Hvordan byråer kan få mest mulig ut av sine frilansprosjektledere
I dagens hektiske, stadig skiftende digitale verden er byråer i økende grad avhengige av fleksibiliteten og ekspertisen til kontraktsbaserte prosjektledere for å håndtere komplekse prosjekter effektivt.
Galen Low får selskap av Marissa Taffer – grunnlegger av M. Taffer Consulting – for å gå i dybden på detaljene ved å ansette kontraktsbaserte prosjektledere og maksimere verdien av dem.
Høydepunkter fra intervjuet
- Fordeler ved å ansette kontraktsbaserte prosjektledere [01:40]
- Byråer er tilbakeholdne med å ansette kontraktsbaserte prosjektledere fordi de frykter manglende skalerbarhet eller at de ikke vil finne den rette personen for behovene sine.
- Fordeler med kontraktsbaserte prosjektledere for byråer:
- Håndtere ekstraarbeid eller prosjekter med stort potensial, men begrensede ressurser.
- Hjelpe mindre byråer med å frigjøre eierens tid til vekst og strategi ved å overta prosjektlederoppgaver.
- Bidra til å utforme en prosjektlederrolle og definere behovene for den før en fast ansettelse.
For eiere av mindre byråer er noe av det beste med en kontraktsbasert prosjektleder at vedkommende kan hjelpe deg med å utforme en rolle.
Marissa Taffer
- Marissas vei til konsulentvirksomhet [05:15]
- Marissa gikk over fra salg til prosjektledelse etter å ha jobbet i en oppstartsbedrift.
- En uventet nedbemanning fikk henne til å revurdere karriereveien sin.
- Med oppmuntring fra en mentor begynte hun som frilanser og fokuserte etter hvert på prosjektledelsesrådgivning.
- Erfaringen hennes fra både prosjektledelse og innholdsproduksjon gjør at hun bedre forstår behovene til kreative team.
- Marissa er uenig i begrepet “leiesoldat” for å beskrive frilansere.
- Hun hevder at et vellykket forhold mellom en frilanser og en oppdragsgiver er gjensidig, noe som betyr at begge parter drar nytte av det.
- Erfaringen hennes med å forvalte en kunde for det samme byrået i fem år illustrerer dette poenget.
- Målet hennes er å hjelpe kundene med å vokse og lykkes.
- Viktige kjennetegn ved et sunt forhold mellom byrå og oppdragstaker [10:09]
- Marissa mener interessant arbeid er et av de viktigste kjennetegnene ved et sunt forhold mellom et byrå og en kontraktsbasert prosjektleder.
- Hun liker å jobbe med et bredt spekter av kunder og prosjekter.
- Tydelig definerte roller er et annet viktig kjennetegn. Hun foretrekker strategiske partnerskap fremfor roller som “leiesoldat”.
- Både byrået og frilanseren må forstå hverandres forventninger.
- Tydelighet rundt prosjektet, variasjon i arbeidet og forventninger er viktig for et sunt forhold mellom frilanser og byrå.
- Disse kjennetegnene kan måtte justeres over tid i et langsiktig forhold.
For frilansere: Kjenn deg selv og hva du liker. Du får en mye lykkeligere og enklere start på arbeidsdagen når du sier ja til det som gir deg energi.
Marissa Taffer
- Budsjettforventninger og prissetting [13:52]
- Byråer må ta hensyn til budsjettet og tilpasse det til frilanserens erfaringsnivå.
- Høyere priser samsvarer vanligvis med mer erfaring og flere ferdigheter.
- Å finne en god frilanser handler ikke bare om pris. Plattformer som Upwork, med en funksjon for å «sortere etter pris», er kanskje ikke best når det gjelder kvalitet.
- Byråer kan vurdere potensielle frilansere ved å:
- Be om anbefalinger.
- Be om å få snakke med frilanserens tidligere kunder som referanser.
- Se etter åpenhet og vilje til å sette dem i kontakt med referanser.
- Både frilanseren og byrået bør sikre at det er en god match utover kvalifikasjonene. Et prøveprosjekt kan bidra til å vurdere om de passer sammen.
- For et byrå er det avgjørende å vite hva man ønsker fra en frilanser, slik at man kan stille de riktige spørsmålene under referansesjekken.
- Selv om anbefalinger er nyttige, er det nødvendig å verifisere dem for å unngå mulig partiskhet (f.eks. at referansen er en venn eller et familiemedlem).
