I 10 migliori software aziendali per la prenotazione delle postazioni condivise nel 2026
Migliore software aziendale per la prenotazione di hot desk
Il software aziendale per la prenotazione di hot desk aiuta le grandi organizzazioni a gestire l'ambiente di lavoro tramite prenotazioni flessibili delle scrivanie, desk hoteling e gestione degli spazi in più sedi, offrendo flessibilità ai team e sostenendo la collaborazione in presenza e l'uso efficiente degli spazi d'ufficio. Se stai cercando queste soluzioni, probabilmente devi affrontare la difficoltà di gestire i turni ibridi, ottimizzare le risorse dell'ufficio e rendere più semplice per i dipendenti trovare ogni giorno il posto giusto. In questa guida troverai una panoramica rapida e chiara delle principali piattaforme di livello aziendale che ti aiutano a gestire il caos, offrire esperienze di prenotazione intelligenti e mantenere tutti coordinati, sia che tu gestisca una singola sede centrale sia una presenza globale.
Perché fidarsi dei nostri consigli sui software
Il nostro team testa e recensisce software dal 2012. In quanto project manager noi stessi, sappiamo quanto sia difficile — e importante — scegliere il software giusto.
Per questa guida, abbiamo valutato gli strumenti attraverso test pratici e ricerche indipendenti, assegnando un punteggio agli strumenti in base ai nostri criteri di selezione. Ci basiamo inoltre sulle competenze di leader di pensiero del settore e di professionisti attivi nella gestione dei progetti.
Le nostre recensioni riflettono il nostro giudizio editoriale umano, non un discorso di vendita.
Revisori esperti:
Tabella comparativa dei software aziendali per la prenotazione di hot desk
Questa tabella comparativa riassume i dettagli dei prezzi delle mie migliori selezioni di software aziendale per la prenotazione di hot desk.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideale per operazioni connesse sul luogo di lavoro su un'unica mappa | Demo gratuita disponibile | Prezzi disponibili su richiesta | Website | |
| 2 | Ideale per permessi di prenotazione personalizzabili | Piano gratuito + prova gratuita + demo gratuita disponibile | A partire da $4/risorsa/mese (fatturazione annuale) | Website | |
| 3 | Ideale per la gestione integrata delle richieste di servizio | Piano gratuito + demo gratuita disponibile | Da $500/mese | Website | |
| 4 | Ideale per analisi avanzate sull'utilizzo delle scrivanie | Prova gratuita di 7 giorni + demo gratuita disponibile | A partire da $1.79/utente/mese (fatturazione annuale) | Website | |
| 5 | Ideale per insight sull’occupazione tramite sensori | Demo gratuita disponibile | Prezzo su richiesta | Website | |
| 6 | Ideale per la prenotazione delle postazioni orientata ai dipendenti | Prova gratuita disponibile | A partire da $4.75/utente/mese | Website | |
| 7 | Ideale per la gestione dinamica delle postazioni di lavoro dei team | Demo gratuita disponibile | Prezzo su richiesta | Website | |
| 8 | Ideale per la programmazione degli spazi di lavoro tramite intelligenza artificiale | Demo gratuita disponibile | Da $99/mese | Website | |
| 9 | Ideale per la prenotazione tramite planimetria interattiva | Prova gratuita disponibile | A partire da $5/risorsa prenotabile/mese (fatturazione annuale) | Website | |
| 10 | Ideale per la gestione aziendale degli ambienti di lavoro | Demo gratuita disponibile | Prezzi su richiesta | Website |
Recensioni dei migliori software aziendali per la prenotazione di hot desk
Di seguito trovi i miei riepiloghi dettagliati dei migliori software aziendali per la prenotazione di hot desk inclusi nella mia selezione. Le mie recensioni offrono un’analisi dettagliata delle funzionalità, dei migliori casi d’uso e delle integrazioni di ciascuna piattaforma, per aiutarti a trovare quella più adatta a te.
Tactic
Ideale per operazioni connesse sul luogo di lavoro su un'unica mappa
Tactic è una piattaforma ibrida di gestione del luogo di lavoro che combina la prenotazione interattiva delle postazioni basata su planimetrie, la prenotazione delle sale, la gestione dei visitatori e l'analisi dell'occupazione con un assistente AI integrato per la prenotazione in linguaggio naturale tramite strumenti web, mobili e di collaborazione.
Per chi è più adatto Tactic?
Tactic è particolarmente adatto ai responsabili dell'esperienza sul luogo di lavoro e delle strutture di organizzazioni di medie e grandi dimensioni che adottano modelli di lavoro ibrido in più sedi.
Perché ho scelto Tactic
Tactic si è guadagnato un posto tra i migliori della mia selezione perché concentra tutte le operazioni sul luogo di lavoro su un'unica mappa interattiva in tempo reale. Mi piace poter vedere la disponibilità aggiornata delle postazioni, filtrare per area del team e individuare la posizione di specifici colleghi senza mai uscire dalla visualizzazione della planimetria. Inoltre, Tessa AI gestisce le prenotazioni tramite Slack o Teams usando il linguaggio naturale, mentre il rilascio automatico si attiva quando qualcuno salta una conferma di presenza, mantenendo la mappa accurata senza alcuna pulizia manuale.
Funzionalità principali di Tactic
- Finestre di prenotazione configurabili dagli amministratori: Consente agli amministratori del luogo di lavoro di impostare finestre e limiti per le prenotazioni anticipate delle postazioni a livello aziendale o per sede.
