Perché È Sempre Più Difficile Ottenere un Ruolo da Project Manager

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Galen Low: Alcuni dei project manager che conosco sono finiti nella professione per caso. Si trovavano nel posto giusto al momento giusto e avevano abbastanza determinazione da trasformare una sfida in un'opportunità.

Altri project manager che conosco hanno invece perseguito intenzionalmente la carriera, seguendo corsi, conseguendo certificazioni e facendo esperienza in ruoli diversi all’interno dei team di progetto.

Per il resto dei project manager che conosco... beh, hanno fatto un po' entrambe le cose.

Quindi, come si fa a intraprendere una carriera nella gestione di progetti—o addirittura a costruirla—quando il percorso davanti sembra una combinazione tra fortuna sfacciata e anni di sforzi?

Se ultimamente stai trovando più difficile accedere a un ruolo come project manager, continua ad ascoltare. Parleremo del perché oggi è diverso trovare lavoro come project manager e condivideremo i nostri migliori consigli per attirare l'attenzione dell'azienda dei tuoi sogni.

Ciao a tutti, grazie per essere sintonizzati. Mi chiamo Galen Low e sono parte di Digital Project Manager. Siamo una community di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a diventare più competenti, sicuri e connessi, così da amplificare il valore della gestione di progetti nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com.

Bene. Oggi parliamo del percorso professionale del project manager—perché i candidati trovano più difficile ottenere un ruolo di project management, perché i datori di lavoro faticano a trovare ottimi project manager e come navigare nella complessità di una carriera duratura e gratificante nella gestione di progetti.

Con me oggi c'è Jeff Chamberlain, un consulente esperto di project management IT e istruttore certificato PMI bootcamp che è anche co-moderatore di una grande community online di project management.

Benvenuto Jeff!

Jeff Chamberlain: Grazie. Felice di essere qui.

Galen Low: Sono davvero entusiasta di affrontare il tema. La carriera è un argomento che emerge sempre nella nostra community e, onestamente, si evolve ogni giorno. Ogni giorno diventa più complessa, quindi sono felice di approfondire.

Ma prima volevo chiederti: puoi raccontarci qualcosa sul tuo background e su come sei arrivato a occuparti di project management?

Jeff Chamberlain: Certo. Sono entrato nel project management molti anni fa quando lavoravo per una grande azienda di telecomunicazioni.

Ero su un progetto, il project manager è sparito, ha accettato un nuovo lavoro e io ero molto ferrato con la suite Microsoft. Il mio capo mi chiese: "Chi fra voi conosce Microsoft Project?" E dato che c'era scritto Microsoft davanti pensai di sì, e dissi: "Io!" Così venni "volontariato" a diventare project manager.

All'epoca dovevo caricare 14 dischi sul mio portatile, avevo un manualone che Microsoft forniva e quello era l'unico modo per capire come fare. Ho lavorato con un ottimo team, ci siamo buttati e abbiamo portato a termine il lavoro. Quella fu la mia iniziazione. E così sono partito.

Galen Low: E non è stato così traumatizzante visto che continui a fare il project manager.

Jeff Chamberlain: No, sono sempre stato piuttosto organizzato nella vita lavorativa. Forse non tanto nella vita personale, ma ho sempre avuto un metodo nel mio modo di mettere ordine nelle cose, che fossero email o strumenti facili da usare.

Quindi, per me è stato un passaggio quasi logico; almeno così credevo. Da lì mi sono un po' più professionalizzato. Ho iniziato come technical writer: la documentazione è fondamentale nella gestione di progetti. Avanzando in quell’azienda sono diventato field engineer e poi, di fatto, project manager.

Più tardi ho avuto ruoli più importanti e ho lavorato per una società di consulenza, ho avuto una mia attività, ho fatto parecchio lavoro IT, ho ricoperto il ruolo di IT manager, direttore IT, ed è stata una grande scuola. Ora sono project manager a tempo pieno per una società di consulenza in project management.

Faccio anche la formazione bootcamp certificata PMI, sono preparato anche su quello. Di recente ho anche frequentato il loro programma per citizen developer, che magari approfondiamo dopo. È tutto un altro mondo.

Galen Low: Quante cose! Adoro queste storie di chi finisce in project management quasi per caso; a volte mi sembra sia il lavoro a trovare te.

Jeff Chamberlain: È vero. Adesso ci sono programmi formativi per raggiungere la laurea in project management ed entrare subito nel settore ed è un approccio valido. Tuttavia, spesso chi ci arriva in modo organico, "ci casca dentro", si rivela molto valido.

