5 tips for å håndtere flere prosjekter
Galen Low får selskap av Elizabeth Harrin – en prisbelønt blogger og forfatter av flere bøker om prosjekt- og endringsledelse – for å bryte ned de fem tipsene for effektiv håndtering av flere prosjekter, slik at du kan slutte å ofre kvelder og helger.
Høydepunkter fra intervjuet
- Elizabeth har alltid likt å skrive, og den gangen fantes det ingen nettsteder eller blogger som skrev om kvinners erfaringer i rollen. Det fantes magasiner, konferanser og nettsteder, men de fleste skribentene og bidragsyterne var menn. Men dette var ikke Elizabeths erfaring: Teamet hun jobbet i besto av minst 50 % kvinner, sannsynligvis mer. [2:33]
- Elizabeth startet bloggen sin, Opprørerens guide til prosjektledelse (tidligere kjent som Jentas guide til prosjektledelse), som en måte å skape et sted der hun kunne snakke om jobben sin og rollen som prosjektleder. [3:17]
- Elizabeth setter sammen et seks måneders kull om temaet håndtering av flere prosjekter fordi hun mente det var det folk ønsket. [5:27]
- Elizabeth delte fem tips for ikke bare å holde hodet over vannet, men faktisk trives når man håndterer flere prosjekter. [8:54]
- Tips nr. 1: Planlegg etter milepæler og legg dem over hverandre.
- Tips nr. 2: Følg med på avhengighetsstyringen.
- Tips nr. 3: Etabler styring for flere prosjekter.
- Tips nr. 4: Etabler håndtering og kommunikasjon med flere interessenter.
- Tips nr. 5: Håndter din egen tid effektivt.
- Planlegg etter milepæler og legg dem over hverandre: Når du har mange prosjekter, er det vanskelig å holde styr på alle detaljene i 5–6 tidsplaner, så milepælsplanlegging hjelper deg med å se det større bildet. Du trenger fortsatt detaljerte tidsplaner, men når du ser på milepælene for alle prosjektene, blir det lettere å håndtere tiden din fordi du kan se de kritiske trinnene og det som kommer. [10:00]
- Du må holde prosjektene fleksible. Alle prosjekter kommer til å endre seg, så du må være oppmerksom på når det skjer. [14:31]
Hvis du kan integrere arbeidet med hvordan du ønsker å leve, hva som er viktig for deg og hvilke verdier du har, blir du ganske enkelt lykkeligere.
Elizabeth Harrin
- Den vanligste oversette avhengigheten ved håndtering av flere prosjekter er ressurser. [17:55]
Det er svært viktig å ha oversikt over ressursene du booker til prosjektet ditt, eller som du trenger for å bidra med innspill til arbeidet ditt.
Elizabeth Harrin
- Nesten 70 % av respondentene sa at prosjektene deres var avhengige av andre menneskers prosjekter, og det er krevende. Når du er avhengig av andre prosjektledere, kreves det mye mer kommunikasjon, forhandling og koordinering for å sikre at både ditt prosjekt og deres prosjekt fortsatt når alle forventede frister. [19:07]
- Elizabeth jobber ikke isolert som PM, men snakker mye med kolleger, PMO og linjeledere for fageksperter. Dette er noen av metodene hun bruker for å koordinere forgjengeravhengigheter på tvers av prosjekter. [19:59]
- Elizabeths favorittavhengigheter mellom prosjekter er IT-prosjektene, som nettverksoppgraderinger som må gjennomføres, eller installasjon av utstyr som bare trenger wifi, før man innser at wifi-signalet ikke er sterkt nok i området. Tilretteleggende arbeid er ofte det som blir glemt. [25:00]
Styring er prosesslaget som handler om kontroll av et prosjekt.
