Competenze Invisibili del PM (E Come Affinarle)

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Galen Low: Bene, quella telefonata cruciale con il tuo stakeholder più difficile è finalmente terminata. Tiri un sospiro di sollievo.

È andata... bene... Ma non puoi fare a meno di pensare di aver gestito male la giustificazione per la nuova tempistica, e potresti essere stato un po’ troppo sulla difensiva quando ti sei opposto alle loro richieste di funzionalità aggiuntive.

Chiedi al tuo team su Slack come pensano che sia andata, ma tutto ciò che ricevi sono alcuni pollici in su.

Perché nessuno ti ha insegnato come affrontare conversazioni difficili come questa quando ti sei certificato? Non dovrebbe esserci un modo per acquisire questa esperienza senza rischiare di compromettere la carriera?

Se hai cercato un modo per imparare e mettere in pratica le competenze relazionali senza rischiare una caduta rovinosa che limita la carriera, continua ad ascoltare. Parleremo di alcuni importanti cambiamenti di mentalità e di alcune tattiche specifiche che trasformeranno le conversazioni difficili da una delle tue più grandi paure a uno dei tuoi nuovi passatempi preferiti.

Ciao a tutti, grazie per esservi sintonizzati. Mi chiamo Galen Low e sono con il Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci reciprocamente a migliorare le competenze, acquisire sicurezza e costruire connessioni, in modo da aumentare il valore della gestione di progetto nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com.

Oggi parliamo di quelle competenze cruciali, spesso trasversali e quasi invisibili, che contraddistinguono i project manager eccezionali dal resto del gruppo. Approfondiremo quali sono queste competenze, quale impatto possono avere e anche come affinarle, considerando che per la maggior parte di esse non esistono corsi o manuali specifici.

Con me oggi c’è Jen Dary, coach di leadership, relatrice e fondatrice di Plucky—una società di coaching e consulenza che aiuta le persone a fare carriera.

Benvenuta, Jen!

Jen Dary: Grazie, Galen. È davvero un onore essere qui. Sei molto conosciuto, direi, in molti ambiti.

Galen Low: Anche tu lo sei! Ne parlerò dopo. Ho intenzione di fare dei complimenti a Jen, perché molte persone nella mia community hanno usufruito dei servizi di Plucky, ti conoscono personalmente, hanno beneficiato di ciò che fai e si sono evolute nel loro percorso professionale come persone creative. Quindi oggi approfondiremo questo, ma sto già spoilerando alcune conclusioni.

Parli un po’ di Plucky: perché hai iniziato a fare quello che fai e in che modo Plucky aiuta le persone a fare carriera?

Jen Dary: La domanda infinita a cui mi sveglio ogni mattina, Galen. Quindi, Plucky... il mio background è che sono stata direttore sviluppo risorse umane in un’agenzia digitale a New York circa dieci anni fa, e adoravo quel lavoro.

Come sanno molti dei tuoi ascoltatori, un’azienda o agenzia piccola può essere davvero entusiasmante, perché indossi molti cappelli diversi. E allora, a un certo punto, ti chiedi se non sia il caso di indossare un cappello nuovo. In quel periodo ho avuto il mio primo figlio e ho preso il congedo di maternità. Alla fine mi sono chiesta: “Chi sono adesso?”

Rimarrò a casa a tempo pieno? Tornerò a lavorare a tempo pieno? Troverò una via di mezzo? Parlo spesso di come la genitorialità sia un bellissimo invito, un momento della vita in cui chiedersi: “Chi sei adesso?” Ci sono altri momenti come questo nella vita, ma per me quello fu davvero significativo: mi sono presa una pausa per riflettere sul mio futuro.

Ora Galen, ci stiamo conoscendo ora, ma non avrei mai previsto di mettermi in proprio. Sono una “brava studentessa”, la figlia maggiore, cosa posso fare per te? Mi piace avere un capo, puntare sempre più in alto. Eppure, dopo tutto, mi sono detta che volevo fare all’esterno quello che stavo facendo in azienda, ma per più realtà diverse.

Così ho iniziato come consulente e in poco tempo sono passata al coaching, perché mi sono resa conto che era ciò che adoravo. Oggi sono passati nove anni e mezzo, e Plucky è veramente una luce nella mia vita, direi una grande luce. Dedico circa metà del mio tempo al coaching one-to-one, di solito con leader o aspiranti leader.

