Come Ottimizzare il Tuo Portafoglio di Project Management

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Galen Low: Ti svegli in un bagno di sudore freddo. Ti sei ricordato di aggiornare il piano delle risorse per rispecchiare il personale di cui hai bisogno? Hai inserito la data giusta nel report di avanzamento prima di inviarlo al team esecutivo? E cosa voleva dire Suze quando ha detto che aveva concluso un accordo che aggiungerà 8 nuovi progetti alla pipeline il mese prossimo?

Gestire un progetto è una cosa. Ma orchestrare più progetti per evitare impatti negativi sul resto dell’azienda — è tutta un’altra storia.

Se la gestione manuale, i silos dipartimentali opachi e l’incapacità di vedere il quadro più ampio ti fanno perdere il sonno... continua ad ascoltare.

Approfondiremo la delicata arte della gestione del portafoglio progetti e come gli strumenti giusti possono ridurre i costi, dare visibilità e costruire fiducia in tutta l’organizzazione.

Ciao a tutti, grazie per esservi sintonizzati. Mi chiamo Galen Low e faccio parte di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali in missione per aiutarci a vicenda a migliorare le competenze, acquisire fiducia e connetterci, così da amplificare il valore della gestione progetti nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com.

Bene. Oggi parliamo di un argomento molto interessante... gestione del portafoglio progetti. E in particolare, come ottenere il consenso della dirigenza per investire in uno strumento che aiuti i tuoi progetti e la tua azienda a funzionare meglio. Quindi con me oggi c’è una leader in questo settore, Michelle Watkins—Fondatrice e Managing Partner della società di consulenza progetti Global PMO Partners.

Ciao Michelle!

Michelle Watkins: Ciao Galen. Come stai?

Galen Low: Sto bene. E tu?

Michelle Watkins: Sto bene, grazie per avermi invitata oggi.

Galen Low: Felice di averti nel programma. È stato anche bello conoscerti mentre ci siamo preparati per questa intervista. Quindi, Michelle e io abbiamo fatto un bel po’ nerding su gestione del portafoglio progetti per diverse settimane, scambiandoci idee.

Non vedo l’ora di entrare nel vivo. Ma prima, vorrei dare agli ascoltatori l’opportunità di conoscerti un po’. So che hai una profonda esperienza e una vasta competenza nel lavorare con dirigenti per trasformare e ottimizzare aziende basate sui progetti. Ti chiederei: puoi raccontarci perché hai fondato Global PMO Partners e anche un po’ sull’impatto che crei sui tuoi clienti?

Michelle Watkins: Certamente. Per me, sono stata nel settore della programmazione e gestione progetti per grandi aziende per molto tempo. Mi sono sempre ritrovata a svolgere il mio lavoro quotidiano come project manager o successivamente come leader PMO, e col tempo gli strumenti e la tecnologia che usavamo erano assolutamente fondamentali nel semplificare i processi a ogni livello, giusto?

Per garantire l’integrità dei dati e la visibilità in tempo reale. Siamo accoppiati a questi, i fattori chiave di successo. Ci siamo passati tutti, vero? Abbiamo usato quei classici strumenti di gestione progetti a un certo punto, nel nostro percorso: Microsoft Project, Excel, Google Sheets, Microsoft Access. Probabilmente abbiamo provato di tutto.

Credo di aver visto qualcuno tentare di gestire un progetto anche su Word o Quip. Ma, sai, il problema che tutti noi affrontiamo come project manager e leader PMO è che siamo abituati ai piani di progetto e a come appaiono in qualcosa tipo Microsoft Project.

Ma uno degli ostacoli reali è: come riusciamo a mettere tutto insieme in un unico strumento? Come riusciamo a mettere insieme visualizzazioni per i clienti e i leader aziendali in modo che abbiano uno strumento solo, che abbia piani progetto, RAID log, richieste di cambiamento, liste contatti, e in più la potenza di report e dashboard, rendendo il tutto un’esperienza perfetta?

