Trucchi per la Gestione dei Progetti (con Natalie Semczuk)

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Ben Aston:

Ciao a tutti e benvenuti a questa nuova edizione del Podcast del Digital Project Manager. Oggi con me ho Natalie e sono molto entusiasta di fare il primo dei nostri podcast, dove parleremo con le persone che hanno effettivamente scritto alcuni dei contenuti e degli articoli sul sito.

Natalie ha appena pubblicato un articolo con noi su The Digital Project Manager, Trucchi per la Gestione dei Progetti, e a tutti piacciono i trucchi! Se ti piacciono i trucchi, abbiamo pubblicato un articolo tempo fa sui trucchi di Slack che è stato estremamente popolare. Natalie qui ha creato un elenco di dieci diversi trucchi che ha usato negli anni come digital project manager e vanno dal molto pratico al più filosofico e riguardano il modo in cui ci avviciniamo al project management. Ne discuteremo oggi.

Prima permettiamo a Natalie di presentarsi. Natalie, perché non ci dai una panoramica su chi sei, che tipo di progetti segui e tutto ciò che ti riguarda.

Natalie Semczuk:

Certamente, grazie. È un piacere essere qui. Sono una Digital Project Manager freelance. Lavoro principalmente da remoto con aziende di piccole e medie dimensioni, tipicamente web design e sviluppo, a volte app. Lavoro con i team per aiutarli a raggiungere il successo nei loro progetti, collaboro con clienti di progetto e faccio anche consulenze su processi operativi e sul miglioramento dei team remoti.

Ben Aston:

Fantastico. Vuoi darci una panoramica veloce di alcuni dei progetti a cui stai lavorando recentemente, se puoi parlarne? Che tipo di progetti, che tipo di project management digitale fai? È più strategico, campagne marketing o realizzazione di siti? Che tipo di sapore ha il tuo DPM?

Natalie Semczuk:

È più spesso la realizzazione di siti o sviluppo web più intenso, cose del genere. Attualmente sto lavorando su due progetti attivi. Uno è una scuola elementare privata, stanno aggiornando tanti dei loro sistemi interni. Quindi come classificano e ordinano gli studenti, cose così. Sto supervisionando il project management, lo sviluppo e la ricostruzione più l'integrazione che prende tutti i dati degli studenti dai sistemi precedenti e li inserisce in una soluzione web piuttosto personalizzata dove gli insegnanti possono accedere e vedere i propri studenti e i genitori possono vedere il progresso dei loro figli durante l’anno.

Sto anche lavorando su una progettazione e ricostruzione siti, o semplicemente una nuova costruzione, per una piccola start-up di San Francisco con alcuni prodotti interessanti in arrivo. Non credo di poter dire di più, ma è una di quelle classiche fasi di design e sviluppo, con un po' di strategia, ed è stato molto divertente finora.

Ben Aston:

Bene. Allora addentriamoci nei tuoi dieci trucchi. Probabilmente non entreremo nei dettagli di ognuno, ma forse prima dacci una panoramica di come li hai sviluppati. Alcuni sono molto pratici, esecutivi, altri più filosofici su come gestiamo i progetti. Come sei arrivata a questi trucchi?

Natalie Semczuk:

Credo sia un mix tra l’osservare cosa hanno fatto altri PM con cui ho collaborato, vedere cosa funzionava bene per loro e l’esperienza. Molto deriva dal lavoro da remoto, dove hai sia più che meno controllo sul tuo ambiente. Meno controllo sul team con cui lavori, più controllo sull'ambiente personale. Penso che come DPM usiamo tutti molti strumenti e comunichiamo di continuo. È una parte enorme del nostro lavoro, e può essere facile dimenticare i dettagli per affinare questi strumenti e comunicazioni adattandoli alle nostre necessità così da passare meno tempo sulle cose ripetitive e più tempo su ciò che davvero importa.