- Controlli degli accessi basati sui ruoli: Gestisce chi può prenotare postazioni, sale o aree in base al ruolo, al reparto o alla sede.
- Conferma automatizzata della presenza alla postazione: Supporta la conferma tramite Wi-Fi, app mobile, codice QR e messaggio su Slack o Teams per verificare l'utilizzo della postazione.
- Dashboard visiva di analisi dell'occupazione: Mostra in tempo reale l'utilizzo delle postazioni, le tendenze delle prenotazioni e le statistiche sui picchi di occupazione.
Integrazioni di Tactic
Tactic offre integrazioni native con Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Outlook e altro ancora, oltre a fornire un'API per le integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Tracciamento spaziale in tempo reale su mappe delle planimetrie aggiornate
- Gestione di più sedi all'interno di un'unica piattaforma
- Ampio ecosistema nativo per le app di chat aziendali
Cons:
- Mancano integrazioni native avanzate con sensori hardware
- La reportistica avanzata è disponibile solo nei piani di livello superiore
anny
Ideale per permessi di prenotazione personalizzabili
anny è una piattaforma aziendale per la prenotazione di spazi di lavoro che gestisce hot desking, prenotazioni di sale riunioni e pianificazione della capacità dell'ufficio con mappe 3D interattive, SSO, controlli di accesso basati sulla comunità e un'interfaccia disponibile in 29 lingue.
Per Chi è Ideale anny?
anny è adatto per organizzazioni aziendali che gestiscono uffici in più sedi con regole di accesso complesse, tipologie di spazi di lavoro miste e team distribuiti a livello internazionale.
Perché ho scelto anny
anny merita il suo posto nella mia shortlist per il livello di dettaglio che offre agli amministratori su chi può prenotare cosa. Tramite la funzione Comunità, puoi assegnare postazioni specifiche, piani o tipologie di risorse a gruppi definiti, così il team Legale vede solo il proprio piano e il team di Ingegneria solo il proprio. Puoi inoltre impostare contingenti di prenotazione per limitare la frequenza con cui un utente o un gruppo può prenotare una risorsa, ottenendo un controllo rigoroso senza supervisione manuale.
Funzionalità Principali di anny
- Autenticazione SSO: Collega anny al tuo provider di identità esistente in modo che i dipendenti possano accedere con le proprie credenziali aziendali.
- Prenotazioni ricorrenti: Imposta prenotazioni di scrivanie ricorrenti su base giornaliera o settimanale, senza dover ripetere la prenotazione ogni volta.
- Gestione multi-sede: Utilizza un singolo account amministratore per gestire le risorse prenotabili in più sedi aziendali.
- App mobile per prenotazioni: Prenota scrivanie, effettua il check-in e visualizza la disponibilità dei piani direttamente da uno smartphone.
Integrazioni anny
anny offre integrazioni native con Microsoft 365, Outlook, MS Teams, Google Calendar, Google Workspace, Zoom, Personio, HRworks, Stripe e PayPal, oltre a varie integrazioni per serrature intelligenti tra cui Nuki, Salto KS, iLOQ e dormakaba. Si collega anche con Make e n8n per l'automazione di workflow senza codice e mette a disposizione sia un'API Admin che una Customer API per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Mappe 3D interattive per la prenotazione visiva delle scrivanie
- Gestione centralizzata di scrivanie, sale e parcheggi
- Serratura intelligente integrata e controllo accessi
Cons:
- La configurazione richiede workflow personalizzati per mappe complesse
- L'app mobile non dispone di alcune funzionalità presenti sul web
elia
Ideale per la gestione integrata delle richieste di servizio
elia è una piattaforma tutto-in-uno per la gestione operativa degli spazi di lavoro che riunisce prenotazione delle scrivanie, riservazione delle sale riunioni, planimetrie interattive, gestione dei visitatori, monitoraggio dell’occupazione e gestione delle richieste di servizio in un’unica interfaccia.
Per chi è più adatto elia?
elia è particolarmente indicato per organizzazioni di medie e grandi dimensioni dove i team di facility management, IT e HR condividono la responsabilità di gestire un ambiente d’ufficio ibrido.
Perché ho scelto elia
Ho scelto elia come uno dei migliori perché la gestione delle richieste di servizio è integrata direttamente nella planimetria, e non aggiunta come modulo separato. Quando un team prenota una sala riunioni, qualsiasi richiesta collegata di catering, supporto IT o manutenzione viene aggiornata automaticamente in caso di variazione della prenotazione. Apprezzo anche che le richieste siano collegate a scrivanie e zone specifiche, così il team di gestione sa sempre dove e quando è richiesto un intervento.
Funzionalità principali di elia
- Planimetrie interattive: Gli utenti possono navigare e prenotare scrivanie e sale disponibili tramite mappe visuali dell’ufficio, con filtri per zona e posizione.
- Cruscotto di analisi sull’occupazione: I facility manager possono accedere a dati in tempo reale e storici sull’utilizzo delle scrivanie e sulle tendenze di presenza.
- App mobile nativa: I dipendenti possono prenotare scrivanie, fare il check-in e gestire le prenotazioni direttamente dal cellulare con supporto ai codici QR.
- Integrazione con Microsoft 365 e Google Workspace: Sincronizza prenotazioni, eventi di calendario e dati utente con le principali piattaforme di produttività aziendale.
