Hva de fleste tar feil av når det gjelder PMP-eksamen

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Kelsey Alpaio: Hei! Jeg heter Kelsey. Og velkommen tilbake til The Retro på The Digital Project Manager-podkasten—der vi går inn i tidligere lærdommer, fremtidige trender og hva de betyr for karrieren din. Vi er live i studio i dag sammen med DPM-medlemmene våre, og vi skal snakke om Project Management Professional-eksamenen—også kalt PMP.

Hvis du vurderer å ta PMP, har du sannsynligvis allerede hørt alle skrekkhistoriene. Den er vanskelig. Strykprosenten er høy. Og det finnes alle mulige feil du kan gjøre underveis. Men PMP er fortsatt en av de mest anerkjente og respekterte sertifiseringene innen prosjektledelse. Og hvis du består den, kan den åpne alle slags karrieremuligheter for deg. Men det er spørsmålet, ikke sant? Hvordan består man den egentlig—særlig hvis man gjør dette samtidig som man balanserer jobb, privatliv og alt annet.

I dag snakker vi med Crystal Richards, en PMP-instruktør og grunnleggeren av MindsparQ—en opplæringsorganisasjon som hjelper team med å forbedre ferdighetene sine innen prosjektledelse, slik at de kan lede prosjekter med klarhet, mot og selvtillit. Hun er også forfatteren av en ny bok som kom ut tidligere i år, med tittelen PMP Exam Prep For Dummies.

Crystal, velkommen til programmet!

Crystal Richards: Tusen takk, Kelsey. Jeg er glad for å være her. Ja, boken er ute og får allerede mye oppmerksomhet og begeistring. Så ja, jeg er veldig fornøyd.

Kelsey Alpaio: Så spennende. Gratulerer igjen med bokutgivelsen i år.

Men ja, hvorfor begynner du ikke med å fortelle oss litt mer om deg selv og arbeidet du gjør?

Crystal Richards: Kelsey, du gjorde en fantastisk jobb. Jeg holder til i Washington D.C.-området i USA. Og jeg lærer opp mennesker til å bli bedre prosjektledere, og hovedtjenesten jeg tilbyr, er PMP-bootcamp.

Derfra får folk en god opplevelse, og hvis muligheten byr seg, går jeg inn og underviser resten av teamet deres i grunnleggende prosjektledelse, slik at alle kan snakke samme språk. Så jeg er virkelig fordypet i å hjelpe mennesker med å bli bedre prosjektledere. Og jeg elsker å undervise i dette.

Jeg elsker det, og særlig nå som jeg har skrevet boken. Jeg underviser med utgangspunkt i boken, så folk synes det er veldig spennende, og all humoren og sarkasmen min, men også sannhetsbombene, finnes i boken. Så jeg elsker den.

Kelsey Alpaio: Sannhetsbombene må med.

Crystal Richards: Nettopp.

Kelsey Alpaio: Jeg vil gå rett på sak og spørre deg om stryk og PMP.

Jeg tror det er noe mange som tar eksamen for første gang, er veldig bekymret for, og statistikken man finner på nettet, hjelper egentlig ikke. Jeg så flere ulike eksamensforberedende nettsteder som hevdet at 80 % av deltakerne stryker første gang de tar den. Høres det tallet riktig ut for deg?

Er det i praksis gitt at man stryker første gang?

Crystal Richards: Nei, jeg tror det kanskje var mer riktig før 2021. Utfordringen er at dette er mellom deg og PMI. Vi instruktører får ikke statistikk på dette, og PMI er litt mer tilbakeholdne, forståelig nok. PMI, for de av dere som ikke kjenner dem, er Project Management Institute, som står bak PMP-sertifiseringen. De er svært tilbakeholdne fordi hvis nyheten sprer seg om at dette er en umulig test, vil ingen ta den. Og hvis det samtidig blir kjent at den er veldig enkel, kan arbeidsgivere kanskje ikke se verdien av den hvis alle kan bestå eksamen.

Det er litt av en catch-22. Jeg vil si at de har gjort den mye mer oversiktlig etter 2021, da alle satt hjemme og man ikke kunne dra til et testsenter. Derfor åpnet de for at man kunne ta den på nettet, hjemme i komforten av sitt eget hus hvis man ønsker det, og den er ikke like lur.