Negli anni 80 e 90 non si insegnava formalmente project management all'università. Non esisteva la figura di chi diceva: "da grande voglio fare il project manager". Si studiava informatica, matematica, ingegneria. Io ho seguito, evidentemente, una strada alternativa.

Galen Low: È davvero interessante.

Mi piace il tuo background da technical writer. Hai ragione, ci sono competenze trasversali che confluiscono nel profilo del project manager e ne parleremo.

Jeff Chamberlain: Se non sai scrivere, non sopravviverai in questo lavoro. Lo dico sempre, anche ai miei figli.

Se abitui a scrivere come nei messaggi o tecnicismi, anche nelle email e nelle "comunicazioni informali", è una cattiva abitudine che si rifletterà nel lavoro. Un project manager deve sviluppare la capacità di scrivere: è fondamentale.

Galen Low: Primo consiglio! Sì, hai citato anche l’attività di coaching, e so che sei co-moderatore di una grande community online sul project management e sulle carriere in questo ambito. Fai anche volontariato e coaching individuale, soprattutto per chi vuole entrare nel settore.

Cosa ti spinge così tanto a restituire qualcosa a questo mestiere in cui sei finito quasi per caso?

Jeff Chamberlain: Quando ho iniziato era tutto diverso: c’erano due soluzioni principali, Prosci per l’edilizia/ingegneria e Microsoft Project/Excel.

Purtroppo, Excel non è un vero strumento di project management. È molto difficile adattarlo e ci ho dovuto perdere la testa anche sulle formule!

Quindi, cerco di "restituire", aiutando le nuove leve a non dover spingere un maccherone in salita. Voglio semplificare questi ruoli e, anche grazie alle lezioni che ho imparato a mie spese, aiutare gli altri a non bruciarsi le dita.

È inevitabile: certi errori si fanno comunque, ma se posso contribuire a preparare una forza lavoro più competente, io (e la nostra azienda) potremo assumere persone qualificate per svolgere bene i ruoli.

Quando ho iniziato, era già difficile convincere le aziende a investire nel project management, figuriamoci assumere qualcuno a tempo pieno. Se riesco ad aiutare altri a superare questi ostacoli, fa bene all’intero settore.

I PMO sono relativamente nuovi nel mondo business (ultimi 20-25 anni), quindi è bello vedere entrare sempre più persone e per questo mi piace restituire.

Galen Low: È interessante, la vediamo allo stesso modo. Non dovrebbe essere così difficile da imparare tutto per tentativi. È importante fare esperienza, ovvio, ma non dev’essere tutto per prove ed errori.

È questa l’evoluzione della conoscenza: sì, il project management esiste da sempre, ma per molti anni lo si imparava solo venendo "volontariati" come leader di progetto e facendosi male. Ora c’è molta più conoscenza a disposizione.

Jeff Chamberlain: Sì, e tanti fanno ancora fatica a condividere informazioni. Ma se tieni tutto per te, le cose non migliorano.

Sono molto diretto: se vedo qualcuno in difficoltà lo aiuto subito, anche se a volte la franchezza può essere difficile da gestire all’inizio. Ma serve "pelle dura" in questo ruolo. Come coach, devi aiutare soprattutto su questo: prevenire errori grossi e favorire il "fallimento leggero", tipico di chi fa project management. Così la lezione si impara meglio!

Galen Low: Mi piace l’idea della resilienza, legata al fatto che spesso dobbiamo sempre dimostrare il nostro valore aziendale camminando sul filo tra successo e fallimento, perché nessun progetto va mai alla perfezione.

Jeff Chamberlain: Progetti buoni e meno buoni, la differenza la fa il project manager esperto: sa trasformare un progetto problematico in uno di successo. A volte serve solo lasciar fare, dare una piccola guida ai progetti che avrebbero qualche problema. Sta tutto nel metodo con cui ricopri il ruolo.

Galen Low: È un equilibrio strano: spesso puntiamo alla perfezione, ci insegnano a fare i progetti "perfetti" ma la realtà è un’altra. Anche quelli di successo non sono perfetti.

Jeff Chamberlain: Un mio ex capo diceva sempre: "Non lasciare che il perfetto sia nemico del buono".

