Il Retro: Come Passare a un Ruolo di Project Management

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Kelsey Alpaio: Ciao a tutti e benvenuti al podcast Digital Project Manager. Sono Kelsey Alpaio e oggi affrontiamo un grande tema: come si ottiene il primo ruolo da project manager? Forse hai già gestito progetti in modo non ufficiale e ora sei pronto a farlo ufficialmente, oppure stai cambiando carriera e ti chiedi: come posso davvero convincere i responsabili delle assunzioni che ho le qualità giuste?

Andiamo ad analizzare tutto: quali competenze servono davvero, come valorizzarti nel curriculum e nei colloqui, e quali sfide potresti incontrare lungo il percorso. E fortunatamente, oggi abbiamo un ospite incredibile che ci aiuterà a orientarci su tutto questo. Ogaga Johnson, fondatore e CEO di Verisult, una società di formazione e consulenza che aiuta le persone ad entrare in carriere molto richieste come il project management.

Ogaga, benvenuto al nostro podcast!

Ogaga Johnson: Grazie mille Kelsey. Sono entusiasta di essere qui.

Kelsey Alpaio: Perché non ci racconti un po’ di te e del lavoro che fai.

Ogaga Johnson: Sì, come hai già menzionato, grazie per l’introduzione. Sono Ogaga Johnson e con il mio team mettiamo la persona e la crescita al centro di tutto ciò che facciamo.

Tutto ciò che facciamo in Verisult è finalizzato allo sviluppo e all'empowerment delle persone. Una delle cose fondamentali che facciamo è aiutare i professionisti, specialmente gli immigrati, ad avviare e a prosperare nelle loro carriere. Non in qualsiasi carriera, però: ci concentriamo sulle professioni più richieste, perché sono proprio questi i lavori che avranno un grande bisogno di personale.

Parliamo di necessità di mercato, di domanda lavorativa. Quindi il nostro obiettivo è contrastare la carenza di manodopera, formando e supportando le persone per ricoprire questi ruoli richiesti che sono già presenti e cresceranno ancora di più.

Kelsey Alpaio: Fantastico. Andiamo subito al dunque. Secondo te, qual è la parte più difficile nel trovare e ottenere quel primo ruolo o titolo di project manager?

Ogaga Johnson: Dopo aver lavorato con migliaia di persone che desiderano entrare nel ruolo di project management tra Regno Unito, Canada e Stati Uniti, la cosa più comune che ho visto è che spesso già solo arrivare a fare un colloquio è molto difficile. Se non riesci a parlare con un responsabile delle assunzioni o a comunicare davvero il tuo valore, non avrai la possibilità di arrivare a una proposta.

Il processo più difficile è proprio riuscire a tradurre le proprie competenze e esperienze, spiegandole in modo da evidenziare il valore che si può offrire in un ruolo di project management. Questa è la difficoltà più grande che vedo affrontare da molte persone, specialmente da chi vuole fare questa transizione e non ha mai avuto un titolo ufficiale da project manager.

Voglio fare il salto. Questa è la vera sfida: come posso tradurre ciò che faccio attualmente o le mie esperienze in questo nuovo ruolo che so di poter ricoprire, anche se non ho mai avuto il titolo?

Kelsey Alpaio: Quali sono allora alcune di quelle capacità che dovresti possedere e mettere in risalto nel tuo curriculum per essere chiamato a colloquio quando ti candidi al tuo primo ruolo da project manager?

Ogaga Johnson: Direi che innanzitutto bisogna capire che ogni persona è diversa. Siamo tutti unici. Ognuno ha esperienze e background diversi. Magari qualcuno ha la stessa formazione, ma durante l’università non abbiamo imparato le stesse cose in classe. Quindi tutti abbiamo un bagaglio unico. Prima di tutto, occorre capire qual è il valore che porterò nello spazio del project management.

È inutile inviare il curriculum dappertutto. Nel nostro team abbiamo uno slogan: "Non cercare di confonderti tra la folla". Sii strategico. Qual è la mia proposta di valore unica? Lo facciamo spesso nel business, nel marketing: qual è la proposta di valore unica di un’azienda?

E lo stesso vale per la carriera. Stai vendendo competenze e servizi. Pensala come un business. Qual è la proposta di valore che ti farà distinguere da tutti gli altri milioni di candidati per lo stesso ruolo di project management? Questo è il primo passo. Per esempio, se qualcuno lavora da un po’ nel settore dell'organizzazione eventi, tecnicamente sta già facendo del project management. Allora, puoi trasferire queste competenze in un ruolo di project manager o coordinatore di progetto nell'ambito eventi, per esempio in un’associazione non profit, perché questo tipo di entità organizza molti eventi. Oppure anche nel marketing di una grande organizzazione.

