Sei Davvero un Bravo Project Manager? (con Lina Calin di Forest Made)

Leggi la trascrizione:

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Ben Aston:

Grazie per essere sintonizzati. Sono Ben Aston e questo è il Podcast del Digital Project Manager. Sei davvero bravo in quello che fai? Nel profondo, a volte ti chiedi se sei un po' un impostore, addirittura un impostore come project manager? Ti chiedi persino se sei completamente nel settore sbagliato? Il podcast di oggi ti darà tutte le risposte. Potresti scoprire quanto sei davvero valido e capire se sei tagliato per questo lavoro – e, piccolo spoiler, probabilmente lo sei. Te la cavi. Non sei un impostore. Ti senti solo così, quindi continua così. Oggi sono in compagnia della splendida Lina Calin. Per Lina questa è la sua seconda volta nello show e lavora in un'agenzia chiamata Foster Maid. Se vuoi sapere tutto su Lina, puoi ascoltare il nostro precedente podcast con lei, ma nel tempo libero Lina fa un sacco di cose interessanti, incluso un blog di cucina che dovresti visitare. Le piace il cibo, quindi probabilmente dovremmo iniziare, Lina, chiedendoti cosa hai mangiato oggi, perché sono certo che è stato interessante?

Lina Calin:

In realtà oggi è stata una giornata folle e non ho ancora mangiato nulla.

Ben Aston:

Cosa? Non hai ancora mangiato nulla?

Lina Calin:

Resto così, ma sono entusiasta. Ho del pollo a marinare che mi aspetta a casa e non vedo l’ora di metterlo sulla griglia.

Ben Aston:

Ok. Sei organizzata.

Lina Calin:

Lo sono.

Ben Aston:

Davvero, non hai mangiato nulla oggi?

Lina Calin:

No. Ho guardato un po' di cioccolata che avevamo in cucina prima e sono semplicemente passata oltre.

Ben Aston:

Lina, non posso crederci. Sento che dovremmo smettere subito di parlare e che tu dovresti andare a prendere un po' di cibo.

Lina Calin:

Assolutamente no. Questo viene prima di tutto.

Ben Aston:

Va bene. Non prolungheremo perché temo che tu possa svenire. Parlando di cucina, non so se hai comprato qualcosa durante i saldi del Black Friday, ma io ho comprato un Instapot.

Lina Calin:

Oh, molto bene.

Ben Aston:

Una grande svolta per me.

Lina Calin:

Sì.

Ben Aston:

Non vedo l'ora di usarla. In realtà l'ho già usata, la prima cosa che ho cucinato è stato il riso.

Lina Calin:

Ok, ottima scelta.

Ben Aston:

Sì, ho pensato di partire dalle basi e poi andare avanti, ma a parte pollo marinato, cos’altro c’è nel menu di questo weekend?

Lina Calin:

Penso che domani andrò a un mercato contadino per vedere che verdure trovo. Adoro le verdure. A parte questo, non credo di avere altri piani. Probabilmente finirò per fare della zuppa. È una settimana che ho voglia di zuppa. Qui non fa ancora abbastanza freddo da sentirsi "giustificata", ma è una voglia, e la realizzerò.

Ben Aston:

Non fa abbastanza freddo da essere in modalità zuppa. Qual è la tua verdura preferita?

Lina Calin:

Oh mio Dio. Adoro i cavoletti di Bruxelles.

Ben Aston:

Davvero?

Lina Calin:

Davvero. Potrei mangiarne in quantità. Il mio modo preferito di cucinarli o mangiarli è semplicemente tagliarli molto sottili da crudi e condirli con aceto, olio d'oliva, sale e pepe. Li lasci riposare un po' e si ammorbidiscono. Sono davvero buoni, ma li metto anche sulla griglia, li salto o li arrostisco, con pancetta, cipolla, aglio, quello che ti va, sono davvero buoni.

Ben Aston:

Wow, quindi se qualcuno è interessato, questo weekend festa dei cavoletti di Bruxelles a casa di Lina.

Lina Calin:

Tutti sono i benvenuti.

Ben Aston:

Tutti sono benvenuti. Se sei un DPM … Arriviamo a dove sei. Dove sei?

Lina Calin:

Sono in Virginia.

Ben Aston:

Virginia?

Lina Calin:

Sì?

Ben Aston:

Sì, allora basta andare in Virginia. È un posto piccolo. Vedrai Lina. È quella che sta cucinando con i cavoletti.

Lina Calin:

Proprio così.

Ben Aston:

Bene, ma a parte cucinare, cos’altro c’è di nuovo dall’ultima volta che ci siamo sentiti? Qualche progetto interessante su cui stai lavorando ora?