Tra tutte le frasi tipiche di settore, questa mi è sempre rimasta impressa. A volte il cliente paga per X, non bisogna dare X + 10. Se vuole di più, pagherà di più. Il nostro ruolo è far risparmiare tempo, denaro e fatica. Quindi davvero, non lasciate che il perfetto sia nemico del buono!

Galen Low: Interessantissimo. Sì, spesso va proprio così. Bisogna resistere a quell’istinto di "fare di più a tutti i costi", alla sindrome del "gold plating".

Jeff Chamberlain: Vale per sviluppatori, architetti, ingegneri: cerchi sempre la perfezione, spendi energie per risicare due punti al budget e portarlo sotto il preventivo. Ma non sempre si riesce. Bisogna trovare il giusto equilibrio.

Galen Low: Questione di vincoli, sì. La gestione progetti esiste da molto tempo. Ma, soprattutto nel digitale e nell’IT, il ruolo oggi è lo stesso di dieci anni fa? Cosa è cambiato e cosa è rimasto uguale?

Jeff Chamberlain: Le cose cambiano ma restano anche uguali. Cambiano i termini: negli anni ‘80 si parlava di total quality management, nei ‘90 di ISO; ora domina l’Agile. Una azienda la chiama "Agile puro", un’altra "ibrido Agile". Difficile essere 100% Agile: PMI parla di ambiente Agile Hybrid. Questa è la grande novità e una bella evoluzione per il settore.

Cinque anni fa non ne ero un fan. Dieci anni fa ancor meno. Poi, facendolo, ho capito che si può fare bene iterando. Una coach mi fece notare che l’Agile è perfetto per gestire il "cambiamento di scopo": è l’ambiente progettato per accogliere cambi di rotta e iterazioni.

E questa filosofia si adatta benissimo allo sviluppo software, che oggi domina molte industrie.

Quello che non è cambiato è la gestione predittiva—che tutti chiamano "Waterfall" e non è un termine così preciso. Waterfall prevede attività sequenziali; nella gestione predittiva si parla di percorso critico, gestione stakeholder, budget ecc. Questo rimane fondamentale in molti settori: non puoi costruire un ponte con iterazioni. Serve una buona gestione del cambiamento e il controllo del "cambiamento di scopo".

Perciò, predittivo e agile convivono oggi. Molti "impazziscono per l’Agile", ma il segreto è usare il metodo giusto nel contesto giusto e saperlo spiegare agli stakeholder.

Galen Low: E soprattutto oggi non è solo una questione di Agile puro: i metodi ibridi sono riconosciuti. Spesso i progetti necessitano di metodi predittivi. Dalla conversazione intuisco che la vera novità sia la flessibilità metodologica, la ricerca del metodo più adatto, non l’adesione cieca al manuale.

Jeff Chamberlain: Sì, proprio per questo esiste l’Agile Hybrid: bisogna trovare equilibrio. Io stesso mi sono certificato scrum master nel 2011 per un cliente e inizialmente non ero convinto. Anni dopo, una coach mi ha aperto gli occhi sui reali benefici: è stato un punto di svolta e ho capito che ha un posto nella mia "cassetta degli attrezzi".

Galen Low: Torniamo al valore. All’inizio parlavamo di quanto sia dura per i project manager dimostrare il valore aggiunto che portano. Questo è cambiato secondo te?

Jeff Chamberlain: Decisamente sì. Una volta il project manager era spesso un ingegnere organizzato che gestiva i progetti. Oggi molte aziende hanno veri e propri PMO, organizzati anche per settori (es. IT, ingegneria, finanza) e sono molto verticalizzati. Vogliono qualcuno che conosca a fondo l’area, la contabilità, il settore. Ora si valorizza anche economicamente il PM.

Quando lavoravo in consulenza project management rappresentava fino al 20% di ogni progetto: se il cliente non voleva pagare per la gestione, doveva firmare che avrebbe fornito lui stesso questo servizio. Molti progetti senza PM andavano fuori budget e tempo, e i clienti alla fine cambiavano idea.

In breve: ora il ruolo ha un valore riconosciuto.

Galen Low: Mi piace l’idea di offrire al cliente la scelta tra "con PM" e "senza PM" e poter poi mostrare i dati tangibili dei risultati.

Jeff Chamberlain: Sì, se fai progetti simili puoi proprio dimostrare la differenza nei tempi, nei costi e nel risparmio che il PM apporta.

Galen Low: Mi interessa anche la questione della specializzazione: i PM ora devono conoscere bene il business di riferimento, non solo Gantt chart e backlog. Il project manager oggi deve integrarsi nel business e contribuire in modo concreto, non solo gestire il progetto.

