Perché l’EQ è la Chiave per il Successo dei Progetti Abilitati dall’IA

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per averci seguito. Mi chiamo Galen Low e sono con il Digital Project Manager. Siamo una community di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a diventare più esperti, sicuri e connessi, così da poter amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, visita thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bene, oggi parliamo del ruolo sempre più importante dell’intelligenza emotiva nella gestione dei progetti e di perché potrebbe diventare ancora più cruciale mentre ci addentriamo nei progetti abilitati dall’IA.

Con me oggi in studio c’è la conduttrice del podcast Everyday PM e vicepresidente delle operazioni presso TrueSense Marketing, Ann Campea.

Ann, grazie mille per essere qui con me oggi.

Ann Campea: Sì, sono davvero entusiasta di essere qui.

Galen Low: Anch’io sono entusiasta perché hai un background davvero interessante. Grazie per avermi ospitato nel tuo podcast, che è eccellente. E sono molto onorato di averti qui per questo piccolo scambio tra i nostri podcast. Non vedo l’ora di approfondire questo tema perché, onestamente, sono stato ovunque negli ultimi tempi.

Sono sicuro che tutti qui la pensano allo stesso modo. Dovunque vada, tutti parlano di IA ed è al centro dell’attenzione. E sì, oggi parliamo di IA, ma penso che la cosa che emerge chiaramente per me e anche per te è proprio quel pezzo di EQ, giusto? Quel pezzo di intelligenza emotiva dove l’umanità finirà per atterrare in mezzo a tutta questa specie di… disruzione, talvolta positiva, non è tutto negativo, ma sono davvero curioso di andare a fondo.

Ann Campea: Sì, anche per me è uno dei miei argomenti preferiti.

Galen Low: Ottimo. E dato che lo è, comincio subito con una grande domanda per iniziare.

Perché quando chiacchieravamo prima di pianificare questo podcast, hai menzionato che ti sei presa del tempo lontano dai progetti e dalle operazioni per lavorare al tuo dottorato. Qual è stata la cosa più sorprendente nel tornare al mondo della collaborazione basata su progetti proprio quando l’IA stava entrando in scena?

Ann Campea: Sì, credo sia proprio questo. Entrare in un contesto in cui c’è così tanta conversazione sull’IA e sull’impatto che ha nella gestione dei progetti, che tu lavori nello spazio del digital PM o nel project management tradizionale.

E penso semplicemente che sia stata una disruzione positiva e gradita. E ci obbliga a chiederci come possiamo integrare meglio il nostro ruolo di project manager con l’intelligenza artificiale. E entrando in questo tipo di discussioni, le persone stanno ancora ipotizzando su quale possa essere il futuro dei due.

Sono entusiasta di essere rientrata nello spazio proprio attorno a questa discussione perché penso che per tanto tempo siamo rimasti bloccati in questo eterno "ok, avrai il tuo PM orientato al digitale e avrai il tuo PM più tradizionale waterfall, di ciclo predittivo, e i due mondi non si incroceranno mai".

Ma poi, aggiungi il pezzo di EQ. E ora ancora sopra il pezzo di IA e c’è così tanto da cui possiamo trarre vantaggio in questo momento.

Galen Low: Sì. Ora il ruolo ha molta più profondità. E mentre lo dicevi, pensavo: sì, una volta dicevamo che la gestione progetti non cambiava abbastanza velocemente da dover restare sempre sul pezzo.

Era un insieme collaudato di conoscenze da eseguire. E poi, improvvisamente, IA. Tutto diventa un po' diverso.

Ann Campea: Esatto. In senso positivo. Non so come la vedi tu, ma io la vedo in modo molto positivo.

Galen Low: Sì, anch’io lo penso. Mi ha sinceramente impressionato.

Sono stato un po’ deluso, anche se “deluso” forse non è la parola giusta, ma sono stato un po’ scettico della reazione degli umani all’IA, ma la tecnologia è fantastica. E progredisce ogni giorno. Nel tuo team, avete già iniziato a integrare l’IA nel vostro flusso di lavoro?