Elizabeth Harrin
- Styring av flere prosjekter i praksis handler om å kombinere styringstilnærminger der det gir mening: å lage én prosjektrapport til en sponsor når du leder to prosjekter for den personen. Kombinere styringsmøter og ha dager med styringsgrupper der prosjektledere kommer inn og går ut hvis du er i en PMO. [28:36]
- Et godt eksempel på en styringsmodell for flere prosjekter: Å kunne kombinere rapporter. Interessenter liker det fordi det blir færre dokumenter og føles mindre byråkratisk for dem. [33:40]
Hvis vi kan gi inntrykk av at prosjektstyringsprosessen er enkel og smidig, samtidig som den er egnet for formålet og fortsatt legger til rette for prosessen, er det en god ting.
Elizabeth Harrin
- Et dårlig eksempel på en styringsmodell for flere prosjekter: Hvis du kombinerer alt og det føles lite og ineffektivt, og går imot alle retningslinjene og det PMO-et ditt ville vært fornøyd med, føles det som om du tar for mange snarveier. [34:10]
- Styring handler egentlig bare om å sørge for at prosjektet gjør det riktige, med riktig tilsyn. Opprett en styringsgruppe eller et prosjektstyre, sørg for at det finnes regelmessige og transparente rapporter, skap en kultur preget av ærlighet, og unngå vannmelonprosjekter. [35:03]
Styring handler ganske enkelt om å fortelle sannheten om statusen til prosjektet ditt og be om hjelp når du trenger det, samt å ha dette rammeverket på plass slik at folk er der for å hjelpe deg.
Elizabeth Harrin
- Å håndtere ting og kommunikasjonen din samt interessentengasjementet på en helhetlig måte på tvers av alle prosjektene dine, er virkelig i tråd med å håndtere styringen din på en samordnet måte også. [37:26]
- Nesten 30 % av prosjektlederne slår ikke sammen prosjektmøter når det er hensiktsmessig å gjøre det. [37:37]
- Noen eksempler på kommunikasjon med flere interessenter er å slå sammen prosjektstyrer og møter. [41:50]
- Elizabeth forteller en historie om kommunikasjon som har gått galt. [43:35]
Effektiv tidsstyring betyr å være smart når det gjelder hvordan vi arbeider, og ikke være redd for å bryte reglene.
Elizabeth Harrin
- Elizabeth forteller hvordan en prosjektleder kan unngå å jobbe lange dager og gjøre ofre i privatlivet. Det å sette opp en exit-strategi hjalp henne med å slutte å være så følelsesmessig involvert i jobben og erkjenne hvilken livsfase hun befant seg i. [48:25]
- Noen av Elizabeths beste tidsstyringstips: planlegge e-poster, gjøre mindre, planlegge måltider og bruke mindre tid på sosiale medier. [53:26]
Møt gjesten vår
Elizabeth er en prisbelønt blogger og forfatter av flere bøker om prosjekt- og endringsledelse, hvorav flere nå er utgitt i nye utgaver. Snarveier til suksess: Prosjektledelse i den virkelige verden ble nominert til prisene for årets ledelsesbok i 2014.
I tillegg til å være mentor, kursholder og skribent holder Elizabeth foredrag om interessentengasjement, karrierer innen prosjektledelse og produktivitet på arrangementer over hele verden – ofte via interaktive nettøkter, men også fysisk. Hun har holdt foredrag for APM og PMI, IPMA Young Crew og gjesteforelest ved universiteter i Storbritannia, USA og Belgia.
Hun bidrar også til en rekke andre initiativer, blant annet som medlem av rådgivningsstyret for RISE-programmet «Å være slank og synlig» ved Liverpool John Moores University.
Styring av flere prosjekter handler for meg om å slå sammen prosjektrapporter og styringsgrupper, og sørge for at når du snakker med prosjektsponsorer, snakker du om alle prosjektene dine samtidig.
Elizabeth Harrin
Ressurser fra denne episoden:
- Bli med i fellesskapet for digitale prosjektledere
- Abonner på nyhetsbrevet for å få våre nyeste artikler og podkastepisoder
- Følg Elizabeth på LinkedIn og Instagram
- Ta en titt på Elizabeths nettsted
- Les mer om Rebels guide til prosjektledelse
- Ta en titt på Elizabeths bok: Å håndtere flere prosjekter
Relaterte artikler og podkaster:
Les transkripsjonen:
Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden boten ikke er korrekt 100 % av tiden.