- Kontraktsklausuler og forhandlinger [19:04]
- To klausuler som frilansere kan oppleve som problematiske i kontrakter med byråer:
- Garanterte timer: Denne klausulen kan være lite fleksibel og gjøre det vanskelig for frilansere å håndtere arbeidsmengden og inntekten sin.
- Ingen avbestillingsfrist for møter: Dette kan forstyrre frilanserens timeplan og gjøre det vanskelig å planlegge dagen.
- Marissa foreslår alternative løsninger:
- Et «tak» og et «gulv» for antall timer per uke: Dette gir større fleksibilitet, samtidig som begge parter får en generell forståelse av tidsforpliktelsen.
- Estimere det totale antallet prosjekttimer og deretter dele det på antallet uker: Dette tillater variasjoner, men garanterer en minimumsbetaling for frilanseren.
- En avbestillingsregel på 48 timer for møter: Dette beskytter frilanserens tid, samtidig som det gir noe spillerom ved nødsituasjoner.
- To klausuler som frilansere kan oppleve som problematiske i kontrakter med byråer:
- Forstå kundens innvendinger [25:37]
- Frilansere kan møte innvendinger mot kontraktsklausuler fordi enkelte byråer mangler forståelse for hvordan frilansarbeid fungerer.
- Et eksempel er et byrå som forventer å kunne reservere bestemte arbeidstimer i frilanserens timeplan.
- Marissa ser på kontrakter som et sikkerhetsnett, på samme måte som en ektepakt, ment for verst tenkelige scenarioer og ikke for hverdagslige situasjoner.
- Det er normalt å flytte på avtaler av og til, men vedvarende problemer bør tas opp i en samtale.
- Konkurransebegrensende klausuler og konfidensialitet [28:23]
- Komplekse kontrakter med ukjente juridiske begreper kan virke skremmende på frilansere.
- Et godt forhold mellom kunde og frilanser bør bygges på tillit, tydelig kommunikasjon og unngåelse av unødvendige begrensninger.
- Frilansere kan være tilbakeholdne med å signere konkurransebegrensende klausuler som begrenser muligheten deres til å arbeide med andre kunder.
- En solid taushetserklæring (NDA) er mer verdifull enn en konkurransebegrensende klausul når det gjelder å beskytte konfidensiell informasjon.
- Introduksjon og integrering av en kontraktsansatt prosjektleder [34:01]
- Viktige punkter for byråer omfatter:
- Å gi den frilansende prosjektlederen en oversikt over verktøyene og prosessene deres.
- Å tilby en kort gjennomgang av deres spesifikke oppsett i disse verktøyene.
- Å fremheve teammedlemmenes styrker, svakheter eller områder som krever ekstra oppmerksomhet.
- Introduksjonsprosessen kan være mer omfattende for team som utelukkende består av kontraktører, der byrået kan ha behov for å:
- Forstå begrunnelsen for utvelgelsen av hver enkelt frilanser.
- Vurdere erfaringen deres, særlig fra byråmiljøer.
- Den frilansende prosjektlederens rolle omfatter:
- Å identifisere potensielle risikoer og kommunisere dem proaktivt til byrået.
- Å unngå unødvendig tidkrevende arbeid under introduksjonen og fokusere på relevant prosjektinformasjon.
- Den frilansende prosjektlederen bør være klar over hva byrået «solgte» til kunden, og bestrebe seg på å innfri disse forventningene.
- Selv om fokuset er på prosjektledelse, kan den frilansende prosjektlederen identifisere ytterligere forretningsmuligheter for byrået og kommunisere dem til kundeansvarlig.
- Viktige punkter for byråer omfatter:
- Effektiv kommunikasjon og tydelighet rundt roller [41:46]
- Byråer bruker titler som «seniorutvikler» uten tydelige definisjoner av ansvarsområdene. Dette skaper forvirring om hvem som tar beslutninger (PM eller seniormedlemmer i teamet).
- Seniormedlemmer i teamet (for eksempel utviklere) involverer prosjektlederen (PM) i beslutninger prosjektlederen ikke burde trenge å ta (f.eks. hvilken trådmodell som skal brukes).
- PM-en er usikker på rollen sin i prosjektet. Forventes det at vedkommende skal være en operativ leder eller føre tilsyn med en overordnet plan?
- PM-en bør ha åpen kommunikasjon med byrået for å forstå forventningene og unngå dobbeltarbeid.