Ann Campea: Ottima domanda. E sì, parlando del dottorato, sono comunque una studentessa. Quindi l’IA è stata molto legata agli aspetti educativi del mio percorso. Ma per quanto riguarda il team di project management che conduco in TrueSense, sì, stiamo certamente iniziando ad affrontare queste conversazioni su come possiamo integrare l’IA nel nostro lavoro.

Ho un membro del team che sta analizzando i processi ripetitivi e le aree del nostro flusso di lavoro dove possiamo ulteriormente automatizzare, utilizzando l’IA per accelerare tali attività di automazione. Quindi c’è molta discussione positiva che sta partendo ora.

E penso sia il momento perfetto per iniziare a investigarlo coi tuoi team se non l’hai già fatto, dato che anche il PMI sta pubblicando tantissimo sull'IA, inclusi modi per parlare all’IA generativa, credo. Non so se tu l’abbia già fatto, Galen. Stanno davvero afferrando bene il concetto di unione tra il nostro ruolo e l’IA.

Galen Low: Penso che ci sia entusiasmo, forse proprio come quello che descrivevo prima, ma su scala globale: la gestione dei progetti sta cambiando, è eccitante. Non bisogna più, pubblicare sempre un altro webinar sulla gestione dei rischi. Non che siano webinar inutili.

Sono molto importanti, ma non c'è mai stato molto movimento lì e ora improvvisamente c’è innovazione. C’è questa scintilla. Saltiamoci sopra. Apprezzo molto.

Ann Campea: E diciamo la verità. Da PM forse ci siamo un po' stancati delle continue revisioni del PMBOK. Non so come la pensi tu, ma a me sembra un po’ così.

Galen Low: Credo ci siano stati sviluppi davvero positivi, anche nel PMI, con la settima edizione del PMBOK. L’ottava è in lavorazione. Ho amici nel mio network coinvolti ed è sulla buona strada, non solo verso la tecnologia, ma anche verso il business. E anche “il pezzo di umanità” di cui parliamo, viene ora integrato molto di più e penso sia davvero stimolante.

Mi immagino questa sorta di momento alla Capitan America: tu che ritorni in squadra e improvvisamente è tutto diverso, bisogna adattarsi, c’è tutta la parte di IA, e tu sei una vera promotrice dei team ad alto EQ. Cosa ti ha colpito dell’IA come opportunità di aumentare l’intelligenza emotiva e la sicurezza psicologica nel modo in cui lavoriamo?

Ann Campea: Wow, che bella domanda. Penso ci sia una grande opportunità nel modo in cui ci sentiamo rispetto al modo in cui svolgiamo i nostri ruoli.

Cioè, ho un team con vari livelli di seniority tra i project manager, alcuni appena arrivati, altri con molta esperienza. E, indipendentemente dal giorno, puoi svegliarti e sentire fortissimo il senso di “impostore” rispetto a ciò che fai.

Il project management di per sé è spesso molto ripetitivo. Ovviamente le sfumature arrivano quando lavori con persone diverse, personalità diverse, elemento che introduce complessità alle nostre attività. E penso che guardando all’IA su come può aiutarci dal punto di vista psicologico, ci permette di sentirci più “in ordine”, nel senso “sto prendendo la decisione giusta?”, “Ho consultato le persone giuste?”, “Ho considerato tutto prima di portare avanti la mia raccomandazione?”. È proprio lì che lo stiamo usando nel mio team: come validazione, un checkpoint con cui puoi interagire: “Ehi, sembra giusto?”, “Ho redatto questo correttamente per i miei stakeholder?”, “Manca qualcosa che tu hai notato?”. Sono tutte interazioni che ora puoi fare con l’IA per mitigare la sindrome dell’impostore che spesso arriva.