Integrazioni di elia
elia offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams e Outlook. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Sistema richieste di servizio integrato alle prenotazioni
- Monitoraggio occupazione tramite dati sensore IoT
- Planner visivo con prenotazione a clic
Cons:
- Integrazioni HRIS non disponibili nativamente
- Nessun sistema di wayfinding 3D o navigazione interattiva
Ideale per analisi avanzate sull'utilizzo delle scrivanie
WorkInSync è un software aziendale per la prenotazione delle postazioni di lavoro, con pianificazione automatizzata, visualizzazione interattiva delle planimetrie e flussi di approvazione configurabili per la gestione di spazi di lavoro ibridi e prenotazioni delle scrivanie.
Per chi è WorkInSync?
WorkInSync è ideale per i facility manager e i pianificatori degli spazi di grandi aziende che necessitano di analisi dettagliate sull'utilizzo di scrivanie e aree di lavoro.
Perché ho scelto WorkInSync
Ho scelto WorkInSync tra i migliori perché mi affido alle sue analisi avanzate e ai report per monitorare in tempo reale l’utilizzo delle scrivanie, individuare tendenze nelle prenotazioni ed esportare report personalizzati sull'uso degli spazi per la pianificazione dell’occupazione in sedi di grandi dimensioni.
Funzionalità principali di WorkInSync
- Planimetrie interattive: Visualizza e scegli le scrivanie disponibili direttamente dalla mappa dell’ufficio.
- App mobile per la prenotazione: Prenota le scrivanie e gestisci le prenotazioni ovunque ti trovi.
- Flusso di approvazione: Configura passaggi di approvazione personalizzabili per la prenotazione di scrivanie o spazi.
- Opzioni di check-in contactless: Abilita il check-in alle scrivanie tramite QR code o sensore.
Integrazioni WorkInSync
WorkInSync offre integrazioni native con Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Microsoft Active Directory, Microsoft Intune, Google Workspace, Google Calendar, Okta, OneLogin, Cisco e Oracle PeopleSoft.
Pros and Cons
Pros:
- Heatmap in tempo reale dell’occupazione delle scrivanie
- Check-in automatico con sensori Bluetooth
- Planimetrie personalizzate per le mappe degli uffici
Cons:
- Set di funzionalità troppo ampio per team piccoli
- Per rilasciare la scrivania può essere necessario l’intervento manuale
Ideale per insight sull’occupazione tramite sensori
Spacewell è una piattaforma aziendale di prenotazione di scrivanie flessibili che integra dati in tempo reale dai sensori, planimetrie interattive, analisi sull’occupazione e controlli delle policy per gestire ambienti ufficio flessibili su larga scala.
Per chi è ideale Spacewell?
Spacewell è la scelta ideale per i team di facility management di grandi aziende che gestiscono uffici ibridi e portafogli immobiliari su più sedi.
Perché ho scelto Spacewell
Ho scelto Spacewell tra i migliori perché vedo concretamente i suoi insight sull’occupazione basati su sensori, traducendo i dati sull’utilizzo delle scrivanie in tempo reale in layout d’ufficio praticabili. Il mio team utilizza le analisi integrate dei sensori per mappare la reale presenza e togliere l’incertezza dalla pianificazione degli spazi.
Caratteristiche principali di Spacewell
- Prenotazione tramite planimetrie interattive: I dipendenti possono prenotare scrivanie o sale direttamente dalle mappe visive di ciascuna sede.
- Controlli di prenotazione basati sul ruolo: Gli amministratori impostano permessi, finestre di prenotazione e accesso alle postazioni in base alla funzione lavorativa.
- Gestione multi-sede: Amministrazione centralizzata per più siti, piani e regioni in un’unica dashboard.
- Integrazione con Microsoft Teams e Outlook: Gli utenti possono prenotare postazioni e ricevere notifiche all’interno delle piattaforme di comunicazione già utilizzate.
Integrazioni di Spacewell
Spacewell offre integrazioni native con Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, Okta, Azure Active Directory, Workday, SAP SuccessFactors e numerosi brand di sensori IoT. È inoltre disponibile una API aperta per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Insight in tempo reale sull’occupazione grazie ai sensori IoT
- Prenotazione interattiva da planimetrie dettagliate
- Controlli delle policy di prenotazione basati sui ruoli per aziende
Cons:
- Configurazione iniziale complessa per ambienti di grandi dimensioni
- L’interfaccia dell’app mobile può apparire affollata
deskbird
Ideale per la prenotazione delle postazioni orientata ai dipendenti
deskbird è una piattaforma aziendale per la prenotazione delle postazioni di lavoro progettata per ambienti di lavoro ibridi, che offre planimetrie interattive, prenotazioni self-service delle scrivanie, analisi in tempo reale dell’occupazione e un’integrazione scalabile con sistemi di collaborazione e HR.
Per chi è deskbird?
Progettato per grandi organizzazioni con modelli di lavoro ibridi o flessibili, che desiderano gestire le prenotazioni delle scrivanie e l'utilizzo degli spazi su più sedi.
Perché ho scelto deskbird
Ho scelto deskbird come uno dei migliori perché mette la scelta dei dipendenti al primo posto con planimetrie interattive in tempo reale e prenotazioni rapide da qualsiasi luogo. Lo utilizzo per prenotazioni punto-e-clicca, check-in tramite QR e una chiara visibilità in grandi uffici ibridi.
