Come gestire l’arte delicata di non sapere tutto come PM tecnico

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Galen Low: SaaS. SOC2. ADA. Jenkins. Hai pensato fossero i titoli di una canzone di Charlie XCX. Invece no. E dal volto del tuo cliente probabilmente avresti dovuto saperlo—o almeno conoscere qualcuno nel tuo team che lo sapesse. Ma prima di gettare la spugna e abbandonare il sogno di diventare un leader rispettato nel project management tecnico, continua ad ascoltare.

Esploreremo quanto devi essere tecnico come PM tecnico nel 2025—e come i team leader possono supportare e far crescere PM d’impatto senza costringerli a conseguire un dottorato in DevOps.

Ciao a tutti, grazie per essere qui. Mi chiamo Galen Low, sono parte di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali in missione per aiutarci a vicenda a sviluppare competenze, sicurezza e connessioni per aumentare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedpm.com/membership.

Oggi parliamo di come guidare, fare mentoring e condurre un team di project manager tecnici per trovare il giusto equilibrio tra competenze tecniche e relazionali, aiutandoli a far crescere la propria professionalità in un ambiente dove è essenziale sapere abbastanza, ma è impossibile conoscere ogni dettaglio delle tecnologie su cui lavora il team.

Con me oggi c’è Kayla Keizer, Team Lead e Senior Technical Project Manager presso Plank, agenzia digitale specializzata in progetti web e IT per organizzazioni artistiche, culturali, non profit ed educative.

Kay, grazie mille per essere qui oggi.

Kayla Keizer: Grazie per avermi invitata.

Galen Low: Ho mancato per poco lo sfondo “Costa Rica” alle tue spalle. Sei tornata dal Costa Rica oggi, ieri?

Kayla Keizer: Oggi, questa mattina.

Galen Low: Peccato! Ero così entusiasta! Ho sbagliato a pianificare, avremmo potuto avere una giungla o la spiaggia sullo sfondo.

Kayla Keizer: Già! Dietro di me c’è ancora del verde, ma sarebbe stato davvero uno sfondo naturale, la giungla.

Galen Low: Se state ascoltando il podcast senza guardarci, immaginate dietro Kay uno scenario naturale fantastico.

Pensavo potessimo iniziare con la domanda che tutti vorrebbero porre: puoi progredire come project manager tecnico senza una formazione tecnica? O troverai un muro se come PM tecnico non sai fare il debug di Python, gestire Git, navigare in Laravel o configurare una CDN in AWS?

Che ne pensi?

Kayla Keizer: Penso che tu faccia parte di un team di esperti tecnici che, alla fine, hanno il compito di fare il debug e configurare AWS, quindi non sta a te svolgere ogni singolo passaggio, ma è sempre utile avere una base dei concetti.

Se qualcuno ti nomina Python e tu non sai di cosa si tratta, non va bene. Ma non devi andare a scuola o essere super formato, puoi cercare online e ottenere una buona base. Puoi chiedere ai colleghi: “Ehi, puoi spiegarmi meglio così sono più preparata quando ne parliamo o quando scriviamo i requisiti?” Così puoi offrire le informazioni di cui c’è bisogno.

Quindi, ciò che devi sapere davvero è comprendere i concetti e capire quali domande porre per dare al team di sviluppo, al designer o al team di contenuti tutto ciò che serve per portare avanti il lavoro.

Galen Low: Esatto. Mi piace l’idea che non serve sapere tutto o ottenere una formazione formale, ma che l’arte consista nel fare le giuste domande, avere la prontezza per chiedere, e anche la capacità di tradurre tra il team e gli stakeholder. È davvero interessante.

Possiamo allargare il discorso? All’inizio della tua carriera ti sei trovata in un ruolo di PM tecnico, e credo, correggimi se sbaglio, che non ti sentissi così tecnica eppure era un contesto molto specialistico. Ne parlavamo poco fa.

Era nel settore telecomunicazioni, pieno di acronimi, tecnologie e concetti specifici. Ora invece guidi un team di PM tecnici in Plank.

Qual è stato il primo grande ostacolo che hai affrontato come PM non tecnica alla guida di un team di specialisti tecnici, e come l’hai superato?

Kayla Keizer: Devi un po’ superare te stessa. Lavoravo con persone che erano in azienda da 10, 15, persino 20 anni, con competenze tecniche ma anche una conoscenza storica della rete. Ero coordinatrice e collaboravo a stretto contatto con il direttore. Aiutavo molto lui. Gente di 25 anni nel settore. Tutto nuovo per me.

