Progettazione del Workflow: Processo, Esempi e Apprendimenti
Lo scopo della progettazione del flusso di lavoro è assicurarsi che i compiti sequenziali siano mappati in modo tale da consentire ai processi e alle attività di passare senza soluzione di continuità da una fase all'altra.
L'ironia è che una cattiva progettazione del flusso di lavoro può in realtà portare a inefficienze e confusione, invece dell'operatività fluida desiderata.
Creare un flusso di lavoro implica molto più che saper disegnare un buon diagramma di flusso o inserire dati in una piattaforma di workflow. Dalla mia esperienza, ho imparato lezioni preziose su ciò che funziona e ciò che non funziona. In questo articolo, illustrerò sia le pratiche consigliate che quelle da evitare per una progettazione efficace del flusso di lavoro, condividendo spunti utili per aiutarti a evitare errori comuni e ottenere risultati positivi.
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Cos'è la Progettazione del Flusso di Lavoro?
La progettazione del flusso di lavoro fa parte della gestione dei flussi di lavoro, ed è il processo aziendale di mappatura dei compiti e dei processi più frequenti e importanti affinché fluiscano in modo efficiente ed efficace da una fase di un progetto all'altra. Il software di workflow management può aiutarti a comprendere meglio come automatizzare i tuoi flussi di lavoro identificando le opportunità di automazione, riducendo i colli di bottiglia e fornendo visibilità in tempo reale in ciascuna fase del flusso di lavoro.
Nel mio caso di studio in fondo a questo articolo, descrivo come sono stato assunto in un team di progetto per ottimizzare il processo di passaggio dei progetti dal team di design a quello di sviluppo. Questo è un esempio di progettazione del flusso di lavoro.
Obiettivi della Progettazione del Flusso di Lavoro
La progettazione del flusso di lavoro non consiste solo nel mappare i compiti. Si tratta di creare un sistema efficiente e coeso che supporti il successo dei progetti. Ecco alcuni degli obiettivi che puoi raggiungere con una progettazione efficace del flusso di lavoro:
- Efficienza aumentata: La progettazione del flusso di lavoro snellisce i processi mappando i compiti nella sequenza più logica e automatizzando le azioni ripetitive.
- Migliore comunicazione: Garantisce una comunicazione chiara e coerente fra team e dipartimenti, definendo ruoli, responsabilità e dipendenze, rendendo più semplice per tutti rimanere allineati.
- Meno colli di bottiglia: Questo processo identifica potenziali blocchi analizzando il flusso dei compiti e affrontando le aree dove si verificano solitamente dei ritardi.
- Aumento della produttività: La progettazione dei flussi di lavoro facilita il completamento più rapido delle attività ottimizzando i processi per assicurare che vengano eseguiti nel modo più efficiente possibile.
- Coerenza: I processi standardizzati garantiscono coerenza nell'esecuzione delle attività grazie all'istituzione di linee guida e procedure chiare da seguire per tutti.
- Miglioramento continuo: La progettazione del flusso di lavoro crea le basi per una valutazione e un perfezionamento continui dei processi, consentendo al workflow di gestione del progetto di adattarsi alle esigenze in evoluzione e incorporare i feedback per ottenere prestazioni migliori.
Come Progettare un Flusso di Lavoro
È stato riportato che una buona progettazione del flusso di lavoro può aiutare a migliorare l'efficienza operativa di oltre l'83%. Ecco come progettare un flusso di lavoro, passo dopo passo:
- Definisci Obiettivo e Ambito: Identifica l'obiettivo e delinea i tuoi compiti.
- Analizza i Processi Attuali: Esamina i metodi esistenti, individua le inefficienze e determina le risorse disponibili.
- Progetta il Flusso di Lavoro: Mappa il nuovo flusso di lavoro con un diagramma, dettaglia i passaggi e assegna i ruoli.
- Sviluppa e Testa: Crea un prototipo, testalo su piccola scala e perfezionalo in base ai feedback ricevuti.
- Implementa e Monitora: Metti in pratica l'intero flusso di lavoro e monitora costantemente per migliorie, automazione o cambiamenti necessari.