Quindi, guarda la tua esperienza specifica: dove hai esperienza di valore nel settore? Su quali settori puoi facilmente fare il tuo ingresso per passare al project management? Magari non è il tuo ruolo dei sogni, ma è un trampolino di lancio. Come inizi non sarà necessariamente come finirai, ma è un modo per partire. Da lì puoi costruire il profilo di esperto e poi andare avanti. Ecco perché il primo passo è capire qual è la tua proposta di valore, individuare il settore su cui puntare in base a ciò che sai fare.

Poi, ogni lavoro è diverso. Non si può usare sempre lo stesso curriculum. So che è una cosa che chi cerca lavoro non vuole sentire. Ricevo spesso richieste di scorciatoie, ma è la verità. Assumo tanti project manager per diverse organizzazioni e un aspetto importante che analizzo è: "Il loro curriculum dimostra che sono in grado di fare ciò di cui ho bisogno"? Quelle sono le persone che chiamo al colloquio. Anche se sei grandioso, non posso saperlo se il tuo curriculum non lo dimostra. Non solo che sei capace in generale, ma capace di risolvere i problemi precisi o rispondere alle esigenze che ho in quell'organizzazione.

Quindi devi adattare il curriculum al singolo lavoro. Bisogna imparare a leggere le job description, trovare cosa cercano davvero, cosa si aspettano e mostrare che puoi offrire proprio quel valore.

Questi sono i due consigli principali: adatta il curriculum per ogni candidatura, ma soprattutto comprendi dove sta il tuo valore. Se vedi un annuncio e ti rendi conto che non hai davvero quello che serve – non perché non potresti averlo, ma perché ora la tua proposta di valore è un'altra – magari non è il caso di iscriversi. È solo una perdita di tempo.

E la quantità di rifiuti ricevuti può essere davvero dolorosa a livello emotivo. Quindi, comprendi la tua proposta di valore ed iscriviti solo alle offerte che ci si allineano. Questi sono i miei due consigli top.

Kelsey Alpaio: Hai menzionato che potrebbero esserci certi settori dove è più facile entrare come PM. Quali sono quelli su cui chi cerca il primo impiego dovrebbe puntare?

Ogaga Johnson: Ottima domanda, perché non tutti sono già esperti in un particolare campo, quindi non c’è una regola assoluta. Dipende anche dal paese in cui ci si trova.

In Canada, ad esempio, stiamo vedendo un aumento delle associazioni senza scopo di lucro. È una cosa che ho notato di recente. Queste associazioni cercano risorse perché hanno bisogno di capacità e, spesso, gestiscono progetti molto diversi tra loro – e richiedono persone con competenze di project management. Anche se il titolo non è sempre "project manager" o "project coordinator", cercano comunque chi possiede queste competenze. È quindi un buon settore su cui puntare. Ovviamente, non sempre le associazioni non profit pagano quanto le organizzazioni a scopo di lucro, ma l’esperienza che puoi acquisire può essere talmente vasta che un anno lì può valere come due anni altrove.

Un’altra area interessante sono le aziende tecnologiche in forte crescita, le startup tech, dato il continuo cambiamento e l'innovazione. Queste realtà hanno bisogno di persone per crescere e scalare i loro prodotti. Se puoi dimostrare il tuo valore al founder o a un dirigente, hai molte più possibilità di ottenere una prova sul campo e poi dimostrarti.

Quindi questi sono i due settori principali su cui io punterei.

Kelsey Alpaio: Sì, ha molto senso.

Hai anche accennato all’importanza di mostrare il proprio valore su curriculum e colloquio. Ma ci sono delle competenze fondamentali, degli strumenti e metodologie che ogni PM dovrebbe già possedere per essere preso in considerazione? Quali competenze bisognerebbe iniziare a sviluppare subito, se ancora non le hai?

Ogaga Johnson: Assolutamente. Esistono competenze fondamentali. Nel campo del project management, esistono organismi di riferimento come il Project Management Institute, e altre associazioni che "regolamentano" la professione.

