Perché ne valgo la pena (con Tucker-Sauer Pivonka di Crema)

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Ben Aston:

Benvenuti al podcast DPM, dove andiamo oltre la teoria per offrire consigli esperti ai PM per guidare meglio i progetti digitali. Grazie per essere con noi, sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager.

Ti è mai capitato di lavorare a un progetto in cui, come project manager, non ti sei sentito particolarmente benvenuto? Magari ti è stato detto "Ehi, non abbiamo bisogno di un PM su questo progetto, grazie." Oppure stai ascoltando questo podcast per decidere se hai bisogno o meno di un project manager per il tuo progetto. Beh, dipende da chi chiedi: per alcuni la gestione progetti è ormai superata, per altri è più importante che mai. E quindi, come stanno veramente le cose? Forse sono di parte, ma scelgo la seconda opzione. In questo podcast parleremo del motivo per cui non puoi permetterti di fare a meno del project management e di come, come PM, possiamo affrontare alcune delle opinioni negative su ciò che facciamo e su come lo facciamo.

Oggi sono con noi Tucker Sauer-Pivonka. Tucker è direttore della gestione progetti presso Crema, lavora con startup e clienti enterprise occupandosi di prototipazione, test e sviluppo di soluzioni mobile e web. È responsabile della guida e supervisione dei team di produzione, dei product manager e li aiuta con la loro crescita professionale.

È anche un appassionato escursionista e ama viaggiare, quindi parleremo anche di questo. Tucker, grazie mille per essere con noi.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ciao Ben, è un piacere chiacchierare con te oggi.

Ben Aston:

Sono curioso di sapere: l'ultima volta che ci siamo sentiti si parlava della tua nuova casa, che immagino non sia più tanto nuova. Stai ancora lavorando a questo progetto?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, in realtà non finiremo mai. Ogni volta che finiamo un progetto, ne inizia subito un altro da fare. Ma sì, abbiamo già fatto molto e non vediamo l’ora di affrontare i progetti a casa nel 2019.

Ben Aston:

Quali sono gli obiettivi per la casa e le vacanze nel 2019?

Tucker Sauer-Pivonka:

Per le vacanze facciamo sempre un viaggio per il nostro anniversario a marzo, durante la pausa di primavera. Mio marito è insegnante quindi in quell’arco dell’anno scolastico è l’unica occasione per partire. Probabilmente andremo a Palm Springs per quello. E abbiamo in programma anche altri viaggi, uno in Messico, alcuni viaggi interni negli Stati Uniti, forse fino all’Oregon, Washington, o magari sulla East Coast, ma dobbiamo ancora decidere. È solo il 7 gennaio, ho ancora un po’ di tempo.

Ben Aston:

Sembra molto per una sola vacanza... Non so quante te ne spettino, ma auguri! E dal punto di vista personale? Hai fissato obiettivi professionali per quest'anno o dove ti vedi dal punto di vista della carriera?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, ho stabilito alcune intenzioni per il 2019. Nulla di troppo rigido, ma mi concentro su ciò che voglio sviluppare. Una di queste, con il mio nuovo ruolo, è facilitare la crescita del team project management di Crema. Crescendo come azienda e come team, voglio assicurarmi che i miei collaboratori abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per dare il massimo.

Sto anche lavorando sulla fiducia in me nel nuovo ruolo, iniziato il 1° gennaio, quindi sono ancora alle prime armi e non ero mai stato manager prima d’ora. Crescere in questo senso richiede pratica, quindi farò molta esperienza. Un altro obiettivo per l’anno è parlare in pubblico: fare più interventi sia internamente che esternamente, per sviluppare quelle competenze e sentirmi più sicuro quando parlo in pubblico, anche solo davanti a un piccolo gruppo.

Ben Aston:

Hai già qualche argomento che pensi di affrontare nei tuoi interventi futuri?

Tucker Sauer-Pivonka:

Penso di sì...