Caratteristiche principali di deskbird
- Zone di quartiere: Crea zone di lavoro e controlla le regole di prenotazione per reparto o team.
- Gestione multi-sede: Configura e gestisci più uffici, piani e regioni da un'unica interfaccia amministratore.
- Permessi basati sui ruoli: Imposta controlli di accesso granulari per diversi tipi di utenti, inclusi ospiti, amministratori e personale.
- Dashboard di analisi dell’occupazione: Monitora i dati di utilizzo delle scrivanie ed esporta report personalizzati su occupazione e presenza.
Integrazioni deskbird
deskbird offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory, Personio, Workday, SAP SuccessFactors e dispone di un’API per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Planimetrie interattive con disponibilità in tempo reale
- Supporta processi di check-in alle scrivanie tramite QR
- Politiche di prenotazione personalizzabili per sede o team
Cons:
- Nessuna visualizzazione delle planimetrie in 3D
- Le integrazioni con sensori richiedono personalizzazione
Robin
Ideale per la gestione dinamica delle postazioni di lavoro dei team
Robin è un software aziendale per la prenotazione di scrivanie flessibili progettato per gestire spazi di lavoro distribuiti, offrendo planimetrie interattive, regole avanzate di prenotazione, analisi sull'occupazione e robuste integrazioni per organizzazioni che supportano modalità di seating flessibili.
Per chi è ideale Robin?
Team di gestione degli spazi e delle strutture presso grandi imprese che amministrano ambienti d'ufficio flessibili e multisede.
Perché ho scelto Robin
Ho scelto Robin come uno dei migliori per la prenotazione di scrivanie flessibili aziendali perché permette di regolare facilmente in tempo reale la disposizione dei posti per i team, assegnare aree di lavoro e consentire ai team di selezionare autonomamente le postazioni utilizzando planimetrie interattive che si aggiornano visivamente in base alle prenotazioni.
Caratteristiche principali di Robin
- Controlli di accesso basati sui ruoli: Limita o concede i permessi di prenotazione per utenti e gruppi in base al ruolo o al reparto.
- Cruscotto di analisi dell’occupazione: Monitora le tendenze di utilizzo degli spazi, i tassi di prenotazione e i dati di presenza in tempo reale.
- Integrazioni con i calendari: Sincronizza le prenotazioni delle scrivanie con Outlook e Google Calendar per una pianificazione unificata.
- Integrazione con sensori e sistemi di badge: Collega l’hardware presente in ufficio per monitorare la reale occupazione e automatizzare il check-in alle scrivanie.
Integrazioni di Robin
Robin offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory, BambooHR e Cisco Webex. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Le planimetrie interattive si aggiornano in tempo reale
- Assegnazioni avanzate di postazioni per team e aree di lavoro
- Supporta il monitoraggio dell’occupazione tramite sensori e badge
Cons:
- Le funzionalità di reportistica avanzata richiedono piani di livello superiore
- La funzionalità lista d'attesa non è particolarmente evidenziata
YAROOMS
Ideale per la programmazione degli spazi di lavoro tramite intelligenza artificiale
YAROOMS è una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro per aziende che combina la prenotazione delle scrivanie, la prenotazione delle sale riunioni, le politiche di utilizzo dello spazio e l'analisi dell'occupazione per supportare il lavoro ibrido in più sedi aziendali.
Per chi è più adatto YAROOMS?
Grandi aziende e organizzazioni che gestiscono spazi di lavoro flessibili in più uffici e regioni.
Perché ho scelto YAROOMS
Ho scelto YAROOMS perché combina la prenotazione delle scrivanie e la gestione degli spazi di lavoro in un'unica piattaforma. Posso creare politiche di prenotazione flessibili, gestire le risorse degli uffici in diverse sedi e monitorare l'utilizzo degli spazi tramite analisi integrate.
Funzionalità principali di YAROOMS
- Planimetrie interattive: Gli utenti possono visualizzare e prenotare le scrivanie disponibili direttamente da una mappa visiva dell'ufficio.
- Politiche di prenotazione basate sui ruoli: Gli amministratori configurano accessi, finestre di prenotazione e quote per ruolo o dipartimento.
- Integrazioni con i calendari: Si integra con Outlook e Google Workspace per una prenotazione senza interruzioni e la sincronizzazione degli orari.
- Cruscotto di analisi delle presenze: Visualizza dati e tendenze di utilizzo per piano, zona o edificio.
Integrazioni di YAROOMS
YAROOMS offre integrazioni native con Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Okta, Azure Active Directory, Workday e BambooHR e fornisce un'API per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Gestione avanzata di politiche e permessi
- Analisi integrate delle presenze negli spazi di lavoro
- Planimetrie interattive per uffici su più sedi
Cons:
- Nessuna funzione di navigazione o wayfinding 3D
- Le integrazioni con i sensori richiedono partner hardware specifici
Envoy Workplace è una piattaforma aziendale per la prenotazione di postazioni di lavoro flessibili che consente alle organizzazioni di gestire le prenotazioni delle scrivanie, le planimetrie interattive, l’occupazione degli spazi e le operazioni flessibili dell’ufficio in più sedi.
Per chi è ideale Envoy Workplace?
Grandi organizzazioni e team di gestione delle strutture che hanno bisogno di coordinare le prenotazioni delle scrivanie e i dati di occupazione tra più sedi aziendali.