Poi faccio anche altre attività: corso per manager, prodotti che ho inventato, a volte partecipo a podcast come il tuo. E sì, questa è la storia.

Galen Low: Mi ha colpito molto il modo in cui ti presenti su internet. Ho pensato: che sito umile, quello di Plucky, quello di Jen! E poi, parlo con le persone riguardo a mentoring, coaching, e tu salti sempre fuori e sei ovunque sulla stampa. Hai un corso che mi piace tantissimo: "Quindi ora sei un manager" – già il titolo mi ha colpito. Sei ovunque.

Jen Dary: Sì. È un titolo impegnativo, ammetto, per una CEO. A volte sento di essere in modo subdolo “contro tendenza”: google ad, strategie, è tutto molto fuori dai canoni di ciò che dovrei fare, ma ho sentito che "quindi ora sei un manager" è uno di quei momenti in cui qualcuno ti parla di quando hai ottenuto davvero quel ruolo.

Credo moltissimo che diventare manager sia un momento di passaggio nell’identità: bisogna fermarsi e chiedersi ancora una volta: chi sono adesso? Ora potrei licenziare qualcuno. Potrei promuovere qualcuno, oppure non dare feedback a un’amica che due settimane fa era una collega ed è ora sotto la mia responsabilità.

Tutte queste dinamiche sono molto difficili ed è importante, almeno, riflettere su che tipo di identità vuoi avere mentre vai avanti.

Galen Low: Mi piace questo aspetto esistenziale e questi momenti di identità. In effetti, molti project manager che parlano di Plucky nelle mie conversazioni si sono trovati a ricoprire ruoli di leadership e si sentono dei pionieri. A volte sono i primi del loro genere.

Mi chiedo, tu che hai lavorato con diversi project manager: pensi che siano in linea con quello che fai?

Jen Dary: Oh mio Dio. Come potrebbero non esserlo? Perché sono persone determinate, e ho preso tanti appunti su questo: ho quasi due pagine di motivi per cui i PM dovrebbero lavorare con me.

Numero uno: sono persone che devono avere competenze relazionali per svolgere il loro lavoro, perché sono uno spazio intermedio tra il servizio clienti, nella maggior parte dei casi, e il team. Quindi servono produttività e capacità relazionali. Ne parleremo ancora. Ma c’è anche la questione che portano con sé stress, pressione, tensione e spesso non esiste uno spazio sicuro in cui sfogarsi.

Insegno sempre che ci si può sfogare lateralmente o verso l’alto, mai verso il basso – un po’ come nella gerarchia tradizionale di un organigramma. Non puoi sfogarti con il tuo team, perché porti loro un peso.

A quel punto loro potrebbero pensare: “Uh-oh, il mio capo è infelice!” Ogni tanto può capitare: stai pranzando o prendendo un drink e dici qualcosa, va bene, purché non diventi una regola. Serve uno spazio sicuro dove liberarsi di parte di quello stress che inevitabilmente hanno i PM.

Non faccio terapia, non si tratta solo di sfogarsi, è anche un modo produttivo per gestire quelle sensazioni. I PM si trovano spesso in queste situazioni. E poi, onestamente, credo che ci siano molte domande che a volte bloccano i PM: “E poi? Qual è la mia carriera?” Da PM, forse divento senior PM, una posizione da VP… e dopo? Quindi c’è un punto di domanda sul percorso. E io sono il posto giusto dove trovare risposte a queste domande.

Galen Low: Mi piace la parola “tenere” e lasciar andare lo stress. Rispecchia quello che sento anch’io nelle mie conversazioni: il ruolo del project manager, soprattutto in agenzia, non è sempre visto come un ruolo di leadership.

Eppure, bisogna comunque sviluppare competenze da leader perché, di fatto, si guida un team, almeno per consegnare i progetti. Non esistono regole precise nemmeno sullo sfogo, quindi apprezzo molto la tua visione. In orizzontale!

Jen Dary: No, la tua parola sugli “invisibili” è davvero azzeccata. Perché direi che un PM al meglio del suo è invisibile, davvero. Se non lo è, probabilmente c’è qualche problema in corso. Sì.