Quello che mi ha aiutato è stato non tirarmi indietro. Sì, fa paura. Sì, non sai. Ma non apprenderei finché non fai domande, non approfondisci e non abbracci la sfida. Quando affronti le cose, va tutto meglio rispetto a quando le eviti o procrastini. Se trasmetti energia negativa sarà sempre difficile, come se fossi bloccato nel fango. È tutta una questione di mentalità e anche di simulare sicurezza, se necessario.

Galen Low: Spesso creiamo noi stessi le nostre barriere. Invece ciò che fa la differenza è proprio la mentalità: affrontare, magari fingendo un po’ all’inizio, ma essere sicuri abbastanza da porre domande, anche adesso, mentendo a noi stessi sul sapere tutto.

Ma trovare le domande adatte, è questo il punto.

Kayla Keizer: E farle con sicurezza. Non restare in secondo piano, non essere timidi o ansiosi con chi chiedi, perché lo noteranno. Se sei in un meeting con il cliente, il cliente se ne accorgerà subito se non sei sicuro di te.

Quindi fingi fiducia anche se non sai: va bene essere onesti ed essere assertivi, perché le persone perdono fiducia se sentono che non ne hai in te stesso.

Per tornare alla domanda: come si supera tutto questo? Superando i propri limiti mentali e facendo leva sui propri punti di forza. Io, ad esempio, sono molto brava a documentare, a comprendere concetti tecnici se spiegati, e poi a trasmetterli al cliente, scrivere ticket o requisiti.

Non serve essere tecnici per documentare e fare domande.

Galen Low: È come essere traduttori: in un’assemblea all’ONU a tradurre—non serve sapere come guidare uno stato. Quello che si vuole avere è fiducia in te per rendere comprensibile il messaggio all’altro capo. È un ruolo molto prezioso in ambito tecnologico, IT e digitale.

Non la tua capacità di scrivere codice o fare il debug, ma saper guidare la conversazione e orchestrare per portare a compimento il lavoro con competenza.

Kayla Keizer: Esatto.

Galen Low: Posso metterti alla prova?

Kayla Keizer: Vai pure!

Galen Low: Qual è stata la domanda “più stupida” che hai temuto di fare nelle telecomunicazioni?

Kayla Keizer: Non c’è una domanda specifica, ma ammetto di non averne fatte abbastanza all’inizio. Forse ho anche sopravvalutato le mie capacità.

Galen Low: Davvero. Hai finguto molto allora.

Kayla Keizer: Sì, mi hanno chiesto un report. L’ho fatto al meglio delle mie possibilità, senza chiedere dettagli o come lo volessero. L’ho consegnato al direttore e lui mi ha detto che non era ciò che aveva richiesto. E mi ha chiesto perché non avessi posto altre domande. Ci ho riflettuto: avrei potuto e dovuto.

Galen Low: È coraggioso comunque. Hai agito come se sapessi, anche se non era perfetto. Ma alla fine meglio agire che paralizzarsi nei dubbi. Certo, domande di chiarimento non sono mai un male, soprattutto in ambienti dove è importante sapere come stanno le cose.

Kayla Keizer: E in realtà ci si aspettava che facessi domande. Per me è stata una grande lezione. Ora: chiedo, chiedo sempre.

Galen Low: Ora è quasi il tuo marchio! E mi piace che sia un cardine del tuo approccio: non solo non puoi sapere tutto, ma probabilmente non ne sai la maggior parte! Ed è normale, nessuno può sapere tutto. La vera capacità è andare a cercare.

Io ho studiato cinema all’università: dico sempre che non ho imparato niente di utile (scherzo), ma ho imparato a collaborare e a scoprire la risposta giusta e poi a trasformarla in azione. Chiunque, non solo chi ha studiato, dovrebbe imparare questa capacità: connettere, trovare risposte, lavorare bene con gli altri. Oggi c’è troppo da sapere.

Kayla Keizer: E hai toccato un punto importante: spesso sottovalutiamo le nostre competenze relazionali.

Se l’azienda avesse voluto un PM tecnico con un background da ingegnere, avrebbe assunto una persona così. Se sei un PM non tecnico in un ruolo tecnico è perché hai forti capacità relazionali, sei organizzato, apprezzano il valore che porti fuori dalla tecnica, sai parlare con clienti e team, motivare la squadra—che è importantissimo anche senza essere un manager diretto.