Ben Aston:

Ottimo. Così passiamo subito al trucco n. 1, “automatizzare i propri strumenti di project management il più possibile.” Puoi dirci, nel tuo articolo, e se non l’avete ancora letto, andate su thedigitalprojectmanager.com, trovate l’articolo sui trucchi di project management in homepage. Raccontaci in breve i tool che preferisci usare e come scegli quali strumenti adottare.

Natalie Semczuk:

Sicuro. Uso una varietà di strumenti a seconda dell’azienda. Quasi sempre Slack, Gmail o suite Google. Per gli strumenti di project management, ho usato molto Basecamp 3, Trello, e una specie di via di mezzo dei due, si chiama Breeze.pm. Quegli strumenti di workflow tipici, molto Slack e Google e simili.

Ben Aston:

Ok, interessante. In alcune delle automazioni di cui parlavi, sembra che tu abbia impostato le cose in modo che quando succede qualcosa ricevi notifiche automatiche. Serve che tutto il team lavori nello stesso modo? Come convincili il team a seguire queste pratiche?

Natalie Semczuk:

La maggior parte delle volte sì. Alcuni trucchi posso gestirli solo io, a mio vantaggio, come le notifiche e le modalità con cui le ricevo, ad esempio digests settimanali o in tempo reale. Le integrazioni tra strumenti come GitHub, Slack, Trello e Slack richiedono che il team segua un certo processo, solo usando questi strumenti, che credo sia facile anche per i team meno disciplinati. È sicuramente utile avere queste integrazioni comunque, qualunque sia il processo.

Ben Aston:

Se dovessi scegliere una sola automazione, qual è quella che ti fa ringraziare te stessa ogni giorno vedendo la sua magia all’opera?

Natalie Semczuk:

Per me la più utile è integrare lo strumento di project management usato su un progetto nel canale Slack, così ricevo tutte le informazioni: se qualcuno aggiorna un task, segnala un problema, sposta il task in una colonna completata. Ho subito visibilità su cosa succede, senza dover accedere a un altro programma o controllare l’email. Se non uso tool così, amo ricevere riepiloghi via email: preferisco un unico luogo dove vedere un quadro generale, invece di dover controllare sei diverse piattaforme.

Ben Aston:

Ottimo. Mai capitato che una automazione sia fallita causando disastri?

Natalie Semczuk:

Sì, può succedere che l’integrazione fallisca per qualche motivo e tu te ne accorga troppo tardi, oppure al contrario funzioni talmente bene da essere inondata di notifiche proprio nel luogo che dovrebbe facilitare il lavoro. Non è il massimo.

Ben Aston:

Passiamo al trucco numero due. “Usa una Matrice RACI in ogni progetto che gestisci.” Per chi non la conosce, spiegaci cos’è e perché la ami.

Natalie Semczuk:

Devo ammettere che spesso le uso in modo poco ortodosso, ma in sostanza l’idea è quella di dare chiarezza su ruoli, responsabilità e proprietari del progetto. Rende molto chiaro chi, in un progetto, o quale team, debba agire in un certo modo o prendere decisioni. Molte persone la realizzano all’avvio. Credo sia un ottimo modo per chiarire: ad esempio il cliente decide i contenuti, ma anche il nostro team deve avere visibilità su quei flussi. Insomma serve per suddividere le singole responsabilità tra tutte le parti coinvolte in un progetto.

Ben Aston:

So che nell’articolo metti un esempio di RACI. Come decidi chi sta in quale colonna: chi è consultato, chi solo informato? Cosa significa essere informati, responsabili?

Natalie Semczuk:

Dipende dal progetto. Di solito seguo precedenti o processi predefiniti per le parti alte di un progetto. Nelle diverse fasi o milestone, nelle agenzie si sa già chi sarà coinvolto. Si individua chi va coinvolto nei vari step. Ma serve equilibrio tra dictare le regole come PM, quando il progetto è complesso o con molti stakeholder, e prendere la decisione insieme se il team è più collaborativo. Ovviamente possono esserci sovrapposizioni, ma conviene designare precisamente chi fa cosa.

