Le 10 Migliori Soluzioni per la Prenotazione di Scrivanie Aziendali nel 2026

Il software di prenotazione postazioni hot desk per aziende aiuta le grandi organizzazioni a gestire l’ambiente lavorativo tramite prenotazioni flessibili delle scrivanie, desk hoteling e gestione degli spazi su più sedi, offrendo ai team flessibilità e favorendo la collaborazione in presenza e un uso efficiente degli spazi. Se stai cercando queste soluzioni, probabilmente ti trovi ad affrontare la sfida di seguire orari ibridi, ottimizzare le risorse dell’ufficio e facilitare ai dipendenti la ricerca della postazione giusta ogni giorno. In questa guida troverai una panoramica rapida e chiara delle principali piattaforme di livello enterprise che aiutano a controllare il caos, offrire esperienze di prenotazione intelligenti e mantenere tutti allineati—che tu gestisca una sola sede centrale o una realtà multinazionale.

Riepilogo dei migliori software di prenotazione hot desk per aziende

Questa tabella di confronto riepiloga i dettagli sui prezzi delle mie principali scelte di software di prenotazione postazioni hot desk per aziende, per aiutarti a trovare la soluzione più adatta al tuo budget, alle esigenze del luogo di lavoro e alla tua strategia di lavoro ibrida.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	anny	Ideale per permessi di prenotazione personalizzabili	Piano gratuito + prova gratuita + demo gratuita disponibile	A partire da $4/risorsa/mese (fatturazione annuale)	Website
2	elia	Ideale per la gestione integrata delle richieste di servizio	Piano gratuito + demo gratuita disponibile Book Demo	Da $500/mese Get Custom Pricing	Website
3	WorkInSync	Ideale per analisi avanzate sull'utilizzo delle scrivanie	Prova gratuita di 7 giorni + demo gratuita disponibile	A partire da $1.79/utente/mese (fatturazione annuale)	Website
4	Spacewell	Ideale per insight sull’occupazione tramite sensori	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website
5	Envoy	Ideale per assegnazioni delle postazioni basate sul quartiere	Piano gratuito + demo gratuita disponibile	A partire da $362/località/mese (fatturazione annuale)	Website
6	deskbird	Ideale per la prenotazione delle postazioni orientata ai dipendenti	Prova gratuita disponibile Book Demo	A partire da $4.75/utente/mese Get Custom Pricing	Website
7	Robin	Ideale per la gestione dinamica delle postazioni di lavoro dei team	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website
8	YAROOMS	Ideale per la programmazione degli spazi di lavoro tramite intelligenza artificiale	Demo gratuita disponibile	Da $99/mese	Website
9	Envoy Workplace	Ideale per la prenotazione tramite planimetria interattiva	Prova gratuita disponibile	A partire da $5/risorsa prenotabile/mese (fatturazione annuale)	Website
10	Eptura Workplace	Ideale per la gestione aziendale degli ambienti di lavoro	Demo gratuita disponibile	Prezzi su richiesta	Website

Featured Tools

1. 

   Celoxis

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   4.4

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2. 

   Smartsheet

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   4.5

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3. 

   Accelo

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   4.4

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Recensioni dei migliori software di prenotazione hot desk per aziende

Di seguito trovi i miei riepiloghi dettagliati dei migliori software di prenotazione hot desk per aziende che sono entrati nella mia shortlist. Le mie recensioni offrono un’analisi approfondita delle funzionalità, dei migliori casi d’uso e delle integrazioni di ciascuna piattaforma, per aiutarti a trovare quella giusta per te.

1

anny

Ideale per permessi di prenotazione personalizzabili

• Piano gratuito + prova gratuita + demo gratuita disponibile
• A partire da $4/risorsa/mese (fatturazione annuale)

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Rating: 4.8/5

anny è una piattaforma aziendale per la prenotazione di spazi di lavoro che gestisce hot desking, prenotazioni di sale riunioni e pianificazione della capacità dell'ufficio con mappe 3D interattive, SSO, controlli di accesso basati sulla comunità e un'interfaccia disponibile in 29 lingue.

