, gjør det. Folk vil hjelpe deg. Finn personer som ligger fem år foran deg. LinkedIn er fantastisk til dette. Snakk med dem, hør historiene deres og knytt kontakt. De kan hjelpe deg med å se hva du faktisk allerede gjør som er prosjektledelse.

Trekk frem disse historiene og forbered deg.

Kelsey Alpaio: Hvis du føler at du gjorde en veldig dårlig jobb med å svare på ett eller to spørsmål i et prosjektlederintervju, hva gjør du da? Tar du kontakt med intervjueren igjen, gjør du noe der og da, eller trekker du bare mer oppmerksomhet til det?

Kayla Quijas: Jeg ville sterkt anbefale at du ikke sender en oppfølging som sier: «Du spurte om dette, og jeg kunne ha svart bedre. Her er svaret mitt.» Det kan virke som om du tviler på deg selv, ikke eier styrken din og fremstår litt desperat.

Med mindre du er helt sikker på at det vil styrke kandidaturet ditt, bør du la det ligge. Send heller en god takk for intervjuet. Mange tenker kanskje at takkebrev er gammeldags, men jeg hører stadig folk si at de nesten aldri får dem lenger, og at det derfor betyr mye når de får et.

Fremhev styrkene dine og hvorfor du passer godt til rollen. Ta gjerne opp noe fra intervjuet som du syntes var interessant eller meningsfullt. Jeg har selv vært del av intervjupaneler, og sterke takkebrev er virkelig prikken over i-en, særlig etter et intervju som gikk bra.

Jeg intervjuet nylig en kandidat som mot slutten spurte om han kunne få e-postadressen min. Da visste jeg straks at han kom til å sende en takk. Det gjorde han. At han tok eierskap til situasjonen i stedet for å være avhengig av en rekrutterer eller en ekstern e-posttjeneste, var imponerende. Slike små ting viser handlekraft og at du tar kontroll.

Kelsey Alpaio: Vi begynner å gå tom for tid. Kayla, jeg har ett siste spørsmål. Hvis du måtte beskrive deg selv som en sjokolade, hvilken ville du vært?

Kayla Quijas: Det var et godt spørsmål. Som prosjektleder er jeg god til å håndtere alle typer interessenter og tilpasse meg ulike situasjoner. Hvis det er en situasjon med høyt press, tilpasser jeg meg det. Hvis det bare er en vanlig dag med samtaler og samarbeid, tilpasser jeg meg det også.

I sjokoladeverdenen ser jeg derfor på meg selv som en som de fleste liker. Jeg tenker på KitKat. Jeg tror de fleste ville sagt at de ikke ville takket nei til en KitKat. Jeg vurderte Reese's Pieces, men noen er allergiske mot peanøttsmør, så KitKat er nok et tryggere valg.

Kelsey Alpaio: Jeg er faktisk allergisk mot sjokolade, så jeg må velge en sjokoladefri sjokolade. Jeg vet ikke engang om det finnes. Kanskje jeg er en Nerds Rope eller noe sånt.

Kayla Quijas: Det handler om hvordan du snakker deg gjennom spørsmålet. Da jeg svarte, forklarte jeg hvordan jeg ser på meg selv som prosjektleder. Du kunne også sagt at du er allergisk mot sjokolade, men at du som prosjektleder er svært observant. Selv om du ikke kan spise sjokolade selv, observerer du vennene og familien din og ser hvilke typer de liker. Hvis de fleste liker en bestemt type, kan du si at det er den du ville valgt.

Kelsey Alpaio: Jeg elsker det. Det er et godt forslag som du kan bruke direkte, basert på situasjonen din.

Helt til slutt: Kan du gi oss én ting vi kan gjøre i dag for å legge til rette for suksess i jobbintervjuer?

Kayla Quijas: Ta kontakt med noen som er der du ønsker å være, og etabler en relasjon, selv om det bare er en kaffesamtale på 15 minutter. Det er svært verdifullt. Folk vil hjelpe.

Kelsey Alpaio: Det liker jeg. Det er konkret og enkelt. Kayla, tusen takk for at du tok deg tid til å snakke med meg i dag. Dette har vært svært nyttig.

Kayla Quijas: Takk, Kelsey. Det var en glede å være her.

Kelsey Alpaio: Det var alt for dagens Retro. Følg programmet, så du aldri går glipp av en episode. Og hvis du vil fortsette samtalen med over 1 000 prosjektledere som forstår hva det handler om, kan du bli med på thedpm.com/membership. Takk for at du lyttet!