Ben Aston:

Spesso il problema è quanto dettagliare la RACI. Fai per fasi, per deliverable, per attività?

Natalie Semczuk:

Nei progetti piccoli lo preferisco per fasi o grandi deliverable. Nei grandi progetti, che possono essere più complessi o duraturi, la suddivido più nel dettaglio. Ma mi piace anche usarla per workflow di contenuti o aggiornamenti dopo il lancio, così clienti e stakeholder capiscono meglio il lavoro e le persone coinvolte. Tutti si allineano e si gestiscono meglio le aspettative usando la matrice RACI.

Ben Aston:

Bene, trucco numero tre: “Saluta quotidianamente il tuo team e i colleghi.” Sembra banale, ma come lo gestisci da remoto rispetto all’ufficio?

Natalie Semczuk:

C’è sicuramente un equilibrio da trovare. Non è facile dire quale sia il giusto livello d’interazione diretta, a distanza invece diventa più forzata: chiamata o video. Ma è importantissimo costruire rapporti, far sentire alle persone che sono viste. Mi piace alternare: chattare con singoli membri per chiedere se hanno un blocco o solo per salutare, oppure scrivere nel canale del progetto: “Ciao! Come va? Problemi?”. È utile anche per creare un’atmosfera più rilassata e non avere sempre un obiettivo informativo dietro a ogni conversazione.

Ben Aston:

Trucco numero quattro: “Impara a dire no a un progetto. Con grazia, ma decisione.” Raccontaci di più.

Natalie Semczuk:

Dire no è difficile, specie se sei una persona accomodante, ma è necessario per proteggere se stessi, il team e il progetto. Bisogna imparare quando dire no o resistere, che sia per evitare cambi di scope, difendere il tempo, chiarire requisiti e evitare reazioni impulsive coi clienti che chiedono di più – anche se magari intendono altro. Serve coraggio a respingere richieste che rischiano di stressare team, tempi o budget, e bisogna trovare il modo migliore per farlo a seconda delle situazioni.

Ben Aston:

Raccontaci un caso pratico in cui hai dovuto dire no e come l’hai fatto senza scontentare troppo nessuno.

Natalie Semczuk:

Dire no non è sempre un “no” diretto. Recentemente lavorando con un team agile si era sballato il ritmo degli Sprint e abbiamo dovuto spostare alcune demo e retrospective e planning. Un membro del team voleva tenere delle riunioni il lunedì, io ero contraria, perché il lunedì per me è caotico, tutti rientrano dal weekend. Ho semplicemente detto: “Capisco il tuo punto di vista, ma il team è composto da dieci persone e questa scelta non ti penalizzerà davvero. Se non funzionerà, potremo rivedere, ma secondo me il martedì è la scelta migliore e dobbiamo andare avanti.” Era un “no” diplomatico e deciso, dopo aver considerato il punto di vista, ma consapevole che continuare a discuterne non avrebbe aiutato nessuno.

Ben Aston:

Sì, serve fermezza ma anche giustizia.

Natalie Semczuk:

Ci provo.

Ben Aston:

Talvolta, come PM, dobbiamo stabilire delle regole base cui il team si deve attenere. Quando invece si tratta di dire no al cliente – ad esempio per espansione dello scope, o anticipazione delle scadenze, o riduzione dei costi? Quali tecniche usi per gestire queste sensibilità mantenendo il rapporto e il progetto su binari giusti?

Natalie Semczuk:

Provo a redirezionare e capire davvero da dove nasca la richiesta. L’educazione aiuta molto. Spiego i compromessi di una deadline anticipata, come aumento dei costi, taglio delle funzioni, qualità inferiore, e definisco chiaramente il limite: “Non possiamo anticipare così tanto la deadline, comprometterebbe la qualità e come azienda seguiamo certi standard.” Oppure: “Per raccogliere tutte le richieste dovremmo ridurre talmente tanto le funzionalità da rendere il sito inutilizzabile. Non possiamo garantire quella data.” Cerco di essere chiara e ferma, senza lasciare scappatoie o ipotesi di sì.

