Che cosa smetteranno di fare i responsabili di progetto a causa dell’intelligenza artificiale?

Tim Fisher: Salve e benvenuti a Il futuro dell'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti, dove andiamo oltre la presentazione commerciale e osserviamo come l'intelligenza artificiale stia realmente cambiando il modo in cui i team pianificano, realizzano e gestiscono il lavoro. Oggi parliamo di Projectworks. Se gestite una società di consulenza o di servizi professionali e state cercando di capire dove l'intelligenza artificiale possa davvero ridurre l'amministrazione non fatturabile, questa è la conversazione giusta per voi.

Oggi è con noi Mark Orttung, CEO di Projectworks. Mark ha trascorso tre decenni a costruire piattaforme tecnologiche e a guidare società di consulenza, maturando una profonda esperienza nei servizi professionali, nelle operations e nella crescita di aziende tecnologiche. Oggi dirige Projectworks, aiutando le società di consulenza a usare l'intelligenza artificiale per ridurre la complessità operativa e gestire le proprie attività in modo più efficiente.

Mark, è un piacere averti qui.

Mark Orttung: Grazie. È un piacere essere qui.

Tim Fisher: Dacci la versione da 30 secondi di Projectworks per chi potrebbe non conoscerlo. Che cosa fa? A chi è rivolto?

Mark Orttung: Sì, lo consideriamo quella che io chiamo una piattaforma per la crescita delle società di consulenza: in pratica, una piattaforma per gestire la propria azienda, dalle proposte ai contratti, ai progetti, agli aspetti finanziari e alla pianificazione delle risorse, fino ad alcune attività pratiche come i fogli ore e le spese, che portano alla fatturazione e all'incasso.

Si tratta quindi davvero di un processo end-to-end e, si spera, noi eliminiamo tutta quell'amministrazione di back office e vi diamo, o meglio vi restituiamo, più tempo da dedicare ai clienti, che è ciò che dovreste fare.

Tim Fisher: Forse è una domanda comica nel 2026, ma perché l'intelligenza artificiale è una priorità così importante per voi in questo momento?

Mark Orttung: Sì, è un abbinamento naturale se si considerano un paio di aspetti.

Innanzitutto, e spero di non offendere nessuno, penso che la maggior parte delle società di servizi sia davvero pessima nel gestire se stessa, come è normale che sia. Sono dai clienti e trascorrono tutto il loro tempo nel lavoro fatturabile, e nessuno, soprattutto in una piccola o media impresa, magari di 50 o 100 persone, ha tempo per occuparsi del back office, eppure è necessario farlo per mantenere alti i margini e sostenere la crescita.

Noi siamo qui per aiutare ad automatizzare tutto questo, ma anche perché, con l'intelligenza artificiale, il sistema può naturalmente iniziare a svolgere il lavoro al posto vostro e restituirvi tempo. In molti casi si tratta di fare le cose che state trascurando. A volte non vi restituisce nemmeno tempo: si limita a occuparsi di attività che dovreste svolgere, ma che non state svolgendo.

Tim Fisher: Avete trascorso anni a costruire il vostro prodotto attorno al modo in cui operano realmente le società di consulenza. Quando le aziende crescono, dove vedete comparire i maggiori attriti operativi? E che cosa tende ad allontanare le persone senior dal lavoro per cui sono entrate in questo settore e per il quale vengono effettivamente pagate?

Mark Orttung: Penso che gli aspetti siano diversi.

Ne ho scritto. Credo che, crescendo, una società incontri un paio di ostacoli. All'inizio, in una piccola azienda, il fondatore o il gruppo di fondatori dovrebbe occuparsi di tutto. Poi arriva un momento, in genere quando si raggiungono tra i cinque e gli otto milioni di fatturato, in cui diventano loro il collo di bottiglia. Bisogna quindi creare un team capace di estendere la propria capacità, in modo da poter continuare a essere coinvolti, ma lasciando che gli altri aiutino a svolgere le attività.

Per farlo hanno bisogno di informazioni. È necessario decentralizzare le informazioni, quindi avere una piattaforma che le condivida rende tutto questo possibile. Il secondo ostacolo si presenta in genere tra i 25 e i 35 milioni, ed è il momento in cui bisogna iniziare davvero a decentralizzare la leadership. Ancora una volta, avere persone in grado di gestire parti dell'azienda e condividere una visione delle informazioni, sia di ciò che è accaduto storicamente sia di ciò che accadrà nel mese o nel trimestre successivo, è fondamentale per superare questo secondo ostacolo, quando si comincia davvero a introdurre

Quando gestivo una società, al superamento dei 40 milioni di fatturato abbiamo dovuto nominare cinque direttori generali, ciascuno dei quali gestiva di fatto la propria azienda, e bisognava fornire loro le informazioni necessarie.

Tim Fisher: Quando le aziende superano questi ostacoli e diventano più grandi, che cosa tende a rompersi per primo dal punto di vista operativo?