Perché ho scelto Envoy Workplace
Ho scelto Envoy Workplace tra i migliori perché la sua prenotazione tramite planimetria interattiva consente al mio team di visualizzare in tempo reale la disponibilità delle scrivanie, prenotare direttamente cliccando sulle postazioni e navigare tra uffici su più piani grazie a mappe dettagliate e personalizzabili.
Funzionalità principali di Envoy Workplace
- Politiche di prenotazione dettagliate: Imposta regole per l’accesso alle scrivanie, finestre temporali e restrizioni per team o dipartimenti.
- Dashboard di analisi dell’occupazione: Monitora in tempo reale i dati di utilizzo e i modelli di presenza su tutte le sedi aziendali.
- Integrazione con il calendario aziendale: Sincronizza le prenotazioni delle scrivanie con Google Workspace e i calendari di Outlook.
- Permessi basati sui ruoli: Controlla i livelli di accesso di amministratori e utenti per personalizzare chi può prenotare, gestire e visualizzare gli spazi.
Integrazioni di Envoy Workplace
Envoy Workplace offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory, Workday, BambooHR, Rippling, ADP, e fornisce un’API per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Planimetrie interattive con stato delle postazioni in tempo reale
- Politiche di prenotazione dettagliate per diversi gruppi di utenti
- Dashboard di analisi dell’occupazione per uffici su più siti
Cons:
- La configurazione iniziale per più sedi può essere complessa
- Le funzionalità avanzate richiedono piani di livello superiore
Eptura Workplace è una piattaforma aziendale per la prenotazione delle postazioni di lavoro progettata per gestire prenotazioni di scrivanie, planimetrie interattive, controlli delle policy, analisi dell'occupazione e integrazioni su larga scala in ambienti di lavoro distribuiti su più sedi.
Per chi è ideale Eptura Workplace?
Eptura Workplace è una scelta solida per i team aziendali di gestione strutture, risorse umane e immobiliari che devono gestire spazi di lavoro flessibili in più sedi.
Perché ho scelto Eptura Workplace
Ho scelto Eptura Workplace perché consente di configurare planimetrie interattive, gestire regole di prenotazione complesse per sedi multiple e accedere ad analisi dettagliate sull'utilizzo degli spazi in grandi organizzazioni. È la soluzione ideale per la gestione degli ambienti di lavoro aziendali.
Caratteristiche principali di Eptura Workplace
- Zonizzazione degli ambienti: Assegna scrivanie specifiche a dipartimenti o team utilizzando 'quartieri' di lavoro personalizzabili.
- Permessi avanzati di accesso: Imposta ruoli utente dettagliati e livelli di accesso per amministratori, responsabili e dipendenti.
- Check-in da mobile alle scrivanie: Permetti ai dipendenti di effettuare il check-in presso la scrivania riservata tramite l'app mobile all'arrivo.
- Integrazione gestione visitatori: Registra e traccia i visitatori direttamente nella stessa piattaforma delle prenotazioni delle scrivanie.
Integrazioni di Eptura Workplace
Eptura Workplace offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory e Workday. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.
Pros and Cons
Pros:
- Le planimetrie interattive si aggiornano in tempo reale
- Supporta configurazioni avanzate delle policy di prenotazione
- Gestisce senza problemi le implementazioni aziendali multi-sede
Cons:
- I sensori delle scrivanie richiedono un'installazione di sistema separata
- La configurazione dei report personalizzati può essere complessa
Altri software aziendali per la prenotazione di hot desk
Ecco alcune ulteriori opzioni di software aziendale per la prenotazione di hot desk che non sono entrate nella mia selezione, ma che vale comunque la pena prendere in considerazione:
- Envoy
Ideale per assegnazioni delle postazioni basate sul quartiere
- Smartway2
Ideale per la prenotazione di postazioni di gruppo basata sui team
- Eptura
Ideale per automatizzare i check-in degli spazi di lavoro
- GoBright
Ideale per il monitoraggio dell’occupazione con hardware
- Mapiq
Ideale per la pianificazione degli spazi di lavoro con l'AI
- Zoom Workspace Reservation
Ideale per l'integrazione con ambienti Zoom
- Skedda
Ideale per il controllo delle prenotazioni basato su regole
- OfficeSpace
Ideale per analisi personalizzate dell'utilizzo degli spazi
- Archie
Ideale per la gestione di spazi di coworking
- Kadence
Ideale per semplificare la pianificazione del lavoro ibrido
Come Valuto i Software di Prenotazione Desk Aziendali
Divido la valutazione in due livelli: le funzionalità e le politiche di base che ogni strumento deve offrire e i fattori distintivi, come l'analisi dell'occupazione e il supporto a sensori IoT, che diventano rilevanti su scala aziendale.
Funzionalità di Base (Requisiti Fondamentali per Questa Lista)
Quando seleziono gli strumenti per la mia lista, valuto ognuno di essi su una scala da 0 (non offre la funzionalità) a 5 (eccelle in quest'area) per ciascuna delle funzionalità di base elencate di seguito. Successivamente, calcolo il punteggio totale dello strumento in percentuale. Ogni strumento deve raggiungere un punteggio totale minimo del 65% per essere preso in considerazione.
- Sistema di Prenotazione Desk: Verifico la presenza di prenotazioni self-service in cui i dipendenti possano cercare, prenotare, modificare e cancellare autonomamente le proprie scrivanie—compresa la prenotazione ricorrente, l'assegnazione permanente, la modalità hoteling e le opzioni di check-in.