Galen Low: Le cose dovrebbero funzionare bene, tutto scorre... Se invece non vanno bene, diventano dolorosamente visibili.

Jen Dary: Esatto, e non è solo colpa loro, ci possono essere tanti altri fattori problematici. Ma nei giorni migliori, tutto scorre liscio. E in una giornata normale possono esserci ostacoli, e un PM forte, equilibrato e sicuro di sé (in ciò che è e non è) sarà capace di affrontare questi ostacoli, non solo gestendo la propria soddisfazione, motivazione e stress, ma anche trasmettendo equilibrio al team. Questo ha effetti a catena sulle persone intorno a te.

Anche se il cliente arriva e si agita, puoi dire: “Ok, abbiamo tante cose in ballo, prendiamoci un attimo. Voglio assicurarmi di aver annotato tutto ciò di cui hai bisogno ora.” Il modo in cui ti poni, accogliente, rispetto al caos che il cliente ti riversa, è importante.

Anche se dentro di te pensi: “Oh, mi stai uccidendo!”, fa parte del mestiere. Poi con il team puoi dire: “Ragazzi, ottimo lavoro e c’è anche margine di miglioramento. Ecco cosa faremo dopo.” Non devi ingoiare tutto, serve spazio di sfogo, ma la presentazione è fondamentale per i PM.

Galen Low: È stata una mini-lezione perfetta. Un vero contributo qui nel podcast DPM. È un ottimo aggancio: abbiamo parlato dell’invisibilità del ruolo del PM e vorrei approfondire questa idea… Siamo costantemente in navigazione tra alti e bassi.

Spesso nella formazione sul project management si suggerisce che bisogna tenere tutto perfetto e, quando le cose deragliano, bisogna tornare subito sui binari. In realtà bisognerebbe concedere a noi stessi e al team la grazia di sbagliare e affrontare giornate difficili.

Se però si vede il tutto con il giusto distacco, magari guardando indietro, si nota che è andata benissimo, anche se tutti sappiamo che i progetti raramente sono perfetti; c’è una sorta di addestramento su come tenere tutto perfetto… e poi c’è il resto, il disordine.

Jen Dary: Esatto.

Galen Low: Voglio dire che le competenze che uso di più come PM, o come people leader, o come specialista, non le ho imparate dai libri o in aula. Le ho affinate sul campo, spesso con fatica, e quasi sempre a caro prezzo.

Immagino che tu veda spesso questa situazione. Siamo sulla stessa lunghezza d’onda: tra le competenze delle persone che occupano ruoli di leadership, qual è quella più importante, quella meno insegnata ma fondamentale per lavorare bene?

Jen Dary: Me ne vengono in mente dieci, ma provo a sintetizzare. In realtà penso che la competenza numero uno – e vale per chiunque, non solo per i PM – sia la consapevolezza di sé. Se assumi qualcuno che conosce i propri limiti prima di chiedere aiuto e si sente a proprio agio nel chiedere aiuto oltre quella soglia, assumi quella persona subito e dagli pure dei bonus.

Questa è una scorciatoia verso un collaboratore forte. Quanto sta succedendo lì? O sono passivo-aggressivamente arrabbiati con me? Oppure si sono irritati perché non hanno ottenuto quella promozione? Qualcuno che sa esprimere se stesso è davvero un dono per il team. Inoltre, è fondamentale anche gestire i conflitti.

Perché buona parte di ciò che stiamo dicendo riguarda proprio tensioni, pressioni e stress. Tutto questo è conflitto: le aspettative di qualcuno non coincidono con quelle di qualcun altro. Galen, se c’è un nemico nell’universo, è il conflitto. Nessuno lo vuole. Negli USA qualche giorno fa era il giorno del Ringraziamento, sono sicura che da domani avrò almeno 50 nuovi clienti se lavorassi nei sistemi familiari. Ma davvero, la capacità non solo di gestire i conflitti, ma quasi di accoglierli.

Se sei una persona (uso di nuovo il termine sicurezza che ho già detto) con consapevolezza di sé, e ami dire “Ehi, che succede laggiù? Parliamone”, il mondo ti amerà e nessuno ti lascerà più solo.