Pratiche Efficaci per la Progettazione di Flussi di Lavoro
Prima di condividere i miei suggerimenti e le best practice, è importante comprendere i tre elementi essenziali di una buona progettazione del flusso di lavoro. Essi sono:
| Elemento | Definizione |
|---|---|
| Input | le risorse, i dati o i materiali necessari per avviare un flusso di lavoro. |
| Trasformazione | le azioni applicate agli input per modificarli o convertirli. |
| Output | i risultati o i prodotti che derivano dalla trasformazione. |
Ecco alcune best practice tenendo conto di ciò:
- Stabilisci obiettivi chiari: Definisci chiaramente gli obiettivi e i risultati attesi dal workflow. Questo garantisce allineamento e una direzione ben definita.
- Semplifica i processi: Punta a un design semplice del workflow. Suddividi i compiti complessi in step gestibili ed elimina ciò che non è necessario.
- Assegna ruoli e responsabilità chiari: Definisci chiaramente chi è responsabile di ogni passaggio. Questa chiarezza garantisce responsabilità e un’esecuzione fluida.
- Sfrutta la tecnologia: Utilizza strumenti e integrazioni adeguate per la digitalizzazione, automazione, comunicazione e monitoraggio. Questo può migliorare notevolmente l’efficienza del workflow, la precisione e la facilità di gestione dei flussi di lavoro.
- Testa e perfeziona: Implementa inizialmente il workflow su piccola scala per raccogliere feedback. Usa queste informazioni per ottimizzare e migliorare il workflow prima di una implementazione a pieno regime.
Lezione appresa nella progettazione di workflow: un caso reale
Ecco la mia storia su un tentativo fallito di implementare un cambiamento.
Prima di tutto, dovresti sapere che non sono una persona particolarmente entusiasta. Sono ottimista e con l’esperienza sto diventando più realista. Sono fautore del "meno è meglio", ho esperienza nello sviluppo front-end, amo la UX e mi impegno a trovare soluzioni che puntano alla semplicità.
Sono appassionato dell’efficienza dei workflow, dell’organizzazione e di aiutare gli altri a trovare e mantenere un ritmo di lavoro ottimale. Credo che grazie alla scoperta personale, a una base di fiducia e alla volontà di modificare i propri processi, ogni giorno possa essere più efficiente, produttivo e gratificante.
Contesto
Come menzionato in precedenza, sono stato recentemente assunto in un team di progetto per facilitare il passaggio dei progetti dalla fase di design a quella di sviluppo.
Dopo aver osservato il loro workflow esistente, ho notato che molti requisiti funzionali venivano persi durante il passaggio o addirittura non individuati prima di esso. Inoltre, questi requisiti non venivano registrati da nessuna parte e non erano accessibili al team—i dettagli erano comunicati prevalentemente a voce tra i project manager e il team.
Il piano
La mia strategia era di aumentare l’utilizzo della bacheca di progetto e di Slack per elencare i requisiti dei progetti e mantenere uno storico delle discussioni.
Ho proposto un workflow come questo:
La mia strategia era di aumentare l’utilizzo della bacheca di progetto e di Slack per elencare i requisiti dei progetti e mantenere uno storico delle discussioni.
Un ulteriore vantaggio sarebbe stata la riduzione delle interruzioni tra i membri del team durante la giornata.
La bacheca di progetto sarebbe diventata una fonte unica e accessibile per tutti i requisiti del progetto, mentre Slack avrebbe avuto il ruolo di registro delle discussioni a sostegno di essa.
Implementazione e sfide
Purtroppo, ero cieco di fronte al fatto che le persone coinvolte nei cambiamenti, principalmente i PM, non erano coinvolte. Sì, il team dirigente era d’accordo e anche gli sviluppatori, ma i miei colleghi PM no.
Di fatto, mi sono reso conto che stavo penalizzando, non aiutando, il mio team.
Man mano che aggiungevamo più informazioni alla bacheca di progetto e più discussioni su Slack, era evidente che i PM stavano impiegando molto più tempo a scrivere ticket e aggiornamenti sui canali. Sì, le interruzioni erano diminuite, ma era realmente un bene?