- PM-en bør involvere seniormedlemmer i teamet i diskusjoner når det er behov for deres ekspertise, men beslutningstakingen bør følge tydelige roller.
- PM-er bør være tydelige og bidra i diskusjoner, ikke være passive.
- Åpen kommunikasjon gjør det mulig for PM-er å identifisere problemer og forbedringsmuligheter tidligere.
- Målet er å finne løsninger sammen, ikke å vinne diskusjoner. PM-er bidrar med ekspertisen sin, men bør være åpne for alternative synspunkter.
- Finne den rette kontraktsansatte prosjektlederen [45:06]
- Start med nettverket ditt: Be kolleger eller venner i bransjen om anbefalinger.
- Se etter anbefalinger: Et godt tegn er at en frilanser har et nettverk av fornøyde kunder som anbefaler vedkommende til andre.
- Bruk nettbaserte plattformer: Se etter frilansere på LinkedIn eller andre profesjonelle plattformer. Les profilene deres og se om tilnærmingen deres passer for deg.
- Innledende samtaler: Avtal en gratis konsultasjonssamtale for å diskutere behovene dine og se om dere passer sammen.
Møt gjesten vår
Marissa Taffer, PMP, A-CSM er grunnlegger og styreleder i M. Taffer Consulting. I konsulentvirksomheten sin hjelper hun organisasjoner med prosesser og verktøy for prosjektstyring. Hun fungerer også som prosjektleder på deltid for digitale byråer, markedsavdelinger og andre konsulentselskaper.
Du trenger ikke alltid ekspertise på høyt nivå; noen ganger trenger du bare noen som kan få jobben gjort. Du trenger noen som kan komme inn og gi støtte på samme måte som en prosjektkoordinator, ved å bidra til å sette opp prosjektplaner og sørge for at alt går smidig. Hvis det er det du trenger, er det det du bør ansette.
Marissa Taffer
Ressurser fra denne episoden:
- Bli med i Digital Project Manager-fellesskapet
- Abonner på nyhetsbrevet for å få våre nyeste artikler og podkaster
- Ta kontakt med Marissa på LinkedIn
- Se nærmere på M. Taffer Consulting
Relaterte artikler og podkaster:
Les transkripsjonen:
Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden boten ikke er korrekt 100 % av tiden.
Galen Low: Hei alle sammen, og takk for at dere lytter. Jeg heter Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagfolk med et mål om å hjelpe hverandre med å utvikle ferdigheter, bli tryggere og knytte kontakter, slik at vi kan øke verdien av prosjektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mer om dette, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com/membership.
I dag snakker vi om kontraktsbaserte prosjektledere og hvordan byråer kan få mest mulig ut av samarbeid med oppdragstakere uten å ofre synlighet, kontroll eller kultur – og uten å sende feil signal til de ansatte. Med meg i dag har jeg Marissa Taffer, grunnlegger av M. Taffer Consulting.
Marissa, takk for at du ville være med i dag.
Marissa Taffer: Takk for invitasjonen. Jeg gleder meg veldig til å snakke om dette.
Galen Low: Vi snakket litt i bakrommet om hvordan dette blir stadig mer aktuelt. Kontraktsbaserte prosjektledere har jo eksistert nesten siden tidenes morgen.
Mange byråer har brukt oppdragstakere, kontraktsbaserte prosjektledere, konsulenter, frilansere og så videre. Og i dagens økonomi legger vi merke til at det er mer oppmerksomhet rundt oppdragstakere i fellesskapet vårt. Jeg tror folks forventninger til arbeidslivet er litt annerledes. Jeg tror det finnes flere alternativer når det gjelder ansettelse.
Og du er eksperten på hvordan dette kan gjøres, og hvordan det kan gjøres på en god måte. Grunnen til at jeg ønsket å gå inn i dette i dag og ha deg med på programmet, er at jeg har sett det gå galt så mange ganger. Jeg vet at noen er skeptiske, og at det kan gå skjevt. Men jeg har også sett det fungere utrolig godt, og det jeg ønsker å se nærmere på i dag, er hva som gjør at det fungerer – for når det fungerer, fungerer det virkelig godt, og resultatet kan bli fantastisk.
Greit, jeg vil begynne med et aktuelt spørsmål: For byråer som er skeptiske til å ta inn en oppdragstaker eller en frilansprosjektleder – hva går de glipp av? Hvorfor bør et byrå velge å samarbeide med en kontraktsbasert prosjektleder?
