Come Ottenere il Meglio dal Tuo Team di Sviluppo (con Kelly Suter di Irish Titan)

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Ben Aston:

Grazie per essere all’ascolto. Sono Ben Aston e questo è il Podcast del Digital Project Manager. Oggi sono con Kelly Suter. In effetti, Kelly, non sono nemmeno sicuro di pronunciare correttamente il tuo cognome. Si dice Kelly Suter?

Kelly Suter:

Lo è. Hai detto giusto.

Ben Aston:

Ottimo. Siamo in forma oggi allora. Kelly, grazie per essere nel programma.

Kelly Suter:

Ciao, è bello partecipare.

Ben Aston:

Fantastico. Oggi parleremo di un articolo che Kelly ha scritto e che chiamiamo la “Danza dello Sviluppatore per il Digital Project Manager”. È tutto su come ottenere il massimo dai nostri team di sviluppo.

Ma prima di tutto, Kelly, raccontaci un po’ di te. Voglio chiederti, quando ti ho cercata e ho visto che lavoravi per un’agenzia chiamata Irish Titan, ne ero convinto. Ho pensato: interessante, è un’agenzia irlandese e si chiamano Irish Titan perché sono orgogliosi di essere irlandesi, perché è quello che fanno gli irlandesi.

Ma dov’è Irish Titan e perché si chiama così?

Kelly Suter:

È una domanda che ci fanno spesso. Siamo un’agenzia con sede a Minneapolis, Minnesota, Stati Uniti, e la ragione per cui ci chiamiamo Irish Titan, in realtà, non ha nessun motivo valido se non che il mio capo, CEO e fondatore di Irish Titan, Darin Lynch, è molto irlandese e molto orgoglioso di esserlo.

Un giorno stava giocando a basket e pensava al nome da dare all’agenzia e si sentiva, sai, un titano quel giorno e ha detto: saremo Irish Titan. E questa davvero è la storia, ne era entusiasta. Il nostro logo è un elmo da Titano e il resto è storia. Siamo i Titani di Irish Titan a Minneapolis, Minnesota.

Ben Aston:

Bello.

Kelly Suter:

Insomma, tutti diciamo di essere almeno un po’ irlandesi... Io lo sono per metà, ma vale per chiunque, credo.

Ben Aston:

Come tutti al mondo, sembra. Soprattutto per San Patrizio. Tutti gli irlandesi sbucano fuori dal nulla.

Kelly Suter:

Esatto.

Ben Aston:

Bene! Raccontami cosa fai in Irish Titan allora.

Kelly Suter:

Mm-hmm (affermativo). In Irish Titan, sono la Direttrice del Project Management qui. Supervisiono il team di project management. Siamo un team di sette persone in crescita, ovviamente, insieme al resto della società. Ho iniziato qui nel 2013 come prima Digital Project Manager in Irish Titan. Anche se non sono direttamente sul campo nei progetti, sono sempre dietro le quinte a vigilare, in modo non inquietante.

Ben Aston:

Sei davvero tu la responsabile?

Kelly Suter:

Sì, proprio così.

Ben Aston:

Bene. Che tipo di progetti fa Irish Titan?

Kelly Suter:

Costruiamo siti web ed eCommerce e siti vetrina personalizzati. Di solito evitiamo i template. Ci concentriamo sull’eCommerce e siamo partner di Magento, lavoriamo anche con Shopify.

Ma davvero siamo indipendenti dalla piattaforma. Non vogliamo costringere i clienti in una scatola. Prima cerchiamo di capire i requisiti di business e poi troviamo la piattaforma giusta per la soluzione di business. Il nostro motto è: prima il business, poi l’online. Quindi prima comprendiamo il business e poi sfruttiamo quella collaborazione col cliente per applicarla a una soluzione digitale. Focalizzati su eCommerce e siti vetrina personalizzati.

Ben Aston:

Ma qual è il tuo preferito? Devi avere una piattaforma preferita. Sii onesta.

Kelly Suter:

Di quale piattaforma chiedi?

Ben Aston:

Sì, sì.

Kelly Suter:

Direi che la mia preferita è Drupal. Non dovrebbe... I siti vetrina di solito sono meno complessi dell’eCommerce, ma trovo entusiasmante quando un CMS e la sua amministrazione sono intuitivi e aiutano veramente gli utenti amministratori e i nostri clienti, rendendoli capaci di gestire il proprio sito web.