Galen Low: Ottimo punto: spesso sento persone che si concentrano su cosa manca loro per diventare PM tecnico, senza dare importanza alle soft skill che già possiedono e possono affinare. Ed è questo il nucleo del ruolo: la leadership e la comunicazione.

Kayla Keizer: Sì. Ho da poco assunto nuovo personale e quello che cercavo era la capacità di spiegare come avrebbero trovato informazioni nuove. Volevo un PM orientato alla tecnologia e ho chiesto: qual è il tuo metodo per apprendere nuovi concetti? Chi sapeva spiegare il proprio processo mi colpiva di più. Non serve sapere tutto: se hai un metodo e sai spiegarlo, vale oro.

Galen Low: Qual è stata la tua risposta preferita? O come affronti tu la ricerca di una risposta, specialmente nei progetti di sicurezza informatica, privacy o accessibilità?

Kayla Keizer: Sono molto curiosa, quindi cerco sempre di fare ricerca personale, almeno per comprendere i termini. Poi cerco chi nel team è esperto, e chiedo: “Hai 30 minuti per spiegarmi un paio di cose? Così, quando scrivo la prossima attività o partecipo alla prossima riunione, so cosa serve.” Così loro sanno che miglioro per aiutare loro! Fare una ricerca di base da sola e poi chiedere all’esperto: basta questo, non serve guardare 30 ore di video su YouTube.

Galen Low: Ed è ottimo, perché tanti pensano di dover diventare esperti in sicurezza informatica, ma a volte vanno troppo oltre—sono quasi in grado di fare un audit SOC2! Invece il tuo modello è più pragmatico: come PM il tempo è poco, meglio documentarsi e chiedere subito internamente, e intanto costruire fiducia col team mostrando curiosità per il loro lavoro. Spesso i PM, anche tecnici, sono visti come quelli che impongono solo scadenze. Invece, chiedendo spiegazioni anche su un acronimo, mostri interesse e porti valore.

Kayla Keizer: Esatto! Non si costruisce solo il rapporto col cliente, ma anche col team.

Galen Low: È come dire: “Prendi due piccioni con una fava”…

Prima hai detto una cosa interessante: non solo prepararsi alle riunioni, ma spesso anche in tempo reale, quando ti fanno in riunione una domanda tecnica e non sai la risposta. Come consigli ai tuoi PM di gestirla?

Kayla Keizer: Dico sempre che va bene dire che non si sa una cosa, ma bisogna sapere chi nel team la sa. Serve sapere, ad esempio, cosa è front end, back end, SEO. Così, se il cliente chiede qualcosa che non sai, puoi rispondere: “Non lo so, ma il mio collega X ha l’informazione, prendo nota e ti rispondo entro 24 ore”. Così trasmetti fiducia, indichi una scadenza e chi può aiutare.

Galen Low: E sottolinea il valore del ruolo: essere la persona che collega i punti, sa a chi chiedere e comprende la domanda, anche se non sa la risposta tecnica. Il tuo compito è fare da “ponte”, tra cliente e soluzione. Così non dai nemmeno l’idea di dover essere “l’oracolo” di tutte le competenze, che genererebbe aspettative sbagliate sul ruolo. Avete PM venuti da un background da sviluppatore o ingegnere o è più tipico il percorso opposto?

Kayla Keizer: Non proprio, qualcuno mastica un po’, ma tende a restare più nello sviluppo che nel project management. Se invece si viene dall’ingegneria al PM, il rischio è non fare abbastanza domande e dare per scontato troppo. Se sai troppo, rischi di indirizzare in modo sbagliato il progetto perché fai presupposti invece di chiedere. Capita anche a me: a volte dovrei chiedere invece di tirare la risposta.

Galen Low: Un punto interessante: il percorso classico da PM a PM tecnico è sentirsi un impostore perché si sa poco, poi si impara e ci si convince di sapere la risposta—ma a volte non è il modo giusto di procedere: “sapere abbastanza da diventare pericolosi” può essere un problema.

Kayla Keizer: Già.

Galen Low: Come riconosci quando sarebbe meglio chiedere invece di rispondere?

Kayla Keizer: Quando c’è da dare una spiegazione più profonda. Ad esempio: “questa cosa è una cattiva esperienza utente, non so dire esattamente perché, ma so che non va bene”. In casi simili, so che devo chiedere ad un collega di intervenire perché posso dare solo una risposta semplice, non dettagliata.