Marissa Taffer: Jeg tror noe av det du kan gå glipp av som byråeier eller -leder, hvis du virkelig er skeptisk, er skalerbarheten.
Noen ganger kommer det inn et oppdrag, og du tenker: «Prosjektlederne mine er allerede overbelastet, men jeg vil virkelig ta dette oppdraget.» Kanskje fordi det er en kunde eller logo du ønsker å bruke i en kundehistorie, fordi det er interessant arbeid teamet ditt lenge har ønsket å gjøre, eller fordi det vil hjelpe virksomheten med å vokse – men dere er allerede på maksimal kapasitet.
Selv som oppdragstaker opplever jeg det av og til. Det kommer inn et fantastisk oppdrag, men tidspunktet er mildt sagt krevende. Å hente inn noen på kontraktsbasis som er dyktig, erfaren og passer godt inn, kan derfor hjelpe deg med å ta på deg oppdraget.
For mindre byråeiere er noe av det beste med en kontraktsbasert prosjektleder at det kan hjelpe deg med å forme en rolle. Hvis du driver et veldig lite byrå, kanskje med tre eller fire personer, og du gjør all prosjektledelsen samtidig som du arbeider med forretningsutvikling, forskning og utvikling av tjenestene dine og strategiarbeid, kan en deltidsoppdragstaker avlaste deg for det daglige prosjektlederarbeidet.
Det gir deg tid tilbake på kort sikt, slik at du kan fortsette å utvikle virksomheten. Samtidig hjelper det deg med å forme den fremtidige stillingen. Når du er klar for å ansette noen på heltid, er kontraktsressursen som har utført arbeidet, en verdifull ressurs når du skal skrive stillingsbeskrivelsen og finne den riktige personen.
Galen Low: Jeg liker ideen om å forme rollen uten å forplikte seg fullt ut til en fast ansettelse fra første dag.
Marissa Taffer: Ikke gjør det.
Galen Low: Jeg liker den tydeligheten fra starten av.
Marissa Taffer: En kontraktsbasert prosjektleder kan bety mange forskjellige ting. Derfor ønsker vi å se nærmere på hvordan vi får dette til å fungere, for du må definere hva kontraktsressursen faktisk skal være før du begynner å lete etter en.
Galen Low: Hva er dine tre viktigste kjennetegn på et sunt forhold mellom et byrå og en kontraktsbasert prosjektleder?
Marissa Taffer: For det første mener jeg at arbeidet bør være interessant. Som kontraktsbasert prosjektleder har jeg valgmuligheter når det gjelder hvor jeg kan jobbe. Jeg ønsker å være steder der arbeidet er virkelig interessant.
Det andre er at rollene må være tydelig definert. Trenger du en innleid ressurs som kommer inn og krysser av på en liste, eller trenger du en partner som hjelper deg med å lede prosjektet, støtte teamet og bidra strategisk?
Og til slutt må forventningene være tydelige. Du må vite hva som forventes av deg, og oppdragsgiveren må vite hva de faktisk kjøper.
Galen Low: Det gir mening. Hvis rollene ikke er tydelige, kan begge parter ende opp med å kaste bort tid og penger.
Marissa Taffer: Nettopp. Det handler om å være ærlig om hva du trenger, og om å finne riktig person for akkurat det behovet.
Galen Low: Hvordan kan byråer finne en god frilansprosjektleder?
Marissa Taffer: Begynn med å være tydelig på behovet. Spør gjerne andre byråeiere eller folk i bransjen om anbefalinger. Mye av virksomheten min kommer fra henvisninger.
Hvis du ikke har et nettverk, kan du begynne på LinkedIn. Se på profilene, innleggene og emneknaggene til personer som ser ut til å gjøre denne typen arbeid. Les hva de skriver, og legg merke til hvordan de beskriver tilnærmingen sin.
En innledende samtale kan være et godt sted å starte. Den kan hjelpe deg med å avklare hva du faktisk trenger, hvordan samarbeidet kan se ut, og om dere passer for hverandre.
Galen Low: Marissa, tusen takk for at du tok deg tid til å snakke med meg i dag. Dette har vært veldig interessant.
Marissa Taffer: Takk for invitasjonen.
Galen Low: Hvis du vil bli med i samtalen med over tusen prosjektledere, kan du besøke thedigitalprojectmanager.com/membership for å lese mer. Og hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com.
Takk for at du lyttet.