Så man opplever ikke lenger den samme følelsen av å bli lurt som før. Men det som gjør den krevende, er at det er mye innhold. Det er mye terminologi. Jeg begynner bokstavelig talt klassene mine på spansk bare for å understreke poenget. Det er som å lære et nytt språk. Noen snakker tilbake til meg på spansk, men for de fleste handler det virkelig om å lære dette nye språket og all informasjonen som skal hentes frem igjen under eksamen.

Og jeg vil si at folk blir tatt på sengen av dette. Hvis utfordringen er at du ikke består eksamen, skyldes det sannsynligvis et par ting som ikke handler om hvordan det var før. Og jeg vil ikke røpe alt, siden jeg er sikker på at du har spesifikke spørsmål om dette. Men 80 % tror jeg er litt overdrevet.

Jeg tror det er en del av folks markedsføringstaktikk. Det er ikke min stil å gå etter folk på den måten. Jeg tenker ærlig talt: Hvis du er selvstendig og disiplinert, kan du bare kjøpe boken min. Det er alt du trenger. Du trenger ikke en bootcamp. Men for dem som tenker: Jeg trenger struktur, jeg trenger fokus, jeg trenger noen som følger meg tett.

Å, det er helt meg.

Kelsey Alpaio: Ja. Ja. La oss gå inn i det. Hva er noen av de vanligste grunnene til at folk faktisk stryker på eksamen?

Crystal Richards: De tar det på sparket. De tenker: Jeg har jobbet med prosjektledelse lenge, så jeg vet hva dette er. Derfor leser de ikke, og de forstår ikke terminologien.

Det er forskjell på PMIs terminologi og det vi kaller ting i virkeligheten, fordi mange av oss er tilfeldige prosjektledere. Jeg kjenner ikke særlig mange som studerte prosjektledelse spesifikt. Og hvis de gjorde det, var det på masternivå. Da var de allerede fordypet i det. Men for mange av oss var det å lære gjennom ilddåpen.

Du ble bedt om å jobbe med et Gantt-diagram uten noen forklaring på hva et Gantt-diagram er. Du tenker bare: Greit, jeg vet at det heter et Gantt-diagram. Jobb med dette regnearket eller denne rapporten, og vi har vår egen måte å navngi ting på, mens PMI har sin egen navnekonvensjon. Og det morsomme, og litt utspekulerte, er at de vet hva vi kaller ting i den virkelige verden, og det dukker opp på eksamen.

Så du tenker: Ja, det er det jeg kaller det. Men det er ikke PMIs terminologi. Det er punkt nummer én: Du møter opp, tar det på sparket og leser ikke. Den andre store tingen er at folk ikke tar øvingsprøver for å komme inn i eksamensmodus. Jeg vil anta at det for mange, inkludert meg selv, er lenge siden de tok en eksamen eller standardisert test. Du tar prøver med fem eller ti spørsmål.

Du tenker: Jeg gjorde det. Det gikk bra. Men du er ikke forberedt på nesten fire timer med all denne informasjonen som du må bearbeide. Og du må hele tiden si til deg selv: Det beste PMI-svaret. Det er først og fremst det som skiller seg ut. Å ta det på sparket, ikke ta øvingsprøver og så tro at du skal lese boken.

Ikke les den boken fra perm til perm. Les boken min fra perm til perm, for den er laget for det. Men det finnes det som kalles Project Management Body of Knowledge, eller PMBOK-veiledningen. Og den er så tørr. Hvis du har søvnløshet, er det verdens beste bok. Men hvis du vil at noen skal gi deg et eksempel, var det dette jeg oppdaget da jeg skrev boken.

Jeg ville gi folk kontekst, særlig fordi jeg stadig møtte de samme spørsmålene i klassene mine. Derfor tok jeg det inn i boken. Hvis dette for eksempel er situasjonen der du bruker dette verktøyet, ser det slik ut fra et eksamensperspektiv, og slik fra et virkelighetsperspektiv. En av favorittdelene mine var å snakke om ukontrollert utvidelse av omfanget og gullforgylling, for virkelig å feste disse begrepene. Folk syntes det var nyttig, for selv om jeg skal lære deg å bestå eksamen, sier de: Gi meg et eksempel fra den virkelige verden.