Per Chi è Ideale anny?

anny è adatto per organizzazioni aziendali che gestiscono uffici in più sedi con regole di accesso complesse, tipologie di spazi di lavoro miste e team distribuiti a livello internazionale.

Perché ho scelto anny

anny merita il suo posto nella mia shortlist per il livello di dettaglio che offre agli amministratori su chi può prenotare cosa. Tramite la funzione Comunità, puoi assegnare postazioni specifiche, piani o tipologie di risorse a gruppi definiti, così il team Legale vede solo il proprio piano e il team di Ingegneria solo il proprio. Puoi inoltre impostare contingenti di prenotazione per limitare la frequenza con cui un utente o un gruppo può prenotare una risorsa, ottenendo un controllo rigoroso senza supervisione manuale.

Funzionalità Principali di anny

• Autenticazione SSO: Collega anny al tuo provider di identità esistente in modo che i dipendenti possano accedere con le proprie credenziali aziendali.
• Prenotazioni ricorrenti: Imposta prenotazioni di scrivanie ricorrenti su base giornaliera o settimanale, senza dover ripetere la prenotazione ogni volta.
• Gestione multi-sede: Utilizza un singolo account amministratore per gestire le risorse prenotabili in più sedi aziendali.
• App mobile per prenotazioni: Prenota scrivanie, effettua il check-in e visualizza la disponibilità dei piani direttamente da uno smartphone.

Integrazioni anny

anny offre integrazioni native con Microsoft 365, Outlook, MS Teams, Google Calendar, Google Workspace, Zoom, Personio, HRworks, Stripe e PayPal, oltre a varie integrazioni per serrature intelligenti tra cui Nuki, Salto KS, iLOQ e dormakaba. Si collega anche con Make e n8n per l'automazione di workflow senza codice e mette a disposizione sia un'API Admin che una Customer API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Mappe 3D interattive per la prenotazione visiva delle scrivanie
• Gestione centralizzata di scrivanie, sale e parcheggi
• Serratura intelligente integrata e controllo accessi

Cons:

• La configurazione richiede workflow personalizzati per mappe complesse
• L'app mobile non dispone di alcune funzionalità presenti sul web

LEARN MORE ABOUT ANNY:

• Check out anny on their website

2

elia

Ideale per la gestione integrata delle richieste di servizio

• Piano gratuito + demo gratuita disponibile
• Da $500/mese

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Rating: 4.7/5

elia è una piattaforma tutto-in-uno per la gestione operativa degli spazi di lavoro che riunisce prenotazione delle scrivanie, riservazione delle sale riunioni, planimetrie interattive, gestione dei visitatori, monitoraggio dell’occupazione e gestione delle richieste di servizio in un’unica interfaccia.

Per chi è più adatto elia?

elia è particolarmente indicato per organizzazioni di medie e grandi dimensioni dove i team di facility management, IT e HR condividono la responsabilità di gestire un ambiente d’ufficio ibrido.

Perché ho scelto elia

Ho scelto elia come uno dei migliori perché la gestione delle richieste di servizio è integrata direttamente nella planimetria, e non aggiunta come modulo separato. Quando un team prenota una sala riunioni, qualsiasi richiesta collegata di catering, supporto IT o manutenzione viene aggiornata automaticamente in caso di variazione della prenotazione. Apprezzo anche che le richieste siano collegate a scrivanie e zone specifiche, così il team di gestione sa sempre dove e quando è richiesto un intervento.

Funzionalità principali di elia

• Planimetrie interattive: Gli utenti possono navigare e prenotare scrivanie e sale disponibili tramite mappe visuali dell’ufficio, con filtri per zona e posizione.
• Cruscotto di analisi sull’occupazione: I facility manager possono accedere a dati in tempo reale e storici sull’utilizzo delle scrivanie e sulle tendenze di presenza.
• App mobile nativa: I dipendenti possono prenotare scrivanie, fare il check-in e gestire le prenotazioni direttamente dal cellulare con supporto ai codici QR.
• Integrazione con Microsoft 365 e Google Workspace: Sincronizza prenotazioni, eventi di calendario e dati utente con le principali piattaforme di produttività aziendale.