Ben Aston:

Non così avanti?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ci saranno tanti temi, ma il filo conduttore sarà la gestione dei prodotti nelle agenzie. C’è molto da dire a riguardo perché molti articoli online trattano il ruolo di product manager nelle software house tipo Spotify, che sono sicuramente informativi ma non rappresentano la realtà delle agenzie. Voglio quindi concentrarmi su questi aspetti nel 2019.

Ben Aston:

Parliamone allora. Se non avete visto i video di Spotify sulla gestione dei prodotti sono ottimi e ve li consiglio. Ma vediamo: in cosa differisce fare product management in un’agenzia rispetto a una software house? E quali sono le sfide tra le due realtà?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ci sono molte similitudini. Quando sei in una software house, i tuoi stakeholder sono interni. In agenzia, invece, occorre lavorare molto sulla gestione dei clienti, costruendo fiducia e coinvolgendoli il più possibile nei progetti al livello desiderato.

Ci sono poi differenze nello sviluppo e nei finanziamenti dei progetti. In una software house hai un team assegnato, in agenzia vendi e consegni valore al cliente mostrando che, alla fine, il team lavora per loro anche se non è interno all’azienda.

Essere presenti per il cliente è fondamentale, magari è più facile o più difficile in una software house, dipende.

Ben Aston:

Interessante. Nella pratica utilizzi strumenti specifici per la gestione del prodotto? Budget, tempistiche... ma quali tool usi nel tuo toolkit?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, c’è una certa sovrapposizione. Io svolgo ancora molte attività PM tradizionali. Uso, per esempio, Harvest Forecast per vedere come sono allocati i team e pianificare i nuovi progetti. Utilizzo Meetingbird per le agende, perché preferisco inviare il link e lasciare scegliere l’orario.

Uso regolarmente Slack, Dropbox, Paper... Un aspetto su cui ho riscontrato un gap riguarda la comunicazione del roadmap: Jira offre alcune soluzioni che uso con certi clienti, ma non con tutti. La difficoltà è comunicare la roadmap sia ad alto che a basso livello. Fuori da Jira, non ho trovato strumenti che rispondano a tutte le mie esigenze.

Alla fine utilizzo Keynote per creare artefatti e comunicazione col cliente, restando sempre aggiornati su come stiamo procedendo. È lo strumento che trovo più rapido ed efficace per comunicare in modo chiaro.

Ben Aston:

Sì, ci sono strumenti per il roadmap, ma l’integrazione con Jira spesso è debole. Mostrare al cliente la situazione generale, il percorso da seguire, gli obiettivi dei vari sprint… È lì che serve chiarezza, e spesso puoi estrarre solo una visione manualmente, come fai tu con Keynote.

Bello da vedere, certo, ma manuale.

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, non è l’ideale ma purtroppo ancora non ho trovato qualcosa che soddisfi a pieno le mie esigenze. Jira si avvicina, quindi proverò a sperimentare lì, anche perché è stato aggiornato di recente. Spero mi faccia risparmiare tempo automatizzando parte del lavoro.

In realtà, con i template, il lavoro è anche veloce. Bisogna solo ricordarsi di aggiornarli regolarmente.

Ben Aston:

Parlando del tuo articolo e più in generale della gestione dei progetti, hai parlato delle più grandi bugie nel project management: clienti convinti di non aver bisogno del PM, PM che pensano solo a tempo e budget e PM che non sono sinceri. La conseguenza? La falsa idea che il project management sia inutile.

Alcuni dicono che la gestione progetti sia fuori moda e che si possa semplicemente lavorare insieme senza ruoli definiti. Io però penso, come detto nell’introduzione, che sia invece fondamentale. Parliamo del perché!

Parliamo quindi della percezione che gli altri hanno del nostro ruolo: secondo te dovremmo preoccuparci se le persone danno valore o meno a quello che facciamo?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, penso sia importante. Ma bisogna anche ridimensionare il tutto: di solito non salviamo vite direttamente! Poco o tanto, sentirsi valorizzati è fondamentale per l’autostima. Nel nostro settore, valore vuol dire anche guadagno. Quindi sì, credo che la gestione progetti abbia molto valore.

