Come Aiutare i Team di Progetto ad Accogliere e Saper Gestire le Presentazioni di Progetto

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Galen Low: È il giorno della presentazione. Le cose sono in corso e tutto sta andando piuttosto bene. Beh, diciamo che va abbastanza bene. Anzi, sta andando come se si assistesse a un incidente d'auto al rallentatore.

Ravin sta rileggendo le slide di nuovo. Florence sembra che stia sussurrando ai propri piedi più che mostrare la nuova funzione di personalizzazione. E tu — hai dimenticato le tue note da qualche parte sul treno e stai improvvisando.

Dal lato del pubblico, l’umore generale degli stakeholder è... confuso. Impaziente. Disinteressato. La buona notizia è che tra poco sarà tutto finito e potremo tutti dimenticare che sia mai successo.

Tranne che non è affatto così. Il progetto continua, la prossima review dello sprint è tra due settimane, e anche se abbandonassi ora, ci sono comunque molte altre presentazioni aziendali davanti a te.

Se hai alzato le mani accettando il fatto che le presentazioni di progetto col tuo team siano destinate a essere dolorose e inevitabili interruzioni tra una fase e l’altra, continua ad ascoltare.

Parleremo di come fare in modo che il tuo team sappia gestire alla grande le presentazioni di progetto, risparmiando tempo nella preparazione.

Ciao a tutti e grazie per l’ascolto. Mi chiamo Galen Low di The Digital Project Manager. Siamo una community di professionisti digitali con la missione di aiutarci a diventare più competenti, sicuri e connessi così da aumentare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, visita thedpm.com/membership.

Oggi parliamo dell’arte oscura di presentare il lavoro di progetto, e di come i project manager possano supportare i propri team nel presentare il lavoro in modo che gli stakeholder aziendali comprendano, senza perdere ore in preparazione anticipata.

Con me oggi c’è Renaud Taburiaux, ex PM in agenzia, autore e rispettato coach di presentazione per professionisti di tutti i livelli di un’organizzazione — da architetti tecnici alla C-suite.

Renaud, grazie mille per essere qui oggi con me.

Renaud Taburiaux: Grazie a voi per l’invito. Non vedo l’ora di parlare alla vostra community, al vostro pubblico, di questo argomento delicato che mette molta pressione a tanti di noi.

Galen Low: Mi fa piacere che tu l’abbia citato, perché questa è una puntata nella quale ci siamo detti: ecco alcuni temi caldi sulle presentazioni.

Li abbiamo proposti alla nostra community e abbiamo raccolto alcune domande, difficoltà che affrontano nel presentare il lavoro di progetto, le presentazioni in generale, il public speaking e la comunicazione professionale nel complesso. Grazie dunque per esserti preparato con me in anticipo per inserirne alcune qui oggi.

E poi ci è arrivato un vero e proprio mare di altre domande, che risponderemo all’interno della community. Sono entusiasta di questo.

Renaud Taburiaux: Sì, sono domande davvero valide. Si vede che molte persone fanno fatica su questo tema. È bello vedere che chi non sa come fare non ha paura di chiedere aiuto. È davvero incoraggiante.

Galen Low: Assolutamente. Il potere della community.

Bene. Voglio partire con la mia domanda principale. Quella significativa che racchiude tutto per me: perché è così importante presentare nella gestione dei progetti e, se è così importante, perché non viene insegnato?

Renaud Taburiaux: Ok, perché è importante? Credo che per la vostra community, per i project manager, ma anche per qualsiasi tipo di manager, spesso occorra guidare senza autorità. Lo facciamo da anni. E per guidare senza autorità bisogna influenzare, convincere le persone, specie oggi.

È sempre più partecipativo. Non obblighi le persone a fare il loro lavoro o seguire il backlog: le devi convincere, devi mostrare loro il valore dietro alle cose. Quindi serve convincerle. Spesso lavoriamo con grandi team, magari usando la metodologia SAFe, con centinaia di persone sulla stessa applicazione.

Devi convincere non uno a uno, ma su larga scala. E spesso è tutto da remoto, con persone in India, Canada, Brasile. Convincere e influenzare è davvero il cuore del lavoro. E la presentazione è uno strumento chiave. Non uno a uno, ma uno a molti. Ecco perché è importante padroneggiare le presentazioni — ma non è sempre l’unico compito.