Non importa da quanto tempo fai il PM, personalmente l’ho ancora quasi ogni giorno. Ora inoltre c’è la possibilità di non dover necessariamente rivolgerti solo ai colleghi, ma puoi anche appoggiarti all’IA per bilanciare questa sensazione.

Galen Low: Adoro la parola “validazione”. Penso sia fondamentale, specialmente con la sindrome dell’impostore, specie per i PM, perché nella mia carriera ho trovato che la gestione progetti potesse essere anche un po’ solitaria. In genere tu sei l’unico PM alla guida del progetto. Magari fai parte di un team di PM, ma erano sempre un po’ competitivi e sinceramente nessuno era così vulnerabile o umile da chiedere spesso agli altri di aiutare o controllare, e tutti erano impegnati.

Quindi anche il tempo di risposta era lungo, ma mi piace questa idea: ho mancato qualcosa? Mi faccio un doppio controllo. E il risultato è che sì, sei più fiducioso nel ruolo, ovunque tu sia nel tuo percorso. Questa è la grandezza dei modelli linguistici: offrono qualcosa per tutti, dal validare una base al fornire una prospettiva senior.

E può essere anche uno strumento didattico, giusto? Impari qualcosa nel momento in cui ne hai bisogno. Senza dover fare tutto un corso, ma solo una verifica in tempo reale per me.

Ann Campea: Esatto. E davvero si guadagnano efficienza e rapidità, proprio come hai detto.

Puoi chiedere una definizione in pochi secondi. Certo puoi cercarla su Google, ma l’IA ti aggrega l’informazione. Ovviamente devi sempre validare ciò che l’IA ti dice, ma almeno ti dà una partenza più rapida nella tua ricerca.

Perciò credo che la velocità dei PM aumenterà grazie a questa complementarità con l’IA.

Galen Low: Mi piace questa visione di efficienza, anche se non ho ancora visto studi sull’effetto della sindrome dell’impostore sull’efficienza; mi piacerebbe.

Quando hai detto che anche tu hai questa sindrome, l’ho riconosciuto subito. So che mi provoca micro-hesitation in tutto quello che faccio, dello stile “sono sicuro?” A volte è un buon controllo, però avere una “spalla” per confrontarsi è utile.

Mi piace in termini di sicurezza; è uno spazio sicuro… finché non esce fuori tutta la tua storia di ChatGPT! Oddio, hai chiesto cos’è una mela?

Ann Campea: Almeno, per ora, l’IA non ha ancora sviluppato una personalità tale da rispondere in modo sarcastico. Quindi toglie quell’aspetto del tono.

Ti restituisce solo dati e sta a te farne ciò che vuoi. Non ti dà mai un feedback che possa aggravare le tue insicurezze, cosa che invece può capitare tra umani. E a volte neanche sei in chiamata, ma solo via messaggio, e può essere frainteso. Con l’IA, per ora, tutto questo non accade. Quindi è davvero complementare: non avrai mai emozioni legate alla risposta dell’IA.

Ti dice solo ciò che pensa secondo i dati che ha.

Galen Low: Potrebbe essere un buon modello per gli esseri umani.

Ann Campea: Esatto!

Galen Low: Potremmo imparare da questo. Ricevi la risposta: “Moltiplica cella C per cella D.” Magari l’intento è buono, ma la persona pensa: “Forse ho fatto una domanda sciocca. Non lo farò più.”

Ann Campea: Scusa. Esattamente.

Galen Low: Ehi, calmiamoci.

Questo potrebbe portarci al rovescio della medaglia: ci sono molte cose positive, ma in che modo l’IA rischia di erodere la nostra comprensione dell’intelligenza emotiva, se non ci poniamo dei limiti?

Ann Campea: Ottima domanda. Come PM, come hai detto tu — anche il prossimo PMBOK enfatizza ancora le power skills, cioè l’EQ. Ci sarà sempre questo elemento di intelligenza emotiva che dobbiamo coltivare.

