Come Scegliere L’Opportunità Di Volontariato Giusta Per Crescere Nella Tua Carriera Di PM

Leggi la Trascrizione:

Stiamo provando a trascrivere i nostri podcast utilizzando un programma software. Per favore, perdona eventuali errori di battitura, dato che il bot non è corretto al 100% delle volte.

Galen Low: Ciao a tutti, grazie per essere qui. Mi chiamo Galen Low e sono parte di The Digital Project Manager. Siamo una community di professionisti digitali con una missione: aiutarci a vicenda a sviluppare competenze, acquisire fiducia e creare connessioni, così da amplificare il valore della gestione dei progetti nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com/membership.

Oggi approfondiamo il tema del volontariato e di come scegliere il ruolo di volontariato giusto per acquisire esperienza nella gestione di progetti e guidarti verso i tuoi obiettivi. Spoiler: a volte i ruoli migliori per acquisire esperienza PM non sono necessariamente quelli da project manager.

Con me oggi ci sono due figure di spicco dal mondo internazionale del project management, Yasmina Khelifi e Mayte Mata Sivera. Yasmina è senior project manager nel settore delle telecomunicazioni, podcaster e appassionata blogger. Mayte è a capo di un PMO nel settore retail e anche una relatrice prolifica. Insieme hanno appena pubblicato un libro proprio su questo argomento: si intitola "Il Viaggio del Volontariato verso la Leadership di Progetto".

Yasmina, Mayte - grazie mille per essere qui oggi.

Mayte Mata Sivera: Grazie a voi per l'invito.

Yasmina Khelifi: Grazie mille, Galen.

Galen Low: Come dicevo nell'introduzione, vorrei essere chiaro anche per chi ci ascolta.

Abbiamo già fatto un paio di episodi sul volontariato. Continuo a insistere su questo punto perché è fondamentale nelle conversazioni che ho: il classico paradosso del tipo "voglio esperienza nella gestione di progetti, ma per ottenerla serve già averla".

Cosa posso fare, allora? Come posso trovare un buon punto di partenza nella mia carriera di project manager? Spesso la risposta è che il volontariato è un ottimo modo per costruire quella prima esperienza che ti fa notare e che ti aiuta a ottenere certi ruoli. Finora abbiamo parlato di volontariato per acquisire esperienza nella gestione di progetti.

Ma oggi vorrei ampliare lo sguardo, mettergli una lente internazionale. E sarebbe interessante parlare anche di quelle esperienze affini che si possono acquisire; non per forza cercando ruoli di volontariato come project manager, perché sono probabilmente meno comuni di quanto si pensi. Ma è utile capire come scegliere l’opportunità giusta per sviluppare le competenze necessarie per avanzare nella carriera e non rimanere bloccati in quel circolo vizioso.

Vorrei iniziare ponendo una domanda a entrambe: qual è stato il ruolo di volontariato più insolito che avete avuto e che poi si è rivelato fondamentale nello sviluppo di una competenza chiave nella vostra carriera?

Mayte Mata Sivera: Inizio io, perché sono molto appassionata di volontariato, e una delle mie prime opportunità, quando mi sono trasferita qui nello Utah, è stata come volontaria per un TEDxSaltLakeCity.

Un evento TED locale. Tutti pensavano: "Wow, Mayte fa volontariato lì." Sì, ero responsabile della gestione. C'erano molte riunioni, molte scadenze, ma la mia prima esperienza concreta, il giorno prima dell'evento, è stata riempire bottiglie d'acqua. Due o tre ore in una stanza a pulire e riempire bottiglie d'acqua per prepararle per i partecipanti.

Ho scattato molte foto perché volevo ricordare quel momento così importante per me, soprattutto perché stavo collaborando con un'altra persona; abbiamo stretto un legame forte e mi ha presa per mano per insegnarmi tutto dell’evento il giorno dopo. La mia prima attività pratica è stata proprio riempire bottiglie d’acqua. Non importa che l’attività sia grande o piccola: impari sempre qualcosa.

E impari ancora di più se lo fai divertendoti e con una mente aperta.

Galen Low: Mi piace molto questo perché si tratta anche del rapporto con le persone attorno a te. Non importava davvero cosa stavi facendo: immagino che nella tua quotidianità la tua attività non sia quella di pulire e riempire bottiglie d’acqua, ma questo tipo di esperienza ti permette di legare con qualcuno, imparare dagli eventi e sviluppare quella capacità di esplorare cose nuove. Cosa ne pensi?

