Come Diventare uno Stratega Politico e Guadagnare Popolarità come PM

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per essere con noi. Sono Galen Low di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a sviluppare competenze, acquisire sicurezza e costruire connessioni, così da amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, visita thedigitalprojectmanager.com.

Oggi esploriamo cosa significa realmente essere il project manager con cui tutti vogliono lavorare e come ciò sia molto più legato alle dinamiche politiche organizzative che al semplice rispettare i vincoli classici di progetto. Inoltre, lungo il percorso faremo una sezione speciale durante la quale tradurremo complimenti vaghi ricevuti dai PM della nostra community contestualizzandoli nelle dinamiche politiche tipiche di un’agenzia digitale.

Con me oggi c’è Thako Harris, un leader di agenzia con molta esperienza e business strategist che ora mette in pratica le sue competenze come VP Operations presso Skully Rebels. Thako, grazie per essere qui con me.

Thako Harris: Ciao, è un piacere essere qui.

Galen Low: Sono entusiasta di approfondire questo tema, anche perché ne stavamo parlando in una conversazione privata, ed era emerso un filo conduttore davvero interessante che meritava di essere portato alla luce.

La gente deve ascoltare queste cose, perché sono strategie e competenze da project manager spesso vaghe e mai dette ad alta voce, specie in un contesto di agenzia. Sono aspetti di cui si parla poco, poi la gente li scopre a proprie spese. Sono difficili da spiegare e da insegnare, e oggi proviamo a svelarne qualcuno.

Thako Harris: Sì, è davvero un’arma a doppio taglio.

Galen Low: È proprio così. Oggi entriamo un po’ nel “gioco delle spie”, ma sarà divertente. Prima di addentrarci, Thako, ci puoi raccontare il tuo percorso dal project manager al leader delle operations in agenzia?

Com’è che hai iniziato proprio nel project management? E in che tipo di progetti ti sei trovato coinvolto?

Thako Harris: Accipicchia, qui si va molto indietro nel tempo. Ero insegnante, la gente vedeva che ero creativo e mi consigliava la pubblicità oppure qualcosa di creativo.

Pensavo: pubblicità? Non si fa a Hollywood? Si fanno gli spot rinchiusi in un bunker a Los Angeles, non avevo proprio idea. E invece a Minneapolis c’era un vero polo pubblicitario e io ero lì senza saperlo. Ma ho incontrato delle persone del settore che mi hanno invitato a conoscerne altre.

Abbiamo fatto colloqui conoscitivi, senza impegni, e così ne ho fatti decine. Ho visitato tutte le agenzie di Minneapolis, chiedevo alle persone come erano entrate, cosa avevano fatto, mi presentavo in giacca blu, persino ballando sui tavoli. Dovrei dire che ce l’ho fatta così,

ma in realtà sono passati due anni tra colloqui, avanti e indietro, a tratti scoraggianti. A un certo punto mi sono arreso e ho pensato che continuare a insegnare era la mia strada. Poi però una notte ricevo un messaggio: “Sei ancora interessato? Puoi iniziare quest’estate?”

Così il periodo tra la fine dell’anno scolastico e l’inizio del nuovo lavoro si è incastrato alla perfezione e sono partito come project coordinator, facendo poi carriera. Così sono entrato nel mondo della pubblicità e delle operations. Secondo me, se continui a dire sì alle opportunità e i tuoi progetti vanno avanti, alla fine la direzione arriverà anche a te, ma spesso ti ritrovi a fare ciò che nessun altro vuole fare.

Sei responsabile del new business, delle risorse… Tutti dicono: “Mi serve un team, mi aiuti?”. Ma se ti piace questo mondo, sai resistere, sai affrontare le situazioni e andare avanti. Questa è la mia storia.

Galen Low: Mi piace la tua filosofia del dire sì come politica per salire la scala aziendale (o di agenzia o quale sia). Così arrivano le opportunità.

Thako Harris: Chi c’era prima di me non voleva più farlo, era troppo e ha chiesto: “Vuoi provarci tu?” E io: “Sì”.