Ben Aston:

Secondo te perché spesso si pensa che la gestione progetti sia un costo inutile? Come possiamo cambiare questa idea?

Tucker Sauer-Pivonka:

Penso che molti, soprattutto durante la negoziazione, cerchino di ottenere il massimo valore al costo minore, eliminando quello che non vedono come essenziale. Il lavoro del PM è il meno tangibile in confronto a designer, sviluppatori, copywriter… Simile al ruolo del test engineer o QA: i risultati si vedono solo alla fine. Chi ha già fatto prodotti o siti importanti sa invece riconoscere l’importanza di questi ruoli. Spesso hanno dovuto inserire un PM a progetto inoltrato per “salvare” la situazione e si sono accorti che era fondamentale.

Le due ragioni principali per questa percezione sono: si cerca di tagliare i costi e non si vede nulla di tangibile nella nostra attività.

Ben Aston:

Parliamo delle bugie sul project management: per esempio, i clienti pensano di non aver bisogno del PM. Io propongo dieci motivi per cui invece è fondamentale: allineamento strategico, leadership, focus sugli obiettivi, pianificazione realistica, controllo qualità, gestione rischi, processo ordinato, supervisione costante, competenza, apprendere dai successi e dai fallimenti. Approfondiamo alcuni di questi argomenti.

Uno importante è la leadership: come aiuti i clienti a capire il valore della leadership e perché è così importante?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ottima domanda. In ogni progetto serve qualcuno che continui a far avanzare il lavoro ogni giorno. I clienti spesso sono già impegnati e questo non è il loro unico progetto. Quindi si affidano a noi affinché il tutto proceda e per segnalare eventuali blocchi che possono rallentare il loro lavoro e su cui loro stessi vengono valutati.

Il cliente deve sapere che può fidarsi di noi: il nostro scopo è permettergli di non doversi preoccupare di tutto ogni giorno, anche perché spesso non ha tempo o competenze per farlo. Ecco perché il PM deve fornire leadership, sia all’interno che all’esterno del team, per far progredire i lavori.

Ben Aston:

Hai detto (anche nel tuo articolo) che una buona gestione progetti tende a non farsi notare, come la qualità dell’aria: ce ne accorgiamo solo quando manca. Ci sono poi il controllo qualità, la gestione rischi, la supervisione... Spesso i clienti pensano di poter fare a meno di queste cose contando sulle competenze dei fornitori, ma in realtà serve sempre chi guida e supervisiona. E un’altra critica è che il PM pensi solo a tempi e budget perdendo in leadership. Come bilanci la gestione delle relazioni, la comunicazione e la negoziazione nella tua quotidianità?

Tucker Sauer-Pivonka:

È uno dei miei temi preferiti. Ogni progetto e cliente sono diversi, ma nella pratica vuol dire fare check-in individuali, inviare artefatti utili per aggiornare clienti e stakeholder, e mettere in discussione se la direzione intrapresa sia la migliore. Investire nella relazione, nella comunicazione e nella negoziazione previene incomprensioni e porta il team sulla stessa lunghezza d’onda, anche nelle difficoltà.

Ben Aston:

Tutto si collega all’allineamento strategico: con una buona comunicazione e negoziazione costante le crisi si affrontano meglio e senza conflitti. Il focus non deve essere solo su tempi e budget! Parli anche di creare condizioni ottimali di lavoro. Come si fa, oltre a rimuovere i blocchi tipici dello scrum master?

Tucker Sauer-Pivonka:

Oltre a rimuovere i blocchi, bisogna dare spazio e fiducia ai membri del team, così che possano lavorare al meglio senza sentirsi costantemente sorvegliati. Io tratto il team come adulti e mi aspetto responsabilità, e lo stesso con il cliente. La fiducia è fondamentale per creare condizioni di lavoro ottimali.