Mayte Mata Sivera: Erano 3.000 bottiglie d'acqua. 3.000 bottiglie in due o tre ore. È stato divertente, diciamo così.

Galen Low: Qual era la competenza principale, quella che hai portato via da quell’esperienza?

Mayte Mata Sivera: A parte aprire e pulire bottiglie...

Yasmina Khelifi: Pazienza, sviluppare pazienza, probabilmente.

Galen Low: Direi anche resistenza e perseveranza.

Mayte Mata Sivera: Credo che mi abbia insegnato come essere ossessionata dall’esperienza del consumatore.

Volevo davvero che i partecipanti avessero acqua fresca. Ho capito quanto sia importante servire gli altri e che le piccole cose contano, perché quando poi abbiamo distribuito queste bottiglie tutti erano entusiasti, perché non dovevano comprarle e diventavano quasi un souvenir col logo dell’evento.

Mi ha aiutato molto a crescere all’interno del team di volontari.

Galen Low: Mi piace molto! Capire che le cose apparentemente piccole sono in realtà molto importanti. Questa è una lezione applicabile ovunque.

Yasmina, qualche storia particolare di volontariato?

Yasmina Khelifi: La mia storia è forse meno eclatante di quella di Mayte, ma tu hai parlato di imparare cose nuove ed è proprio quello che ho scoperto anche grazie al volontariato, del quale sono diventata molto appassionata. Ho dovuto creare dei visual per i social media. Per me era qualcosa di completamente nuovo: non lavoro nel campo della comunicazione. Sono project leader, quindi collaboro con chi si occupa di comunicazione, ma non lo faccio direttamente.

Dovevo farlo io, una cosa nuova e all’inizio non mi sentivo affatto a mio agio, ma qualcuno doveva occuparsene perché il graphic designer se n’era andato. Così ho detto, proviamoci! Ho usato un software, ci siamo detti "abbiamo questo software, personalizziamo i modelli..." e così abbiamo anche potuto aiutare altri membri del team a imparare, visto che il grafico usava strumenti tecnici che non tutti potevano gestire. Era un modo per condividere e far circolare conoscenza nel team.

Galen Low: Mi piace anche questo aspetto legato alla comunicazione. Amo le storie dove ci si butta su qualcosa che non si sa fare, ci si spaventa, non c’è nessun altro e allora ci si lancia. E adesso hai imparato quella cosa: già solo questa è una competenza enorme.

Ma mi piace anche il ragionamento sul perché sia importante, sul come sfruttare questa esperienza per migliorare la comunicazione e crescere. Forse non usi Photoshop o Canva tutti i giorni, ma ora se qualcuno dovesse dire "servono visual per i social media", hai la sicurezza di poter intervenire, sicura di poter imparare velocemente qualsiasi software. Anche questa è una competenza appetibile.

Yasmina Khelifi: Esatto. E quello che conta, e probabilmente ne parleremo ancora, è che non ero sola. Facevo parte di un team di progetto: alcuni potevano darmi feedback, aiutarmi e supportarmi, così potevo correggere e migliorare via via.

Galen Low: Mi piace molto, la sicurezza e la collaborazione. In molti casi nel volontariato c'è questa tolleranza all’errore perché sei appunto un volontario: non ti hanno scelto perché sei già bravissimo, ma perché c’era bisogno. Tutti sanno che dovrai imparare e che l’importante è fare il meglio possibile: un modo ideale per acquisire nuove abilità senza troppa pressione.

Mi piacerebbe allargare la prospettiva, perché avete scritto insieme un libro sul volontariato. È una cosa abbastanza nuova: non ci sono tanti libri sull’argomento! Cosa vi ha spinto verso questo percorso e poi a scriverci sopra addirittura un libro, che è un compito impegnativo?

Yasmina Khelifi: Per me il percorso è iniziato perché sentivo, nel lavoro, il bisogno di più sfide esterne. Non riuscivo a spiegarlo bene all’epoca, l'ho capito solo dopo, ma sentivo che mi serviva qualcosa oltre il mio lavoro quotidiano. Ricordo un formatore del PMP che ci suggerì di fare volontariato nel nostro chapter locale. Così ho detto: perché non provare?

Per quanto riguarda il libro, il mio obiettivo era dare risposte alle tante domande che avevo quando ho iniziato e che non osavo nemmeno fare agli altri.