Integrazioni di elia

elia offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams e Outlook. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Sistema richieste di servizio integrato alle prenotazioni
• Monitoraggio occupazione tramite dati sensore IoT
• Planner visivo con prenotazione a clic

Cons:

• Integrazioni HRIS non disponibili nativamente
• Nessun sistema di wayfinding 3D o navigazione interattiva

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3

WorkInSync

Ideale per analisi avanzate sull'utilizzo delle scrivanie

• Prova gratuita di 7 giorni + demo gratuita disponibile
• A partire da $1.79/utente/mese (fatturazione annuale)

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Rating: 4.8/5

WorkInSync è un software aziendale per la prenotazione delle postazioni di lavoro, con pianificazione automatizzata, visualizzazione interattiva delle planimetrie e flussi di approvazione configurabili per la gestione di spazi di lavoro ibridi e prenotazioni delle scrivanie.

Per chi è WorkInSync?

WorkInSync è ideale per i facility manager e i pianificatori degli spazi di grandi aziende che necessitano di analisi dettagliate sull'utilizzo di scrivanie e aree di lavoro.

Perché ho scelto WorkInSync

Ho scelto WorkInSync tra i migliori perché mi affido alle sue analisi avanzate e ai report per monitorare in tempo reale l’utilizzo delle scrivanie, individuare tendenze nelle prenotazioni ed esportare report personalizzati sull'uso degli spazi per la pianificazione dell’occupazione in sedi di grandi dimensioni.

Funzionalità principali di WorkInSync

• Planimetrie interattive: Visualizza e scegli le scrivanie disponibili direttamente dalla mappa dell’ufficio.
• App mobile per la prenotazione: Prenota le scrivanie e gestisci le prenotazioni ovunque ti trovi.
• Flusso di approvazione: Configura passaggi di approvazione personalizzabili per la prenotazione di scrivanie o spazi.
• Opzioni di check-in contactless: Abilita il check-in alle scrivanie tramite QR code o sensore.

Integrazioni WorkInSync

WorkInSync offre integrazioni native con Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Microsoft Active Directory, Microsoft Intune, Google Workspace, Google Calendar, Okta, OneLogin, Cisco e Oracle PeopleSoft.

Pros and Cons

Pros:

• Heatmap in tempo reale dell’occupazione delle scrivanie
• Check-in automatico con sensori Bluetooth
• Planimetrie personalizzate per le mappe degli uffici

Cons:

• Set di funzionalità troppo ampio per team piccoli
• Per rilasciare la scrivania può essere necessario l’intervento manuale

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4

Spacewell

Ideale per insight sull’occupazione tramite sensori

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

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Rating: 4.6/5

Spacewell è una piattaforma aziendale di prenotazione di scrivanie flessibili che integra dati in tempo reale dai sensori, planimetrie interattive, analisi sull’occupazione e controlli delle policy per gestire ambienti ufficio flessibili su larga scala.

Per chi è ideale Spacewell?

Spacewell è la scelta ideale per i team di facility management di grandi aziende che gestiscono uffici ibridi e portafogli immobiliari su più sedi.

Perché ho scelto Spacewell

Ho scelto Spacewell tra i migliori perché vedo concretamente i suoi insight sull’occupazione basati su sensori, traducendo i dati sull’utilizzo delle scrivanie in tempo reale in layout d’ufficio praticabili. Il mio team utilizza le analisi integrate dei sensori per mappare la reale presenza e togliere l’incertezza dalla pianificazione degli spazi.