Og jeg sier: Virkeligheten hjelper deg ikke med å bestå eksamen, men jeg forstår hva du trenger. Du trenger å se hvordan PMIs metoder kan brukes i praksis. Da hjelper det deg å forstå et scenario-basert spørsmål på eksamen. Du tenker: Å, jeg husker at Crystal ga et scenario som dette. Nå forstår jeg det, og dette er hvordan jeg må svare på spørsmålet—på PMI-måten. Så dette er de tre viktigste rådene: Ikke ta det på sparket. Ta øvingsprøver. Ikke les PMBOK-veiledningen fra perm til perm.

Kelsey Alpaio: Gode råd.

Så under selve testen snakket du litt om at vi egentlig ikke er vant til å ta prøver på tre–fire timer. Hvilke feil gjør folk mens de faktisk tar eksamen, og hva gjør de som lykkes, annerledes?

Crystal Richards: Det handler om tidsstyring. Du har totalt 180 spørsmål og tre timer og 50 minutter, altså 230 minutter. Når jeg får folk til å regne på det, sier de: Greit, det er omtrent ett minutt og litt til per spørsmål.

PMI har delt de 180 spørsmålene inn i blokker på 60 spørsmål. Innenfor de første 60 spørsmålene kan du hoppe frem og tilbake og svare på alle. Når du er ferdig med de første 60 spørsmålene, spør de om du vil ta en pause.

Ta pausen. Ikke hopp over den. Det spiller ingen rolle hva du velger ellers, men du får ikke de ekstra ti minuttene hvis du ikke tar den. Når du går videre til spørsmål 61–120, kan du ikke gå tilbake til det første settet. Og her er poenget: Eksamen sier ikke: Du har brukt to timer, kanskje du bør gå videre.

Klokken tikker fortsatt. Når jeg forteller studentene at eksamen er delt inn i tre blokker på 60 spørsmål, og sier at de skal dele tiden i tre, tenker de: Det er omtrent 75 minutter per 60 spørsmål. Da forstår de at hvis de bruker 90 minutter bare på spørsmål 1–60, kommer de til å gå tom for tid. Det er tidsstyringen jeg virkelig vil at folk skal forstå.

Når du tar en øvingsprøve i full lengde, får du se hvordan kroppen reagerer på stress og tretthet, fordi det er en annen opplevelse. Folk sier at de kommer ut av eksamen helt utslitte. Eksamen er også svært ordrik og scenario-basert. Derfor må du sile bort støyen.

Jeg spøker alltid med folk og sier: Vær forsiktig. Du sitter med spørsmålet og begynner å trekke inn din egen livshistorie. Ja, det skjedde med meg. Plutselig bruker du 30 sekunder av eksamen på å gjenoppleve en episode fra prosjektlederkarrieren din. Det er her gode øvingsoppgaver virkelig hjelper.

De hjelper deg gjennom dette. Og hvis du har en tendens til å endre svaret ditt, er det riktig første gang i ni av ti tilfeller. Derfor er det også nyttig å ta øvingsprøver, slik at du oppdager når du holder på å endre svaret. Jeg gjør dette i klassene mine. Vi bruker bokstaver og viser svarene våre på spørsmålene.

Det er så morsomt, for jeg får dem til å brette arkene i fire. Det er som den lille leken med papir fra da vi var barn, der vi sa: Mamma sa at du skulle … Alle bretter papirene sine. Det er så morsomt. Jeg sier: Jeg har endret svaret mitt. Jeg holder meg til … Å, herregud. Og så får de se at jeg endret svaret mitt.

Det første svaret mitt var riktig. Ja, papirspåene—det var derfor jeg ikke sa navnet ennå.

Kelsey Alpaio: Å, herregud. Ja. Jeg hadde glemt hva de het. For en nostalgisk tilbakeblikk. Ja.

La oss gå litt tilbake til studiedelen av dette. Hvis noen leser til PMP-eksamen samtidig som de jobber fulltid, hva bør de prioritere i forberedelsene? Finnes det en struktur eller rutine du anbefaler, som kan hjelpe dem med å holde seg på sporet?

Crystal Richards: Det gjør det, særlig når du tar en bootcamp. Jeg understreker virkelig at når du har brukt tid og penger på en bootcamp, som vanligvis er på 35 timer og koster en del, er det alvor. Prøv å gjøre dette innenfor en periode på fire til seks uker.

Hvis du velger den veien, er det fortsatt mulig å gjøre det gjennom selvstudium. Forskjellen er at du ikke nødvendigvis har den samme motivasjonen. Når du har brukt alle disse pengene, må du sette av tid fra jobben, i stedet for å si: Jeg skal ta det senere, jeg skal ta det senere.