Galen Low: Un viaggio pieno di mistero!

E anche a livello culturale, qui da me c’è l’idea che si dovrebbe fare volontariato, ma molti si bloccano al primo passo: come trovare la giusta opportunità? Cosa aspettarsi? Quali obiettivi porsi? Se ne parla poco. Apprezzo molto la vostra scelta di rispondere a queste domande, raggiungendo più persone possibili.

Mayte, per te invece il volontariato cosa ha rappresentato?

Mayte Mata Sivera: Il mio percorso è iniziato quando mi sono trasferita nello Utah.

Ero tra un lavoro e l’altro, non conoscevo nessuno, cercavo un posto dove sentirmi parte di qualcosa e conoscere persone. Non avevo amici e cercavo una rete di supporto: così ho trovato l’evento TEDxSaltLakeCity e il chapter locale PMI. Il primo perché ammiravo la missione TED, il secondo perché avevo appena preso la certificazione PMP: mi sembrava il posto ideale per incontrare persone con la mia stessa mentalità.

Riguardo il libro, ho sempre voluto condividere conoscenza. All’università insegnavo lingue agli altri per aiutarli a praticare. Così mi è sembrato utile scrivere un libro per spiegare come fare davvero volontariato in modo efficace. È stata un’esperienza molto gratificante poterlo condividere.

Preciso che il libro non è un memoir sul riempire bottiglie o sulla creatività dei visual: può aiutare tanti a capire la bellezza del volontariato e l’utilità di quelle competenze nel contesto lavorativo.

Galen Low: Mi piace molto! Tutto gira intorno alla comunità e alla condivisione della conoscenza. E poi spesso si dimentica che, anche se non prevedibile, le persone che incontri fanno parte del tuo networking. A meno che uno non venga chiuso in una stanza a fare il volontario da solo a leccare francobolli, si lavora quasi sempre in gruppo e spesso si conoscono persone da cui imparare tanto. Non ricordo, nella preparazione, se hai menzionato la persona delle bottiglie d’acqua: siete ancora in contatto?

Mayte Mata Sivera: Sì, certo, siamo ancora in contatto! Si è trasferita in un altro stato, ma ci scriviamo auguri di compleanno e simili. Lunedì c’è anche un nuovo evento e per la prima volta parteciperò come semplice spettatrice dopo sei anni di volontariato: sono emozionata! Chissà se riuscirò a stare ferma tra il pubblico o finirò dietro le quinte ad aiutare se vedo qualcosa da fare.

Quindi ho comprato il biglietto e mi godrò l’evento insieme agli altri.

Galen Low: Fantastico! Ora puoi giudicare le bottiglie d'acqua...

Mayte Mata Sivera: Spero che le preparino come si deve questa volta!

Galen Low: È all'altezza dei miei standard? Devo dire che sono stato tentato di racchiudere tutto il vostro libro in questa puntata di podcast, ma sarebbe troppo. Metterò il link nelle note dell’episodio: ci sarà anche un piccolo sconto per chi ci ascolta. Grazie di averlo concesso! Copiate il codice, procuratevi il libro: condividere questa conoscenza è fondamentale, non dovrebbe essere qualcosa di nascosto.

Passo ad un altro argomento: mi sono reso conto che la mia prospettiva è molto nordamericana, dove il volontariato è quasi un rito di passaggio — lo si fa per entrare all’università, per un lavoro, ecc. Ma in realtà cambia molto secondo le culture! Nel vostro libro avete intervistato persone di tutto il mondo sull’argomento. Quali differenze interessanti avete notato nell’approccio al volontariato tra vari paesi e culture?

Yasmina Khelifi: Hai ragione. Abbiamo intervistato più di 100 volontari e fatto alcune survey per avere dati reali, oltre alle nostre esperienze e testimonianze. L’obiettivo non era una ricerca formale sul tema culturale, ma nella mia esperienza (sono francese), a scuola il volontariato non era valutato per niente nel percorso di studi. Nei colloqui di lavoro, dire di fare volontariato in una organizzazione per progetti non portava nessun valore. In Francia si punta molto su titoli di studio ed esperienze lavorative concrete, almeno era così nella mia esperienza; forse adesso, con la globalizzazione, sta cambiando.

Nel libro raccontiamo anche la storia di una persona argentina: ci disse che quando iniziò a fare volontariato tutti furono sorpresi — sembrava assurdo lavorare gratis! Anche in Francia, la maggior parte dei volontari allora erano pensionati o persone in prepensionamento che volevano tenersi occupati.