- Planimetrie Interattive: Mappe visive che mostrano la disponibilità in tempo reale e consentono alle persone di cliccare per prenotare sono fondamentali, soprattutto per uffici su più piani e zone.
- Politiche di Prenotazione e Permessi: Valuto quanto bene gli amministratori possano definire regole come finestre di prenotazione, aree assegnate, accessi basati sui ruoli e flussi di approvazione tra diverse sedi.
- Analisi dell’Occupazione: Dashboard che monitorano l'utilizzo dei desk, le tendenze di presenza e i picchi di occupazione aiutano i team responsabili delle strutture a prendere decisioni informate sulla pianificazione degli spazi.
- Integrazioni Aziendali: Collegamenti con calendari, provider SSO, piattaforme HRIS e strumenti di collaborazione per semplificare la gestione degli ambienti di lavoro e l’onboarding degli utenti.
- Multi-Sede e Scalabilità: Gli strumenti dovrebbero supportare configurazioni per sito su più uffici e regioni, con SLA di livello aziendale e la capacità di gestire grandi popolazioni di dipendenti.
Una volta ottenuta una lista di strumenti che soddisfano i criteri, considero ciò che distingue ciascuna piattaforma.
Fattori Distintivi (Cosa Distingue i Fornitori)
Ecco come confronto e metto a confronto i diversi fornitori:
Funzionalità Esclusive
Le funzionalità per il coordinamento dei team sono un elemento chiave di differenziazione. Cerco anche la programmazione di sale, la prenotazione di sale riunioni e le capacità di desk hoteling che aiutano i dipendenti a pianificare le giornate in ufficio mantenendo le squadre unite. L'integrazione con sensori IoT è importante perché verifica l'effettiva occupazione rispetto alle prenotazioni e rilascia automaticamente le postazioni in caso di assenza. Le raccomandazioni dei desk basate su IA completano il tutto suggerendo postazioni in base ai programmi di squadra e alle preferenze passate, riducendo le frizioni in grandi campus.
Oltre le Funzionalità
La sicurezza a livello aziendale è sempre valutata—la certificazione SOC 2 Tipo II e il supporto SSO/SAML tramite provider come Okta o Azure AD sono requisiti essenziali quando si sincronizzano le directory dei dipendenti tra le sedi. Anche il supporto all’implementazione conta più di quanto si pensi: il roll out di una piattaforma di prenotazione a migliaia di dipendenti richiede digitalizzazione delle planimetrie, formazione degli amministratori e risorse per la gestione del cambiamento utili a favorire l’adozione.
Come scegliere il software aziendale per la prenotazione di hot desk
È facile perdersi in lunghi elenchi di funzionalità e strutture tariffarie complesse. Per aiutarti a rimanere concentrato mentre affronti il tuo processo specifico di selezione del software, ecco una lista di fattori da tenere a mente:
| Fattore | Cosa considerare |
|---|---|
| Scalabilità | La piattaforma supporta il numero massimo previsto di utenti e più sedi? Chiedete ai fornitori informazioni su clienti comprovati con un numero di dipendenti e una distribuzione degli uffici simili ai vostri. |
| Integrazioni | Il software si collegherà al vostro sistema HRIS, al sistema SSO, ai calendari e agli strumenti di collaborazione? Considerate in che modo le lacune nelle integrazioni potrebbero influire sull'implementazione tra i diversi reparti. |
| Personalizzazione | Potete impostare criteri di prenotazione, ruoli utente e planimetrie in modo da adattarli alle regole specifiche della vostra organizzazione? Valutate se la suddivisione in zone o i controlli amministrativi siano davvero flessibili. |
| Semplicità d'uso | Con quale rapidità i dipendenti possono prenotare le scrivanie o trovare i colleghi? Provate i flussi utente su dispositivi mobili e desktop e raccogliete il feedback degli utenti pilota con ruoli diversi. |
| Implementazione e inserimento | Quante risorse interne saranno necessarie per la configurazione, la digitalizzazione delle planimetrie e la formazione? I fornitori dovrebbero offrire un solido supporto all'inserimento, oltre ai tutorial di base. |
| Costo | I modelli di prezzo tengono conto delle variazioni stagionali del numero di dipendenti, dei lavoratori part-time o delle scrivanie inutilizzate? Assicuratevi di comprendere tutti i costi, inclusi quelli per i componenti aggiuntivi di analisi o per le sedi extra. |
| Misure di sicurezza | Quali certificazioni e controlli offre la piattaforma per la gestione delle identità, la localizzazione dei dati e la privacy degli utenti? Verificate la conformità a SOC 2, agli standard ISO e le funzionalità SSO. |
| Disponibilità dell'assistenza | Che tipo di servizio clienti è disponibile durante l'orario lavorativo locale? Chiedete informazioni sulla copertura dell'assistenza regionale e sui tempi medi di risposta per le richieste aziendali. |
Che cos'è il software aziendale per la prenotazione delle postazioni condivise?
Il software aziendale per la prenotazione delle postazioni condivise è una piattaforma digitale che consente ai dipendenti di prenotare scrivanie negli spazi ufficio condivisi, gestire i programmi di lavoro ibrido e supportare organizzazioni grandi e distribuite su più sedi. Questi sistemi aiutano i team delle strutture, delle risorse umane e degli ambienti di lavoro a coordinare le postazioni flessibili, applicare i criteri di prenotazione e monitorare i dati sull'occupazione per ottimizzare la strategia degli spazi e la gestione dei costi.