Jeff Chamberlain: È un tema che divide: c’è chi dice che per gestire un ponte non devi essere ingegnere, così come per sviluppare software non devi essere sviluppatore. Fino a un certo punto sono d’accordo, ma una specializzazione aiuta molto. Approfondiamo tra poco.

Galen Low: Sì, volentieri. Vorrei parlare del coaching e delle difficoltà di chi cerca di iniziare una carriera nel project management. Qual è la sfida maggiore per chi cerca lavoro da PM oggi? Che consigli dai?

Jeff Chamberlain: Faccio due tipi di coaching: uno per chi ha esperienza e vuole certificarsi PMI, uno per chi vuole entrare nel settore. Nel primo caso aiuto ad affrontare la complicata domanda d’esame e a collegare la propria esperienza ai dieci ambiti di conoscenza del PMBOK 6, suggerendo le migliori risorse di studio.

L’altro aspetto, invece, riguarda il curriculum: è totalmente diverso da quello di uno sviluppatore o di un contabile. Il PM deve dimostrare risultati, impatto e concretezza (percentuali, valore generato, tempo risparmiato). Anche chi lavora nella vendita può valorizzare esperienze come l’introduzione di nuovi sistemi o processi: queste sono esperienze "progetto" da raccontare nel cv!

Il curriculum resta la barriera più grossa. Chi invia 300 cv senza riscontri deve necessariamente rivederlo. Il network online è di grande aiuto: molti di noi sono stati licenziati più volte, è normale. Ma un buon PM con un buon cv trova lavoro anche in 30 giorni. La chiave è semplificare il formato, lasciando fronzoli e immagini: meglio uno stile che anche uno scanner degli anni '80 possa leggere!

Galen Low: Ottimi spunti! Anche nella preparazione all’esame PMP c’è il problema del paradosso dell’esperienza e spesso si sottovaluta l’esposizione a progetti extra-ruolo (es. vendita al dettaglio), che invece conta molto.

Chi scrive il cv PM spesso si limita a elencare i compiti anziché l’impatto. È importante misurare e raccontare con dati ciò che si è migliorato: quei numeri colpiscono di più di una lista di mansioni.

Jeff Chamberlain: Esatto: si tratta di risolvere problemi in modo strutturato, su questo aspetto bisogna insistere per crescere e fare carriera.

Galen Low: Proprio così. A proposito di problemi, oggi i sistemi di recruiting e gli ATS sono il vero game changer. Il cv deve essere semplice e keyword driven. Consigli?

Jeff Chamberlain: Prima di tutto, i sistemi ATS identificano i dati dal tuo cv e te li fanno ricontrollare: se il formato è troppo complesso o colorato, dovrai correggere tutto. Meglio un cv chiaro, senza immagini, colonne e simboli.

Inoltre questi sistemi possono farti delle domande filtro (es. "Sei autorizzato a lavorare negli USA?"). Spesso fanno anche domande obbligatorie tratte dall’annuncio (come anni di esperienza con Jira, per esempio).

Se l’annuncio cerca un esperto Jira, non basta scrivere “Jira” fra le competenze: occorre dettagliare che lo si è usato per implementazioni, training, reportistica… Non bisogna mai copiare le keywords in bianco nel footer: gli ATS lo identificano e scartano subito il cv.

Quanto più il cv è leggibile per la macchina, tanto più lo sarà per il responsabile che leggerà anche la lettera di presentazione. E qui è importante personalizzare: niente moduli standard, bisogna mostrare interesse per l’azienda (es. "Ho visto che avete sviluppato un pelapeanuts automatico; adoro le arachidi...") e spiegare con esempi perché si vuole lavorare proprio lì.

La ricerca di lavoro è un lavoro in sé, serve precisione e un approccio focalizzato: individuare le offerte, adattare cv e lettera ogni volta e seguire tutto con metodo—esattamente un progetto per trovare lavoro!

Galen Low: Mi piace l’idea che il problema siano i falsi miti sulla ricerca lavoro: sparare nel mucchio non serve, meglio qualità che quantità!

Jeff Chamberlain: Esatto! E chi si blocca perché manca un anno di esperienza, spesso può comunque essere considerato. Preferiranno chi ha esperienza più recente, a prescindere dal totale. Tanti candidati validi si autocensurano e non provano nemmeno; bisogna avere coraggio di candidarsi e valorizzare le competenze nella lettera motivazionale.