Ecco perché io sono arrivata piuttosto tardi al volontariato, rispetto a te, Galen.

Galen Low: Davvero interessante! Ci si trova quindi a lavorare con volontari che perseguono obiettivi diversi: non tutti vogliono diventare project leader, magari molti sono lì solo per non annoiarsi. E non è detto che un recruiter consideri il volontariato come qualcosa di importante; ma in realtà può diventare un’esperienza significativa, dipende da come la si valorizza.

Qui forse possiamo passare alla parte pratica: come si trova l’opportunità giusta? E cosa rende un ruolo di volontariato adatto a una persona che aspira a diventare project leader?

Yasmina Khelifi: Nel nostro libro "Il Viaggio del Volontariato verso la Leadership di Progetto", cerchiamo di aiutare le persone a trovare il ruolo adatto. Prima di tutto, invitiamo a individuare i propri obiettivi SMART: cosa vuoi imparare? Cosa vuoi ottenere? Poi spieghiamo i diversi ruoli disponibili: collaboratore di progetto, leader di progetto, membro del consiglio, volontario globale... Infine abbiamo creato una "volunteering canvas" per aiutare il lettore ad allineare gli obiettivi SMART ai ruoli di volontariato.

Galen Low: Molto interessante.

Mayte Mata Sivera: Assolutamente! Yasmina ha già riassunto. La cosa fondamentale da ricordare è che bisogna scegliere qualcosa che ci dia gioia. Il volontariato non deve finire sulla lista delle cose da fare tipo "lavare i panni, portare a spasso il cane, fare la spesa, fare volontariato". Deve essere qualcosa che ti ricompensa e ti porta soddisfazione. Viviamo in un mondo pieno di problemi e stress: quando si compila la canvas bisogna sempre lasciare spazio a un sorriso e scegliere qualcosa che appassiona.

Galen Low: Giusto: spesso, almeno attorno a me, il volontariato è visto come dovere, un esercizio da spuntare. "Ok, ho aiutato in mensa, ora vado avanti". E invece non è questo lo spirito! Anche per l’ammissione universitaria, l’obiettivo molte volte è solo accumulare ore invece di trovare qualcosa che abbia davvero impatto, che piaccia davvero. Le relazioni che ne nascono saranno diverse e molto più significative.

Mi piace molto l’idea della canvas, anche se ancora non l’ho vista: sono convinto però che non serva per forza cercare il ruolo da project manager volontario per diventarlo davvero; conta più trovare qualcosa che ti permetta di crescere, conoscere persone del settore che cerchi, sviluppare skill utili. Spesso chi cerca un volontariato simile al proprio lavoro futuro fatica a trovarlo, proprio perché spesso non esiste. È costruendo competenze trasversali e conoscenze che si può arrivare a ricoprire il ruolo desiderato.

Yasmina Khelifi: Sì, e quanto ha detto Mayte sulla gioia è davvero fondamentale. Ho visto persone che volevano essere assolutamente membri di board solo per avere la scritta accanto al nome, ma poi diventavano colli di bottiglia, senza tempo, senza reale partecipazione e presa di decisione, causando frustrazione nel resto del team. Da fuori non dà una buona immagine: ci sono ottimi modelli di volontariato, ma anche meno positivi.

Galen Low: Sì, spesso si pensa che il ruolo da membro di board sia poco impegnativo, ma in realtà non è così: serve tempo, dedizione e consapevolezza. Ho avuto ospite Karl Sakas, che siede su board da sempre ed è un ottimo esempio di dedizione e organizzazione. Non si tratta solo di aggiungere un titolo, ma di essere davvero parte attiva. È importante scegliere un ruolo che si possa davvero sostenere nel tempo; il volontariato richiede impegno e deve avere senso per sé stessi.

Mayte, condivido quello che dicevi: deve essere legato a una causa che ti dia gioia!

Davvero avete pensato a tutto! È fondamentale condividere questa conoscenza.

Provo ora a rispondere anch’io al titolo dell’episodio e al tema iniziale: non sempre quello che ti aiuta a crescere come project leader è l’esperienza di volontariato da vero project manager.

Abbiamo parlato di riempire bottiglie e di fare graphic design: la vera domanda che tutti si pongono è come tradurre queste attività nel CV, come raccontarle in modo efficace in un colloquio per diventare project leader. Mayte, non penso tu abbia mai detto "merito il posto perché sono bravissima a riempire bottiglie"!