Perché lavoriamo con le persone, non possiamo prevedere come si sentano rispetto a certe cose. E in fondo tutto si riduce alle emozioni. Quindi una delle paure sull’IA è che elimini questo aspetto umano nell’interazione e nella comunicazione.

Quanto conta o è cruciale questo nell’essere PM? C’è una parte che non deve sparire: l’influenza, il modo di parlare con ciascuno. Se chiedi all’IA di comunicare con 10 stakeholder, farà esattamente lo stesso discorso con tutti, non sapendo che magari uno preferisce un linguaggio diretto, un altro un tono più delicato. La nostra capacità di adattarci come PM non sarà sostituita dall’IA, ma c’è il rischio che aumentando l’uso di IA anche nella comunicazione primaria, se iniziamo a generare report o mail così, rischiamo di togliere la parte umana, la nostra vera super-potenza.

Ciò che dobbiamo coltivare come individui nel nostro ruolo è: come relazionarsi con tipologie di persone diverse. Non credo che l’IA arriverà mai a farlo pienamente al posto nostro.

Galen Low: Mi piace molto. È quasi un contrappunto poetico: ChatGPT, per esempio, è sicura, risponde con i fatti. Non si offende e non ti mette a disagio. Come dicevi, c’è anche il corso del PMI su come parlare all’IA. Ma cosa succede se ci aspettiamo che anche gli umani reagiscano così?

Rischiamo di dimenticare l’emozione quando interagiamo: non posso più scrivere "Agisci come mio capo", come se nulla fosse.

Ann Campea: Ci sono elementi in cui... ho appena iniziato a giocare con il prompt “rispondi con la voce di un bambino di 5 anni”.

Non lo so. Ma arriveremo a un punto in cui dobbiamo sempre rivedere ciò che ChatGPT ci restituisce, vero? Aggiungere risonanze personali e conoscere meglio i tuoi stakeholder. L’IA può anche imparare a parlare quasi come noi col tempo, ma siamo ancora a uno stadio intermedio, ci vorrà pratica perché l’IA parli davvero per nostro conto, se ha senso.

Galen Low: Sì, decisamente. E tutta questa sfumatura ci aiuta a capire come comunichiamo e perché.

Perché l’IA impara da noi, dai nostri input, ma quanto del nostro comportamento è guidato da ciò che non comunichiamo mai? Non può sapere, per esempio, che sei stato vittima di bullismo a scuola e per questo temi le confrontazioni di gruppo, e ciò influenza ancora il tuo modo di agire. Ma magari questa consapevolezza ce la fa acquisire proprio il confronto con l’IA.

Mi ricordo una volta da responsabile: ho dato un consiglio “da me” e ha avuto esiti negativi. Ho capito che serviva prima il contesto: “Dimmi a che punto siete arrivati?” Così ho imparato quanto sia importante che l’IA non sia sempre la fonte delle nostre azioni.

Ann Campea: Sono d’accordo.

Galen Low: Perché non ha tutti i fattori — solo quelli che le riportiamo.

Ann Campea: Sì. E credo che più ci abituiamo, più rischiamo di usarla troppo, fino al punto che diventa prevalentemente “IA” e meno “noi”. Allora ti chiedi: quanto di quello che produco è ancora farina del mio sacco, e quanto è IA? Personalmente devo fermarmi e chiedermi se ciò che scrivo suona ancora “mio”. Che fine ha fatto la mia voce? Bisogna darsi dei limiti: è uno strumento potente e rischia di entusiasmare troppo, come il cellulare che non vorresti mai staccare.

Galen Low: Mi piace che siamo finiti subito in una crisi esistenziale: chi sono io?

Ann Campea: Non lo so più! Sono diventata un bot di ChatGPT. Esatto.

Galen Low: Però che occasione: all’inizio parlavamo di empowerment grazie all’IA. Poi basta poco e si arriva al “fa tutto lei, io chi sono?”