Funzionalità
Quando scegliete un software aziendale per la prenotazione delle postazioni condivise, prestate attenzione alle seguenti funzionalità principali:
- Sistema di prenotazione delle scrivanie: consente ai dipendenti di cercare, prenotare e cancellare le postazioni di lavoro tramite strumenti self-service, supportando prenotazioni ricorrenti, condivisione delle scrivanie, assegnazione temporanea delle scrivanie e registrazione della presenza.
- Planimetrie interattive: mostrano in tempo reale la disponibilità delle scrivanie tramite mappe dell'ufficio interattive, consentendo agli utenti di selezionare e prenotare visivamente le scrivanie su piani o zone specifici.
- Criteri e autorizzazioni di prenotazione: consentono agli amministratori di applicare regole come finestre di prenotazione, quote, aree e accessi basati sui ruoli, in linea con i requisiti aziendali e delle risorse umane.
- Analisi dell'occupazione: monitora l'utilizzo, la presenza e il tasso di assenza tramite dashboard e report, fornendo ai team degli ambienti di lavoro dati utili per la pianificazione degli spazi e delle strategie di lavoro ibrido.
- Integrazioni aziendali: si collega a calendari, piattaforme SSO, sistemi HRIS e strumenti di collaborazione, così che la prenotazione delle scrivanie si integri nei flussi di lavoro e nell'infrastruttura IT esistenti.
- Accesso mobile e in mobilità: le app mobili native per iOS e Android consentono agli utenti di prenotare, registrare la presenza o liberare le scrivanie da qualsiasi luogo.
- Gestione di più sedi: supporta la configurazione e la gestione di più uffici, reparti o regioni da un'unica piattaforma, rendendola scalabile per le organizzazioni globali.
- Strumenti di coordinamento dei team: consentono ai dipendenti di vedere quando i colleghi sono in ufficio e di prenotare le scrivanie insieme, favorendo la collaborazione e le giornate di lavoro in presenza pianificate.
- Orientamento e navigazione: possono aiutare gli utenti a individuare le scrivanie prenotate, le sale riunioni o i servizi nelle vicinanze tramite mappe interattive dell'ambiente di lavoro.
- Prenotazione dei visitatori e delle sale riunioni: la gestione dei visitatori, la prenotazione delle sale riunioni e la pianificazione delle sale sono spesso affiancate alla prenotazione delle scrivanie, così che le organizzazioni possano gestire le risorse dell'ambiente di lavoro da un'unica piattaforma.
Vantaggi
L'implementazione di un software aziendale per la prenotazione delle postazioni condivise offre diversi vantaggi al vostro team e alla vostra azienda. Ecco alcuni dei vantaggi che potete aspettarvi:
- Utilizzo ottimizzato degli spazi: l'analisi in tempo reale e la prenotazione interattiva aiutano a massimizzare l'utilizzo degli ambienti di lavoro e a ridurre le spese immobiliari non necessarie.
- Supporto al lavoro ibrido: i sistemi di prenotazione delle scrivanie facilitano il supporto ai modelli di lavoro ibrido, il coordinamento delle giornate in ufficio e la gestione dell'assegnazione temporanea delle scrivanie tra team distribuiti.
- Esperienza dei dipendenti migliorata: La prenotazione autonoma, l’accesso da dispositivi mobili e gli strumenti di orientamento rendono più semplice per i dipendenti prenotare le scrivanie, orientarsi in ufficio e gestire le prenotazioni da qualsiasi luogo, creando un’esperienza di prenotazione più comoda.
- Maggiore visibilità sul luogo di lavoro: Il monitoraggio dell’occupazione e i cruscotti sull’utilizzo forniscono ai team responsabili del luogo di lavoro informazioni utili per la pianificazione degli spazi e le decisioni sulla capacità.
- Maggiore sicurezza dei dati: Le piattaforme di livello aziendale offrono solide funzionalità di conformità, supporto SSO e opzioni di residenza dei dati per proteggere le informazioni sensibili dei dipendenti.
- Coordinamento semplificato: Gli strumenti di coordinamento dei team rendono più fluida la collaborazione mostrando chi si trova in ufficio e consentendo agli utenti di prenotare le scrivanie insieme.
- Gestione scalabile: Il supporto per più sedi e i controlli amministrativi centralizzati rendono semplice gestire le postazioni nelle reti di uffici globali man mano che l’organizzazione cresce.