Galen Low: Dì sì per ora, poi capirai strada facendo. Mi piace. Parlami anche dei progetti affrontati. Che tipo di pubblicità hai seguito?

Thako Harris: Onestamente di tutto. Ho seguito progetti tech, forniture elettriche per Xcel Energy, dispositivi analogici, CSG, tanta tecnologia. Anche sanità, prodotti animali, dispositivi medicali. Ma al di là di clienti e marchi, ho fatto ogni cosa. Produzioni TV, banner, infografiche, campagne LinkedIn, presentazioni in PowerPoint. Lancio di prodotti e gadget durante eventi a Las Vegas. Packaging, rebranding, insomma davvero di tutto.

Galen Low: Tutto lo spettro, in pratica. Ed è proprio una delle cose che amo di questo settore: ti immergi in mondi diversi, verticali diversi, media o tecnologie diverse, tanti modi per comunicare o costruire strumenti utili.

Thako Harris: Abbiamo realizzato spot per una società di yacht. E pensa, credevi che avessero un sacco di soldi, giusto? E invece no, i soldi arrivano solo quando vendono lo yacht, e dopo bisogna aspettare di vendere quello successivo. È curioso, sono cose che non ti aspetti.

Galen Low: Non avevo mai pensato ai margini del business degli yacht, ma è vero, serve capire i meccanismi. Tu li hai compresi abbastanza da guadagnare ruoli di responsabilità, nelle operations. Ora sei entrato in Skully Rebels come VP operations: che sensazioni hai e su cosa stai lavorando?

Thako Harris: Bella domanda. Conoscevo già Darren e Jordan, avevamo lavorato insieme, li avevo ingaggiati per campagne e presentazioni nella mia agenzia precedente e sono sempre stati affidabili. Così, dopo aver lasciato il mondo delle agenzie, loro mi hanno invitato a lavorare con loro.

Quando siete in tre, il titolo conta poco: fai ciò che serve, non esistono ruoli fissi. Non scriverò per Darren e non farò design, ma nella gestione aziendale e nel rapporto con i clienti, è quasi come un account; in più organizzazione, pianificazione, project management. Senza contare le relazioni con fornitori esterni quando servono servizi che non gestiamo internamente, come illustrazioni o video.

Insomma, il classico coltellino svizzero delle agenzie.

Galen Low: Amo questa mentalità "artigianale", pensata pur sempre per la crescita, ma intanto tutti fanno tutto. L’hai descritto come un team d’élite pronto al pronto intervento. Specialisti inseriti per raggiungere l’obiettivo.

Thako Harris: Proprio così. È il nostro punto di forza: vogliamo essere il punto di riferimento per chi cerca una soluzione rapida e qualitativa. Ho vissuto la richiesta “mi serve un team” ed eravamo noi adesso. Siamo noi quel team di cui hanno bisogno.

Galen Low: Non so perché ma mi viene in mente la serie TV “Dr. House”. Soluzioni a problemi che nessun altro riesce a risolvere, un gruppo affiatato di pochi. E Hugh Laurie, sempre un po’ scorbutico…

Thako Harris: Ottimo paragone! Vieni che ti contagio col mio (scarso) buonumore.

Galen Low: Invece sembri la persona meno scorbutica che abbia mai avuto ospite qui! Fantastico. Entriamo nel vivo, allora, perché tutto è partito da una nostra chiacchierata su cosa significhi essere il PM con cui tutti amano lavorare. Non solo in agenzia, ma ovunque. Abbiamo capito che alla fine è sempre un complimento ambito. Ma se lo analizzi, in realtà è vago, no? “Oh sì, tutti amano lavorare con te”. E uno pensa, “Fantastico!” Ma poi, cosa significa? Proviamo a sviscerare questa cosa. Secondo te, Thako, quando a un PM viene detto che è il PM popolare, cosa significa?