Galen Low: In effetti la cosa più importante è raccontarsi bene, mostrare sicurezza e chiarire come possiamo portare valore.

Jeff Chamberlain: Esattamente. La cover letter serve a questo: deve parlare di te, del perché ti interessa proprio quell’azienda e perché puoi essere la persona giusta. Fai sempre rileggere il cv a qualche madrelingua o a chi conosci che scrive molto bene: aiuta tantissimo.

Galen Low: Ottimo consiglio.

Jeff Chamberlain: Chiudiamo il tema cv.

Galen Low: Parliamo ora del punto di vista di chi assume. Quali competenze dovrebbe cercare un hiring manager in un PM, anche al di là delle solite?

Jeff Chamberlain: Tre cose fondamentali: saper scrivere (cura la lingua, segui magari un corso apposito!), imparare la pianificazione (anche le attività meno "sexy" portano dentro il team e ti fanno crescere!), essere organizzati davvero (guarda la tua inbox, i tuoi processi: tutto ha un posto? Automatizzi le attività ripetitive?).

Se hai queste tre cose sei già a un ottimo punto come PM: il resto si impara.

Galen Low: Quindi il segreto è la predisposizione: comunicazione chiara, disponibilità a fare le attività "noiose" e metodo. Su queste basi si costruiscono tutte le altre competenze.

Jeff Chamberlain: Spesso in fase di colloquio il PM ti fa notare anche il problema più politico: serve molta diplomazia, ma il vero valore aggiunto resta dare buoni consigli e mantenere integrità.

Galen Low: Dovremmo farne una maglietta: "Siamo qui per dare buoni consigli, è quello per cui ci pagano!"

Un tema delicato: conosco persone con PMP, MBA o addirittura dottorato che si sentono comunque "sottovalutate" in fase di selezione. Chiediamo troppo ai PM oggi?

Jeff Chamberlain: Dipende dall’annuncio. Se per un PM software chiedono un MBA, qualcosa non quadra. In clinica può avere senso. Più spesso è il cv che non evidenzia l’esperienza progettuale, anche se ottenuta in settori "umili" (es. gestione turni e risorse in negozi o ristoranti). Queste sono mini-progetti e, se raccontati bene nel cv, fanno la differenza.

Galen Low: Esattamente, anche le esperienze extrasettoriali sono importanti se contestualizzate nel giusto modo.

Jeff Chamberlain: Il valore di questo mestiere sta nell’esperienza—non serve fare 30 anni di carriera: in 2-3 anni si acquisisce sicurezza e si può certificare. Oggi serve anche supplire ai requisiti irragionevoli delle aziende (es. "3 anni di esperienza per un ruolo entry-level"). Ti aiuta molto lavorare durante gli studi o fare internship e già ragionare in ottica business.

Le nuove leve portano idee innovative e meritano più opportunità: io stesso sto imparando ad essere meno "gatekeeper" e più promotore dell’inclusività nel settore.

Galen Low: Sono d’accordo. Un altro "inganno": esistono sì i ruoli di project manager, ma spesso PM è solo una skill richiesta in ruoli con altri titoli. Meglio cercare "project manager" o altri titoli correlati?

Jeff Chamberlain: Consiglio: trova una azienda che ti entusiasma e guarda quali ruoli offre e quali richiedono le tue competenze. Spesso non si chiama "project manager", ma "product manager" o "business analyst"; sono tutti ruoli chiave all’interno del team. Solo con la pratica capirai se vuoi fare il PM vero e proprio o restare in altri ruoli specialistici: sviluppatore, tester, business analyst, ecc.

Bisogna strategizzare: scegliere l’azienda, studiare i ruoli e capire come inserirsi e magari crescere nel tempo.

Galen Low: Mi piace quest’idea: partire dall’azienda e poi trovare il ruolo giusto per sé.

Davvero grazie Jeff per le tue riflessioni e storie oggi, sono certo che chi ascolta troverà molto valore in questa chiacchierata!

Jeff Chamberlain: Grazie mille a te per l’invito.

Galen Low: Che ne pensi?

Le competenze richieste oggi per entrare in project management digitale stanno diventando troppo onerose? O il ruolo sta semplicemente evolvendo e bisogna aggiornarci di pari passo?

Raccontaci la tua esperienza: come hai acquisito competenze di project management fuori da un ruolo formale di PM? E qual è la cosa più strana che ti è successa cercando lavoro in questo campo?

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A presto e grazie per l’ascolto.