Ci sono anche altre cose da fare. Quindi è meglio non sprecare tempo e arrivare alla massima efficienza quando si preparano queste presentazioni.

Galen Low: Mi piace come l’hai impostata, perché io penso a una presentazione, giusto? O a presentare... ho formulato la domanda: perché è così importante? E nella mia testa è: standing ovation in sala riunioni.

Parli con lo sponsor o un gruppo di stakeholder. Ma non è solo quello. Presentare è condividere un’idea e ottenere l’adesione degli altri. E chi dice: Oh sì, odio stare davanti a una sala a presentare, in realtà come PM presentiamo ogni giorno.

Presentiamo idee al team. Usiamo l’influenza, il leadership per collaborare. Portiamo idee reciprocamente. Mi piace come hai allargato il quadro. Non ci avevo neanche pensato.

Renaud Taburiaux: Bisogna avvicinare tutti all’obiettivo, a ciò che si vuole raggiungere, ma non tutti ne sono consapevoli.

Non tutti hanno la stessa panoramica conoscitiva del PM o del people manager, tu hai una visione d’insieme di ciò che fa ciascuno. Hanno bisogno di condividere questa visione per essere efficienti. Quindi sì, presentiamo ogni giorno. E non serve per forza una slide! Non l’ho nemmeno citata. Presentare è condividere un’idea, trasmettere messaggi, raccontare una storia. Può assumere tante forme, ma lo facciamo ogni giorno.

Galen Low: Mi piace. Togli un po’ di pressione alla presentazione "formale". Esatto. È come tutte le altre presentazioni, usa le stesse competenze.

Renaud Taburiaux: Sì. Alla fine, è solo una presentazione. Anche se devi presentare alla C-suite, è solo una presentazione. Le slide e il modo in cui presenti non determinano davvero il risultato. Puoi sempre recuperare nella discussione, con interazioni uno a uno, ecc.

Non stressarti troppo per la presentazione. Spesso la rendiamo molto ufficiale, infarcendo di buzzword i nostri discorsi. Non serve. Deve essere umano. Le slide non convincono. Le persone convincono. Teniamolo a mente. È solo una presentazione.

Galen Low: Adoro.

Vorrei tornare sulla skill. È un argomento sentito nella nostra community. Tu ed io in green room, parlavamo dell’aspetto formazione. Nella mia esperienza, pochi mi hanno mai insegnato a presentare bene le idee, eppure è sempre stato dato per scontato.

Perché è così?

Renaud Taburiaux: Ci sono varie ragioni, ma è vero quello che dici. È dato per scontato. Spesso dico che è come scrivere una mail: diamo per scontato che la gente sappia scrivere una mail, ma poi vediamo ogni giorno mail lunghe, con i messaggi chiave persi dentro, perché chi scrive non sa nemmeno cosa vuole chiedere.

Si presume che sia insegnato all’università, ma non è vero: per il business non si insegna proprio, semmai seminarî accademici. In azienda si fa formazione, ma spesso non è fatta bene — senza farmi troppi amici, posso dire che quando l’insegnante è un comico, va bene per il delivery, per la fiducia, la voce, la gestione dello stress, ma non per la struttura, per i bias cognitivi da evitare o sfruttare. Si insegna male.

C’è anche il cattivo esempio dei leader. Spesso C-suite e HR non sanno fare di meglio, leggono le slide, fanno specie di karaoke, non comunicano davvero. Eppure sarebbe il loro ruolo saperlo fare. Noi PM dovremmo magari imparare da loro, ma spesso non ci aiutano. Dunque la formazione è scarsa, oppure mal impostata.

Galen Low: Adoro.

Renaud Taburiaux: Non mi farò molti amici oggi!

Galen Low: Invece apprezzo la passione. Vorrei allargare il quadro, visto che hai esperienza e opinioni forti sull’argomento, perché non deve essere così.

Ma come è nato il tuo interesse per la presentazione e la comunicazione nel business? C’è stato un momento in cui hai capito che più team hanno bisogno di queste skill?