Probabilmente sarai sempre coinvolto nei conflitti, ma sono pronta a scommettere che molti tuoi ascoltatori hanno imparato a gestire i conflitti già nel loro passato. Se sei un buon PM, magari nella tua famiglia d’origine eri quello che gestiva i conflitti. O lo eri nei lavori di gruppo a scuola, dove riunivi tutti intorno a un obiettivo comune.

C’è quasi un modello, una tipologia di persona che pensa: budget e scadenze? Evviva! Segno per me. È una specifica attitudine. E quindi, probabilmente, se ora sei un PM, hai almeno un principio di capacità di accettare i conflitti, o sei incuriosito da questo aspetto.

Galen Low: Fermiamoci un attimo su questo: la bomba che hai lanciato è proprio la consapevolezza di sé. Se cerchi qualcuno da assumere, cerca quella caratteristica. Eppure, non ho mai visto nemmeno un annuncio di lavoro che dica: “Cerchiamo una persona consapevole di sé, che conosca i propri limiti e sappia chiedere aiuto.” Non compare mai, ma sarebbe fondamentale.

Dove suggerisci di provare a valutarla per prima? Magari non è nell’annuncio di lavoro… forse nel colloquio?

Jen Dary: Bella domanda. Ti rispondo dal mio punto di vista. Se lavori come ingegnere, magari le persone guardano solo il tuo LinkedIn, fanno una selezione rapida. Ma se hai la possibilità di allegare anche una breve presentazione, anche solo una mail, credo ci sia modo di essere sinceri, e magari un po’ autentici, e quello è già un primo segnale. Sicuramente poi nel colloquio: nelle job description non lo scriviamo, giusto?

Ma istintivamente poi in fase di selezione ci inseriamo domande come “parlami di una volta in cui…”, oppure “raccontami di un fallimento che hai affrontato”. Il “parlami di…” è una storia, e quello che ascolti tra le righe è: sei il cattivo della storia? Oppure sei il perfetto eroe?

A quel punto ci si insospettisce. Cerchiamo questo tipo di indizi, forse chiamandoli in modo diverso. Sì, ci stiamo già attenti senza saperlo, dobbiamo solo imparare a nominarli e discuterne.

Galen Low: Mi è capitato in colloquio di sentire storie tipo: “Ecco, ho lanciato il mio team sotto un autobus, ma io ho lavorato bene, se non fosse stato per loro sarebbe stato un progetto perfetto.” A quel punto penso che il colloquio sia finito. No.

Jen Dary: Ed è ironico che chi fa così vuole esattamente evitare quell'effetto! Vorrebbe farti fidare di lui, dirti quanto sia perfetto, ma in realtà succede il contrario: non ti fidi perché la storia raccontata è troppo sbilanciata. Ironico, davvero.

Galen Low: E, come hai detto, è ironico e reale: a volte bisogna solo aggiungere un po’ di sé nella lettera di presentazione. Che tecnicamente dovrebbe parlare proprio di te, eppure bisogna dirlo chiaramente, perché il gioco è apparire eccellenti e nascondere le debolezze. Spesso vogliamo sembrare perfetti, anche quando parliamo di un errore in un progetto.

Certe volte, nelle interviste, interrompo perché temo che siano troppo egocentrici ma, d’altra parte, siamo portati a voler apparire sempre al meglio invece di mostrarci autentici.

Jen Dary: Sì. Stavo facendo coaching a una persona che si stava preparando per un colloquio, e siamo arrivati al punto che se indossi una maschera in fase di selezione e ti danno il lavoro, dovrai continuare a portare quella maschera. Quindi assicurati di non farlo. Non sto dicendo di inventare esperienze, ma se ti presenti con sincerità, sarai poi molto più predisposto al successo, sia per la tua motivazione personale sia per come ti vedrà chi ti assume.

Indossa la giacca che ti dà sicurezza e presenta te stesso per chi sei, invece di vestirti solo per piacere agli altri.

Se senti cosa ti dà potere in quella situazione, segui quello.

Galen Low: Interessante, mi piace. Vorrei ritornare su un aspetto: il conflitto. Ne abbiamo parlato: a volte fa parte della personalità correre verso un problema. Da parte mia, ho imparato tutto quello che so sui conflitti… nel modo difficile. Conflitto, non tanto risoluzione. Ho imparato sbagliando, senza molte occasioni di fare pratica se non direttamente sul lavoro. Immagino che sia qualcosa che molti ti portano come esigenza. Hai una sfida ricorrente che noti sulle persone e, magari, qualche storia?