Penso che Drupal, essendo open source, consenta molta flessibilità. E permette ai clienti di imparare a entrare nel loro pannello di amministrazione, lavorare sul CMS e gestire la loro attività. Così possiamo davvero concentrarci sulle personalizzazioni avanzate e non siamo noi a dover cambiare e aggiornare i loro testi e contenuti. Loro hanno il potere di farlo, così che noi possiamo lavorare sulle cose più interessanti.

Ecco perché Drupal è la mia preferita: la più intuitiva dal punto di vista dell’amministratore. Non è eCommerce e non ha tutto... inventario ecc. Magento invece è fenomenale. Ma sì, amo molto Drupal.

Ben Aston:

La preferisci dal punto di vista dell’editing lato cliente. Preferisci Drupal a WordPress?

Kelly Suter:

Sì, la preferisco!

Ben Aston:

Davvero?

Kelly Suter:

Sì. Forse sono influenzata dai nostri sviluppatori. Abbiamo solo sviluppatori interni, non esternalizziamo mai. Sono tutti qui, tutti sotto lo stesso tetto. Credo che siamo viziati in Irish Titan dal modo in cui i nostri sviluppatori creano quella esperienza di amministrazione CMS.

Ho visto alcuni pannelli Drupal e ovviamente anche WordPress, ma può essere complicato, dipende da come lo sviluppatore crea davvero quell’esperienza per il cliente. Con Drupal puoi non solo personalizzare l’esperienza per i visitatori, ma anche per l’amministrazione del cliente.

Abbiamo delle straordinarie interfacce CMS Drupal che rendono facile per il cliente gestire i propri contenuti, così che—come dicevo—noi possiamo concentrarci sulle personalizzazioni davvero avanzate.

Ben Aston:

Sì.

Kelly Suter:

Esatto.

Ben Aston:

Mi piacerebbe vedere qualcosa un giorno. Sviluppate principalmente su Drupal Otto o ancora sulla Sette?

Kelly Suter:

Sì, sviluppiamo in Drupal Otto. Abbiamo appena realizzato il sito per il nostro eCommerce forum la scorsa settimana. Dovevamo proprio, lo so, ma l’evento è stato la scorsa settimana e quel sito è stato costruito in Drupal Otto. Stiamo realizzando il prossimo sito Irish Titan in Drupal Otto e abbiamo alcuni clienti in rampa di lancio anch’essi su Drupal Otto. Anche se molti sono ancora su Sette che va ancora benissimo per qualche anno, lavoriamo su Drupal Otto anche noi.

Ben Aston:

Sì. Drupal Otto, ci sto lavorando anch’io da qualche mese e ha molte cose ottime ma anche tanti problemi perché alcune cose che funzionavano su Sette non sono ancora sistemate in Otto.

Kelly Suter:

Totalmente.

Ben Aston:

Tipo il selettore di data che non funziona. Ragazzi, finite queste cose prima di dire che è pronto!

Kelly Suter:

Sì, con ogni aggiornamento grosso di piattaforma, giusto? Da una versione all’altra, sembra di essere in un altro mondo. Ma poi succede di nuovo all’aggiornamento successivo e ti abitui alla nuova versione. Sempre in evoluzione.

Ben Aston:

Sempre in evoluzione. Quindi Magento è la tua piattaforma eComm preferita?

Kelly Suter:

Magento lo è. Siamo partner platinum di Magento. Non direi che è per forza la preferita, ma sicuramente la più usata. La maggior parte dei nostri clienti eCommerce è su Magento Uno e Due. Abbiamo già clienti su Magento Due ora e tutti i nuovi siti Magento li realizziamo su Magento Due. Quindi rappresenta davvero la maggior parte dei nostri clienti eCommerce.

Lavoriamo anche con Shopify, ma le due principali piattaforme sono queste. Magento spesso risponde a esigenze di personalizzazione più avanzate, come multi-store front, permessi particolari ecc. È a Magento che guardiamo quando servono funzionalità complesse.

Ben Aston:

Interessante perché Shopify offre molto già pronto. Ma aggiungendo personalizzazioni mensili i costi salgono e c’è una grossa differenza di investimento iniziale tra Shopify e Magento. Con Shopify i costi iniziali sono bassi, mentre su Magento l’investimento è più impegnativo.