Renaud Taburiaux: È partito da un episodio. Ho iniziato la mia carriera in agenzia nel 2010, credo, tra New York e Parigi.

Lì era tutto perfetto: intelligente, chiaro, tutto divertente, designer, ognuno sapeva cosa dire o fare. Poi, dopo circa cinque anni, sono passato al corporate: uno shock. Nel corporate la comunicazione è quasi una brutta parola.

Alla gente non piace: “Fa comunicazione”? Ok, la vedono come attività politica, oppure l’affidano a chi “non sa fare altro”. In molti dunque evitano la buona comunicazione.

E non parlo solo di presentazione, ma di comunicazione in generale. Quello che mi dava fastidio erano coloro che ci provavano e fallivano a preparare slide/script per ore — soffrivano loro e il pubblico. Uno spreco di tempo.

Arrivato in azienda, ho portato tutto ciò che sapevo da agenzia, project management, UX. Ho provato ad applicarlo alle mie presentazioni.

Così ho creato un framework che uso ancora oggi, chiamato “Presentation Sprint”, che mi consente di preparare velocemente presentazioni impattanti. Perché sono così appassionato? Perché è frustrante vedere il tempo sprecato in inutili o lunghissime presentazioni. C’è tanto di meglio da fare! Tutti saremmo più felici se fossero brevi, chiare e rapide da preparare.

Mi ritrovo ogni giorno a veder sprechi, comunicazione inefficace, soprattutto nei progetti reali per aziende. Si può fare meglio, facilmente. Per questo insisto tanto. Scusatemi se insisto troppo.

Galen Low: Nulla da scusare. È illuminante, specie pensando a chi ci prova, si impegna, ma non ha una guida, spende ore senza risultati e demotiva anche gli altri. Anch’io vengo dal mondo agenzie, dove lo storytelling è sacro: il valore del lavoro si “vende”, ma la comunicazione organizzativa è spesso pessima e senza barriere qualitative chiare.

Ed è difficile migliorare perché, di fatto, sono ciechi che guidano altri ciechi, ognuno da solo.

Renaud Taburiaux: Sì. E chi ci prova non sempre viene riconosciuto. Se non sai essere chiaro e rapido, ti demoralizzi subito. “Ah, vado da Toastmaster, ma non so ancora presentare bene”. Per forza: slide piene di testo, discorsi confusi. Eppure basterebbe qualche accorgimento giusto, ma nessuno ce li insegna. È davvero frustrante.

Galen Low: In green room ne parlavamo: Toastmasters. Tanti ci provano, magari migliorano un po’ nel presentare se stessi, ma non nella struttura del messaggio, nella gestione dei bias. È solo un pezzo del puzzle.

Renaud Taburiaux: È importante, aiuta a fare “ripetizioni”. Se non hai occasioni per presentare ufficialmente, perdi pratica, ti arrugginisci e non impari sbagliando “in sicurezza”. Ma riguarda solo la parte finale, il come presenti, non il perché o il cosa. Parlare davanti a un pubblico è importante, ma all’inizio non è la principale esigenza.

Galen Low: Parliamo dello “Presentation Sprint”. Puoi spiegarci il tuo approccio alle presentazioni di progetto? Un esempio pratico di presentazione in ambito project management: come useresti il framework? Quali passi segui per renderla più efficace possibile?

Renaud Taburiaux: Ok. Prendiamo vari tipi di presentazioni del project manager. Tutto ruota attorno all’audience e all’impatto/obiettivo. C’è chi presenta per ottenere un'approvazione (budget, roadmap, nuovo progetto), chi per motivare (in quel caso si punta meno ai dettagli e più alla visione/missione), chi per rassicurare mostrando il lavoro svolto nello sprint oppure nel business review.

Per me il modo di lavorare è semplice: tre step che conosciamo tutti. Think, Build, Deliver. Pensa: perché presenti? Qual è il messaggio? Chi è il pubblico? Che vuoi trasmettere? Bisogna pensare prima di “costruire”. Spesso corriamo su PowerPoint o Google Slide senza aver chiaro cosa dire: ci concentriamo sulle slide, non sul senso. Appena sai perché, con una struttura base e i contenuti, passi al Build: script, contenuto, slide. Il “cosa” presenterai. Infine Deliver: come presenterai, public speaking, interazione, gestione dello stress e del linguaggio del corpo. Parlarne è un atto fisico.