Thako Harris: Beh, sono tante sfumature, ma a livello base secondo me significa che questa persona sa parlare il linguaggio di tutti, sa gestire le persone, anche le loro stranezze e rituali, sia nel team creativo che strategico o produttivo. Sanno dare notizie buone e cattive, sanno placare animi e aiutano gli altri a sentirsi preparati e tranquilli. Così il creativo non deve perdere tempo in ricerche infinite dopo il kickoff, perché trova tutto il necessario per concentrarsi sul processo creativo. Questo crea calma e fiducia.

Lo stesso vale per chi si occupa di strategia, produzione, tecnico. Se sei conosciuto per portare tutto il necessario, chi lavora con te sa che sei affidabile e veloce anche se manca qualcosa. Non perdi tempo e tieni tutto nei tempi. Più è fluido l’avvio del progetto, più il team produce in serenità. Ecco, secondo me, perché la gente dice di apprezzare lavorare con certi PM.

Galen Low: Bella questa chiave di lettura: fa sentire il team a proprio agio, ma è anche questione di fiducia e di linguaggio. Soprattutto nel digitale, un buon project manager sa parlare tante “lingue”, coinvolgendo e accompagnando tutti verso il successo. Mostri con chiarezza il percorso e cosa serve per farcela. Non solo faciliti, ma comprendi cosa serve davvero.

Thako Harris: Esatto. E spesso si lavora sotto pressione. Nessuno arriva calmo e rilassato da te, anzi, spesso sei già in ritardo su qualcosa. Se sei tu a “preparare il terreno”, nessuno perde tempo a rincorrerti per chiedere ciò che manca. Questo crea armonia.

Galen Low: Effetto proattivo.

Thako Harris: Esatto, così nessuno va a cercare file o info sparsi. Basta una cosa fuori posto per far sorgere dubbi su tutto il resto, sulla timeline, sulla fattibilità…

Galen Low: Ho vissuto situazioni simili: magari un developer o designer esperto perde fiducia nei PM e cerca di rifare il lavoro di project management, o di guidare il PM stesso.

Thako Harris: La reputazione del PM è molto fragile.

Galen Low: Esatto. Hai accennato prima che questa è la parte positiva della popolarità. Ma c’è anche un risvolto negativo?

Thako Harris: Sì, anche se ormai sempre meno. Un tempo, chi era specialista pretendeva che tutto venisse servito e riverito dal PM. Quindi ti chiedono la timeline solo perché “spetta loro”: così il PM fa lavoro doppio. In un team di 12 persone, il carico cresce tantissimo e si rischia di bruciare tempo e energie solo seguendo richieste personalizzate. Devi imparare a porre dei limiti.

Galen Low: È la zona grigia: tra l’essere proattivo e il caricare su di sé tutto, lasciando gli altri a “chiedere” e basta.

Thako Harris: Qui conta l’intuizione ed esperienza: capisci chi davvero è in difficoltà e va aiutato, e chi invece deve arrangiarsi.

Galen Low: Giusto. E poi col tempo riconosci chi ha bisogno di più supporto e chi meno.

Thako Harris: Esatto, col tempo impari a distinguere.

Galen Low: Mi piacerebbe approfondire ancora: dal punto di vista delle operations, hai storie di PM straordinari visti da questa prospettiva? Qual è il linguaggio giusto con le operations?

Thako Harris: Da ops, te ne accorgi se il PM è quello che tutti vogliono, anche dal linguaggio non verbale, dal modo in cui scrivono le mail, dallo stato di burnout o dal fatto che ce la stanno facendo. Ma c’è bisogno di fiducia: i membri del team devono sentirsi liberi di dire che non ce la fanno. Spesso dietro a un “mi piace lavorare con questo PM” si cela una sintonia implicita: se sono organizzati, timeline chiara, risorse giuste, materiali in ordine. Altre volte invece, si tratta solo di qualcuno che pulisce dopo gli errori del team: da qui l’importanza di conoscere davvero la propria squadra, come persone, oltre il lavoro.

Dedicare tempo al rapporto umano, sapere chi fa fatica a dire di no, aiutarli a fissare limiti per rispetto del loro lavoro e del loro tempo. Crescere nel ruolo significa maturare “gli stivali” giusti per affrontare tutto questo.