Kelly Suter:

Esatto. E spesso ti capita di lavorare su funzioni in Magento e pensare: “Ah, in Shopify c’è già!” Oppure: “Su Magento Uno c’era, su Due non ancora”, è un po’ il far west con alcune estensioni ancora in fase di sviluppo o non ancora portate su Magento Due, mentre magari ci sono già su Shopify.

Ma il discorso è che è sempre in evoluzione e confronto tra estensioni da pagare mensilmente o una tantum, oppure si cercano soluzioni custom su altre piattaforme. Il confronto continuo tra funzionalità e budget rende il lavoro da project manager sempre interessante, con continui paragoni tra ambiti e preventivi.

Ben Aston:

Sì, e anche la propensione del cliente a sottoscrivere servizi o estensioni ricorrenti... Interessante. Attualmente ci sono progetti emozionanti su cui state lavorando che puoi condividere?

Kelly Suter:

Abbiamo un progetto molto articolato ora per un’azienda che vende armi. Per un’esperienza eCommerce con molte regole, permessi e personalizzazioni; un sacco di componenti in movimento. C’è il portale cliente, l’admin, l’interfaccia utente, il negozio. Non entro nei dettagli, ma puoi immaginare quanti vincoli e verifiche vadano scritte sia a livello di codice che amministrativo.

Stiamo lavorando su un livello di codice su Magento Due che creerà una macchina complessa con tanti componenti, richiedendo tantissimi requisiti definiti già in fase iniziale per prepararci meglio a sviluppo e QA.

Un progetto molto stimolante, con tanti attori, terze parti da integrare—tutti devono lavorare insieme. Quindi sì, è il progetto più emozionante all’orizzonte.

Ben Aston:

Interessante. In Canada, non so se l’avete analizzato tra i competitor, ma c’è un negozio che si chiama Cabella’s, e sono rimasto sbalordito che sia possibile acquistare un’arma online e farsela consegnare a casa.

Kelly Suter:

Esatto.

Ben Aston:

Davvero il giorno dopo. Per la cronaca, sono in possesso di regolare licenza, quindi tutto a posto.

Kelly Suter:

Tutto legale.

Ben Aston:

Già, con la verifica della licenza online ecc... Pazzoide.

Kelly Suter:

Sì! Senza parlare dei termini e condizioni: in questo caso servono regole specifiche, non solo la solita pagina generica con termini e condizioni standard.

Ben Aston:

Divertente come progetto. Raccontaci come sei arrivata nella gestione dei progetti digitali?

Kelly Suter:

Ho origini in una famiglia di grafici e pubblicitari, è sempre stato nel mio sangue. Ho lavorato anche in PR e comunicazione, sempre in viaggio e reperibile 24/7, pensavo che sarebbe cambiato ma non è stato così — però va bene, sempre stimolante.

Un’amica che fa la sviluppatrice Magento (in Irish Titan) mi aveva detto che non esisteva un vero reparto project management. Eravamo solo 12 all’epoca, tutti con tanti ruoli: sales faceva anche account e PM, UX faceva PM... Ma crescendo serviva una figura dedicata. Perché era diventato un compito aggiuntivo che si faceva solo se si aveva tempo. Che non va bene quando cresci.

La mia amica mi ha presentato a Darin Lynch, proprietario e CEO, e ho parlato anche con gli altri collaboratori che svolgevano il ruolo. Ho anche letto un libro sull’interactive project management (posso far sapere qual era), ho parlato coi miei genitori per il loro passato in agenzia, e così ho deciso di buttarmi e prendere in mano il PM in Irish Titan.

È così che ho iniziato nel marzo 2013. Da allora tanta crescita, lividi sulle ginocchia, imparando dagli errori, osservando dove siamo ora e dove vogliamo andare. La community digitale PM è stata davvero preziosa per crescere. Così inizia la mia storia qui.

Ben Aston:

Interessante la storia con i tuoi genitori! Esiste ancora la loro attività?

Kelly Suter:

No.

Ben Aston:

Davvero?