Costi e prezzi
La scelta di un software aziendale per la prenotazione delle scrivanie condivise richiede la comprensione dei vari modelli e piani tariffari disponibili. I prezzi vanno dalle opzioni gratuite per la prenotazione delle scrivanie condivise ai piani a pagamento, che variano in base alle funzionalità, alle dimensioni del team, ai componenti aggiuntivi e ad altro ancora. La tabella seguente riassume i piani più comuni, i relativi prezzi medi e le funzionalità tipicamente incluse nelle soluzioni software aziendali per la prenotazione delle scrivanie condivise:
Tabella di confronto dei piani per software aziendale di prenotazione delle scrivanie condivise
| Tipo di piano | Prezzo medio | Funzionalità comuni |
|---|---|---|
| Piano gratuito | $0 | Prenotazione di base delle scrivanie, numero limitato di utenti, planimetrie semplici e supporto via e-mail. |
| Piano personale | $5-$10/user/month | Prenotazioni autonome, criteri di prenotazione, integrazione del calendario, analisi di base e supporto per una singola sede. |
| Piano aziendale | $15-$25/user/month | Gestione di più sedi, mappe interattive, strumenti di coordinamento dei team, app per dispositivi mobili, integrazione SSO e reportistica avanzata. |
| Piano per grandi aziende | $30-$50/user/month | SLA personalizzati, integrazione HRIS, supporto per sensori IoT, inserimento dedicato, sedi illimitate e accesso completo all’API. |
Domande frequenti sul software aziendale di prenotazione delle postazioni flessibili
\u003cspan data-slate-fragment=\u0022JTVCJTdCJTIyY2hpbGRyZW4lMjIlM0ElNUIlN0IlMjJ0ZXh0JTIyJTNBJTIySGVyZSUyMGFyZSUyMHNvbWUlMjBhbnN3ZXJzJTIwdG8lMjBjb21tb24lMjBxdWVzdGlvbnMlMjBhYm91dCUyMGVudGVycHJpc2UlMjBob3QlMjBkZXNrJTIwYm9va2luZyUyMHNvZnR3YXJlJTNBJTIyJTdEJTVEJTJDJTIydHlwZSUyMiUzQSUyMnAlMjIlMkMlMjJpZCUyMiUzQSUyMmh wOVhBNllTRlYlMjIlN0QlNUQ=\u0022\u003eEcco alcune risposte alle domande comuni sul software aziendale di prenotazione delle postazioni flessibili:\u003c/span\u003e
In che modo il software di prenotazione delle postazioni flessibili gestisce le mancate presentazioni e le prenotazioni inutilizzate?
\u003cspan data-slate-fragment=\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\u0022\u003eLa maggior parte delle piattaforme può rilasciare automaticamente le postazioni inutilizzate se i dipendenti non effettuano il check-in, spesso utilizzando codici QR, sensori o integrazioni con i sistemi di badge. In questo modo gli spazi di lavoro restano disponibili per altre persone e le strutture possono monitorare l’utilizzo effettivo.\u003c/span\u003e
Il software aziendale di prenotazione delle postazioni flessibili può integrarsi con i sistemi HR, i calendari o i sistemi SSO della nostra azienda?
\u003cspan data-slate-fragment=\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\u0022\u003eSì, molte soluzioni offrono integrazioni con i sistemi HRIS, i calendari Outlook o Google e i provider SSO come Okta o Azure AD. Questo consente di automatizzare la gestione degli utenti, semplificare il processo di prenotazione e supportare un accesso sicuro dei dipendenti.\u003c/span\u003e
In che modo questi strumenti supportano le organizzazioni con più sedi?
\u003cspan data-slate-fragment=\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\u0022\u003eGli strumenti aziendali consentono generalmente l’amministrazione centralizzata di più sedi, permettendo di configurare policy di prenotazione, planimetrie e report specifici per ogni ufficio. Molte piattaforme supportano inoltre la gestione delle strutture, offrendo ai team responsabili degli spazi di lavoro una supervisione centralizzata delle postazioni, delle sale riunioni e degli spazi degli uffici in più sedi.\u003c/span\u003e
Quali standard di sicurezza e conformità dovrei aspettarmi?
\u003cspan data-slate-fragment=\u0022JTVCJTdCJTIyY2hpbGRyZW4lMjIlM0ElNUIlN0IlMjJ0ZXh0JTIyJTNBJTIyTWFueSUyMGVudGVycHJpc2UlMjBwbGF0Zm9ybXMlMjBzdXBwb3J0JTIwc3RhbmRhcmRzJTIwc3VjaCUyMGFzJTIwU09DJTIwMiUyMFR5cGUlMjBJSSUyQyUyMElTTyUyMDI3MDAxJTJDJTIwR0RQUiUyQyUyMGFuZCUyMFNTTyUyRlNBTUwlMjBhdXRoZW50aWNhdGlvbi4lMjBUaGUlMjBleGFjdCUyMGNlcnRpZmljYXRpb25zJTIwdmFyeSUyMGJ5JTIwdmVuZG9yJTJDJTIwc28lMjBpdCdzJTIwd29ydGglMjBjb25maXJtaW5nJTIwdGhleSUyMG1lZXQlMjB5b3VyJTIwb3JnYW5pemF0aW9uJ3MlMjBzZWN1cml0eSUyMGFuZCUyMGNvbXBsaWFuY2UlMjByZXF1aXJlbWVudHMlMjBiZWZvcmUlMjBtYWtpbmclMjBhJTIwZGVjaXNpb24uJTIyJTdEJTVEJTJDJTIydHlwZSUyMiUzQSUyMnAlMjIlMkMlMjJpZCUyMiUzQSUyMlZ3UW5tbFFVS0MlMjIlN0QlNUQ=\u0022\u003eMolte piattaforme aziendali supportano standard come SOC 2 Type II, ISO 27001, GDPR e l’autenticazione SSO/SAML. Le certificazioni esatte variano in base al fornitore, quindi è consigliabile verificare che soddisfino i requisiti di sicurezza e conformità della propria organizzazione prima di prendere una decisione.\u003c/span\u003e
È possibile gestire le prenotazioni delle postazioni e delle sale riunioni in un unico sistema?
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Quanto tempo richiede solitamente l'implementazione?
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