Ben Aston: Anche l’onestà è importante: talvolta al PM viene imputato di voler solo semplificarsi la vita, di nascondere i problemi. Ma se non vuoi essere un micromanager, come dai al cliente aggiornamenti tempestivi e precisi?

Tucker Sauer-Pivonka:

Bisogna comunicare sempre in modo tempestivo e sincero ciò che accade nel team. Se ci sono difficoltà, è meglio dirlo subito al cliente, altrimenti si rischia di creare problemi più avanti. Importante anche essere trasparenti col team su eventuali blocchi dal lato cliente. In pratica, evito di fare da “guardiano” delle informazioni: tutti devono sapere cosa sta succedendo per mantenere allineamento e fiducia. Spesso basta una sola conversazione scomoda subito piuttosto che una molto peggiore più avanti nel progetto.

Ben Aston:

Secondo te qual è la principale difficoltà nel far comprendere ai clienti il valore del Project Management?

Tucker Sauer-Pivonka:

Credo che la sfida più grande sia la percezione che alcuni clienti abbiano di non aver bisogno del PM perché hanno già un team interno e non vorrebbero pagare anche il nostro. Bisogna spiegare loro quanto valore portiamo, dimostrare che non siamo solo degli “aggiornatori di stato” ma parte integrante del successo del progetto.

Ben Aston:

Con la diffusione dello scrum, secondo te la figura del PM rischia di diventare superflua? O come vedi evolvere il ruolo?

Tucker Sauer-Pivonka:

Non penso che il PM stia diventando superfluo: il bisogno di gestione progetti digitali resterà, anche se il ruolo potrebbe spostarsi o evolversi. Quando si fa product development servono competenze tipiche del product manager, ma tanti progetti digitali restano tradizionali (email marketing, siti web, ecc) e lì la gestione progetti tradizionale continuerà a essere necessaria. Serve qualcuno capace di “zoomare in” sui dettagli e “zoomare out” sulla strategia di prodotto.

In agenzia, la crescita ci porta sempre più verso la figura del product manager, ma serviranno sempre professionisti in grado di raccordare strategia e dettagli tecnici.

Ben Aston:

Io credo che la vera differenza nel ruolo sia la dimensione strategica: il PM dovrebbe sempre chiedersi come portare valore strategico, non limitarsi all’esecuzione. Questo è ciò che distingue anche la figura del product manager: focalizzarsi non solo su tempi e budget ma anche sugli obiettivi. Dunque, indipendentemente dal titolo, questa attitudine sarà sempre più importante.

Tucker Sauer-Pivonka:

Concordo al 100%.

Ben Aston:

Un ultimo consiglio: se chi ascolta è un cliente dubbioso o un PM che vuole dimostrare il proprio valore, qual è la cosa più importante che si può fare?

Tucker Sauer-Pivonka:

Il filo conduttore di tutto è costruire fiducia, non solo coi clienti ma anche col team. Conoscersi prima di tutto come persone aiuta a sviluppare comprensione e grazie nel lavoro di squadra. Costruire fiducia è la chiave. E un altro modo per farlo è sfidare le idee del cliente: assumersi la responsabilità di essere l’esperto, anche se ciò comporta mettersi in discussione reciprocamente. Questo porta rispetto e fiducia molto rapidamente.

Ben Aston:

Ottimi consigli. Tucker, grazie mille per essere stato con noi.

Tucker Sauer-Pivonka:

È stato un piacere, grazie Ben.

Ben Aston:

Cosa ne pensate? Siete d’accordo che il project management sia importante? Raccontatecelo nei commenti e visitate la sezione risorse di thedigitalprojectmanager.com per iscrivervi al nostro team Slack dove si parla di tutto ciò che riguarda il digitale e il PM: quasi tutti sosterranno che sia fondamentale, ma fateci sapere anche il vostro punto di vista! Se vi è piaciuta la puntata, iscrivetevi e lasciate una recensione sincera del podcast DPM su iTunes o dove preferite. Le valutazioni sono molto apprezzate e utili per migliorarci. Ma per ora, grazie per l’ascolto.