Ed è buffo: in agenzia seguiamo questi passaggi, ne parliamo per design/UX/agilità, poi prepariamo le presentazioni a cascata, in waterfall: ore e ore, poi mostri tutto all’ultimo. Meglio invece essere iterativi e incrementali: pensi, costruisci l’outline, la condividi subito, poi vai avanti, aggiungi contenuto, design solo alla fine.

Quindi: pensa prima, costruisci piano, chiedi feedback presto, prepara anche come consegnerai il tutto. Pensa come interagirai, come gestirai domande/stress. Step alla portata di tutti: pensa, costruisci, consegna. Basta applicarli nel “Presentation Sprint”.

Galen Low: Mi piace.

Però all’inizio parlavamo di risparmiare tempo in preparazione. Alcuni che ascoltano potrebbero pensare: sembra più tempo, non meno. In che modo lo sprint fa risparmiare tempo?

Renaud Taburiaux: Ottima domanda, perché può sembrare molto. In realtà no: se conosci il messaggio e il pubblico, non servono tre ore di workshop. Bastano pochi minuti per rispondere a otto/dieci domande prima di aprire PowerPoint. Il problema è che non lo facciamo, e saltando al build perdiamo tempo chiedendoci cosa dire.

Se invece questi passaggi li fai rapidi, l’impatto sarà maggiore, costruendo sarà tutto più facile. Se hai già la struttura su carta o su una bacheca digitale, creare le slide richiederà poco, anche un paio d’ore se vuoi essere creativo. Otterrai subito una sorta di “presentazione minima valida”, da testare subito ricevendo feedback.

Eviti costi sommersi: se prepari tutto nei minimi dettagli e poi il capo ti dice “no, così non va”, hai sprecato due ore. È solo questione di fare i tre step, anche in fretta. Se corri subito sul build, sprechi tempo. Se salti la preparazione del delivery, sprechi impatto: non saprai cosa dire, ti stresserai, non saprai gestire domande difficili. Capisco possa spaventare, ma bastano tre step: pensa, costruisci, consegna anche in modo rapido e sarai avvantaggiato.

Galen Low: Mi ci ritrovo. Se avessi un centesimo per ogni slide creata e poi buttata...

C’è qualcosa di particolare: spesso pensiamo che “fare slide” sia pensare, specie in agenzia. Lì il messaggio è diretto. Nelle slide aziendali vedi romanzi compressi in 8 punti con caratteri minuscoli, ore di lavoro buttate e spesso vengono scartate.

Renaud Taburiaux: E peggio è quando nessuno dice nulla e lo presenti lo stesso! E perdi tempo per le cose importanti.

Galen Low: Esattamente. Se proprio vuoi investire tempo, fallo sulle prove, non sulle slide. È lì che l’efficacia aumenta e invece pochi lo fanno.

Renaud Taburiaux: Sì! Perché spesso l’azienda dà template e ti ritrovi a scrivere tutto, facendo il “karaoke” delle slide. È rassicurante, ma serve davvero un rallentamento per pensare a cosa vuoi dire. È difficile se non l’hai mai fatto, è più facile copiare/incollare slide da altri vecchi deck sperando vada bene. Ma quasi mai è così.

Galen Low: Concordo.

Renaud Taburiaux: Non ho mai visto una presentazione non ben preparata andare bene. Di solito è un disastro, sia per chi presenta che per il pubblico. Dovrebbe essere win-win!

Galen Low: Sì, davvero.

Voglio approfondire lo step del delivery/team: alcune presentazioni non sono mai solisti, c’è più di un relatore/argomento, si deve preparare in gruppo.

Molti al pensiero di “provare” si demotivano. Tu come gestisci lo step “deliver” di una presentazione di team, per sentirvi pronti senza fare 36 ore di prove?

Renaud Taburiaux: Rispondo da due prospettive: preparazione alla delivery in sé e in team, come aiutare gli altri.