Fra bootcamp-perspektivet vil jeg si at du etter bootcampen bør tenke at du skal ta en øvingsprøve de neste tre–fire helgene. Mellom arbeidet kan du kanskje snike inn 30 minutter før du spiser frokost? Tretti minutter med øvingsoppgaver, og deretter en time etter at du har lagt barna eller spist middag, der du går gjennom oppgavene du gjorde til lunsj.

Gå gjennom områdene som var vanskelige for deg. Det er da du for eksempel kan bruke PMBOK-veiledningen som et leksikon. Når du har konteksten fra et spørsmål du svarte feil på, går du dit og tenker: Å, det var derfor jeg bommet. Hvis du prøver å lese den uten kontekst, tenker du bare: Jeg vet ikke hva jeg leser.

Det er også derfor jeg sier til folk at de ikke trenger å bekymre seg for om de har tatt et kurs eller lest noe på forhånd. Ta bare en øvingsprøve, så du får en følelse av hvordan spørsmålene stilles. Da vil materialet virkelig henge sammen og gi mening når du går gjennom det, og du tenker: Jeg så et spørsmål om dette. Nå forstår jeg hvorfor det er svaret, fordi det er PMIs måte å gjøre ting på.

Hvis ukedagene er vanskelige, og du ikke kan bruke 30 minutter om morgenen og 30 minutter på ettermiddagen, kan du kanskje bruke mer tid mot slutten av uken, for eksempel torsdag og fredag, kanskje halvannen time om kvelden.

Men det er virkelig lørdagen og kanskje deler av søndagen som gjelder. Du vil selvsagt sette av tid til livet og familien. Men hvis dette er et personlig og profesjonelt mål, bør du tenke på det som ethvert annet mål. For noen av dere som har begynt å studere igjen, handlet det bare om å forplikte seg og sette av tid.

Det er min oppfordring: Sett av tiden. Og stol på meg—hvis du blir ferdig før heller enn senere, kommer familien til å elske deg for det. De vil si: Det er PMP, og du slutter å banne over navnet mitt eller si: Crystal, la oss bare ta eksamen. Det er absolutt verdt det.

Som en liten anekdote hadde jeg en student for noen år siden som stadig utsatte det. Hun skulle på en stor familiegjenforening på et cruise om to uker. Hun sa: Jeg tar bare med meg boken. Og jeg sa: Nei, det gjør du ikke. Du skal ikke ta med deg dette materialet på et familiecruise.

Du kommer til å ødelegge tiden din. Alle kommer til å hate deg. Nei, la oss lage en plan. Jeg laget en plan og sa: Bestill eksamen på denne datoen. Hun sa: Greit. Hun besto. Hele familien sendte meg meldinger og sa: Tusen takk. Hun var et mareritt. Den dag i dag sier hun at jeg mobbet henne. Jeg sa: Jeg mobbet deg ikke.

Hun spør: Ville du mobbet meg til å ta denne eksamenen? Og jeg sier: Og du besto. Herregud. Og familien din liker både deg og meg på grunn av det. Så det fungerer virkelig. Jeg hadde nylig en student som sa til meg at han har to små barn, og at kona venter barn. Han sa: Jeg skal fortelle henne at hvis du vil fortsette å være hjemme, og at jeg skal tjene mer penger, må jeg bestå denne eksamenen.

Jeg sa: Greit. Vi var sånn: Greit, hvis det er det som skal til. Tydeligvis var det musikk i hennes ører.

Kelsey Alpaio: Å, herregud. Jeg elsker det. Det finnes en hårfin grense mellom coaching og mobbing.

Crystal Richards: Nettopp. Nettopp. Så kanskje jeg gjør det neste gang, men jeg sa: Du skal ikke ta med deg dette materialet på et cruise. Det er bare ikke morsomt. Du kommer ikke til å ha det gøy, og du kommer ikke til å studere.

Kelsey Alpaio: Fantastisk. Men ja. Du har nevnt PMBOK et par ganger, og jeg vet at det finnes en ny utgave—den sjuende utgaven er ute. Jeg vet også at eksamen har endret seg litt de siste årene, som du nevnte, og at den inkluderer elementer fra andre kilder enn PMBOK. Hvordan kan folk være sikre på at de studerer riktig materiale, og at de ikke kaster bort tid på utdaterte ressurser eller gamle øvingsoppgaver og prøver?