Kelly Suter:

No, mio padre è andato in pensione, ha venduto l’azienda (ora ha un altro nome) e mia madre lavora in finanza; mio padre costruisce chitarre, che spaccano. Ma era un’agenzia di grafica: Suter Graphics and Design, pubblicità, stampa. Avevamo i Mac vecchi con la mela arcobaleno. Si lavorava a mano tra light table ecc. Un’esperienza fantastica in cui crescere.

Letteralmente sono cresciuta in uno studio. E invece di lavare i piatti per la paghetta, aiutavo mia madre con le fatture. Mi sono davvero immersa nello stile di vita d’agenzia fin da piccola e non l’ho mai lasciato.

Ben Aston:

Non penso di aver mai incontrato nessuno cresciuto in agenzia così! Quindi ora sei direttrice PM in Irish Titan, hai visto l’agenzia crescere. Con quali strumenti gestisci team e progetti? Quali tool usi?

Kelly Suter:

Sì. Oh, quanto ci piacerebbe avere uno strumento unico che fa tutto... Usiamo Atlassian Suite e Jira—stiamo migrando da Jira classico a Jira Cloud. Ok la transizione, ora ci assicuriamo di mappare tutte le differenze per non trovarci spiazzati.

Finora ottimo. Jira lo usiamo per la gestione dei task e dei progetti, anche per i mini-abbonamenti ecc. Per il resource planning usiamo Team Gantt per avere la visione complessiva della settimana successiva, per ogni risorsa. Con Jira Cloud questa parte sarà ancora più integrata, eliminando lavoro manuale. Team Gantt comunque esporta bene per timeline cliente, è ottimo per noi.

Usiamo DoneDone come issue tracker in QA, dato che Jira non è aperto ai clienti. Con Jira Cloud pensiamo di unificare anche questo, addio DoneDone e Team Gantt, ma Jira Cloud coprirà tutto.

Questi sono gli strumenti principali. Per documenti, ovviamente Google Suite, fogli, documenti, drive. Fa tutto. Per la comunicazione usiamo Slack (prima Skype), ottimo anche per GIF animate! Aggiungo Tic Bot per il rilevamento ore sui progetti: semplice, ma lo farà Jira Cloud in futuro. Grazie Atlassian.

Ben Aston:

Ci vuole un team disciplinato ad usare Jira per tutto. Buona fortuna!

Ci sono altri strumenti che hai scoperto di recente, che ti hanno cambiato la vita?

Kelly Suter:

Team Gantt è il più recente. Non rivoluzionario ma ci ha fatto pensare "perché non l’abbiamo usato prima?" Prima avevamo Smart Sheet ma Team Gantt è più utile per il resource planning con la visione ore/giorni/risorsa. Lo usiamo più come overview che come timeline esportabile, anche se nasce per quello. Stiamo lavorando a un modo di replicare la stessa cosa su Jira Cloud. Jira resta un mostro: lo impari ed ecco che qualcuno ti mostra una funzione nuova... Ha milioni di possibilità. Nessuno conosce tutto Jira.

Ben Aston:

Mai conosciuto nessuno che sappia tutto di Jira. L’interfaccia è, a volte, difficile da capire.

Kelly Suter:

Oh sì.

Ben Aston:

Funzioni chiave nascoste! Report personalizzabili in tutto... Serve quasi saper programmare per filtrare i dati. Potrebbe essere più intuitivo.

Kelly Suter:

Assolutamente. Lamentele sulla reportistica, i filtri, la logica. Potresti davvero scrivere codice per impostarli. Sarebbe meglio renderli più semplici per l’utente comune.

Ben Aston:

Parliamo dell’articolo: se non l’avete già letto, soprattutto se gestite sviluppatori, leggetelo. Sono le “Quattro domande che non devi mai fare a uno sviluppatore e cosa chiedere invece”. Kelly affronta quella lotta tra PM (che pensa di essere capo) e dev (che pensa di esserlo). È la danza delicata su come comunicare coi dev, essere orientati alle soluzioni come suggerisce Kelly. Se vi trovate a dire cose tipo: “ci vogliono cinque minuti” o “hai visto la mia mail?” o “puoi lavorare a questi sei progetti oggi?”, leggete l’articolo per scoprire cosa dire davvero.

Nell’articolo ci inviti a cambiare approccio nella relazione coi dev, a puntare su responsabilità, fiducia, efficienza. Sembra ideale; ma come si fa davvero? Come li incoraggi?