Hanno semplificato molto le cose, basti pensare ai principi e ai processi base che ogni PM deve affrontare. Adesso, con l’intelligenza artificiale che si occupa di molte attività tecniche e amministrative quotidiane che svolgevano i project manager, resta un aspetto che l’IA non può sostituire: saper comunicare efficacemente con le persone. Ogni individuo cambia, ogni giorno cambiano emozioni e umore. Quindi una delle cose più importanti è la comunicazione. I PM comunicano oltre il 90% del tempo: sono sempre a comunicare. Una comunicazione efficace è fondamentale.

La comunicazione si collega anche alla gestione degli stakeholder. Nel project management si lavora moltissimo con le persone, cercando di influenzare e portare a termine le attività. Quindi bisogna saper relazionarsi bene con gli altri, avere ottime capacità interpersonali, negoziare – anche se non si usa propriamente il termine "negoziazione", ma se stai convincendo un membro del team a svolgere un compito entro una certa data lo stai influenzando e negoziando.

Imparare a costruire relazioni è fondamentale. Queste sono le capacità centrali: gestione degli stakeholder, comunicazione efficace e le basi su come portare a termine un progetto, dalla pianificazione all’esecuzione fino al monitoraggio e al recupero se qualcosa va fuori strada. Indipendentemente dalla metodologia (waterfall, agile, ibrido), la cosa fondamentale è capire come portare un’idea alla realtà. Questa è la vera essenza del project management. E saper lavorare con le persone è il modo di realizzarlo.

Kelsey Alpaio: Parliamo spesso dei "project manager accidentali", cioè quelli che già gestiscono progetti nel lavoro quotidiano ma non hanno il titolo. Secondo te, quanto il passaggio a un ruolo formale di project management dipende dalla fiducia in se stessi, dal sentirsi davvero project manager e dal valorizzare la propria esperienza?

Ogaga Johnson: Io credo che tutti abbiano competenze di project management. Per me funziona così: se hai lavorato almeno due-tre anni, è altamente probabile che tu abbia fatto qualcosa di legato alla gestione progetti, perché tutte le organizzazioni devono sviluppare progetti per cambiare, innovare o migliorare.

Quindi quasi tutti hanno fatto parte di almeno un progetto, soprattutto se hanno lavorato durante il Covid. In quel periodo sono stati necessari cambiamenti per permettere il lavoro da casa: quello era un progetto. Dopo averlo realizzato, si poteva solo migliorare il processo, che è anch’esso project management. Quindi, se hai lavorato per più di due anni, probabilmente hai già competenze di project management.

Consiglio sempre di identificare nella propria esperienza le attività di gestione progetti: ci sono state azioni specifiche che hanno portato a un cambiamento o a un risultato definito? Qualcosa con un inizio e una fine? Se sì, non parliamo solo di operatività.

Quando parlo con le persone si rendono conto che spesso hanno fatto parte di questi processi, anche solo aiutando in team. E questo significa già aver fatto project management. Una volta che le persone riconoscono le proprie competenze, la transizione è più facile e arriva la fiducia. Spesso il problema principale che riscontro è il "mindset". Molti si sentono inadeguati o soffrono la sindrome dell’impostore: "ma sono davvero in grado di farlo? Posso definirmi un project manager?". Ma se l’hai già fatto, puoi! Il mio lavoro con gli studenti è molto di ristrutturazione mentale: se non credi in te stesso, nemmeno il recruiter lo farà.

Bisogna credere di possedere davvero quelle competenze, soprattutto se ci si è formati e migliorati. Avere sotto mano una "brag sheet" – cioè un elenco dei successi raggiunti – aiuta molto. I fatti sconfiggono sempre la sindrome dell’impostore: se hai davvero portato a termine quel progetto di miglioramento, è un dato di fatto. Quindi avere sempre a mente questi episodi ti aiuterà ai colloqui. La sicurezza è davvero importante: se non credi di poterlo fare, nemmeno gli altri lo crederanno.

Kelsey Alpaio: Mi piace molto il concetto per cui i fatti vincono sempre sulla sindrome dell’impostore. Segnarsi ogni successo e lasciar parlare le esperienze quando si cerca questo tipo di ruolo, davvero un ottimo suggerimento.

Quali sono i principali errori che le persone commettono nel tentativo di ottenere il loro primo titolo da PM?