Crystal Richards: Begynn med kilden, pmi.org, og gå deretter til delen som heter sertifiseringer og videre til PMP. Der finner du oversikten over eksamensinnholdet. Eksamen er ikke lenger bare basert på én ressurs, slik den tidligere var med PMBOK-veiledningen.

Den er nå basert på flere ressurser, som gjenspeiles i det vi kaller ECO, altså oversikten over eksamensinnholdet. Akkurat nå er den fortsatt oppdatert. Den sier «eksamensoppdatering siden 2021». Nå er vi i 2025, så den stemmer fortsatt. Vi antar—siden du nevnte den sjuende utgaven—at den åttende utgaven kommer. Jeg har hørt at den forventes å komme ut, og ut fra enkelte publikasjoner eller meldinger fra PMI ser det ut til at den trolig kommer til høsten i år.

Vanligvis er PMIs rytme at de endrer eksamen året etter. Hvis de er raske, kan den oppdaterte eksamenen komme 1. januar 2026. Det avhenger av hvor lang tid det tar å gi ut den åttende utgaven. Hvis den ikke kommer før desember, gir de vanligvis folk første kvartal av året, og deretter kan man forvente en ny eksamensoppdatering mot slutten av mars eller i april. De gir som regel folk litt tid, noen ganger et par måneder.

Generelt, for dere som vurderer PMP, er det alltid et kappløp mot slutten av året. Alle prøver å nå målene sine før året er omme. Men det handler om å gå til kilden. Folk vil spørre: Jeg liker kanskje tilstedeværelsen og personligheten din, mens andre tenker: Hun er litt mye.

Og det er helt greit. Gå definitivt til personer du kjenner og stoler på. Hvordan var prosessen din? Tok du bootcamp? Fortell meg hvorfor du ikke tok bootcamp. Og kjenn deg selv. Jeg vet at jeg har kjøpt mange nettkurs og aldri fullført dem. De er riktignok budsjettvennlige, men du må tenke på hva målet ditt er.

Hvis jobbmuligheter sier at du trenger PMP, og noen er villige til å tilby deg en jobb nå hvis du har PMP innen 30 dager, kan du ta bootcamp og deretter forhandle om en bonus eller høyere lønn for å dekke kostnadene. Hvis du er disiplinert og vet at du kan sette av tid, kjøper du en bok og en eksamenssimulator, så bør du være klar.

Sertifiseringer er uansett dyre. Selv om du velger selvstudium, enten det er en bok eller et nettkurs, må du fortsatt betale for eksamen. Deretter må du vedlikeholde sertifiseringen, og det skjer hvert tredje år. Jeg har glemt uttrykket, men det er noe med å spare på skillingen og ende opp med å betale mer.

Jeg burde virkelig lese flere bøker, men jeg har skrevet en, så.

Kelsey Alpaio: Har du tid til å lese dem når du skriver dem?

Crystal Richards: Jeg vet. Jeg prøver virkelig å bli bedre på det. Men hvis du prøver å være sparsommelig, ender du kanskje opp med å bruke mer penger uansett. Ha en ærlig samtale med deg selv om dette vil gi deg størst utbytte.

Er det å investere i en bootcamp der du får en ferdig plan, ressurser og oppfølging? Sjekk nettstedene deres og sørg for at det ikke er et tilfeldig nettsted som forsvinner over natten, men at det er seriøst og har referanser. Sjekk dem på Reddit—det er undergrunnen, og folk der vet alt.

Gå deretter til LinkedIn eller noe lignende for å se om de legger ut innhold jevnlig, om budskapet deres er konsekvent, og om de ikke bare dukker opp én gang for så å forsvinne. Du vil ha noen som er der for deg hvis du velger bootcamp.

Når det gjelder bøker, kjenner vi alle til ressursene som finnes. Sjekk vurderingene, ikke bare antall stjerner. Les de faktiske anmeldelsene, for folk er ærlige. Noen er hatefulle. Mange gir fire eller fem stjerner, og så finnes det én person som gir én stjerne.

Men du kan fortsatt være kritisk og velge de riktige ressursene for deg.

Kelsey Alpaio: Jeg har et par spørsmål til. Hvis noen hører på alt dette og tenker: Dette virker som mye arbeid. Kanskje det ikke er verdt tiden, pengene og stresset—hva ville du sagt til dem? Er PMP fortsatt verdt det i 2025? Bør de satse på det?