Jen Dary: Sì. Spesso le persone non usano la parola “conflitto” direttamente. Io ascolto ciò che dicono e capisco che sotto c’è un conflitto. Per esempio, magari dicono: “Sento che qui ho raggiunto un tetto e non so come chiedere quello che voglio, ho paura che pensino che sto già cercando altrove.” Quindi c’è questo aspetto: chiedere di più può sembrare una minaccia e in certe realtà, agenzie piccole in particolare, entra in gioco la lealtà, il senso di famiglia, il tradimento…

Se decidi di andartene può essere brutto. Se gestisci un piccolo business, non fare così! Chiamami, ti spiegherò perché ti stai dando la zappa sui piedi. Se invece sei colui che dice: “Vai, spicca il volo! Mi dispiace che qui non c’erano le opportunità per te”, rimarrai sorpreso nel vedere che spesso le persone tornano. O cercano partnership, o ti acquisiscono, mille possibilità. Mai bruciare i ponti. Ecco una grande lezione.

Un’altra: settimane fa una persona mi scrive. “Su 15 persone in leadership, 13 non si fidano di me. Che consulente potrei chiamare?”

Gli ho risposto, magari in modo diretto, che forse dovrebbe chiedersi se questo è il lavoro giusto per lui. 13 su 15 sono tanti! Ma il fatto che abbia avuto la consapevolezza di dirlo è già importante. Difficile che un consulente possa risolverlo senza tantissimo tempo, soldi e coaching.

Puoi leggere libri come EOS, ottimo, ma a volte la soluzione migliore è lasciare con dignità e magari lasciare il posto a qualcun altro. Ci sono consigli d’amministrazione, advisor, ma nessuno ci pensa finché non è troppo tardi.

Galen Low: È interessante: quando penso alla parola “conflitto”, immagino una battaglia da vincere. Ma non è quello che intendiamo. Quello che hai descritto sono esigenze o priorità in conflitto, magari culture diverse. Non sempre bisogna forzare tutto a quadrare e “vincere”. A volte, la soluzione migliore è quella che funziona per tutti. E anche tornando al tuo insegnamento iniziale su tono e modalità di comunicazione: è proprio quell’approccio il vero spirito del conflitto sul lavoro.

Non urla e scontri, ma consapevolezza delle esigenze in conflitto e ricerca del miglior risultato. Correre verso la soluzione, non per “colpire” qualcuno, ma per trovare la strada costruttiva.

Jen Dary: Nel 2022, posso contare sulle dita di una mano le volte in cui ho sentito di conflitti in cui si urlava. Anzi, è l’opposto: passivo-aggressività. Pollici in su su Slack. Puntini di sospensione che vanno e vengono. Un conflitto sotterraneo ancora più tossico. E ora che tutti lavorano da remoto è ancora più difficile affrontarlo.

Anche solo mandare un invito Zoom con “Possiamo parlarne?” Ricorda, ho una linea di prodotti che si chiama “We Can Talk”, perché insegno sempre che le tre parole più spaventose in inglese sono “can we talk”. Se qualcuno te lo dice, vai subito sulla difensiva!

Galen Low: Mi immedesimo subito su questo!

Jen Dary: Davvero, ti irrigidisci subito. Se qualcuno ti dice “Possiamo parlare?” entri immediatamente in modalità difensiva. Quindi, allenati a ricevere bene questa domanda. Rispondi: “Certo, possiamo parlarne. Che succede?” Anche se hai paura dentro di te. Non dico di non essere nervosa, ma le cose vanno decisamente meglio con questo approccio.

Ascolta. Davvero. Non avere la risposta già pronta mentre l’altra persona parla. Fai una pausa, ascolta cosa viene detto. Spesso quello che dicono è molto meno grave di quello che ti aspettavi.

Galen Low: È interessante questa gestione del momento: “Non fare quello che faresti d’istinto, aspettare colpo per reagire. Fermati. Metti la mente nell’assetto giusto. Sii aperto a cosa potrebbe uscire dopo il ‘possiamo parlare?’. Solo dopo reagisci.” Insomma, non armarti per una battaglia che, in realtà, non c’è: è solo una conversazione.