Galen Low: Mi piace questo approccio: ho un’opinione, ma non la motivazione tecnica, quindi passo la palla.

Kayla Keizer: Proprio così.

Galen Low: Abbiamo già parlato delle soft skill, ma ti chiedo: Un PM tecnico formato nelle tecnologie è davvero più efficace di un PM non tecnico? E se un PM non è tecnico, che valore porta? Come lo presenteresti in un colloquio da PM tecnico senza certificazioni e senza conoscere tutti gli acronimi?

Kayla Keizer: In un colloquio serve informarsi sull’azienda e sul settore, per poter almeno parlare dei concetti principali, anche senza conoscenza profonda. Puoi poi spiegare come approfondiresti o come ti organizzi per apprendere. È utile anche essere portatori di processo: il PM porta struttura ai progetti. Spesso senza PM tutto si disperde, niente viene completato. Essere campioni di processo e conoscere le tappe dall’inizio alla fine è un valore fondamentale che spesso dimentichiamo.

Pur non essendo tecnici, muoviamo il progetto in avanti.

Galen Low: Esatto! Il valore è la struttura, e in sede di colloquio per un PM tecnico va sempre ricordato che il titolo indica delle aspettative anche tecniche. Quindi bisogna prepararsi e non contare solo sulle soft skill. E in fondo nel lavoro servirà lo stesso: documentarsi, parlare con chi ne sa di più, e partire.

Kayla Keizer: Sì.

Galen Low: Ora, parliamo di PM tecnici che vorrebbero specializzarsi: consiglieresti corsi AWS, o di sviluppo web, oppure vedi il rischio di andare fuori strada?

Kayla Keizer: Bisogna valutare dove si vuole andare: ad esempio se ti interessa la sicurezza, prendi certificazioni specifiche; se ti interessa l’accessibilità, studiane i principi. Non conosco PM che scrivono codice, quindi non è necessario. Ma se vuoi entrare in uno specifico settore, puoi fare certificazioni ad hoc per calarti meglio nella realtà lavorativa.

Galen Low: Giusto: la specializzazione è anche specificità. Il rischio sarebbe avere troppe specializzazioni diverse e non saper spiegare dove davvero si eccelle. Se invece hai una nicchia precisa in cui sei competente ed entusiasta, diventi più appetibile per certi ruoli. Meglio essere forti in un ambito che “tuttofare”.

Kayla Keizer: Esatto! E spesso si sottovaluta la varietà di settori web e tecnologici. Io ero nelle telecomunicazioni, c’è chi è PM in quel settore e sa tutto di hardware e reti, altri sulla cybersicurezza o lo sviluppo web. Ci sono davvero tantissime nicchie e tante opportunità.

Galen Low: Concordo.

Passando alla formazione interna: in Plank avete un sistema per condividere le competenze tra PM tecnici?

Kayla Keizer: Sì, ci incontriamo una volta a settimana e una volta al mese tutti insieme per parlare di sfide, progressi e processi. Abbiamo anche un canale Slack privato dove confrontarci. Sto usando molto anche i contenuti di DPM con uno dei miei colleghi per dargli una base strutturata; non sempre le certificazioni tradizionali aiutano a tradurre i principi nella pratica, quindi avere contenuti applicabili è molto utile.

Galen Low: Grazie, sono felice che ti siano utili. In fondo è impossibile che un’organizzazione fornisca risposte perfette a tutto. La verità è che non si può sapere tutto e conviene approfondire dove si ha interesse, restare curiosi e fare domande.

Kayla Keizer: Ed è importante riconoscere il proprio punto di partenza: se sei all’inizio… sei all’inizio! Nessuno si aspetta che tu sappia tutto il primo giorno. Non sentirti inadeguato: accetta dove sei e gli altri lo faranno con te. Lo ricordo spesso al mio team: siete dove siete oggi, tra cinque o dieci anni sarete in tutt’altro punto e vi saranno richieste cose diverse.

Galen Low: Ottimo consiglio.

Kay, grazie per il tempo passato insieme. È stato davvero piacevole.

Kayla Keizer: Grazie a te per l’invito!

Galen Low: Un piacere, davvero.

Bene, cari ascoltatori, eccoci qua. Se volete unirvi alla conversazione con oltre mille appassionati di project management, venite a trovarci! Andate su thedpm.com/membership per saperne di più. E se vi è piaciuta questa puntata, iscrivetevi e restate in contatto su thedigitalprojectmanager.com. Alla prossima, grazie per l’ascolto.