Quindi, leggi, ci siamo passati tutti, vero? Che tu sia in un’organizzazione di servizi professionali o in una IT, i clienti e i leader non vogliono vedere i dettagli dei tuoi piani progetto. Le menti non ragionano come un PM. Vogliono immagini alimentate dai dati reali, viste aggregate che raccontano una storia.

Così 13 anni fa trovai una piattaforma chiamata Smartsheet, che è una grossa parte della base di quello che facciamo in Global PMO Partners ogni giorno. Siamo partner platinum di Smartsheet. In Smartsheet, ciò che ho potuto fare in varie organizzazioni in cui ho lavorato internamente, è stato ottenere tutto ciò di cui avevo bisogno in una soluzione unica alimentata dai dati del progetto, informazioni aggregabili per la prima volta e che potessero raccontare una storia con un processo di gestione progetto end-to-end.

Alla fine avevamo una soluzione davvero scalabile, ripetibile, trasparente, in tempo reale, collaborativa, integrata e automatizzata. E qualcosa di cui potevo essere fiera davanti a clienti e dirigenti, perché sentivo che era davvero significativa.

Galen Low: Amo quell’evoluzione. E anch’io sono uno di quelli che... colpevole: ho gestito progetti anche solo con un foglio Excel, con MS Project (neanche la versione enterprise). Era un mio dominio personale, vero?

Il mondo del project management per me, senza condivisione dei dati, senza una vera funzione aziendale, parte solo da come guardavo i miei progetti. Ma amo anche quel progresso, di come il software di gestione progetti si sia evoluto e, a ragione, diventando sempre più uno strumento di collaborazione.

Tutti vi lavorano, aggiornano task, e c’è questo altro livello, giusto, di visualizzazione di alcune informazioni aziendali e di business intelligence su come un progetto procede. Anche per chi non fa parte strettamente del team progetto. E soprattutto nel tuo caso, costruendo dashboard su misura affinché, la leadership, i dirigenti dall’alto possano guardare dentro e trarre senso da quei dati, senza il classico momento:

Dove... mi è successo in carriera: "Guardate questo diagramma di Gantt". E tutti: no, non vogliamo vedere il vostro diagramma. Scusate. Diteci com’è la situazione, per favore..."

Michelle Watkins: Sì, esattamente. Una delle cose che adoro della storia Smartsheet è che, avendola implementata nelle aziende, come PMO Leader e poi fondando Global PMO Partners per offrire questa soluzione ai nostri clienti, riscontro sempre lo stesso trend. Anche solo a livello di gestione progetto, lasciando perdere il portafoglio, con strumenti integrati come Smartsheet, si risparmia dal 40 al 50% del tempo dei PM solo evitando attività amministrative.

Mettere insieme stati di avanzamento, abilitando una sorta di autoservizio e la possibilità di sapere cosa è cambiato e quando. E questa è una cosa enorme, perché vuol dire davvero poter fare il proprio lavoro da project manager o ridurre le ore: non lavorare 60, 80 ore a settimana.

Credo che sia un attributo importantissimo.

Galen Low: Assolutamente. È un risultato enorme. Molti project manager, a qualsiasi livello, dicono: voglio essere più strategico, non voglio fare solo amministrazione. E se uno strumento risolve tutto?

No. Ma può aiutare? Assolutamente sì. Solo risparmiare tempo, essere più efficienti. E anche un buon, ne parleremo, argomento per dimostrare perché un tool possa portare benefici a tutta l’azienda.

Michelle Watkins: Esatto.

Galen Low: Facciamo due passi indietro e, magari, inquadriamo meglio per i nostri ascoltatori. Stiamo parlando di gestione portafoglio progetti, magari possiamo anche definirla.

Cosa intendiamo per gestione del portafoglio progetti e perché è importante per le aziende?

Michelle Watkins: Se ci pensi, la maggior parte di noi nel mondo project management viene coinvolta quando ormai qualcuno ha deciso sul progetto. O abbiamo vinto la commessa, oppure il progetto IT è stato approvato e il PM viene assegnato. Prendiamo in mano le cose da lì in poi, guidiamo con team, risorse, piani e tutto il resto.