Per esempio la gestione delle risorse, le previsioni, il collegamento tra vendite e realizzazione, o altro?

Mark Orttung: Penso che l'aspetto più basilare siano gli aspetti finanziari dei progetti e dei clienti, e la comprensione approfondita di quali progetti siano più redditizi e quali no. Capire, per esempio, con due mesi di anticipo che un progetto è fuori traiettoria dal punto di vista finanziario.

Credo che la disciplina fondamentale sui progetti e sul margine lordo sia il primo elemento. Spesso il passaggio successivo è la gestione delle risorse. Di solito c'è una persona che conosce tutti, tutte le loro competenze e tutti i loro interessi, e a seconda di quanto sia brava questa persona si può arrivare a gestire 50 o 80 persone.

A un certo punto, però, serve semplicemente un sistema che aiuti a tenere traccia di chi sta lavorando su cosa, per quanto tempo è impegnato, quanto di quel lavoro è contrattualizzato e quanto pensiamo che si verificherà ma non è contrattualizzato, mantenendo tutto sotto controllo.

Tim Fisher: Abbiamo parlato un po' del fatto che persone brillanti all'interno dell'azienda vengano assorbite dal lavoro amministrativo.

Dove lo vedete accadere più spesso e quanto costa realmente a una società, oltre alle semplici ore non fatturabili?

Mark Orttung: Penso che una delle aree in cui succede più spesso sia la vendita di nuovo lavoro. È facile dire che non ci occuperemo dell'amministrazione, ma non si può evitare di scrivere una proposta o rispondere a una richiesta di offerta.

Nella mia esperienza, questo coinvolgeva quasi sempre le persone più senior. Si coinvolgono i professionisti e si vuole che aiutino a raccontare la storia. Sono gli unici ad avere davvero i contenuti migliori da inserire nella proposta. Quindi si bruciano ore e, in un certo senso, si consuma anche la persona, giusto?

Nella mia esperienza era: "Puoi farlo la sera? Puoi farlo nel fine settimana? Perché abbiamo ancora bisogno di te dal cliente, e per la maggior parte del tempo il tuo lavoro deve essere fatturabile." Si tratta delle persone più costose, le si porta al limite, quindi è sia costoso sia logorante.

Tim Fisher: Esiste quindi sicuramente una disconnessione tra l'acquisizione del lavoro e la sua realizzazione redditizia. Perché per le società è così difficile mantenere allineati proposte, risorse, budget e realizzazione?

Mark Orttung: Storicamente ci sono stati sistemi diversi. C'era un sistema CRM e c'era un sistema per le risorse, e in genere non erano integrati molto bene.

Una delle cose che abbiamo cercato con grande impegno di fare è costruire una visione end-to-end, dalla proposta al contratto, per arrivare immediatamente agli aspetti finanziari del progetto e alla pianificazione delle risorse, facendo fluire tutti i dati in modo davvero efficace. È qualcosa che solo recentemente è diventato disponibile e ci appassiona molto: questo tipo di flusso end-to-end dei dati.

Tim Fisher: Quando parlate oggi con i responsabili delle società di consulenza, su che cosa sentono la maggiore pressione a migliorare? Crescita, redditività, utilizzo delle risorse o fare di più con ciò che hanno? Che cosa state sentendo sul mercato?

Mark Orttung: Sento parlare di crescita, perché se la società non cresce, tutte le altre cose si rompono.

Per gestire una grande società di servizi, in genere si vogliono assumere le persone migliori. Sono ambiziose, vogliono nuove sfide, desiderano imparare continuamente e assumersi maggiori responsabilità. Se si cresce e si hanno più clienti e più progetti, tutte queste cose sono richieste alla società.

Se si è stagnanti o in contrazione, non si hanno nuove opportunità per le persone di talento. Si vogliono offrire aumenti importanti e compensare bene i dipendenti. Se non si cresce, non si riescono ad assumere nuove persone nei livelli più junior per mantenere la retribuzione complessiva più o meno allo stesso livello mentre le persone già presenti avanzano.

Quindi sì, la crescita risolve moltissime altre difficoltà e rende molto più semplice gestire l'azienda.

Tim Fisher: Come vedete cambiare il ruolo del responsabile di progetto o della realizzazione?

Mark Orttung: Innanzitutto penso che si tratti della persona nel processo, della valutazione umana. Il sistema proporrà molte cose e si vuole comunque che qualcuno applichi il proprio giudizio e dica sì o no.

Bisogna anche porre la domanda giusta.

Tim Fisher: Facciamo un salto in avanti nel futuro. Tra tre o cinque anni, secondo te, come sarà gestire una società di servizi professionali quando l'intelligenza artificiale sarà abilitata in tutta l'azienda?

Mark Orttung: Penso che gli aspetti siano un paio. Primo, gran parte delle attività amministrative che sottraggono tempo o che si trascurano proprio perché sono amministrative sarà automatizzata, e questo permetterà di dedicare più lavoro ai clienti.