Mayte Mata Sivera: Da allora sono più attenta ai dettagli! Dovevo chiudere bene le bottiglie, non volevo che qualcuno trovasse perdite. In ogni attività impari sempre qualcosa.

Galen Low: Giusto!

Yasmina Khelifi: E penso anche che Mayte, anche se eri già empatica, il volontariato ti abbia dato una nuova prospettiva: ora sai quanta fatica serve per certe attività. Se tra i tuoi collaboratori qualcuno si occupa di preparare bottiglie, sai valorizzare il suo lavoro.

Il volontariato permette di vedere le cose da punti di vista diversi, di imparare cose nuove e mettersi in gioco accettando errori e imparando sul campo.

Galen Low: A volte serve anche il parere esterno per capire che cosa si è imparato davvero da certe situazioni diverse.

A proposito, Yasmina, se pensi all’esperienza di graphic design: come racconti quell’esperienza nel contesto della leadership?

Yasmina Khelifi: Per me soprattutto mi ha aiutata a curare di più le brochure e le presentazioni: l’attenzione grafica al messaggio. Mi ha dato anche più fiducia nel proporre soluzioni creative. Ad esempio, qualche anno fa abbiamo organizzato un evento tecnico e ho creato da sola un piccolo poster di benvenuto; potevo chiedere alla comunicazione aziendale, ma l’ho fatto io ed è stato apprezzato.

Il volontariato ti permette davvero di imparare facendo e di conoscere tante persone. Anche il networking è una questione culturale: in Francia per esempio la parola "réseauter" (fare networking) è brutta e poco usata, mentre invece il volontariato ti fa davvero conoscere persone in modo naturale, collaborando e divertendoti. È anche così che io e Mayte ci siamo conosciute: abbiamo lavorato due anni insieme, scritto articoli, fatto webinar, realizzato podcast e pensato al libro, tutto a distanza!

Galen Low: Incredibile! Non avevate mai lavorato dal vivo fino a ottobre scorso?

Mayte Mata Sivera: Esatto, ci siamo incontrate solo a un convegno di management molti mesi dopo. Tutte quelle call Zoom con otto ore di fuso orario ci hanno aiutate a collaborare meglio anche con team remoti. Il volontariato è sempre esperienza di apprendimento.

Galen Low: Fantastico!

Un’ultima riflessione: Mayte, tu hai citato TEDx. Nella mia cerchia spesso si guardano le grandi marche ("Wow, TEDx!") pensando che basti il nome; invece conta soprattutto la cura dei dettagli per realizzare un’esperienza di qualità. Non importa il ruolo: tutto concorre alla riuscita. Poter contribuire a una manifestazione di quel livello dà molto valore all’esperienza.

Mayte Mata Sivera: Sì, ogni dettaglio concorre al risultato finale. Ci sono situazioni impreviste e stressanti: ad esempio improvviso maltempo, piani da riorganizzare e cose da spostare su due piedi. Ti insegna ad essere agile, adattabile, qualità utili anche nella gestione dei progetti.

Galen Low: L’adattabilità è fondamentale! Adoro anche vedere i reality sulle ristrutturazioni: è un progetto accelerato, in cui le cose cambiano, ci sono imprevisti, e bisogna adattarsi. È così anche nella gestione dei progetti: servono molte soft skill non scritte nei manuali!

Mayte Mata Sivera: Mi sto davvero divertendo a parlare con voi! Siete appassionati come me di questi temi!

Galen Low: Mi sto divertendo anch'io! Io stesso non ho mai fatto volontariato, ma dopo questa conversazione quasi me ne pento: ci sono tante opportunità di usare meglio il proprio tempo, lavorando con gli altri invece che in isolamento. Tutti i consigli che avete dato sono preziosi: metterò sicuramente il link al libro qui sotto. Yasmina e Mayte, siete molto attive almeno nella mia rete LinkedIn; consiglio a tutti di seguirvi. Grazie ancora per essere state con noi!

Mayte Mata Sivera: Grazie a voi!

Galen Low: Grazie a tutti! Se volete unirvi alla conversazione con oltre mille altri appassionati di project management, venite nella nostra community: thedigitalprojectmanager.com/membership. Se vi è piaciuto l’episodio, iscrivetevi e restate in contatto su thedigitalprojectmanager.com. Alla prossima e grazie per l'ascolto.