Jen Dary: Sì. Insegno un corso che si chiama "Quindi ora sei un manager" ed è pensato proprio per chi ha iniziato da poco a gestire persone. Dico sempre che, quando vieni promosso, può arrivarti quella che chiamo “la tristezza del creatore”. Prima eri tu a realizzare, a scrivere il codice, a disegnare, a gestire i dettagli. Poi cominci a gestire processi, fogli, valutazioni, che sono meno divertenti.

Credo che la gestione sia una pratica creativa, o possa esserlo. Cambia solo la valuta: prima era codice, ora sono le persone.

Significa creare in modo diverso, lavorare sulle personalità, capire chi è più portato per le call di vendita, chi per parlare in pubblico, chi ha bisogno di aiuto…

Galen Low: Faccio mente locale...

Jen Dary: Parlo di leadership come pratica creativa...

Galen Low: E la valuta sono le persone, giusto...

Jen Dary: Esatto, i PM possono essere creativi nel lavoro. La valuta, soprattutto se gestisci persone, sono gli esseri umani. Hai competenze nel tuo team, persone junior e senior, puoi comporre il quadro giusto per raggiungere il successo. Puoi abbinare la personalità del team al cliente più adatto. Questa è l'arte del resource management: trovare la miglior combinazione interna ed esterna. Se puoi parlarne, bene, se no, anche solo cambiare mentalità da “cosa abbiamo sbagliato oggi?” a “cosa possiamo creare oggi?” cambia tutto.

Galen Low: Mi piace l’idea del “cambio di valuta”: molti PM direbbero che la valuta sono deliverable o report… invece sono le persone. E a quel punto sei molto più strategico di quanto pensi: per questo vieni promosso verso ruoli di leadership. Non ci sono tanti modelli davanti a te, ma stai costruendo le competenze giuste.

Jen Dary: Oggi parliamo di cose invisibili, giusto? E dico che il lavoro emotivo è uno dei grandi prodotti derivati: cioè, a fine giornata, sei stanco. Per gestire e controllare tutte le energie emotive in team o nelle discussioni ti affatichi moltissimo.

Per questo spesso faccio coaching su come rigenerarsi, non tanto “auto-coccolarsi”, quanto trovare un modo per ricaricarsi dopo una giornata passata a gestire persone. Anche io faccio così: passeggio, cucino ascoltando jazz... ma non trascurare questa parte, perché altrimenti accumuli e nel weekend non vuoi più stare con nessuno.

Sono un’estroversa, ma ora so che in alcuni contesti non mi ricarico. Sono consapevole dell'energia degli altri, anche ad esempio nel comitato della scuola: nessuno mi paga per questo, è lavoro non fatturabile, quindi a volte sto alla larga se non mi rigenera.

Galen Low: Non è curioso che alcune delle cose più invisibili siano proprio quelle che ci restano sulle spalle? Spesso ci premiano per ciò che è visibile: la consegna in tempo… Ma le cose invisibili sono quelle che restano: nessuno davvero ti dice “bravo per aver capito e gestito quel collega, e messo la persona giusta”, eppure sono cose sempre “accese”, non come un report che finisci e basta. Sono competenze umane, sempre in funzione, che non si spengono facilmente. Mi piace la dimensione dell’auto-cura.

Jen Dary: Sì, assolutamente. Probabilmente, se sei un PM che ascolta questo, sei anche a capo di qualche comitato. Sei stato “promosso” a capo volontari nella scuola, nella parrocchia, nella ronda del quartiere... O scegli sempre tu dove andare a cena con gli amici. Sono abilità che non finiscono alle 17:30. E anche se è affascinante, è un rischio per il bilanciamento.

Per assicurarti di essere in equilibrio, devi circondarti anche di persone diverse da te: la comunità è importante. Anche questa conversazione è catartica. Spero lo sia anche per chi ascolta: non sei solo ad essere stanco, ci sono altri come te e magari, anche se non l’ammettono, ti capiamo io e Galen.

Galen Low: Ti vediamo.

Jen Dary: A volte solo sentire parlare di questa roba è già liberatorio.

Galen Low: Concordo. Mi piacerebbe tornare su due temi. Primo: le tipologie di personalità. Perché abbiamo detto “sei di questo tipo?”. Se qualcuno ascolta e pensa “io non corro verso i conflitti, non guido comitati, forse non posso fare questo lavoro, Jen?”