Questo va bene a livello di gestione progetto. Gli va dato uno step in più: qual è il portafoglio intero dei progetti? Cos’è che fa di un’iniziativa "un progetto"? Ad esempio, in aziende di servizi, qualcuno nella forza vendite sta cercando di chiudere l’accordo.

Probabilmente è in un CRM (tipo Salesforce) e quei dati devono entrare nella pipeline di progetto, giusto? Che la leadership guarda. È importante per la leadership capire quando il progetto deve andare live, se ci sono persone disponibili in quel periodo.

Finanziariamente, per qualsiasi progetto dove cade nel trimestre conta moltissimo, soprattutto se l’azienda è quotata. Portare quei dati a un livello più alto, cos’è un progetto, inserire dati come i leader, la categoria, ecc. e fare dashboard e KPI sopra questi dati è molto utile.

Poi, una volta che il progetto è assegnato al PM, la capacità, con strumenti come Smartsheet, di prendere le suite di template dei processi e implementarli su scala, assicurando l’integrità dei dati nel roll up. Ma anche da lì, quando il progetto vive, quei dati devono riemergere verso la leadership, i clienti, o per area, e con Smartsheet si ottengono viste aggregate, rapporti e grafici di ogni livello: regione, executive, cliente, utente, ecc. Essere quella unica fonte di verità dà molta più fiducia sull’integrità dei dati a livello di portfolio.

Galen Low: Mi piace molto. Mi ritrovo molto sull’aspetto che citavi: da PM segui uno o alcuni progetti, ma guardando i portafogli si osservano relazioni tra i progetti — risorse, staffing, pipeline di vendita.

Mi piace come si collega alle operations: come si incastra tutto in termini di persone coinvolte, milestones, obiettivi strategici. L’aspetto fondamentale per me è: gestire l’azienda come portafoglio di progetti assieme alle operations, o nelle aziende fortemente "project based".

Tempo fa parlavo con un’azienda: 2000 progetti attivi! Era un’organizzazione enorme, ma comunque... wow! E poi come osservi questo dato? Taglio regionale? Categoria cliente? Team? Ottenere business intelligence, e tutto va ben oltre il "come vanno i progetti". È davvero orchestrazione e impatto su strategia.

Michelle Watkins: Assolutamente. Un’altra cosa che adoro è che abbiamo passato ore e giorni a raccogliere aggiornamenti di tutti i progetti per produrre slide deck, spesso adattando i dati perché fossero visualizzati su un calendario.

Ma i dati non si sincronizzavano; una soluzione integrata permette di eliminare slide deck – si ricostruisce tutto dai dati reali e in tempo reale. Anche solo le viste di calendario sul portfolio aiutano a capire per IT dove si può spostare qualcosa dal Q3 al Q4...

Galen Low: Immagino che alcuni ascoltatori penseranno: "Sì, è così che lavoriamo." Altri saranno sconvolti pensando: "Pensavo che uno strumento come Smartsheet fosse solo un livello sopra MS Project..." Ma per passare da quella mentalità (diversi progetti che semplicemente convivono) all’idea di dashboard aggregati e di dati strategici—senza svelare i tuoi segreti, quale processo dovrebbe adottare un’azienda per compiere questa evoluzione? Come si fa il salto alla visione dall’alto con dati e impatto strategico?

Michelle Watkins: Dico sempre ai clienti: pensiamo a "gattonare, camminare, correre". Inizia dalle basi: cosa è facile da trasformare su Smartsheet? Il contenuto progetto.

Portalo fuori da MS Project, Excel o altro, costruisci la soluzione template e utilizza le funzionalità base, che sono già potenti. Hai template, replichi, processi ripetibili, report di progetto, aggregazioni facili. Stabilizza e implementa bene quel cambiamento, di solito a livello PM.

Ci sono stata. Ho visto persone adottarlo, e quando risparmi il 40%–50% del tempo da PM, è oro per i consulenti. Niente più report manuali via mail a tutti i PM, basta aggiornare su Smartsheet, in tempo reale. Quindi si parte da qui.