Caratteristiche principali di Spacewell

• Prenotazione tramite planimetrie interattive: I dipendenti possono prenotare scrivanie o sale direttamente dalle mappe visive di ciascuna sede.
• Controlli di prenotazione basati sul ruolo: Gli amministratori impostano permessi, finestre di prenotazione e accesso alle postazioni in base alla funzione lavorativa.
• Gestione multi-sede: Amministrazione centralizzata per più siti, piani e regioni in un’unica dashboard.
• Integrazione con Microsoft Teams e Outlook: Gli utenti possono prenotare postazioni e ricevere notifiche all’interno delle piattaforme di comunicazione già utilizzate.

Integrazioni di Spacewell

Spacewell offre integrazioni native con Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, Okta, Azure Active Directory, Workday, SAP SuccessFactors e numerosi brand di sensori IoT. È inoltre disponibile una API aperta per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Insight in tempo reale sull’occupazione grazie ai sensori IoT
• Prenotazione interattiva da planimetrie dettagliate
• Controlli delle policy di prenotazione basati sui ruoli per aziende

Cons:

• Configurazione iniziale complessa per ambienti di grandi dimensioni
• L’interfaccia dell’app mobile può apparire affollata

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5

Envoy

Ideale per assegnazioni delle postazioni basate sul quartiere

• Piano gratuito + demo gratuita disponibile
• A partire da $362/località/mese (fatturazione annuale)

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Rating: 4.9/5

Envoy è una piattaforma software aziendale per la prenotazione delle scrivanie che offre gestione delle prenotazioni, assegnazioni per quartiere e aree, disponibilità degli spazi in tempo reale, analisi dettagliate e integrazione con i sistemi aziendali.

Per Chi è Ideale Envoy?

Envoy è ideale per i team responsabili dell'esperienza lavorativa in organizzazioni di medie e grandi dimensioni che gestiscono la flessibilità delle postazioni in uffici multi-sede.

Perché Ho Scelto Envoy

Ho scelto Envoy tra i migliori perché posso assegnare le scrivanie per quartiere, creare zone dedicate ai team e riservare blocchi per gruppi specifici—tutto direttamente dalla mappa degli spazi. Questa flessibilità supporta le politiche uniche di assegnazione delle postazioni del mio team.

Funzionalità Principali di Envoy

• Mappe interattive della planimetria: Visualizza e prenota le scrivanie disponibili tramite una mappa visiva dell'ufficio.
• Disponibilità degli spazi in tempo reale: Scopri quali scrivanie e sale sono attualmente libere o prenotate.
• Dashboard di analisi dell'occupazione: Monitora l'utilizzo degli spazi e l'andamento delle prenotazioni nel tempo.
• Sistema di check-in dei dipendenti: Conferma la presenza in sede con soluzioni touchless o da dispositivi mobili.

Integrazioni di Envoy

Envoy offre oltre 100 integrazioni tramite la sua directory di app, incluse Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, ServiceNow, Zoom, Jira Service Management e Rippling.

Pros and Cons

Pros:

• Prenotazione delle scrivanie che supporta quartieri e aree dedicate ai team
• Mappa visiva della planimetria per prenotare le scrivanie
• Analisi avanzate per il monitoraggio dell'utilizzo degli spazi

Cons:

• L'integrazione con hardware esterni richiede configurazione
• Modifica limitata delle planimetrie personalizzate

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6

deskbird

Ideale per la prenotazione delle postazioni orientata ai dipendenti

• Prova gratuita disponibile
• A partire da $4.75/utente/mese

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Rating: 4.6/5

deskbird è una piattaforma aziendale per la prenotazione delle postazioni di lavoro progettata per ambienti di lavoro ibridi, che offre planimetrie interattive, prenotazioni self-service delle scrivanie, analisi in tempo reale dell’occupazione e un’integrazione scalabile con sistemi di collaborazione e HR.

Per chi è deskbird?

Progettato per grandi organizzazioni con modelli di lavoro ibridi o flessibili, che desiderano gestire le prenotazioni delle scrivanie e l'utilizzo degli spazi su più sedi.

Perché ho scelto deskbird

Ho scelto deskbird come uno dei migliori perché mette la scelta dei dipendenti al primo posto con planimetrie interattive in tempo reale e prenotazioni rapide da qualsiasi luogo. Lo utilizzo per prenotazioni punto-e-clicca, check-in tramite QR e una chiara visibilità in grandi uffici ibridi.