Crystal Richards: Jeg vil si ja. Hvis du ser stillinger som virkelig interesserer deg, eller personer du beundrer, og du ser på rollene og bakgrunnene deres og tenker: Herregud, en slik jobb ville jeg elsket—og de har PMP—er det et signal om at dette kan være en sertifisering du bør vurdere.

Jeg er alltid en stor forkjemper for å få arbeidsgiveren til å betale. Jeg vet at det kan være kontroversielt, fordi folk sier: Hvis de betaler, må jeg bli der lenger. I dagens arbeidsmarked er jeg komfortabel med det. Og som jeg sa, alt kan forhandles. Hvis du finner en mulighet og de vil ha deg, kan du si: Dette trenger jeg for å bytte jobb.

Det kan være en signeringsbonus eller en avtale om at du betaler selskapet tilbake. Jeg synes det er en vinn-vinn-situasjon når arbeidsgiveren eller noen andre betaler. PMI har stipendordninger hele tiden. De har en stiftelse. Det kan finnes muligheter, og du trenger ikke alltid være i en akademisk setting.

Jeg synes det er svært verdifullt. Jeg fikk nylig spørsmål via LinkedIn om noen burde ta en sertifisering i endringsledelse eller PMP. Det var merkelig for meg, for jeg tenkte: Det er jo to helt forskjellige sertifiseringer. Jeg er prosjektledelsesinstruktør, og jeg sa at det avhenger av hvordan du ser for deg karrieren din.

Jeg er en person som mener—og dette jeg nå sier, kan være kontroversielt—at du bør være strategisk når du samler sertifiseringer. Noen ganger er signalet at når du har en hel alfabetisk suppe av sertifiseringer, blir det for dyrt. Det blir dyrt for deg fordi du må vedlikeholde alle sertifiseringene. Som jeg nevnte tidligere, må du ta en ny sertifisering og betale en ny avgift.

Noen ganger overlapper kursene, og det finnes gjensidig godkjenning. Jeg er sertifisert scrum master. Kursene jeg tar gjennom Scrum Alliance, teller hos PMI, og i de fleste tilfeller teller PMI-kursene mine hos dem. Det er her PMI virkelig er generøse. Det setter jeg pris på, og jeg anbefaler seriøst at alle som lytter, vurderer å bli medlem, på grunn av fordelene og hvor enkelt de gjør ting for deg.

Det koster også mindre å fornye sertifiseringen som medlem. PMI har et insentiv for at du skal vedlikeholde sertifiseringen. Når du først har den, er det svært enkelt å holde den ved like, og de er veldig positive til at du tar opplæring. Hvis du for eksempel har en CISSP-sertifisering innen cybersikkerhet, eller en sertifisering innen personalledelse, er dette ekstra fordeler som kan gjøre deg til en bedre prosjektleder, fordi du må kunne dette for å omsette kunnskapen i praksis.

De sier altså: Du har lest bøker. Ja, hvis det er lederbøker eller fagbøker, teller det. Du krysset av for at du skulle være etisk, og da stoler de på deg når du sier at du har lest denne boken eller denne serien med bøker for å bli en bedre HR-ekspert og prosjektleder.

For dere som vurderer PMP, og for å vende tilbake til det opprinnelige spørsmålet ditt, Kelsey: Jeg synes det er verdifullt hvis prosjektledelse er fagområdet du vil arbeide innenfor. Alle sier at de er prosjektledere, så en sertifisering er en måte for arbeidsgivere å skille ut folk og si: Denne personen mener alvor og er virkelig forpliktet til fagområdet. Hvis du kan få noen andre til å betale, elsker jeg andres penger.

Kelsey Alpaio: Hvem gjør vel ikke det?

Crystal Richards: Nettopp. Det liker jeg.

Kelsey Alpaio: Et oppfølgingsspørsmål: Når du har fått en av disse rollene som PMP-sertifiseringen har hjulpet deg med å få, hvor ofte kan du forvente å faktisk bruke det du lærte under forberedelsene til eksamen?

Crystal Richards: Det er et godt spørsmål. Jeg fikk sertifiseringen da jeg jobbet med en føderal kontrakt, og sjefen min sa: Du må ha denne sertifiseringen for å stå oppført som nøkkelpersonell i kontrakten. Da du har bestått eksamen, kan du glemme alt du har lært. Jeg tenkte: Hva?