Poi si accende una lampadina nei leader: "Aspetta, ora abbiamo tutti questi dati in tempo reale, su ogni progetto. Come facciamo a salire di livello, capire caratteristiche aggregabili e pianificare meglio risorse e financial?" E questo è il secondo blocco, dal gattonare al camminare.

Il terzo passo è la gestione end-to-end del portafoglio: intake, progetti in corso che "vivono" su Smartsheet e roll up di tutto ciò che serve ai diversi leader. Racconto spesso il mio caso di successo da 3 anni a capo di HR PMO in Salesforce: per uno dei 15 COE HR, costruito dashboard che l’executive consultava direttamente dal treno (BART) in real time.

Poteva cliccare sui dati sottostanti, fare domande informate perché aveva dati e immagini sempre aggiornati, non stagnanti su slide. I leader avevano accesso a informazioni vive, anche in progetti su scala globale ogni minuto della giornata.

Galen Low: Un esempio incredibile. Tante aziende basano i propri cicli su reporting mensili, trimestrali, annuali...

Ma ora puoi guardare i dati al volo, col cellulare, in tempo reale. Non serve più “Ehi, puoi aggiornare il report?”; puoi davvero vedere tutto.

Non spaventa però il project manager il fatto di essere così trasparente, senza poter lucidare prima i dati?

Michelle Watkins: Sì, la sfida era far accettare ai PM che leader e dirigenti avessero accesso a tutti i loro dati.

Ma era un’occasione di crescita: tenere i progetti sempre aggiornati, in tempo reale, essere trasparenti di continuo. Ha spezzato muri e silos, creando fiducia e trasparenza — uno dei benefici più belli in assoluto.

L’altra cosa che volevo menzionare, Galen, è che con questa soluzione (anche in progetti IT o implementazioni HR) le audit interne ed esterne sono facilitate. Smartsheet tiene traccia di ogni azione, cambiamento, data e ora, e può aggregare tutto per gli auditor. Importantissimo anche questo.

Galen Low: Concordo. Nella nostra community si parla di "project management responsabile": non lavorare solo nell’improvvisazione. Anche nei progetti digitali, ciò che facciamo incide direttamente sulle aziende, sulle compliance e sugli audit (specie nel pubblico). Mantenere tracce, dati, serve sia a noi come accountability che per imparare e migliorare dopo ogni progetto.

E in tutto ciò, uno strumento giusto aiuta davvero. Altrimenti, l’alternativa sarebbe ore di lavoro manuale per raccogliere dati per un audit.

Michelle Watkins: Esatto. Si chiama "ritmo del business".

Galen Low: Bello. Il ritmo del business. Un tema ricorrente nella gestione portafoglio è lo strumento che c’è dietro. Qual è di solito il processo di selezione di un nuovo software? Sono i dirigenti a decidere o partono PMO e operations? Chi guida la scelta e la selezione?

Michelle Watkins: Ecco, la cosa interessante di Smartsheet è che, in 13 anni, ho visto che di solito sono proprio i PM a scoprirlo: uno strumento che parte "dal basso".

Diventa poi così integrato nei processi del team che altri PM, membri team, e magari ilmanager superiore lo approvano. Poi si diffonde fino a coinvolgere i PMO leader che vedono altre potenzialità.

Di solito i dirigenti non sanno nemmeno cosa sia possibile con Smartsheet. Spesso si orientano su costosi tool PPMO standard, poi li abbandonano dopo qualche anno. Così sono i PM, "primi utilizzatori", che portano la soluzione in nuove aziende, e nelle selezioni dei fornitori, Smartsheet diventa uno dei candidati principali.

Abbiamo appena vinto alcune collaborazioni (grandi aziende globali, ma anche piccole), supportando Smartsheet e fornendo consulenza e delivery.