Galen Low: È un ottimo richiamo anche al coaching, visto che molta parte di queste competenze si imparano solo “sul campo”. Alla fine si cresce osservando, ma è una relazione simbiotica tra ops e PM. Ops serve che il team funzioni come persone, non solo risorse. Il PM, invece, deve essere consapevole che le sue azioni influenzano l’intera macchina operativa, e che deve essere collaborativo ascoltando anche le necessità di chi gestisce le risorse.

Thako Harris: Infatti, nel mio ex ruolo ero contemporaneamente responsabile di ops, gestione progetti, risorse… Un mix continuo. Lavori anche su obiettivi legati ai soldi, al business, con un livello di responsabilità maggiore. Essere coach/mentor in queste condizioni è più duro, perché tutto ha implicazioni finanziarie e urgenti.

Galen Low: Verissimo: anche i PM dovrebbero essere consapevoli di questa urgenza, specie in agenzia, dove i margini sono spesso sott sottili. Capire le implicazioni economiche di ogni progetto e il fatto che “dovrebbe andare tutto bene” non basta più…

Thako Harris: Esatto, il “dovrebbe andare bene” è una pia illusione… dura massimo tre mesi.

Galen Low: Gli stakes sono alti. La popolarità del PM, dunque, si basa anche sulla sua consapevolezza del contesto e delle poste in gioco, un po’ come il tuo percorso, Thako, da PM alle operations. Serve visione, flessibilità e voglia di esporsi.

Thako Harris: Sì, quando inizi a vedere i numeri capisci cosa serve davvero. Ma tornando al PM popolare, sarebbe bellissimo avere un team solo di persone così. Ma nella realtà ognuno ha punti di forza diversi, e da leader cerchi di far crescere tutti, senza però lasciare indietro qualcuno o trasformare il posto di lavoro in una “fabbrica”. Serve conoscere le persone e comunicare attivamente.

Galen Low: Se ho capito bene, quindi, non si può semplicemente sperare di assumere solo PM “robot” tutti uguali. L’istinto va coltivato, così come la capacità di osservare e leggere le dinamiche politiche interne. Come consigli ai tuoi PM di affinare questa abilità di percepire le motivazioni e le dinamiche fra le persone?

Thako Harris: È complesso. Ogni ruolo classico e digitale interagisce con molti altri all’interno del progetto, ognuno convinto della propria importanza. Ma ogni dipendenza logica non deve degenerare in scontro… Un PM alle prime armi tende a legarsi solo al team creativo, ma poi trascuri strategie, produzione, digitale, e finisci per “passare il testimone” invece di coinvolgerli tutti fin dall’inizio. Bisogna avere una visione completa di chi fa cosa e delle interazioni tra le persone, anche a livello personale, positivo e negativo. Sapere chi ha ottimi rapporti con chi, chi entra in conflitto: se puoi anticipare questi scenari, aiuterai il progetto.

E come si arriva a tutto questo? Parlando con le persone, imparando il loro lessico, anche quello più tecnico (“Jira”, “board”, ecc.). Questo fa la differenza.

Galen Low: Quella del “pannello con i fili di lana” stile serie poliziesca rende bene l’idea. Non serve costruirlo davvero, ma mentalmente dovresti essere in grado di ricostruire le relazioni fra colleghi, motivazioni, reazioni da anticipare per evitare rischi di “fregare” il team.

Thako Harris: Esatto, non dico davvero di fare il tabellone di lana, ma capire che dietro le relazioni c’è un lavoro costante di ascolto, attenzione durante le riunioni (anche quando non sei protagonista), notando dettagli insoliti, piccoli inciampi, e capire poi se e come potevi intervenire o chiarire. L’attenzione paga.

Galen Low: C’è una vera analisi retrospettiva costante, una “lesson learned” in tempo reale. Ti formano a stimare tempi/costi, fare report… ma la parte cruciale è proprio questa: leggere le persone e far funzionare la squadra.

Ma se dovessi selezionare nuovi PM per il tuo team, come valuti questa abilità? Si può misurare davvero durante un colloquio?