Ben Aston:

È essenziale essere espliciti quando diciamo no. A volte, volendo essere diplomatici, lasciamo frasi tipo “non so se sarà possibile” che generano confusione e non risolvono nulla. Diamo anche delle opzioni: A o B, con pro e contro, così il cliente si sente in controllo.

Natalie Semczuk:

Concordo pienamente.

Ben Aston:

Prossimo trucco: “Tratta i progetti come opportunità di apprendimento.” Cosa hai imparato di recente?

Natalie Semczuk:

Mi capita spesso di apprendere di più sullo sviluppo: quando seguo progetti più tecnici chiedo al team spiegazioni su ciò che non conosco. Questo mi aiuta a gestire meglio il progetto e ad essere utile anche verso clienti e colleghi con spiegazioni più pertinenti. Un altro motivo per cui amo la gestione dei progetti è che imparo sempre tanto sulle aziende dei clienti, la loro mentalità, le strategie. Soprattutto nei progetti web c’è moltissimo da spiegare ai clienti, su come aggiornare i siti, le problematiche principali: una vera ricerca UX incorporata. Inoltre, i progetti sono un’occasione per provare nuovi metodi di comunicazione e tecniche. È sempre un’occasione di crescita, per tutti.

Ben Aston:

Parli anche di retrofit e uso delle retrospective come momenti di apprendimento. Come trasformi la riunione in cambiamento concreto?

Natalie Semczuk:

Anche solo fare la retrospective è salutare. Spesso nei progetti il malcontento si accumula dietro le quinte e c’è sempre una causa a livello di cliente, processo, gestione o collaborazione. Portando tutto in una retrospective si può riflettere sia su ciò che non ha funzionato che su ciò che invece ha funzionato. È raro che il feedback positivo emerga spontaneamente, mentre i problemi “rimbombano” nelle teste. Mi piace documentare tutti i punti chiave mentre si parla – lavorando da remoto condivido lo schermo e prendo appunti in diretta, ma si può usare anche una lavagna in presenza. Alla fine decidiamo una o due cose da migliorare nel futuro, a livello di team o più generale, così da aumentare la consapevolezza e l'allineamento, anche se il cambiamento non è istituzionale.

Ben Aston:

Perfetto. Parliamo ora di “Prendere il controllo delle notifiche.” Quali sono le notifiche più e meno utili per te?

Natalie Semczuk:

Qualsiasi notifica non letta o quel badge rosso – uso Mac e li vedo spesso – mi genera ansia. Voglio sempre eliminarli subito, ma se li leggo troppo in fretta poi rischio di dimenticarmene. Quindi silenzio quasi tutto ciò che non riguarda messaggi diretti e prioritari sui progetti. Lascio attive solo le notifiche dirette perché lavorando da remoto è fondamentale che il team possa raggiungermi subito. Disattivo invece tutto ciò che è chiacchiera inutile o proveniente da bot, usando anche preferenze e automazioni ove possibile.

Applico filtri su Gmail in modo da vedere i riepiloghi di Basecamp, ma senza che appaiano come notifiche immediate – se non provengono da un cliente, non serve leggerli subito. Così posso gestire meglio i miei trigger emotivi e la reattività.

Ben Aston:

Ottimo. Il prossimo trucco è “Formarsi il più possibile.” Come impari e ti aggiorni come Digital Project Manager e cosa suggeriresti ad altri?

Natalie Semczuk:

Quando ho iniziato, e lo ricordo anche alle nuove leve, è importante essere chiari su ciò che non si sa e chiedere supporto al team quando serve. Ma spesso non la si vede anche come crescita personale. Se non capisco qualcosa che il team sta facendo, so che non potrò essere esperta in tutto: è per questo che esiste un team. Quando mi incuriosisce una cosa complicata (come DNS, hosting, eccetera), la approfondisco così posso spiegare meglio al cliente cosa serve e magari risolvere problemi in meno tempo. Avere queste conoscenze di contesto mi permette di essere più efficace nella comunicazione.