Se passi tantissimo tempo sulle prove, probabilmente non lo fai bene. Io preferisco una prova completa: inizi e vai fino alla fine senza pausa. Molti invece appena si bloccano ripartono da capo e non provano mai la seconda metà. Serve invece procedere, cronometrarsi (una presentazione dura 20-30 minuti; sopra si perde il pubblico). Fai la prova, poi via alle domande: cosa ho fatto bene, cosa da migliorare alla prossima prova o presentazione? Così bastano 20 minuti più 10 di feedback.

Molti invece fanno “read through”: passano le slide dicendo tra sé “qua dirò questo”, ma non lo dicono ad alta voce. Invece serve dire davvero: le frasi scritte spesso non funzionano da orali. Così noterai subito cosa funziona. Più provi, più migliori: sai che parole usare, quali scartare, quali sembrano scritte e forzate. Finché non fai la prova vera, tutto è ipotesi: durata, struttura ecc. Meglio provare privatamente (o con pochi) che di fronte al pubblico.

Galen Low: Mi piace l’idea di andare fino in fondo, perché spesso capita di non superare mai il primo punto perché si cambia e riprova sempre. E le transizioni!

In agenzia, se il tempo non basta per provare tutto ci si concentra sulle transizioni. È lì che si fa confusione e “ora il mio collega viene a parlare di...”. Il passaggio è sempre imbarazzante.

Renaud Taburiaux: Peggio ancora: ci sono anche transizioni tra slide o argomenti: invece di una storia in 10 capitoli (10 slide), sembrano 10 racconti separati. Mostrano, parlano, cambiano slide. Così si perde il pubblico! Meglio stuzzicare: “E questo ci porta a...” e passare alla successiva. Basta poco per rendere la storia coesa e comprensibile.

Galen Low: Anche per portare le persone avanti verso un obiettivo, alla fine è questo lo scopo.

Renaud Taburiaux: Sì, la presentazione aziendale non deve solo informare, ma trasformare. Non serve elencare il backlog: spiegami perché, a chi giova, quale impatto avrà. Porta il pubblico dal punto A al punto B insieme. Se è solo per informare, manda una mail! Non fare presentazioni inutili, sprechi tempo e attenzione.

Galen Low: Il tempo insieme è prezioso, quasi sacro, specie in un progetto.

Renaud Taburiaux: Sono davvero appassionato di questo tema, fermatemi se esagero. Serve vedere la presentazione come qualcosa di valore. Non è un atto egoista, ma di servizio verso il pubblico, per risolvere un problema (approvazione bilancio, ad esempio). Pensa al valore per chi approva, non solo al tuo. Così perdi stress e la presentazione diventa più impattante e meno opprimente.

Il tempo è sia preziosissimo sia costosissimo: rubi all’audience tempo, attenzione ed energia che non puoi restituire. Se presenti un’ora a 10 persone, “perdi” 10 ore lavorative. Fai presentazioni più brevi e meno frequenti. Sintetizza, guarda dal punto di vista del pubblico. Così porti valore e sentirti più sicuro.

Galen Low: Mi piace molto.

Renaud Taburiaux: Credo non ho risposto alla tua domanda su “come aiutare”. Andiamo lì?

Galen Low: Sì, vorrei concentrarmi sulla presentazione in team, quando alcuni sono a disagio: molti non hanno confidenza col “presentare”, sono tecnici, specializzati, magari bravissimi ma si sentono inesperti come presentatori. E spesso i project manager devono aiutare co-presentatori a risplendere: come fare?

Renaud Taburiaux: Giusto: come PM, product o people manager, spesso aiuti colleghi a presentare. Primo: non puoi aiutare chi non vuole essere aiutato. Se non vuole il tuo aiuto, meglio lasciar perdere.

Poi: non dare “feedback”, ma fai domande! Spesso non sei percepito come esperto di presentazioni, magari nemmeno tu lo sei — però il tuo punto di vista è prezioso per portarli a comprendere. Poniti da coach: domanda “chi è il pubblico?”, “che vuoi ottenere da questa presentazione?”, prima ancora di vedere le slide. Poi durante: “questo, come sostiene il messaggio che mi dicevi prima?”. Non sono domande retoriche: magari il legame c’è davvero, ma dev’essere spiegato. Spesso si rendono conto che una parte è superflua o disallineata e la eliminano da soli, tu hai solo fatto domande.