Jen Dary: Bella domanda. Non direi mai a qualcuno che non dovrebbe fare qualcosa. Però, è importante farsi dei “check” di consapevolezza su sé stessi e sul proprio grado di soddisfazione. Se l’opportunità che hai davanti magari non risponde al tuo profilo MBTI, ma ti soddisfa, vai avanti!

Abbiamo tante pressioni invisibili: aspettative familiari, titolo di studio, confronti con ex compagni di corso, pressioni della società e della professione. Quindi, se sei un “pezzo rotondo in un buco quadrato” va bene: puoi essere introverso e fare il PM, tutto è possibile. Ma chiediti sempre: è questa la mia idea di soddisfazione o è ciò che gli altri si aspettano per me? Capita spesso di arrivare dopo 10-15 anni a chiedersi: “Perché sto facendo questo lavoro?”. E spesso la risposta è: perché qualcun altro lo voleva per me.

Avere qualcuno di fidato, un coach, insomma una persona sicura a cui dirlo è fondamentale. Chi guida aziende o startup può sentirne molta pressione: sono spesso l’unica persona con cui potersi aprire, perché non vuoi agitare la “barca” davanti a tutti.

Galen Low: Già, sarebbe destabilizzante sentirselo dire dal proprio capo venerdì pomeriggio!

Jen Dary: Esatto! “Ho dei dubbi, eh, ma ci vediamo lunedì! Buon weekend!”

Galen Low: Trovo interessante il tema della persona sicura a cui rivolgersi. Le competenze invisibili, difficilmente allenate, spesso si apprendono solo sul campo… e può fare male!

Come si può allenare questi aspetti— tipo il conflitto—senza rischiare tutto ogni volta che c’è il grande cliente o la riunione decisiva?

Jen Dary: Sì, certamente! Un primo passo è… rimandare indietro un piatto al ristorante.

Se hai chiesto “senza olive” e ti arriva con le olive, la maggior parte delle persone le toglie e si innervosisce. Ma hai fatto una richiesta: puoi dire “Mi dispiace, ma non mi piacciono le olive. Potreste rifare il piatto senza olive?” Che succede? Stai mangiando TU, quindi puoi chiedere ciò che vuoi. È un conflitto minuscolo.

Lo dico con simpatia perché mio marito non lo farebbe mai. È del Midwest, molto accomodante…

Galen Low: Si leverebbe le olive...

Jen Dary: Esatto! Lui chiederebbe più olive, magari, pur di non disturbare. Io invece mi schiero a favore di chiedere. Se non dico che non voglio le olive, resto frustrata, mangio qualcosa che non mi piace e a fine serata dico (falsamente) che era tutto buono.

Galen Low: Pollice in su su Slack! Sì, grazie.

Jen Dary: Ed ecco che lascio la mancia al cameriere, anche se non sono contenta. Ed esco dal ristorante con quell’energia. Invece, se ho espresso con disagio la mia preferenza e tutto va a posto, mi godo davvero la pizza. Quindi, questo è un ottimo esercizio di allenamento. Oppure, imparare a dire “no” è un altro modo per prepararsi al conflitto.

Quando ti chiedono, ad esempio, di organizzare ancora una volta la festa aziendale perché l’anno scorso ti sei occupato di tutto e rispondi: “Mi dispiace ma quest’anno davvero non posso, però sono disponibile a condividere i miei appunti con chi se ne occuperà”.

Un ottimo trucco, amici all’ascolto, è fingere un’epifania, un sogno magico. Ad esempio: “Stanotte ho sognato che dico troppi ‘sì’ e quindi seguo quello che sento e ti dico che stavolta non me ne occuperò”. Oppure: “Stamattina in treno ho realizzato che accetto troppi incarichi. Mi dispiace, ma giro tutto a qualcun altro”. È spaventoso dire di no, soprattutto magari a un capo, ma serve a esercitarsi sui conflitti.

Galen Low: Mi piace, sono già delle tattiche utili!

Jen Dary: Sì. Le persone hanno bisogno di crederci: ti serve una “rottura” per giustificare il cambiamento. Quindi, puoi dire di avere avuto un sogno, di essere andato in vacanza… qualsiasi cosa, anche un dettaglio da film d’autore! A volte serve farlo per davvero, la tua identità va spostata verso una versione più equilibrata. La rottura, anche se sembra sciocca, aiuta a compiere il cambiamento che desideri.