Ben Aston:

Ci sono siti o blog che segui per rimanere aggiornata?

Natalie Semczuk:

Spesso cerco su Google e ascolto molti podcast anche fuori dal mio ambito: design, content strategy, front-end, back-end, per imparare la terminologia e capire meglio cosa succede.

Ben Aston:

Giusto, è importante anche approfondire design, sviluppo, QA, strategia, perché come DPM guidiamo i progetti e dobbiamo conoscere più che solo la mera amministrazione. Così possiamo essere più efficaci anche col cliente e guidare davvero la squadra.

Tra gli altri trucchi: “Prendi sempre nota dei numeri.” Quali numeri per te sono essenziali su un progetto?

Natalie Semczuk:

Lavorando soprattutto con team “a tempo e materiali”, estraggo regolarmente i report del tempo speso per capire come si usa il budget, il carico di lavoro, ma anche per leggere le note delle attività svolte. Queste note spesso rivelano ostacoli, punti di apprendimento o collaborazione non visibili, specialmente da remoto. Quindi controllo come viene investito il tempo, ma non per giudicare, bensì per capire dove posso aiutare o imparare.

Controllo anche i numeri dei tool di project management per vedere se ci sono discussioni a cui partecipare, quanti task completati, quanti bloccati, se lavoriamo “a task”. Mi interessa anche sapere quante ore sono dedicate ai progetti, agli impegni settimanali, ai periodi di ferie – sono tutti dati che si riversano su budget, tempistiche, velocità e progressi.

Ben Aston:

Qualche consiglio per chi passa da account manager (AM) a project manager (PM) e deve imparare a tenere traccia delle ore? Usi fogli Excel o suggerisci altri strumenti?

Natalie Semczuk:

La maggior parte dei team che seguo usa Harvest o altri strumenti di tracciamento orario dove la squadra inserisce il tempo per ogni progetto; posso estrarre report giornalieri, settimanali, mensili. La cosa importante è capire come il team registra e alloca le ore, e poi costruire un sistema di monitoraggio su quello. Se devo fare un report per il cliente c’è la funzione export CSV o Excel (Google Drive), e lì posso pulire le voci e fare un riepilogo personalizzato.

Altrimenti, per il cliente o il team, basta estrarre i numeri e riportarli, via mail o verbalmente.

Ben Aston:

Come riconcili i numeri? Come sai se sei ancora nei limiti di stima/budget? Ogni quanto riconcili i dati?

Natalie Semczuk:

Lo faccio soprattutto settimanalmente. Se la settimana è molto intensa, controllo anche più volte nella settimana. Capita di lavorare su progetti che non tracciano le ore in modo così dettagliato, in quei casi verifico nel tool che le allocazioni settimanali siano corrette rispetto alle attività svolte secondo i resoconti PM.

Per la riconciliazione, estraggo report settimanali o anche più frequenti e controllo che tutte le ore siano inserite e in linea con la stima, tenendo conto anche del tempo su attività interne o formazione. In questo modo aggiorno i clienti settimanalmente e riesco a capire l’andamento del progetto senza grosse deviazioni.

Ben Aston:

Grazie mille Natalie per essere stata con noi. È stato davvero utile per capire meglio il tuo lavoro e questi trucchi che hai raccolto: possiamo imparare tutti da te. E se stai ascoltando il podcast e vuoi partecipare alla conversazione, ci farebbe piacere leggere i tuoi commenti all’articolo di Natalie su thedigitalprojectmanager.com o unirti al nostro team Slack – basta cliccare su “community” nel sito!

Grazie Natalie e ci auguriamo di avere presto altri podcast con te!

Natalie Semczuk:

Grazie mille.