8 Strategie di Gestione delle Attività per Aumentare la Produttività
Importanza della Gestione delle Attività: Una gestione efficace delle attività previene il caos e aiuta a dare priorità ai compiti giusti. Questo migliora sia la produttività personale che il successo complessivo del team.
Obiettivi Chiari Sono Fondamentali: Stabilisci obiettivi chiari per facilitare concentrazione ed efficienza. Sapere cosa deve essere realizzato aiuta a dare priorità, rende l'esecuzione del progetto più fluida e riduce lo stress.
Usa un Software di Gestione delle Attività: Puoi utilizzare software di gestione delle attività per organizzare, delegare e monitorare i compiti. Questo aiuta a ottimizzare i processi lavorativi con funzionalità per avvisi, integrazioni e visualizzazione dei carichi di lavoro.
Email. Notifiche del browser. Messaggi su Slack. Ti senti sopraffatto e non sai dove guardare o da dove iniziare? Cercare di rispondere a tutti questi stimoli mentre la tua lista di cose da fare sembra crescere esponenzialmente è una sfida. Ecco le mie migliori strategie di gestione delle attività per aiutarti a calmare il caos e portare a termine le cose.
Perché la Gestione delle Attività è Importante
La gestione delle attività è importante perché, se non vengono gestite, il caos prenderà rapidamente il sopravvento. Non si tratta solo di portare a termine le cose, ma di portare a termine le cose giuste nel giusto ordine.
Come project manager, devi gestire sia le tue attività che quelle del tuo team. Con così tante cose in movimento, è facile che qualcosa sfugga di mano. Per evitarlo, hai bisogno di competenze di gestione delle attività: suddividere il lavoro in compiti di dimensione adeguata e dare scadenze realistiche, documentare le attività imminenti e monitorare le attività man mano che si avvicina la loro scadenza.
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8 Strategie di Gestione delle Attività
Iniziare la tua routine quotidiana come project manager con un elenco ben gestito di attività fa bene al tuo benessere e ti aiuta a creare un ambiente di lavoro più sereno. Ecco otto strategie di gestione delle attività per calmare il caos e portare controllo alla tua lista di cose da fare e a quella del tuo team.
1. Usa un Software di Gestione delle Attività
Non devi occuparti della gestione delle attività da solo. Esistono molte opzioni di software di gestione delle attività e app che possono aiutarti a mantenere te e il tuo team organizzati, gestendo tutto ciò che deve essere fatto, da chi e quando. Uno dei vantaggi del software di gestione delle attività è che offrono strumenti per creare elenchi, visualizzare il carico di lavoro e ricordarti quando le attività devono essere completate.
Alcuni di questi software si integrano con strumenti di collaborazione come Slack e Microsoft Teams, così puoi ricevere avvisi istantanei quando qualcosa viene completato. Molti di essi dispongono anche di app mobili (come questi strumenti di project management per iPad) e alcuni offrono persino funzionalità o integrazioni di intelligenza artificiale.
Ricorda di verificare sempre i suggerimenti dell’intelligenza artificiale provenienti da software gratuiti di gestione delle attività con IA. Se qualcosa ti sembra strano, probabilmente c’è qualcosa che non va. Inoltre, esplorando queste opzioni, vale la pena considerare anche il costo del software di gestione delle attività per scegliere uno strumento che sia adatto al tuo budget.
2. Fissa Obiettivi e Aspettative Chiare
Quando assegni o delegi compiti al tuo team, definisci obiettivi e aspettative chiare. Ad esempio, io specifico che mi aspetto che il mio team mi dica in modo proattivo se pensa che non riuscirà a rispettare una scadenza, prima ancora che questa venga mancata. Più preavviso ho, più tempo avrò per lavorare con chiunque sia coinvolto e riorganizzare le attività dipendenti che non possono essere avviate.
Gli obiettivi aiutano anche a motivare e a valutare i progressi. Ad esempio, se il team ha completato il 25% di attività in più rispetto alla settimana precedente, questo li aiuta a sentirsi soddisfatti e a capire se stanno andando nella giusta direzione.
I benchmark ti permettono inoltre di misurare le prestazioni dei membri del team. Se, per esempio, hai tre designer nel team, puoi confrontarli tra loro e fissare le aspettative di conseguenza.
- Supponiamo che il designer A completi circa sei compiti al giorno, il designer B sette e il designer C dodici.
- Supponendo che le attività abbiano una dimensione simile e che il designer C sia il più esperto, potresti fissare l'obiettivo di far sì che il designer A completi sette attività al giorno e il designer B si impegni per arrivare a otto.
- Se il designer C ha più anzianità ed esperienza, non sarebbe corretto chiedere agli altri di raggiungere il suo stesso standard, ma vale la pena motivarli a lavorare in modo più efficiente.
3. Dai priorità
Una gestione efficace delle attività spesso si basa sulla capacità di stabilire delle priorità. Osserva il tuo strumento di project management o la lista delle cose da fare e determina quali sono le attività più urgenti e importanti.
Come definiamo l'urgenza? Può variare, ma partiamo dagli elementi legati a scadenze temporali. Se qualcosa è da consegnare immediatamente, dovrebbe essere la priorità più alta per il tuo team, soprattutto se non portarla a termine bloccherebbe il lavoro di qualcun altro o di un cliente.
Poi, valuta l'impatto dei compiti presenti sulla tua lista. Gli elementi che coinvolgono il maggior numero di persone vanno affrontati per primi. Ad esempio, se la creazione di un piano di progetto consente al tuo team di 20 persone di organizzare il proprio calendario per le settimane successive, dedica tempo a quello prima di rispondere a una mail riguardante una riunione interna che può aspettare.
Se non sei sicuro che il tuo lavoro quotidiano rifletta davvero queste priorità, una rapida analisi del tempo può aiutarti. Esaminando come trascorri realmente il tuo tempo, capirai se le attività urgenti e ad alto impatto ricevono l'attenzione che meritano oppure no—o se la tua giornata viene assorbita da lavori a bassa priorità.
Un altro modo per dare priorità è utilizzare la matrice di Eisenhower. Disegna quattro quadranti su un foglio e inserisci i tuoi compiti in base a urgenza e importanza.
- Il quadrante in alto a sinistra deve contenere le attività più urgenti e importanti (da svolgere per prime)
- Il quadrante in alto a destra dovrebbe avere attività urgenti ma non importanti (valuta se è davvero necessario svolgerle)
- Il quadrante in basso a sinistra contiene compiti non importanti ma urgenti (prova a delegare questi)
- Il quadrante in basso a destra contiene compiti che non sono né urgenti né importanti (devi davvero occupartene?)
Anche la gestione del tempo gioca un ruolo chiave. Potresti ritrovarti con 15 minuti liberi tra una riunione e l'altra e volerli sfruttare al meglio. Evidenzia alcune attività minori che puoi portare a termine rapidamente appena hai a disposizione qualche minuto.