Ogaga Johnson: Ne menzionerei due. Il primo è il "quick apply". Vorrei poter eliminare questa funzione da tutte le piattaforme di ricerca lavoro! Non farlo mai, anche se il tuo curriculum è super personalizzato per un settore, come può essere l’healthcare. Sembra che sia sempre lo stesso lessico, sempre le stesse competenze richieste. Ma qualcun altro che avrà letto con attenzione il singolo annuncio noterà che, ad esempio, una cosa fondamentale che cercano è l’esperienza nel miglioramento dei processi e dunque adatterà il proprio CV di conseguenza. Sarà lui a ottenere il colloquio e non tu, che hai inviato la versione standard. Il 90% candida CV identici, quindi cosa ti fa entrare in quel 10% che si distingue?

Quindi, niente "quick apply" e candidature a tappeto. Personalizza sempre il tuo curriculum. È una scocciatura, ma oggi esistono diversi strumenti di intelligenza artificiale che possono aiutare, basta poi verificare e aggiustare. Questo è il primo punto. Il secondo errore è simile: non capire il proprio valore. Vedo spesso post in cui si dice: "Ho inviato 1000 candidature, fatto 5 colloqui, ricevuto un’offerta." Non è efficace ricevere centinaia di rifiuti: questo danneggia l’autostima e la salute mentale. Non è una buona strategia per cercare lavoro. Bisogna invece capire qual è il proprio vero valore nel percorso professionale. Magari non è il ruolo dei sogni, ma è quello giusto ora per entrare e mettere il piede dentro la porta. Così potrai migliorarti nel tempo.

Cerca di concentrare le energie dove ha senso. Candidarsi richiede molta energia, quindi valorizzala applicando una strategia di ricerca lavoro chiara. Ogni azienda ha una strategia e dovresti farlo anche tu per la tua carriera. Considerala come il tuo business: stai vendendo competenze e vieni pagato per questo. Quando adotti questo mindset imprenditoriale in ambito carriera le cose cambiano.

Kelsey Alpaio: Hai accennato ai rifiuti. Sembra un elemento dominante in questo processo: riceverai tanti "no" anche se ti candidi alle posizioni giuste. Come consigli di gestire questa situazione e superare il continuo "no" che si può ricevere?

Ogaga Johnson: Penso che lo hai già detto tu stessa: i rifiuti ci saranno. È normale e non è pessimismo. Ci sono tantissime persone alla ricerca di lavoro. Quindi arriveranno dei no. Basta preparare la propria mente e focalizzarsi su ciò che si può controllare. Se hai lavorato bene sul curriculum, l’hai personalizzato e hai mostrato il tuo valore, hai fatto il massimo che potevi. Non puoi controllare se qualcuno deciderà di chiamarti: quindi concentrati su ciò che dipende da te e vedrai che il ruolo arriverà.

Se hai fatto il massimo e non va bene, non era per te! Vai avanti. È questo che consiglio sempre.

Kelsey Alpaio: Mi piace molto.

Un’ultima domanda per concludere. Se qualcuno vuole iniziare da subito a lavorare per ottenere il suo primo ruolo da PM, qual è la prima cosa che potrebbe fare già oggi o questa settimana per avvicinarsi a quell’obiettivo?

Ogaga Johnson: Consiglierei di fare mappatura/carriera e analisi delle competenze. Puoi farlo già adesso. Serve a capire: possiedo già esperienze di project management nella mia vita? Anche attività di volontariato. Non solo il lavoro retribuito offre queste esperienze. Io, ad esempio, ho iniziato tramite volontariato nella mia chiesa, come coordinatore giovanile.

Sono competenze utilissime: gestire persone, motivare volontari (che è molto più difficile che motivare chi è pagato), sviluppare capacità di influenza e negoziazione. Quindi, fai una verifica: quali esperienze ho che rientrano nel project management? Se non ne trovi, creale e cerca queste opportunità. Analizza poi quali competenze hai trasferibili dal tuo attuale ruolo, che si possano applicare al project management. Mappatura di carriera e analisi delle competenze sono la prima cosa. Se non hai una direzione chiara, andrai a caso. Ma con una direzione, è molto più facile raggiungere l’obiettivo.

Kelsey Alpaio: Grazie Ogaga di essere stato con noi oggi. È stato davvero utilissimo.

Ogaga Johnson: Grazie mille. È stato un piacere rispondere alle domande e essere qui. Grazie a voi.

Kelsey Alpaio: È tutto per il Retro di oggi. Seguici per non perdere mai una puntata! E se vuoi continuare la conversazione con una community di oltre mille professionisti del project management, vieni a trovarci su thedpm.com/membership. Grazie per l’ascolto!