Galen Low: È la dimostrazione pratica di quel modello "gattonare, camminare, correre": la gestione parte dal PM, poi da manager PMO e alla fine si arriva al livello C-Suite, dove si fa una scelta "run" consapevole. Così si evita una costosa stratificazione di strumenti, usando una soluzione dove si fa davvero il lavoro.

A volte, però, far digerire la scelta ai dirigenti non è semplice. Se uno fatica a ottenere “buy-in” dallo staff esecutivo per uno strumento utile sia per la gestione progetti che del portafoglio, che argomenti consigli di utilizzare quando si fa la proposta ai decisori?

Michelle Watkins: Suggerisco sempre di preparare un business case o un documento guida. Cosa otterremo come valore introducendo una soluzione integrata di gestione portafoglio progetti? Se è trasparente, efficiente, consente risparmi e scalabilità, l’attenzione dei dirigenti c’è.

Per loro sono fondamentali trasparenza, ripetibilità e risparmi reali (che si possono pianificare nel tempo). Racconta la “storia” di come evolverà il costo (modello gattonare-camminare-correre): prima solo un gruppo di PM, poi più progetti, sempre documentando ROI e fasi successive anche con costi e risparmi).

Aggiornare regolarmente la leadership su successi e aree di miglioramento aiuta molto.

Galen Low: Mi piace anche la distribuzione del ROI nelle varie fasi. Spesso ci si aspetta che dopo il primo click tutto il team risparmi subito l’80% di fatica... Ma la realtà è che l’investimento evolve e cresce col tempo. E questo modo di "spalmare" il beneficio aiuta a ottenere consenso. Non è solo un risparmio di tempo amministrativo, ma uno strumento di visualizzazione e controllo del business.

Michelle Watkins: Giusto. E se hai, come nel team PMO di Salesforce, dei responsabili di processi (black belt, process manager), puoi monitorare dove si elimina lo spreco e inserire questa ulteriore visibilità nei vantaggi dello strumento. Non tutti hanno questa fortuna, ma se li hai, sfruttali come caso d’uso concreto.

Galen Low: Anche a un livello più ampio, servono dei campioni e promotori. Figure interne che aiutino a "evangelizzare" il cambiamento e i suoi benefici.

Michelle Watkins: Sì. Quando ho implementato lo strumento in Ultimate Software, sapevo che ci sarebbero stati "precoci", "medi" e "ritardatari" nell’adozione. Ascoltare tutti, accogliere i timori su troppi strumenti, e osservare l’evoluzione è anche divertente perché dopo tre anni chi era rimasto indietro diceva: "Avrei voluto esserci prima!".

Galen Low: Hai definito la cosa "divertente". Quando invece per molti sarebbe stressante: ci saranno davvero dei ritardatari che poi si convinceranno?

Michelle Watkins: Esatto! (ride)

Galen Low: E guardando il rovescio della medaglia: ci sono business dove è il management a desiderare dashboard e visibilità in tempo reale, mentre il personale dice "non ci serve un altro strumento!". Come convincere i collaboratori ad adottare lo strumento PPM scelto dai dirigenti?

Michelle Watkins: Il primo passo della dirigenza dovrebbe essere individuare chi è disposto a valutare processi e strumenti attuali e potenziali. Devi trovare i "campioni", persone chiave e coinvolgerle da subito. Falle partecipare alle scelte e alla configurazione, guidale, ma lascia che siano protagoniste.

Così ne avranno soddisfazione e saranno promotori nel team e nell’organizzazione, favorendo l’adozione diffusa.

Galen Low: Giusto. Impatto concreto sul business.

Michelle Watkins: Sì, esatto. Così saranno loro a implementare il tutto e il passaggio sarà più naturale.

Galen Low: Anche quello che apprezzo molto di questo approccio è la costruzione di empatia e comprensione tra i diversi ruoli aziendali: che tu sia un executive o un operatore, il dialogo tra esigenze di business e di delivery porta tutti sulla stessa pagina.

Non è solo “consegno il progetto”, ma capisco ROI, headcount, piano strategico. E viceversa, chi vende sa che non può vendere infiniti progetti senza controllare risorse e pipeline.