Caratteristiche principali di deskbird

• Zone di quartiere: Crea zone di lavoro e controlla le regole di prenotazione per reparto o team.
• Gestione multi-sede: Configura e gestisci più uffici, piani e regioni da un'unica interfaccia amministratore.
• Permessi basati sui ruoli: Imposta controlli di accesso granulari per diversi tipi di utenti, inclusi ospiti, amministratori e personale.
• Dashboard di analisi dell’occupazione: Monitora i dati di utilizzo delle scrivanie ed esporta report personalizzati su occupazione e presenza.

Integrazioni deskbird

deskbird offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory, Personio, Workday, SAP SuccessFactors e dispone di un’API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Planimetrie interattive con disponibilità in tempo reale
• Supporta processi di check-in alle scrivanie tramite QR
• Politiche di prenotazione personalizzabili per sede o team

Cons:

• Nessuna visualizzazione delle planimetrie in 3D
• Le integrazioni con sensori richiedono personalizzazione

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7

Robin

Ideale per la gestione dinamica delle postazioni di lavoro dei team

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

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Rating: 4.5/5

Robin è un software aziendale per la prenotazione di scrivanie flessibili progettato per gestire spazi di lavoro distribuiti, offrendo planimetrie interattive, regole avanzate di prenotazione, analisi sull'occupazione e robuste integrazioni per organizzazioni che supportano modalità di seating flessibili.

Per chi è ideale Robin?

Team di gestione degli spazi e delle strutture presso grandi imprese che amministrano ambienti d'ufficio flessibili e multisede.

Perché ho scelto Robin

Ho scelto Robin come uno dei migliori per la prenotazione di scrivanie flessibili aziendali perché permette di regolare facilmente in tempo reale la disposizione dei posti per i team, assegnare aree di lavoro e consentire ai team di selezionare autonomamente le postazioni utilizzando planimetrie interattive che si aggiornano visivamente in base alle prenotazioni.

Caratteristiche principali di Robin

• Controlli di accesso basati sui ruoli: Limita o concede i permessi di prenotazione per utenti e gruppi in base al ruolo o al reparto.
• Cruscotto di analisi dell’occupazione: Monitora le tendenze di utilizzo degli spazi, i tassi di prenotazione e i dati di presenza in tempo reale.
• Integrazioni con i calendari: Sincronizza le prenotazioni delle scrivanie con Outlook e Google Calendar per una pianificazione unificata.
• Integrazione con sensori e sistemi di badge: Collega l’hardware presente in ufficio per monitorare la reale occupazione e automatizzare il check-in alle scrivanie.

Integrazioni di Robin

Robin offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory, BambooHR e Cisco Webex. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Le planimetrie interattive si aggiornano in tempo reale
• Assegnazioni avanzate di postazioni per team e aree di lavoro
• Supporta il monitoraggio dell’occupazione tramite sensori e badge

Cons:

• Le funzionalità di reportistica avanzata richiedono piani di livello superiore
• La funzionalità lista d'attesa non è particolarmente evidenziata

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8

YAROOMS

Ideale per la programmazione degli spazi di lavoro tramite intelligenza artificiale

• Demo gratuita disponibile
• Da $99/mese

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Rating: 4.5/5

YAROOMS è una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro per aziende che combina la prenotazione delle scrivanie, la prenotazione delle sale riunioni, le politiche di utilizzo dello spazio e l'analisi dell'occupazione per supportare il lavoro ibrido in più sedi aziendali.

Per chi è più adatto YAROOMS?

Grandi aziende e organizzazioni che gestiscono spazi di lavoro flessibili in più uffici e regioni.

Perché ho scelto YAROOMS

Ho scelto YAROOMS perché combina la prenotazione delle scrivanie e la gestione degli spazi di lavoro in un'unica piattaforma. Posso creare politiche di prenotazione flessibili, gestire le risorse degli uffici in diverse sedi e monitorare l'utilizzo degli spazi tramite analisi integrate.