Lina Calin:

Sto ancora lavorando– ne abbiamo parlato anche l’ultima volta – sulla documentazione e sui processi che stanno prendendo forma in azienda. Sono molto entusiasta di sperimentare il team GAT, che ci è stato consigliato dalla stimata Rachel Gertz, sto guardando quello, con la speranza che risolva alcuni problemi che abbiamo sul tema delle risorse, capacità, pianificazione, proiezioni e tutto il resto. Beh, direi il mese scorso, ma ormai siamo a dicembre quindi in ottobre, sono stata felicissima di partecipare al DPM Summit di Las Vegas, che è stato fantastico. Ho amato ogni momento come sempre. Era la seconda volta che andavo, come l’anno scorso.

Ben Aston:

Com’è stato? Qual è stato il momento migliore per te?

Lina Calin:

Oh mio Dio. Tutto è stato fantastico. Ovviamente è sempre incredibile stare con altre persone che capiscono. Come diceva un mio amico DPM, "Andare a un evento organizzato tutto da project manager" ti fa vedere nei dettagli piccoli tutte le cose a cui hanno pensato e organizzato in modo impeccabile. C’era un workshop a cui ho partecipato. Non ricordo il nome del relatore, ma era un laboratorio di improvvisazione che mi ha dato veramente una prospettiva diversa su come pensare velocemente, sulla comunicazione e sul focus sulle cose giuste. Ho davvero apprezzato questa prospettiva e come si collega alla gestione progetti.

Ben Aston:

Sembra divertente. Ora ti dedichi anche all’improvvisazione fuori dal lavoro?

Lina Calin:

No, non posso dirlo, ma sicuramente ho inserito qualche tecnica nel mio lavoro di PM e anche nel mio stile di comunicazione personale.

Ben Aston:

Sì, raccontaci: come, ad esempio?

Lina Calin:

Per esempio, ieri parlavo con parte del management qui e discutevamo dello scope, che ovviamente è una cosa su cui tanti lottano, ma che stiamo cercando di gestire meglio internamente; l’idea di non limitarsi a dire no a una richiesta fuori scope, ma accompagnare il no con altre informazioni. “No”, oppure “Pensiamo che sia fuori scope, non è una buona idea rispetto ai parametri del progetto, influirà sulla timeline, influirà sul budget”, tutte quelle cose che a seconda della situazione vanno dette.
Sorridevo ripensando all’improvvisazione dove, penso una delle frasi che si usa spesso è “sì, e”. Quando ti propongono una situazione o un personaggio, lo accetti e aggiungi. Qui è più un “no, e”. Cambia un po’, ma serve per continuare la conversazione e creare il contesto attorno alla risposta.

Ben Aston:

Quindi, nello scenario: un cliente ti dice “Potresti provare un’altra interpretazione creativa su questo?” e la tua risposta è “No, e…”?

Lina Calin:

Non proprio, magari non con quelle parole esatte, ma il concetto è quello – ricordare al team che non dev’essere solo un no secco.

Ben Aston:

Ah, ho capito. “No, ma…”

Lina Calin:

Esatto.

Ben Aston:

No, ma potremmo …

Lina Calin:

Proprio così.

Ben Aston:

Cambiare font, per esempio. Ottimo. Sembra divertente. Parliamo del tuo articolo. Penso sia un articolo brillante su come rassicurarci sul fatto che stiamo facendo un buon lavoro. È importante ammettere che gestire progetti può fare paura. La cosa bella del digitale è che cambia sempre — con il tempo cambiamo agenzia, cambiamo clienti, cambiano le tecnologie e i progetti su cui lavoriamo. Per questo, capita di trovarsi su un progetto e pensare: “Cosa diavolo ci faccio qui?” oppure “Come è possibile che io sia quello che deve guidare questa cosa? Non ho idea di cosa stiamo facendo.” La difficoltà, soprattutto per noi PM che spesso siamo dei controllori nati, è che preferiamo avere un piano, ci piacciono i dettagli. Se non abbiamo tutto sotto controllo, può essere molto stressante.
Lina ha scritto un gran bell’articolo su come possiamo capire se siamo dei bravi project manager. Solleva cinque punti di prova su cui torneremo fra poco, ma secondo me è interessante partire da una domanda più generale, cioè: sappiamo davvero se stiamo facendo un buon lavoro come project manager? Ho scritto diversi post dove cerco di arrivare all’essenza della leadership, prendendo in prestito il modello di Bill Hybels, cioè: carattere, competenza e chimica. Carattere è mantenere l’integrità personale, essere calmi sotto pressione; competenza vuol dire saper leggere, scrivere e fare i conti, ma anche avere uno sguardo creativo, analisi tecnica e senso commerciale. Poi c’è la “chimica”, quindi le capacità diplomatiche, le soft skills che ci aiutano a relazionarci con team e clienti.
Mi piacerebbe sapere, prima ancora di capire se stiamo facendo bene, proprio cosa fa di un project manager un buon PM secondo te, Lina?