Solo con questa armonia si lavora davvero insieme.

Michelle Watkins: Esatto. La soluzione integrata risponde a tutto questo.

Galen Low: Concordo davvero.

Passando dal "tool integrato" a uno scenario alternativo: molte aziende dicono, perché non mettere insieme dati da altri sistemi HR, finanziari, o da diversi fogli di calcolo? Perché non comporre integrazioni e poi affidarsi a un tool BI invece di un tool dedicato PPM? Cosa rispondi?

Michelle Watkins: Ho visto clienti cercare di modificare CRM per farli diventare strumenti di gestione progetti o portfolio.

Oppure combinare dati tra MS Project, Smartsheet, report e dashboard. Ma ci saranno sempre dati che devono fluire da CRM, Salesforce, o strumenti di capacity planning. Molti lavorano su Workday sia per i ruoli che per il rilevamento delle ore.

Noi integriamo tutti questi dati nei nostri sistemi PPM in Smartsheet, in modo che diventi davvero significativo a livello di dati progetto e non una serie raffazzonata di soluzioni tramite BI tool.

Galen Low: Giusto. La differenza è l’"adattamento allo scopo", e aggiungo — solo perché esistono API non significa che il risultato sarà preciso e "pulito". La soluzione PPM integrata può stare da sola ma anche essere integrata con Workday, ad esempio. Ma nasce per dare navigazione e controllo operativo.

Tra l’altro si parla sempre più di "project economy". Tantissime aziende gestiscono centinaia, migliaia di progetti, ormai è routine, non eccezione. Quindi un PPM tool oggi è uno strumento di business intelligence, non solo di "project".

Ultima domanda: tutte le organizzazioni sono pronte per un tool PPM? Quali prerequisiti servono per trarne davvero vantaggio? E cosa dici a chi non è pronto?

Michelle Watkins: Il lato positivo è che quando si rivolgono a noi di Global PMO Partners, hanno già usato tool tradizionali, sono già passati a Smartsheet per il primo passo (gattonare). Da lì sono pronti a unire tutto in una soluzione integrata in 13-18 settimane. Quindi, sono tanti i livelli di "prontezza" verso il PPM tool, dipende dal blocco di partenza: pipeline, attributi, charters, ecc. Noi costruiamo queste tre aree di progetto che poi alimentano i diversi roll-up secondo necessità.

I clienti sono pronti per il PPM tool a diversi livelli e si può sempre crescere ed evolvere.

Galen Low: E domanda bonus: noti che si sta passando dalla domanda "perché mi serve un tool PPM?" a "certo che serve, aiutaci tu a implementarlo"?

Michelle Watkins: Sì, decisamente. Le aziende capiscono di dover gestire i progetti e il PMO, ma chiedono a noi l’integrazione Smartsheet PPM sapendo che in 13–15 settimane e 100–150 ore di lavoro forniremo la soluzione. Il nostro approccio è agile: blocchi predefiniti, ma i dati sono sempre del cliente, coinvolgiamo il team più volte a settimana, costruendo e adattando via via. Così i clienti mantengono comunque la loro routine, ma ottengono subito i benefici.

Galen Low: Ottimo. Che approccio collaborativo. Fantastico.

Michelle, grazie mille per essere stata con noi oggi. Ho apprezzato moltissimo i tuoi spunti e penso che gli ascoltatori abbiano imparato tanto. Se volessero saperne di più su di te e Global PMO Partners, dove dovrebbero andare?

Michelle Watkins: Potete andare sul nostro sito globalpmopartners.com. C’è la sezione Contattaci.

Siamo anche su LinkedIn, pubblichiamo spesso consigli su Smartsheet e altri strumenti che potrebbero interessarvi, quindi seguiteci pure.

Galen Low: Ottimo. Includerò alcuni link nelle note dello show.

Bene, eccoci. Come sempre, se volete unirvi alla conversazione con oltre mille altri "campioni" della gestione progetti, entrate nella nostra collettiva.

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Alla prossima puntata, grazie per l’ascolto.