Analizzando questa situazione, ho iniziato a chiedermi: e se a loro in realtà piacesse gestire le interruzioni e partecipare a riunioni improvvisate durante il giorno?
Analisi dei fallimenti
Punizione negativa
La definizione di punizione negativa è rimuovere uno stimolo positivo. Ora capisco che è proprio quello che stava accadendo: eliminare o quanto meno ridurre la necessità per i PM di comunicare verbalmente con il team.
Punizione positiva
E se il team detestasse scrivere ticket di progetto e odiasse Slack? Questo significherebbe che la nuova procedura stava limitando la loro autonomia. La punizione positiva si definisce come l’aggiunta di uno stimolo negativo e ancora una volta è stato questo l’effetto delle mie modifiche.
Cosa ho imparato
Nonostante l'aumento dell'efficienza, queste modifiche ai processi sono state una mia idea e il team non è stato sufficientemente consultato prima dell'inizio dell'implementazione.
Sto imparando che strategie e best practice non possono essere applicate immediatamente ai processi di workflow creativo (che coinvolgono le persone) allo stesso modo in cui si possono applicare al codice o ad altri mezzi statici.
La cultura di un team è ricca di personalità, prospettive e opinioni. Per mantenere una cultura sana, basata sul rispetto reciproco tra i membri, tutti devono essere coinvolti, compresi e considerati.
Ecco un breve elenco delle mie conclusioni tratte da questa esperienza:
- L'approvazione della dirigenza non equivale all'approvazione del team
- Anche modifiche positive ai processi possono sembrare delle punizioni
- I workflow devono adattarsi alla cultura del team, non solo alle best practice standard
- Non fidarti del feedback che ricevi: cerca più a fondo eventuali segnali d'allarme
Conclusioni chiave sulla progettazione dei workflow
Con questo tentativo ho imparato qualcosa su come progettare i workflow, ma molto di più su come creare un processo di cambiamento sul lavoro e su come ottenere approvazione e coinvolgimento del team.
Ecco un diagramma di workflow che riassume i miei consigli per chiunque stia cambiando un processo o implementando un nuovo workflow nella propria organizzazione:
Riguardo alle conclusioni che ho tratto da questa esperienza, ecco le mie riflessioni su ciascuna:
1. L'approvazione della dirigenza non equivale all'approvazione del team
Hai bisogno del coinvolgimento attivo dei membri del team il cui lavoro quotidiano sarà influenzato da qualsiasi modifica ai processi. Essi devono essere consultati e avere l'opportunità di porre domande, mettere in discussione e fornire feedback su qualsiasi cambiamento.
Un approccio "guidare con l'esempio" può funzionare se il processo viene introdotto dal gruppo dirigente. Ma se tutti i membri del team hanno davvero voce in capitolo, allora dovrebbero avere tempo per riflettere sulle modifiche proposte e la possibilità di dare il loro contributo.
2. Anche modifiche positive ai processi possono sembrare delle punizioni
Un cambiamento nei processi implica l'eliminazione di passaggi esistenti a cui altri probabilmente si identificano o che possono apprezzare.
Le modifiche possono essere pensate per aumentare l'efficienza o rendere il workflow più agile, ma senza una discussione adeguata e il tempo per un confronto, i benefici di queste efficienze potrebbero non essere compresi e il team potrebbe sentirsi penalizzato.
3. I workflow devono adattarsi alla cultura del team, non solo alle best practice standard
Chiedi per scoprire il valore dei passaggi esistenti del workflow prima di giudicare e suggerire nuove soluzioni. Chiedi a te stesso e ai membri del team quali attributi o elementi storici stai trascurando. Quali aggiungono valore e perché?
Forse solo una parte delle nuove iniziative "best practice" si adatta alla cultura attuale, o forse nessuna.
4. Non fidarti del feedback che ricevi: cerca più a fondo eventuali segnali d'allarme
Ho imparato che un controllo verbale o un semplice consenso volontario non sono sufficienti. Tutti hanno bisogno dell'opportunità di essere consultati e di fornire feedback. Il team deve avere il tempo di riflettere sulle modifiche proposte e arrivare alle proprie conclusioni, seguite dal tempo necessario per rivedere, mettere in discussione e perfezionare le nuove idee per il workflow.
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