Thako Harris: Lo percepisco dal modo in cui rispondono, dal contatto visivo, dal fatto che colgano dettagli citati prima e li rilancino nella conversazione. Non servono domande “da manuale” tipo “raccontami di una difficoltà affrontata”, ma vedere come il candidato si relaziona subito. Un PM guida dall’autorevolezza delle sue competenze, dalla memoria storica, dalla capacità di dare risposte rapide. Questo trasmette fiducia. Se invece sembra spaesato, per me non va bene.

Galen Low: Interessante come strategia di colloquio: mentre parli con il candidato, guardi se sa utilizzare già le informazioni che gli hai dato, se le integra nella risposta. Non è questione di scaletta preimpostata, ma di reale ascolto e partecipazione.

Thako Harris: Soprattutto il team tecnico tende a porre domande difficili per vedere se il PM è all’altezza, o per guadagnarsi un po’ di tempo… Così valutano subito la prontezza e la capacità di trovare soluzioni, anche quando la risposta è “non lo so, mi informo”, ma intanto tieni il focus sul risultato.

Galen Low: Proprio così: costruire fiducia e sicurezza, sapendo leggere il team e parlare il loro linguaggio, è fondamentale.

Thako Harris: Su LinkedIn pullulano consigli su fiducia e sicurezza, ma alla fine è questione di presenza e autorevolezza: se non ce l’hai, rischi di diventare il PM che tutti mettono sotto pressione, scaricando su di te ogni richiesta.

Galen Low: Pura interazione umana, più che processi e strumenti. Si gioca tutto lì.

Thako Harris: Sei una persona simpatica e comunicativa: lo percepisco già ora e so che questo ti accompagna anche nei team, dove la gente, proprio per questo, sa che è inutile insistere con te su cose già dette. Porti autorevolezza.

Galen Low: Grazie! Facciamo ancora un po’ l’avvocato del diavolo: essere il PM “amato da tutti” può diventare un problema per la scalabilità dell’azienda? Cioè: se sei l’unicorno del team, la gente vuole lavorare solo con te… non rischi di creare aspettative sbagliate?

Thako Harris: Dipende dalla cultura aziendale: a volte lo dicono apposta, “Ah, lavori con lui? Meno male!” anche davanti agli altri PM, alimentando rivalità e tensioni. Questo può minare il morale, creare sfiducia e, se non si interviene, degenerare. Da ops diventa fondamentale comunicare con attenzione le assegnazioni, gestire le percezioni e lavorare per risolvere o contenere situazioni negative. Non è la bravura di uno a danneggiare il business, ma eventuali percezioni distorte possono diventare un problema serio e vanno affrontate subito.

Galen Low: Quindi, se sei un PM apprezzato, non smettere di esserlo, a meno che non venga chiesto espressamente di cambiare approccio… Sta all’ops gestire la comunicazione per evitare che questa “unicità” contagi e rovini il morale generale.

Thako Harris: Esatto. I migliori spesso sono anche umili, condividono soluzioni, aiutano il team, fanno crescere gli altri. Ma se qualcosa si “guasta”, va chiarito subito.

Galen Low: 100%! Chiuderei con una sezione simpatica: abbiamo raccolto dalla nostra community dei feedback vaghi, ma positivi, che i PM hanno ricevuto e che lasciano sempre un po’ interdetti. Li leggiamo e proviamo ad “analizzarli”. Pronto?

Thako Harris: Sì, mi preparo alla Sherlock Holmes!

Galen Low: Primo: “Sei una rockstar.” Un grande classico, molto positivo ma poco specifico. Come lo interpreti?

Thako Harris: È un complimento altissimo, almeno da noi. Se ti danno della rockstar, probabilmente stai per avere promozioni e progetti sempre più grandi. Quasi un “sei arrivato”.

Galen Low: D’accordo, significa “nuovo livello del gioco”: da concerti nei bar, alle arene. Successivo: “Lo farei io, ma non ho tempo. Menomale ci sei tu.”

Thako Harris: Ego puro: il focus non è sul PM ma su chi parla. Se capita ogni tanto, lascia perdere; ma se diventa frequente o ti fa stare a disagio, occorre parlarne. È un po’ offensivo.