Poi mettili nei panni del pubblico: “questo acronimo lo conoscono?”, “cosa vuoi che ricordino?”. Le domande sono il trucco principale.

A volte, se è tutto davvero confuso, chiedo: “Cosa vuoi realmente dire?”. E spesso: “Stiamo solo usando ChatGPT per correggere codice”. Dillo così! Sii semplice, diretto, come faresti tra colleghi.

Galen Low: Mi piace il movimento della pendola: il tecnico pieno di gergo oppure vuol sembrare “salesy”. Ma solo le domande mostrano se davvero il nesso logico c’è agli occhi degli altri: spesso è ovvio per loro, non per il pubblico. Chiedere “come si collega a...?” li obbliga a chiarire, a spiegare con parole semplici.

Renaud Taburiaux: Sì, è la “maledizione della conoscenza”. Il CEO crede ovvio che tutto serva alla strategia aziendale perché ci lavora da anni, ma il programmatore in Python non ne sa nulla. Solo chi è “fuori” può porre le domande giuste. Così chi presenta impara a spiegare davvero.

Galen Low: Apprezzo anche l’ordine delle domande: spesso si parte subito dalla presentazione, poi si danno feedback. Invece meglio chiedere subito: chi è il destinatario? A cosa serve? Crea un brief comune e facilita empatia e domande pertinenti.

Renaud Taburiaux: Anche nelle prove di coaching: voglio sempre due tipi di test audience, chi conosce già il progetto e chi è “vergine” sull’argomento, per simulare diversi tipi di destinatario. Durante la simulazione non bisogna interrompere, meglio mettersi davvero nei panni dell’audience, anche fingendo di essere un cliente o un manager occupato.

Il feedback ha senso solo se sai per chi è la presentazione e con che scopo. Spesso invece si guardano solo le slide e basta. Non funziona così.

Galen Low: “Va bene” quindi, spesso è l’unico feedback...

Renaud Taburiaux: E va anche bene così, perché serve scegliere il progresso, non la perfezione. A chi inizia, stressato e verboso, non dire mai: “fa schifo, rifallo”, ma dai un sugggerimento piccolo. Abbiamo così tante presentazioni che basta migliorare una cosa alla volta. “Troppe parole? Serve davvero?”. E loro riflettono.

Un passo piccolo per volta, perché la perfezione non serve. Anche le slide “amatoriali” possono risultare più autentiche. A volte il buon senso è meglio della perfezione.

Galen Low: Infatti il senso della presentazione non è la perfezione, ma “cosa cerchiamo di ottenere”, messaggio e audience. Anche se sbagli le parole, se il significato passa muoviamo il progetto e il presentatore migliorerà, un passo alla volta.

Renaud Taburiaux: Sì. Per la fase “Think” ho creato una canvas con dieci domande da porsi prima di aprire le slide. Le principali: chi è il pubblico, qual è l’obiettivo, quali messaggi chiave vuoi trasmettere. Se le rispondi puoi presentare anche se “salta” la TV/slide: i tre messaggi puoi dirli in ascensore, a pranzo, o in una presentazione lunga. Ma se non li definisci prima, sei perso. Basta sempre “pensare prima di costruire”.

Galen Low: “Internalizzare”, non “memorizzare”. Io non ricordo mai i testi delle canzoni, ma so cosa vogliono dire e posso cantarli. Questo per dire: io in genere scrivo una scaletta di bullet point, poi li “interiorizzo”. Anche in consulenza ho visto training su presentazioni senza slide: la domanda è “servono davvero slide?”. Essendo di agenzia, io ragiono in slide di default.

Renaud Taburiaux: Le slide spesso aiutano a visualizzare, specie coi numeri. Ma se hai tre punti, basta una slide con tre titoli: è ridondanza utile a fissare il concetto sia uditivo che visivo. Le slide servono, ma non sono il punto. Se hai interiorizzato i messaggi, puoi consegnarli con o senza slide.

Galen Low: Quindi le slide sono riferimento per il pubblico, non per il relatore.