Funzionalità principali di YAROOMS

• Planimetrie interattive: Gli utenti possono visualizzare e prenotare le scrivanie disponibili direttamente da una mappa visiva dell'ufficio.
• Politiche di prenotazione basate sui ruoli: Gli amministratori configurano accessi, finestre di prenotazione e quote per ruolo o dipartimento.
• Integrazioni con i calendari: Si integra con Outlook e Google Workspace per una prenotazione senza interruzioni e la sincronizzazione degli orari.
• Cruscotto di analisi delle presenze: Visualizza dati e tendenze di utilizzo per piano, zona o edificio.

Integrazioni di YAROOMS

YAROOMS offre integrazioni native con Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Okta, Azure Active Directory, Workday e BambooHR e fornisce un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Gestione avanzata di politiche e permessi
• Analisi integrate delle presenze negli spazi di lavoro
• Planimetrie interattive per uffici su più sedi

Cons:

• Nessuna funzione di navigazione o wayfinding 3D
• Le integrazioni con i sensori richiedono partner hardware specifici

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• Check out YAROOMS on their website

9

Envoy Workplace

Ideale per la prenotazione tramite planimetria interattiva

• Prova gratuita disponibile
• A partire da $5/risorsa prenotabile/mese (fatturazione annuale)

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Envoy Workplace è una piattaforma aziendale per la prenotazione di postazioni di lavoro flessibili che consente alle organizzazioni di gestire le prenotazioni delle scrivanie, le planimetrie interattive, l’occupazione degli spazi e le operazioni flessibili dell’ufficio in più sedi.

Per chi è ideale Envoy Workplace?

Grandi organizzazioni e team di gestione delle strutture che hanno bisogno di coordinare le prenotazioni delle scrivanie e i dati di occupazione tra più sedi aziendali.

Perché ho scelto Envoy Workplace

Ho scelto Envoy Workplace tra i migliori perché la sua prenotazione tramite planimetria interattiva consente al mio team di visualizzare in tempo reale la disponibilità delle scrivanie, prenotare direttamente cliccando sulle postazioni e navigare tra uffici su più piani grazie a mappe dettagliate e personalizzabili.

Funzionalità principali di Envoy Workplace

• Politiche di prenotazione dettagliate: Imposta regole per l’accesso alle scrivanie, finestre temporali e restrizioni per team o dipartimenti.
• Dashboard di analisi dell’occupazione: Monitora in tempo reale i dati di utilizzo e i modelli di presenza su tutte le sedi aziendali.
• Integrazione con il calendario aziendale: Sincronizza le prenotazioni delle scrivanie con Google Workspace e i calendari di Outlook.
• Permessi basati sui ruoli: Controlla i livelli di accesso di amministratori e utenti per personalizzare chi può prenotare, gestire e visualizzare gli spazi.

Integrazioni di Envoy Workplace

Envoy Workplace offre integrazioni native con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory, Workday, BambooHR, Rippling, ADP, e fornisce un’API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Planimetrie interattive con stato delle postazioni in tempo reale
• Politiche di prenotazione dettagliate per diversi gruppi di utenti
• Dashboard di analisi dell’occupazione per uffici su più siti

Cons:

• La configurazione iniziale per più sedi può essere complessa
• Le funzionalità avanzate richiedono piani di livello superiore

LEARN MORE ABOUT ENVOY WORKPLACE:

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10

Eptura Workplace

Ideale per la gestione aziendale degli ambienti di lavoro

• Demo gratuita disponibile
• Prezzi su richiesta

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Eptura Workplace è una piattaforma aziendale per la prenotazione delle postazioni di lavoro progettata per gestire prenotazioni di scrivanie, planimetrie interattive, controlli delle policy, analisi dell'occupazione e integrazioni su larga scala in ambienti di lavoro distribuiti su più sedi.

Per chi è ideale Eptura Workplace?