Ann Campea: Giusto. Tornando a quanto dicevi: ho fatto una pausa per il dottorato, e tornando questa è una questione che sento tanto, anche tra chi parla attivamente di IA. La paura dell’adozione estrema che ci elimini dal lavoro. Ma il tema centrale di questa puntata è l’EQ e l’IA — e per me sono complementari, possono “frequentarsi”, ma non diventano mai la stessa cosa, né la stessa persona.

In altre parole, non vedo l’IA sostituire del tutto il ruolo del project manager, ma dobbiamo imparare a collaborare e conoscerci: frequentarci, per così dire, e trovare il modo per lavorare insieme.

Galen Low: Mi vengono in mente immagini dal film “Her”. Dovremmo frequentarla.

Ann Campea: Esatto. Quel film era avanti coi tempi. Potremmo parlarne per ore, ma penso che sia quello che tante persone hanno in mente. Potrebbe essere una versione estrema di cosa succederebbe senza limiti per l’IA.

Galen Low: Approfondiamo. Non tanto la “frequentazione” con l’IA, ma come intrecciare le due cose. Perché forse non si fonderanno mai, né la sostituiranno direttamente. Esiste un equilibrio. Dal tuo punto di vista, come possono PM e team integrare l’EQ nella loro pratica man mano che l’IA avanza? Che vantaggi porta rispetto a mettere l’EQ in secondo piano per concentrarsi solo sull’IA?

Ann Campea: Oh, sì. Mettere l’EQ in primo piano dovrebbe essere una priorità per tutti.

Come hai detto tu, il Body of Knowledge lo ribadisce: i PM più efficaci sono quelli che hanno capito come usare l’EQ con stakeholder e attività quotidiane. Ci sarà sempre questo elemento. Come la mindfulness, va praticata ogni giorno. Perché non sai se il lunedì, accendendo il PC, troverai tutto il team in difficoltà perché qualcosa si è rotto nel weekend.

E ora tutti hanno una temperatura altissima, l’ambiente è acceso e le emozioni si scaldano. Come PM, non potrai mai prevedere l’ambiente lavorativo che incontrerai. Quindi bisogna sempre essere pronti. Va praticato: conoscere le persone, chiedere uno a uno “come ti piace lavorare?” è tra le mie domande preferite ai nuovi colleghi. Più agisci da IA, raccogliendo dati sulle persone, meglio comunichi.

Poi pratichi ogni giorno. “Sto andando in riunione con Galen. So che ama discutere di certi temi e ricevere appunti sintetici a fine riunione con compiti assegnati”. Così conosci i tuoi stakeholder. Mai si arriva a padroneggiare davvero l’EQ, perché i team cambiano e c’è sempre nuova complessità. Lo si allena, come ci si preparasse per le Olimpiadi.

E per l’altra domanda: come far sì che l’IA non prevarichi questa parte? Come detto, deve essere complementare. Possiamo sempre lasciare l’IA in secondo piano quando vogliamo.

Per me è importante, con il mio team, porre limiti precisi a quali elementi del workflow intendiamo automatizzare tramite l’IA, e su quali invece ha ancora senso mantenere la componente umana. Capire dove inserirla senza che prenda il sopravvento sull’intero processo.

Galen Low: Mi piace molto. Prima hai detto una cosa che non ho sottolineato abbastanza: l’EQ è la nostra superpotenza. Per i PM, e forse per gli umani in generale. E l’importanza degli input: la domanda “come ti piace lavorare?” sta diventando una pratica sempre più diffusa, ma spesso viene fraintesa. Molti non sanno nemmeno rispondere, perché non ci abbiamo mai pensato! “Mi piacciono appunti dettagliati? Sì, forse sì. È una scoperta!”. È bello imparare gli uni dagli altri, non solo “insegnare alle macchine”. Se lo facciamo per l’IA, forse dovremmo farlo anche per il nostro team.