Lina Calin:

Adoro questa domanda. È molto interessante, soprattutto ora che vediamo persone da tanti background diversi entrare nella gestione progetti. Le tipologie di personalità e di interessi sono ormai vastissime. Secondo me però le cose importanti sono appunto simili ai principi della leadership coraggiosa che hai citato; credo che sia essenziale avere empatia, valorizzare la comunicazione e la comprensione degli altri, essere curiosi e desiderosi di migliorarsi, caratteristiche che portano alla competenza che menzionavi, e soprattutto riuscire a mantenere la calma e trasmetterla al team.
Quello che facciamo è difficile, è stressante, ma saper mantenere la lucidità nei momenti critici è una delle qualità più importanti di un PM.

Ben Aston:

Certo. La cosa interessante è che proprio le cose che menzioni, e anche quelle che ho detto io, sono difficili da quantificare, no?

Lina Calin:

Verissimo.

Ben Aston:

Ad esempio, l’empatia: come sappiamo se siamo empatici? Come lo misuriamo? Al di là… Possiamo guardare se molte persone non vogliono stare nel mio team perché sono una persona antipatica, ma è difficile quantificare queste cose, no? Stai guidando bene? Sei competente? Chimica, empatia… tutto difficile da assegnare a numeri. È interessante, sì, proprio chiedersi: come facciamo a capire se stiamo facendo bene se non possiamo quantificarlo?
Nell’articolo tu menzioni prima di tutto il fatto di prendersi a cuore il proprio lavoro, che è un aspetto fondamentale, cioè agire con integrità e fare la cosa giusta per cliente e team. Ma, ad essere sinceri: sì, potremmo tenerci molto, però spesso lavoriamo su progetti noiosi. È la realtà, oppure il cliente è complicato. Se capita e ti dici “odio questo progetto, odio questo lavoro”, come fai a continuare a tenere a cuore quello che stai facendo?

Lina Calin:

Onestamente, i progetti noiosi non mi influenzano più di tanto perché penso che la gestione progetti sia sempre molto stimolante. Sembra la risposta perfetta, lo so, ma…

Ben Aston:

Risposta perfetta, Lina.

Lina Calin:

Credo che a entusiasmarmi non sia tanto il prodotto che costruisco, quanto l’interazione con il team e il cliente, il mantenere tutto in ordine e vedere come da un’idea si arriva a un risultato finale. Il prodotto, lungo il percorso, diventa anche interessante, è bello se ci appassiona, ma ciò che mi entusiasma è portare qualcosa da una visione iniziale a qualcosa di concreto che può dare valore all’azienda, navigando tra ostacoli, relazioni, comunicazione con persone sempre diverse.
È questo il bello per me.

Ben Aston:

Quindi, è il processo, non il progetto, a tenerti coinvolta? Sì, capisco. Magari io sono diventato un po’ cinico negli anni, ma una delle cose che ho notato è che a volte è difficile coinvolgere il team su un progetto se, appunto, trovano il lavoro noioso. Allora tutto diventa una fatica. È lì che bisogna portare energia al team e farli appassionare, perché se non interessa a te, la demotivazione si riflette su tutti, il risultato finale non sarà buono e nessuno si divertirà. Un po' di positività fa sempre la differenza. Lina, dici le cose giuste.
Parliamo del fatto che i colleghi si rivolgano a te per risolvere i problemi. Credo che anche questo sia un ottimo indicatore che stai facendo bene. Se sei il “problem solver”, è quello per cui siamo qui; dobbiamo facilitare, aprire la strada al team. Nella mia esperienza, questo va da aggiustare una scrivania traballante a procurare nuovi strumenti informatici. Ad esempio, quanti sviluppatori o designer mi dicono “ci ho impiegato quattro ore perché c’è questo tool fantastico, ma non ce l’ho”. E io: “Quanto costa? 10 dollari? Hai già buttato via più soldi in tempo. Compriamolo subito.” Siamo quelli a cui ci si rivolge per i problemi, ma quando tu non hai la soluzione, che fai?

Lina Calin:

Bella domanda. Succede ogni giorno. Onestamente, vado su Google. Ho alcune community online di digital PM che sono risorse preziosissime quando ho un dubbio. Credo che spesso, per come mi esprimo con sicurezza, si pensi che sappia tutto, ma non bisogna aver paura di ammettere che c’è qualcosa che non sai, dire “nessun problema, ci penso io”, oppure “cerchiamo una soluzione insieme”. Poi si ricerca, si chiede a mentor, community, o semplicemente si fa una ricerca su Google.