Galen Low: Vero, è il rischio di pensare che il PM sia solo “quello che raccatta i pezzi degli altri”. Passiamo avanti: “Adoro che tu faccia il tuo lavoro” (detto ogni volta dopo una presentazione).

Thako Harris: Tipico feedback che rivela una scarsa esperienza passata con altri PM. Se te lo dicono sempre, indagherei sul perché: magari ti hanno abituato a standard molto bassi. Chiederei chiarimenti.

Galen Low: “Sei la spina positiva nel mio fianco.”

Thako Harris: Se c’è un buon rapporto, può essere uno scherzo amichevole per dire che sei puntuale, pressante, ma alla fine utile. Se c’è confidenza, risponderei con ironia: “Allora dammi quello che ti chiedo e non ti infastidirò più!”

Galen Low: Ogni tanto serve essere la spina nel fianco in modo costruttivo.

Thako Harris: Esatto, uno stimolo positivo.

Galen Low: Il più controverso della nostra Slack: “Sei come una segretaria sotto steroidi.”

Thako Harris: Bocciato. È offensivo e riduttivo, ne terrei conto e cercherei di riallacciare il rapporto con quella persona, ma sapendo che qualcosa non va nella percezione del tuo ruolo.

Galen Low: Dipende sempre anche da chi arriva. Penultimo: “Sei un grande comunicatore.” L’abbiamo già in parte affrontato: cosa significa nella sostanza?

Thako Harris: Vuol dire che sai adattarti ai registri di tutti in modo da motivarli e coinvolgerli. Portare energia, sapere quando scherzare, quando essere seri, conoscere le persone davvero a fondo. Questo è il segreto.

Galen Low: Non solo cosa dici, ma come lo dici: anche le battute (“Amico, dov’è il mio documento?”) hanno valore se c’è la giusta confidenza.

Thako Harris: Proprio così: conoscere le persone e cosa li motiva.

Galen Low: L’ultimo, per ridere: “Grazie.” Solo questo. A volte anche un semplice “THX” è il massimo che ottieni da certi clienti o team sempre burberi.

Thako Harris: Ricevere solo un “THX” non dà grandi soddisfazioni. A volte, però, è già un passo avanti: magari significa che stai rompendo il ghiaccio con un cliente difficile, che ti sta riconoscendo qualcosa che prima negava. Prenditi anche queste piccole vittorie.

Galen Low: Noi una volta abbiamo stampato quel “THX” e l’abbiamo messo in ufficio: era il segno che avevamo “abbattuto il muro” con quel cliente.

Thako Harris: Prendetevi le vostre soddisfazioni!

Galen Low: Ok, chiuderei tornando sulle “lessons learned”. Thako, come leader in varie agenzie, qual è il consiglio che daresti a chi, come PM, desidera crescere e passare alle operations?

Thako Harris: Devi metterti costantemente alla prova. Ho detto sì a progetti senza essere sicuro di farcela, e proprio per questo ero spaventato: tanti occhi su di me, errori evidenti, vergogna dopo riunioni, ma poi arrivano anche le vittorie. Sbagli, impari e non rifai lo stesso errore. Se mostri entusiasmo, chiedi aiuto quando serve e partecipi attivamente, tutto questo viene notato, anche se a te sembra normale. Altri si bloccano e non osano, tu invece devi dire sì, provare, sbagliare, migliorare: “fail fast, improve fast”, e crescerai sicuramente.

Galen Low: Thako, grazie mille per essere stato con noi oggi. È stato davvero divertente e interessante.

Thako Harris: Grazie a te per l’invito.

Galen Low: Bene, ecco qui. Se volete unirvi alla community con oltre mille appassionati di project management, partecipate al nostro collettivo! Visitate thedigitalprojectmanager.com/membership per maggiori info. E, se quello che avete ascoltato vi è piaciuto, iscrivetevi e rimanete aggiornati su thedigitalprojectmanager.com. Alla prossima, grazie per l’ascolto.