Ann Campea: Esattamente. Partiamo da lì prima ancora di avviare il discorso IA: insegniamo alle persone come interagire con le persone. Solo così non si perde mai quella parte. Il team capisce che l’EQ è pratica, non un percorso con un termine.

Galen Low: Mi piace molto.

Per concludere, voglio guardare un attimo al futuro. Facciamo delle ipotesi: come potrà manifestarsi l’EQ nell’IA in futuro? Se l’IA sapesse come ci sentiamo, e provasse essa stessa emozioni, come cambierebbe il nostro modo di usarla?

Ann Campea: Ora la uso molto per: “scrivi questa mail con la voce di un VP Operations”. Sono questi i prompt che conosco. Non mi stupirei se, molto presto, inizierà a cogliere il tono — ci sono già opzioni di tono: vuoi che sia diretto, amichevole, cordiale? Già alcune sfumature emotive sono “built-in”. Arriverà al punto da sembrare veramente umana? Secondo me sì. Se provi a cambiare solo il tono, ChatGPT fornisce risultati davvero diversi, e ora ancora di più che pochi mesi fa.

La velocità di apprendimento dell’IA generativa e la sua “espansione emotiva” progredisce, si avvicinerà moltissimo al parlare umano. Potremmo pensare che è davvero Ann Campea che risponde, ma in realtà è il prompt inserito in ChatGPT.

Galen Low: Interessante. Hai ragione: penso all’Apple Watch—magari il software si aggiorna e compare una nuova funzione, segno che il sensore c’era già. Accumulava dati. Allo stesso modo, l’IA ha già il tono. L’interpretazione emotiva dei prompt è possibile e può evolvere in mille modi. E questo potrebbe riportarci, paradossalmente, alle difficoltà della comunicazione umana. Arriveremo a dover stare attenti ai prompt perché l’IA è di cattivo umore!

Ann Campea: È quello che mi spaventa, davvero! È il tema esistenziale di cui parlavamo: saprà più di me che io di me stessa. Sono sorpresa dei progressi fatti: in poco tempo si può già fare tantissimo, non solo con input testuali, ma anche grafici — con Midjourney, per esempio. Ci sono altri elementi entusiasmanti. Una delle aree in cui sono molto curiosa, e che userò presto col mio team, non è una visione di futuro remoto, ma più vicina: far generare all’IA i nostri report di avanzamento. Arrivare al punto in cui li produce in automatico ogni settimana. Vorrei che la mia squadra abbia quegli strumenti standardizzati così da liberare capacità per concentrarsi sugli aspetti di EQ. Immagina se ogni settimana i PM avessero il report già redatto, devono solo verificarlo e inviarlo. Così possono concentrarsi su attività più umane: brainstorming, presentazioni, relazione con i vertici. Questo è il futuro prossimo che voglio per la mia squadra, credo che altri PM stiano facendo lo stesso.

Galen Low: Che bella opportunità: una squadra che riconosce che l’EQ è la sua superpotenza! L’IA può aiutare con il report, ma è anche un’occasione per riscoprire il valore del proprio ruolo. Può essere davvero un’esperienza di empowerment.

Ann Campea: Sono d’accordo. Al cento per cento.

Galen Low: Grazie mille per il tempo che mi hai dedicato oggi. Le tue intuizioni e la tua prospettiva sono sempre estremamente preziose.

Ann Campea: Grazie a te. È stato davvero un piacere.

Galen Low: Sì, è stato molto divertente! Dobbiamo rifarlo.

Ann Campea: Ci sto!

Galen Low: Bene, cari ascoltatori, eccoci qui. Come sempre, se volete unirvi alla conversazione con più di mille altri appassionati di project management, unitevi al nostro collettivo. Andate su thedigitalprojectmanager.com/membership per saperne di più. E se vi è piaciuto quello che avete ascoltato oggi, iscrivetevi e restate in contatto su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.