Renaud Taburiaux: Esatto: le slide non devono servire a te, ma aiutare gli altri a seguire. Se ti servono per sicurezza va bene, ma ricorda che non è un esame: puoi sempre tornare dopo su certi punti. È una presentazione di business, si può approfondire poi. Nessuna tragedia se usi degli appunti.

Galen Low: Non è Broadway, né il Parlamento!

Renaud Taburiaux: No, esattamente.

Galen Low: Solo una presentazione che smuove le cose.

Renaud Taburiaux: Se qualcuno è a disagio, ricorda: è solo una presentazione. Abbassa le aspettative. Parla a un umano, trasmetti il messaggio: se dimentichi qualcosa va bene, loro non sanno cosa volevi dire. Se poi hai “interno” lo scopo e provi una o due volte a voce alta, sei pronto. Ho allenato tanti tecnici “terribili” che dopo uno sprint di presentazione se la sono cavata bene, a volte anche entusiasti. Lo stress cala, perché ti concentri sul valore che porti agli altri.

Galen Low: Tornando al punto: presentiamo sempre, anche solo proponendo un’idea ai colleghi. Quella davanti a tutti è solo una forma diversa della stessa conversazione. Dovremmo “de-pressurizzare” l’evento. Per chi vorrebbe migliorare la cultura di comunicazione aziendale, qual è il primo passo pratico?

Renaud Taburiaux: Sono di parte: usa i tre step del framework. Non serve comprare nulla. Pensa prima, costruisci piano, chiedi feedback prima, prepara bene la consegna. Funziona con ogni comunicazione: anche mail, video ecc. Pensa prima, costruisci con lentezza, prendi feedback. Non aspettare l’ultimo minuto. Prepara anche come consegnerai (invio, presentazione, ecc). Così risparmi tantissime ore su rifiniture inutili.

Dai l’esempio tu stesso per primo. Non chiedere al tuo team di farlo se tu non lo fai. Parti in piccolo e scrivi i tre messaggi che vuoi lasciare nella testa del pubblico. Basta questo per semplificare la preparazione. Poi la volta dopo perfezionerai le slide, togliendo parole ecc. Un passo alla volta, ma parte subito.

Galen Low: È iterativo.

Renaud Taburiaux: Proprio così. È quello che facciamo nei progetti: sprint, feedback, review, discovery. Facciamolo anche per le presentazioni.

Galen Low: Ecco il senso di “Presentation Sprint”, titolo del tuo libro.

Renaud Taburiaux: Esatto. Sprint perché dev’essere breve, concentrato: preparazione di qualche ora, seguendo i passi giusti. Ma anche perché alla fine, dopo la consegna, si torna sul think e si fa debrief: come possiamo migliorare? Lo scrivi, e alla prossima presentazione lo rivedi. Serve a poco fare retrospettive se poi nessuno ci torna sopra. Invece serve prendersi qualche minuto col team dopo aver presentato: come è andata? Hai metriche valutative? Cosa cambieresti. Quindi sprint anche perché si riprende da capo dopo.

Galen Low: Fantastico.

Renaud Taburiaux: E quindi direi che possiamo concludere.

Galen Low: Ho una vagonata di domande dalla community, risponderò lì perché il tempo oggi non basta. Ma per chi volesse saperne di più su libro e attività?

Renaud Taburiaux: Il libro (lo vedete a video) è disponibile su Amazon, lo trovate su presentation-sprint.com. Gli strumenti, canvas, workflow e checklist sono scaricabili gratis dal sito — non serve comprare il libro per iniziare. Migliora subito la tua presentazione! Se poi vuoi andare in profondità, nel libro trovi strutturazione e consigli su stress e dettagli. Scarica gratis il primo capitolo su presentation-sprint.com. Scrivimi, posso venire in azienda a fare una presentazione veloce al team. Voglio diffondere questo metodo! Trovi mail e LinkedIn sul sito. Ricorda: parti in piccolo, parti subito.

Galen Low: Tutti i link nelle note e sul sito. Grazie mille Renaud, è stato un vero piacere.

Renaud Taburiaux: Grazie ancora per l'invito. Veniamo dallo stesso mondo di Project Manager, condividiamo tante frustrazioni — e sono contento di poter aiutare la vostra community a fare meglio.

Galen Low: È stato quasi terapeutico. Grazie!

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