Ben Aston:

Giusto, succede spessissimo. Capita che mi chiedano “Non so come risolvete questa situazione” e io: “Hai provato a cercare una soluzione? Perché è proprio quello che sto per fare. Cercare su Google.” E spesso la risposta è lì. Parte del lavoro del digital PM è anche saper cercare bene su Google.

Lina Calin:

Assolutamente.

Ben Aston:

Non sminuiamolo, non tutti sanno farlo. Parli anche dell’importanza di avere il controllo sul progetto. Per me questo è cruciale: sai che stai facendo bene quando hai il progetto sotto controllo. Sono curioso di sapere come fai a controllare i tuoi progetti. Come capisci se hai il controllo? Cosa usi per chiedere “Siamo in linea?” oppure “Siamo fuori strada?”

Lina Calin:

Confronto i progressi rispetto alla pianificazione. Controllo come vanno gli sviluppatori rispetto alle stime. Molto del mio ruolo è motivare e spingere il team a rispettare le previsioni e portare avanti i task. Ci sono le solite metriche, come evitare sforamenti di budget, soddisfare i clienti perché vogliano tornare, evitare stress o sovraccarico nel team. Al di là di questi indicatori, però, è fondamentale ricordare che ci saranno sempre imprevisti fuori dal nostro controllo; illudersi di poter controllare tutto è sbagliato.
Siamo tutti umani, inclusi noi. Uno degli aspetti chiave per mantenere il controllo è proprio la calma di fronte all’imprevisto, avere già pronte soluzioni ai problemi, preparare aspettative chiare per il team e per il cliente su come si lavora insieme e rendere tutti consapevoli che qualcosa potrebbe andare diversamente e bisognerà adattarsi.

Ben Aston:

Sì. Credo sia importantissimo avere la disciplina di controllare spesso: fare i report, verificare se siamo nei parametri, fare la riconciliazione tra preventivo e consuntivo… perché se non lo facciamo, perdiamo il controllo, specie se abbiamo tanti progetti. Serve tenere sempre sotto controllo la situazione. Un altro segnale interessante che citi è se il tuo team vuole lavorare ancora con te. L’ultima volta che ci siamo sentiti, eri l’unico PM in agenzia, è corretto?

Lina Calin:

Credo che abbiamo appena fatto un’offerta a un nuovo PM che dovrebbe iniziare presto.

Ben Aston:

Nessuna pressione, probabilmente ti sta ascoltando adesso. Speriamo lo sappia.

Lina Calin:

Sì.

Ben Aston:

Ottimo, vuol dire che hai creato valore; c’era solo un PM, ora le persone pensano che ci vogliono più Lina. Il team sta raddoppiando.

Lina Calin:

Proprio così.

Ben Aston:

È un ottimo risultato.

Lina Calin:

Sì, è davvero positivo, anche se può essere difficile all’inizio mentre mostri i vantaggi della gestione progetti. Vuoi più progetti, e come persona che mira agli obiettivi e alla perfezione vuoi anche che le competenze che porti siano coinvolte in sempre più progetti: col tempo ti rendi conto che sei troppo richiesto. Può avere effetti negativi, ma riconoscere presto il fatto che il team vuole più gestione e che più progetti vogliono il PM è un ottimo segnale; significa che hai dimostrato il valore del tuo ruolo.

Ben Aston:

Sì, sicuramente. In agenzia passare da nessun PM alla crescita è un momento importante. All’inizio devi ritagliarti uno spazio, definire il ruolo del PM. Poi, avendo successo, rischi di diventare troppo richiesto in breve tempo. Bisogna assumere in anticipo, prima di quanto pensi, altrimenti perdi efficacia e la percezione è che la gestione progetti non funzioni – quindi un piccolo consiglio: recluta prima! Così eviti che il carico diventi insostenibile. Più che altro, come dici anche tu nell’articolo,
la realtà è che questo lavoro è difficile, ma anche se a volte sembra che stai facendo male, non sempre le sensazioni rispecchiano la qualità del tuo lavoro. Essere messi alla prova, sentirsi spaesati, non definisce il nostro valore. Quello che conta sono questi aspetti: tenere a cuore ciò che facciamo, essere risorsa per risolvere problemi, avere il controllo, l’apprezzamento del team. La situazione di Lina è ottima: il team vuole più di te, vuol dire che stai lavorando bene.
Lina, grazie mille per essere stata con noi. È stato un piacere averci accompagnato.

Lina Calin:

È stato un piacere, grazie a voi.

Ben Aston:

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