Kelly Suter:

Domanda ottima. Perché sembra un mondo perfetto. Non ho mai incontrato un PM o una risorsa in agenzia che dica “qui è tutto perfetto, in armonia tutto l’anno”. No.

Sono aspetti fondamentali che spesso, per consuetudine, restano ignorati: si accetta la tensione tra PM e developer, legata ai tempi, budget, ecc. Ma in realtà possiamo lavorarci sopra.

Come? Comunicando. Non parlo di sedute emozionali, ma aprendo il flusso in entrambe le direzioni. Non solo il PM che detta, ma un dialogo in cui gli sviluppatori sono liberi di dare feedback su efficienza, metodi, idee nuove o cambi di approccio.

Sembra scontato, ma viene ignorato perché si corre a mostrare qualcosa al cliente, si fanno assunzioni. Quando si è sotto pressione ci si rifugia nel “si è sempre fatto così”, incolpando eventualmente qualcuno. Che blocca la comunicazione produttiva.

Bisogna quindi porre domande, ad esempio nello scrum settimanale chiedere “quali sono i tuoi blocchi?” Non sono solo tecnici; potrebbe essere che il cliente bombarda di mail e ci si distrae dal codice, oppure che si aspetta qualcosa da altri reparti. Bisogna migliorare anche questi flussi, non solo quelli dentro Jira.

Così emergono problemi di comunicazione che un semplice task non rileva. Fermarsi e comunicare favorisce consapevolezza e fiducia reciproca, tra developer e altri membri del team.

Ben Aston:

Vero! Sotto pressione i PM tendono a ordinare “fai questo” senza dialogo. E perdiamo la possibilità di ricevere proposte o segnalazioni di rischi futuri.

Mantenere il dialogo aperto e l’umiltà di chiedere “continua a sembrarti la strada giusta?” anche se cambiare il piano può impattare sul progetto. Ascoltare tutti dà nuova consapevolezza.

Kelly Suter:

Assolutamente. Spesso si etichetta il PM come “spingicarta”, che vuole solo chiudere le attività. Qui, invece, appena sento quella percezione, la combatto con più apertura al dialogo.

Nella collaborazione PM/dev c’è sempre spazio per il confronto costruttivo. Ad esempio domande come “sicuro che l’estimate consideri proprio tutto?” o “serve un secondo parere?” Non è mancanza di fiducia, a volte serve solo una spinta in più. Anche il dev può fare lo stesso col PM: “Ci sono 10 stakeholder che danno feedback in modo scoordinato, lo sapevi?”

La fiducia si costruisce così: con dialogo e confronto, anche costruttivo. A volte serve più lavoro, ma si lavora meglio.

Non solo “on time, on budget” vuol dire successo; la fiducia nasce anche dal chiederci responsabilità reciproca.

Ben Aston:

Utile! E in chiusura: nell’articolo dici che il ruolo del PM è facilitare la collaborazione. Quali sono i modi più importanti, secondo te, per farlo concretamente?

Kelly Suter:

All’inizio in Irish Titan, lo sviluppatore arrivava quando i requisiti erano firmati e i design approvati. Mettevamo tutto al dev dicendo: “questo è il cliente, costruisci il sito, tutto approvato”. Così funzionava.

Ora no. I dev partecipano già al kickoff. Sono frontali col cliente. Seguiamo il “modello diamante”: invece del vecchio “modello papillon” in cui il PM filtra tutto, facciamo sì che chi serve sia presente al tavolo già dalla fase dei requisiti.

Così tutti (anche i dev) possono subito approfondire —“integrazione, cosa vuol dire?”— e collaborano dall’inizio. Facciamo anche review interne coi dev prima di mostrare i design ai clienti, in modo che il know-how tecnico sia incluso da subito.

Non vogliamo che i dev siano solo risorse che scrivono codice. Devono partecipare al processo progettuale.

Quindi responsabilizzarli e coinvolgerli in tutto il ciclo.

Ben Aston:

Ottimo. Interessante il “yada, yada, yada, x, y, z”. Un bel riassunto! Kelly, grazie mille per essere stata con noi.

Se volete partecipare alla conversazione, commentate e visitate la sezione community di thedigitalprojectmanager.com per unirvi al nostro team Slack e trovare molte altre discussioni interessanti.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.