På den tiden tenkte jeg: Greit. Nå som jeg underviser i dette, ser jeg hvor mye nytte man kan ha av å bruke det man lærer i arbeidet. Jeg jobbet med en prosjektledelsesorganisasjon, og det var morsomt. Det finnes et verktøy vi lærer bort som heter RACI-diagrammet eller RACI-matrisen. Det viser hvem som er ansvarlig, hvem som har det overordnede ansvaret, hvem som skal konsulteres, og hvem som skal informeres.

Under et planleggingsmøte med andre sertifiserte prosjektledere spurte de: Hvem skal gjøre dette? Jeg forstår ikke hvem som gjør dette. Jeg ville ikke være den personen, men inni meg tenkte jeg: Hvor er RACI-matrisen deres? Hvor er den?

Hvis du velger å følge rådet fra sjefen min og ikke bruke noe av dette, tror jeg du gjør deg selv og sertifiseringen en bjørnetjeneste. Det finnes ting du kan ta med deg. Det er ikke nødvendig å bruke alt. Jeg tror det er dette som er vanskelig for folk: Det er så mye.

Ingen har tid til å gjøre alt. Selv PMI sier: Ingen har tid til alt dette. Det kalles tilpasning. Ta med delene som gir mening, basert på miljøet og konteksten i prosjektarbeidet ditt. Og noen ganger må du være forsiktig med bruken av PMIs språk i organisasjonen hvis de kaller ting noe annet.

Jeg vil bare avklare: Greit, de mener dette. Jeg kommer ikke til å si: Å, mener du RACI-diagrammet? Det er dette det heter. Det gir deg ikke venner. Jeg bruker navnet de bruker, anvender det fra et prosjektledelsesperspektiv, og ser etter små seire. Jeg ser en utfordring med dette. Jeg innfører verktøyet gradvis og hjelper dem med å bli kjent med det. Når de ser at det gir bedre kommunikasjon og forhåpentligvis bedre forståelse av prosjektet, kan jeg begynne å innføre et nytt verktøy.

Jeg mener det er stor verdi i å tenke gjennom verktøyene. Og siden jeg er her og har skrevet en bok, er det nettopp dette jeg har lagt vekt på: Jeg prøvde å finne balansen. Når du leser boken min, viser jeg hvordan det kan skape verdi for deg. Det er noe jeg synes har manglet i mange bøker, fordi folk tenker: Jeg kommer til å glemme alt jeg lærte uansett, siden jeg ikke ser hvordan det kan brukes. Det var noe jeg virkelig ønsket å få med.

Kelsey Alpaio: Det er flott. Vi begynner å gå tom for tid, så kan du avslutte med én ting alle som lytter, kan gjøre for å legge til rette for å lykkes med PMP-eksamen?

Crystal Richards: Prosjektled deg selv frem til eksamen. Helt ærlig: Sett en dato, se på alle de andre prosjektene dine, jobb bakover og kommuniser med menneskene i livet ditt. Hvis det er venner og familie, si: I 30 dager kommer jeg til å være et mareritt, men jeg lover at det blir en absolutt … teammedlemmer og sjefen din.

Si: De neste tre fredagene, hvis du kan få hele fredagen fri, så ta den fri. Hvis de sier at de ikke kan gi deg en hel dag, så spør og forhandle om halve dager. Det handler virkelig om å prosjektlede denne erfaringen. Og hvis du er mer en agil type, gjør det i sprinter.

Ved slutten av hver uke er leveransen din en øvingsprøve, og du ser resultatene dine. Det er tilbakemeldingen som viser hva du må gjøre i neste sprint for å komme deg gjennom dette. Sett opp en plan. Hvis du vanligvis bruker et prosjektstyringsverktøy litt, kan du faktisk bruke Asana eller monday.com til det de kan gjøre, og få gleden av å se en enhjørning eller noe annet fly over skjermen når du når målet ditt.

Mange har sagt at dette har vært et personlig og profesjonelt utviklingsmål i årevis. Gjør deg selv en tjeneste og prosjektled deg selv frem til du består eksamen.

Kelsey Alpaio: Det var flott. Crystal, tusen takk for at du tok deg tid til å snakke med meg i dag.

Crystal Richards: Selvfølgelig. Takk for invitasjonen.

Kelsey Alpaio: Det var alt for dagens Retro. Følg programmet, så du aldri går glipp av en episode. Og hvis du vil fortsette samtalen med et fellesskap på over tusen prosjektledelseseksperter som forstår, kan du bli med på thedpm.com/membership. Takk for at du lyttet.