Eptura Workplace è una scelta solida per i team aziendali di gestione strutture, risorse umane e immobiliari che devono gestire spazi di lavoro flessibili in più sedi.

Perché ho scelto Eptura Workplace

Ho scelto Eptura Workplace perché consente di configurare planimetrie interattive, gestire regole di prenotazione complesse per sedi multiple e accedere ad analisi dettagliate sull'utilizzo degli spazi in grandi organizzazioni. È la soluzione ideale per la gestione degli ambienti di lavoro aziendali.

Caratteristiche principali di Eptura Workplace

• Zonizzazione degli ambienti: Assegna scrivanie specifiche a dipartimenti o team utilizzando 'quartieri' di lavoro personalizzabili.
• Permessi avanzati di accesso: Imposta ruoli utente dettagliati e livelli di accesso per amministratori, responsabili e dipendenti.
• Check-in da mobile alle scrivanie: Permetti ai dipendenti di effettuare il check-in presso la scrivania riservata tramite l'app mobile all'arrivo.
• Integrazione gestione visitatori: Registra e traccia i visitatori direttamente nella stessa piattaforma delle prenotazioni delle scrivanie.

Integrazioni di Eptura Workplace

Eptura Workplace offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Okta, Azure Active Directory e Workday. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Le planimetrie interattive si aggiornano in tempo reale
• Supporta configurazioni avanzate delle policy di prenotazione
• Gestisce senza problemi le implementazioni aziendali multi-sede

Cons:

• I sensori delle scrivanie richiedono un'installazione di sistema separata
• La configurazione dei report personalizzati può essere complessa

LEARN MORE ABOUT EPTURA WORKPLACE:

• Check out Eptura Workplace on their website

Altri software di prenotazione hot desk per aziende

Ecco alcune opzioni aggiuntive di software di prenotazione hot desk per aziende che non sono entrate nella mia shortlist, ma che vale comunque la pena considerare:

1. Smartway2

   Ideale per la prenotazione di postazioni di gruppo basata sui team

2. Eptura

   Ideale per automatizzare i check-in degli spazi di lavoro

3. GoBright

   Ideale per il monitoraggio dell’occupazione con hardware

4. Mapiq

   Ideale per la pianificazione degli spazi di lavoro con l'AI

5. Zoom Workspace Reservation

   Ideale per l'integrazione con ambienti Zoom

6. Skedda

   Ideale per il controllo delle prenotazioni basato su regole

7. Archie

   Ideale per la gestione di spazi di coworking

8. OfficeSpace

   Ideale per analisi personalizzate dell'utilizzo degli spazi

9. Kadence

   Ideale per semplificare la pianificazione del lavoro ibrido

10. Tactic

    Ideale per la prenotazione delle scrivanie tramite Slack

Come scegliere un software di prenotazione hot desk per aziende

È facile perdersi tra lunghe liste di funzionalità e strutture di prezzo complesse. Per aiutarti a rimanere concentrato durante il tuo particolare processo di selezione del software, ecco un elenco di fattori da tenere a mente:

Cos'è un Software di Prenotazione Hot Desk per le Aziende?

Il software di prenotazione hot desk per le aziende è una piattaforma digitale che consente ai dipendenti di riservare scrivanie in spazi ufficio condivisi, gestire i calendari di lavoro ibrido e supportare grandi organizzazioni con più sedi. Questi sistemi aiutano i team di facility, HR e workplace a coordinare i posti a sedere flessibili, far rispettare le regole di prenotazione e tracciare i dati di occupazione per ottimizzare la strategia degli spazi e la gestione dei costi.

Funzionalità

Quando scegli un software di prenotazione hot desk aziendale, assicurati che offra queste funzionalità chiave:

• Sistema di prenotazione delle scrivanie: Permette ai dipendenti di cercare, prenotare e cancellare spazi di lavoro tramite strumenti self-service, supportando prenotazioni ricorrenti, condivisione, hoteling delle scrivanie e check-in.