Galen Low: Mi piace allenarsi nella vita di ogni giorno: alla fine non sono solo skill lavorativi, ma umani. Ti serviranno sempre, anche per gestire la festa della scuola, giusto?

Jen Dary: Esatto, esatto.

Galen Low: Bene, chiudo con una domanda finale (forse grande, ma è l’ultima): se è così facile esercitarsi, come mai queste competenze non sono nei corsi di project management? Perché non c’è un modulo “questa settimana diciamo no”? Perché non si imparano?

Jen Dary: Ottima domanda! O, meglio, domanda da milioni, no da 44 miliardi di dollari ormai, visto il periodo! Penso sia perché è difficile misurare questi risultati. Viviamo immersi nei fogli di calcolo, quindi è ancora più difficile.

Non sono argomenti “misurabili”, non puoi dire “ho preso un dieci”! Non sono matematici, quindi non finiscono sui manuali. Inoltre, è impossibile farlo su larga scala—se valuti compiti ci arrivi, ma come valuti il conflitto in classe? Servirebbe coaching uno-a-uno.

Si impara quindi col tempo ed esperienza, non dai libri. Qualcuno di vent’anni può avere più esperienza di conflitti rispetto a chi ne ha cinquanta, dipende dal percorso personale e lavorativo.

Infine, non sono aree per cui è facile farsi passare un budget di formazione professionale.

Galen Low: Esatto.

Jen Dary: “Parliamo dei sentimenti.” Le persone sono scettiche: ma cosa credi che accada qui sotto? Sono le emozioni! Se vuoi che la gente venda meglio, lascia che diventino esperti di emozioni e vedrai quanti contratti arrivano a quel punto.

È davvero un investimento con ottimo ROI per chiunque abbia accesso a coaching o corsi su questi temi sociali, emotivi.

Galen Low: Condivido. E, tra l’altro, mi immagino il corso su “imparare a dire no”. Una sola domanda a scelta multipla: sì o no. Ricevi il certificato! 44 miliardi di dollari, grazie mille!

Jen Dary: Ci vorrebbe davvero! Hai mai visto quel sito “isitchristmas.com”? Fino a Natale dice sempre “no”. Ed ecco, puoi fare lo stesso con la domanda “Vuoi farlo?”. No, no, no… e quando arriva il giorno giusto “Sì!”.

Galen Low: Perfetto!

Jen Dary: Esattamente! Questo è il risultato.

Galen Low: Grazie mille Jen, per i tuoi spunti di oggi. Hai condiviso davvero tanto valore, ho imparato qualcosa anche io: questa volta non organizzerò la festa! Citerò la mia epifania mattutina e sarò pronto ad affrontare qualche conflitto.

Prima di salutarci, dove possono trovarti i nostri ascoltatori? Come possono saperne di più su Plucky?

Jen Dary: Il modo più semplice è iscriversi alla newsletter, che sicuramente metteremo nelle note dell’episodio. La invio una volta al mese: racconto storie di lavoro e vita, e do le informazioni su quando escono i biglietti dei corsi.

“Andiamo rapidamente sold out” per ‘Quindi ora sei un manager’. Se ti interessa, meglio iscriversi subito alla lista d’attesa oppure alla newsletter e riceverai tutte le novità. Non sono più su Twitter, l’ho lasciato per alcuni cambiamenti manageriali recenti.

Per una piccola impresa bisogna guardare altrove. Sono attiva su LinkedIn, dove Plucky ha molti follower, e anche su Instagram. Galen condividerà tutto questo nelle note dell’episodio. O puoi semplicemente scrivermi a hello@beplucky.com. Ti risponderò, mi piace moltissimo ricevere commenti e feedback e rispondo sempre a chi mi scrive: sono, come avrai capito, molto orientata alle persone!

Galen Low: Tutti i link e la mail di Jen saranno nelle note dell’episodio.

Eccoci qui. E come sempre, se vuoi unirti alla conversazione con oltre mille professionisti di project management, unisciti alla nostra community! Vai su thedigitalprojectmanager.com/membership per saperne di più.

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Alla prossima, grazie per averci ascoltato.