• Planimetrie interattive: Mostra in tempo reale la disponibilità delle scrivanie con mappe dell’ufficio cliccabili, permettendo agli utenti di selezionare e prenotare visivamente sulle planimetrie o aree specifiche.

• Regole di prenotazione e permessi: Consente agli amministratori di far rispettare regole come finestre di prenotazione, quote, quartieri e accesso per ruoli per allinearsi alle policy aziendali e HR.

• Analytics di occupazione: Tiene traccia di utilizzo, presenze e assenze attraverso dashboard e report, fornendo dati utili per la pianificazione degli spazi e le strategie di lavoro ibrido.

• Integrazioni aziendali: Si collega a calendari, piattaforme SSO, sistemi HRIS e strumenti di collaborazione, integrando la prenotazione delle scrivanie nei flussi di lavoro e nell'infrastruttura IT già in uso.

• Accesso mobile e in mobilità: Le app mobili native per iOS e Android consentono agli utenti di prenotare, fare check-in o liberare le scrivanie ovunque si trovino.

• Gestione multisede: Supporta la configurazione e gestione di più uffici, dipartimenti o regioni da una sola piattaforma, rendendolo scalabile per organizzazioni globali.

• Strumenti di coordinamento del team: Consente ai dipendenti di vedere quando i colleghi sono in ufficio e prenotare le scrivanie insieme, per favorire collaborazione e giornate di lavoro di persona.

• Orientamento e navigazione: Può aiutare gli utenti a localizzare le scrivanie prenotate, le sale riunioni o i servizi vicini attraverso mappe interattive degli spazi di lavoro.

• Prenotazione ospiti e sale riunioni: La gestione ospiti, la prenotazione delle sale riunioni e la programmazione degli ambienti spesso convivono con la prenotazione scrivanie, permettendo di gestire tutte le risorse dello spazio di lavoro da un’unica piattaforma.

Vantaggi

Implementare un software aziendale di prenotazione hot desk offre diversi vantaggi sia per il team che per l’azienda. Eccone alcuni:

• Ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi: Analytics in tempo reale e prenotazioni interattive aiutano a massimizzare l’uso degli spazi e ridurre spese immobiliari non necessarie.

• Supporto al lavoro ibrido: I sistemi di prenotazione delle scrivanie rendono semplice supportare modelli di lavoro ibrido, coordinare le presenze in ufficio e gestire l’hoteling delle scrivanie con team distribuiti.

• Migliore esperienza per i dipendenti: La prenotazione self-service, l'accesso mobile e gli strumenti di orientamento facilitano ai dipendenti la prenotazione delle scrivanie, la navigazione in ufficio e la gestione delle prenotazioni da qualsiasi luogo, creando un'esperienza di prenotazione più comoda.

• Maggiore visibilità sull’ambiente di lavoro: Il monitoraggio dell’occupazione e le dashboard di utilizzo forniscono ai team responsabili spunti utili per la pianificazione degli spazi e le decisioni sulla capacità.

• Migliore sicurezza dei dati: Le piattaforme di livello enterprise offrono solide opzioni di conformità, supporto SSO e residenza dei dati per tutelare le informazioni sensibili dei dipendenti.

• Coordinamento semplificato: Gli strumenti di coordinamento dei team agevolano la collaborazione mostrando chi si trova in ufficio e permettendo agli utenti di prenotare le scrivanie insieme.

• Gestione scalabile: Il supporto multi-sede e i controlli amministrativi centralizzati rendono semplice gestire la disposizione delle postazioni in reti di uffici globali man mano che l’organizzazione cresce.

Costi e prezzi

Scegliere un software enterprise per la prenotazione di hot desk richiede la comprensione dei diversi modelli e piani tariffari disponibili. I costi variano in base alle funzionalità, alla dimensione del team, agli add-on e altro ancora. La seguente tabella riassume i piani più comuni, i relativi prezzi medi e le funzionalità tipiche incluse nelle soluzioni enterprise di prenotazione hot desk:

Tabella comparativa dei piani per il software enterprise di prenotazione hot desk