Se guardiamo al mondo, abbiamo moltissimi problemi davvero difficili. Credo che il mondo abbia bisogno di esperti più che mai. L'intelligenza artificiale sarà quindi anche parte del modo in cui si erogano i servizi e moltiplicherà davvero le competenze, accelerando la capacità degli esperti di risolvere i problemi. Questo mi rende ottimista.

Penso a più tempo dedicato da persone molto intelligenti a essere davvero produttive di fronte all'insieme di problemi molto difficili che abbiamo come società, e a meno amministrazione. Questa prospettiva mi entusiasma. Spero che passeremo più tempo sulle questioni difficili e otterremo progressi davvero importanti.

Tim Fisher: Condivido la tua prospettiva.

La prossima domanda è piuttosto chiara, e ne abbiamo già parlato qualche minuto fa a proposito dell'incontrare le persone nel punto in cui si trovano. Con il passare del tempo, pensi che le persone trascorreranno più tempo in ambienti conversazionali connessi come ChatGPT o Claude, o qualunque saranno le future versioni di questi strumenti?

Oppure pensi che in futuro ci sarà sempre spazio per un'interfaccia e un'esperienza utente native?

Mark Orttung: È un'ottima domanda. Personalmente penso che le persone si divideranno in gruppi diversi. Alcuni di noi, quelli più appassionati di tecnologia, passeranno la maggior parte del tempo nelle chat o in Claude e programmeranno, arrivando a dire che tutto deve essere da riga di comando, perché è la cosa più efficiente possibile.

Ma parlo con molte persone che non hanno quella mentalità. Vogliono interagire visivamente, vedere dove si trovano le risorse, avere una mappa di calore, assimilare rapidamente tutte queste informazioni e manipolarle attraverso l'interfaccia. Poi ce ne sono alcune che si trovano a metà tra i due approcci.

Dicono: "Voglio vederlo, ma ogni tanto voglio anche impartire un comando." Ecco perché stiamo realizzando tutte e tre le modalità e penso davvero che ci sarà spazio per tutte. Ci saranno applicazioni in cui si vuole semplicemente vedere qualcosa e si possono assimilare moltissime informazioni attraverso un'immagine. In altri casi si vorrà solo fare una domanda e lasciare che il sistema svolga molto lavoro per poi tornare con una risposta relativamente rapida.

E poi ci saranno le persone... ci saranno sempre molti altri strumenti e noi vogliamo semplicemente essere membri di quella comunità, se così si può dire. Tutti i dati che abbiamo dovrebbero essere disponibili lì. Se si usano strumenti per prendere appunti durante le riunioni, ce ne sono dozzine e non li realizzeremo noi. Vi permetteremo semplicemente di importarli direttamente.

Vogliamo quindi, come ho detto prima, incontrarvi nel punto in cui vi trovate.

Tim Fisher: Mi piace molto. Quali difficoltà future pensi che dovranno affrontare i vostri clienti? Tutto sta cambiando molto rapidamente: come vi state preparando ad aiutarli a risolverle con l'intelligenza artificiale?

Mark Orttung: Penso che molti non sappiano come prendere l'intelligenza artificiale e cambiare davvero i propri processi aziendali.

C'è una grande analogia di cui abbiamo parlato nel nostro podcast: quando fu introdotta l'elettricità, la prima cosa che fecero tutti fu procurarsi delle lampadine. Nel contesto di una fabbrica, quindi, si aveva una lampadina che riduceva gli infortuni e rendeva le persone leggermente più veloci nelle singole attività.

La seconda cosa che fecero fu condividere un motore. Esistono immagini incredibili di 12 persone riunite attorno a un motore che azionava le macchine attraverso cinghie assurde. Poi si vede la catena di montaggio Ford, dove ripensarono l'intero processo: tutto cambiò e furono in grado di produrre un'automobile ogni minuto, o qualunque fosse il ritmo.

Penso che la maggior parte di noi sia ancora alle lampadine, parlando con ChatGPT soprattutto nel proprio ambito di lavoro. Alcuni sono passati al team di lavoro e parte di ciò che stiamo cercando di fare è aiutare le persone a riflettere davvero sul processo aziendale di acquisizione del lavoro, realizzazione del lavoro e pagamento del lavoro, per arrivare a una visione più simile a quella di una catena di montaggio.

È qui, secondo me, che uno strumento come il nostro può aiutare davvero, perché ragioniamo in termini di processi aziendali. La maggior parte delle persone non ha semplicemente il tempo per farlo per il proprio lavoro interno, ed è qualcosa su cui ci concentriamo ogni giorno. Possiamo quindi essere d'aiuto.

Tim Fisher: Mi piace molto questa analogia e, se non ti dispiace, la ruberò, perché da anni sto lavorando su una mia analogia che coinvolge un razzo e dei cavalli, ma non è neanche lontanamente bella quanto quella che hai appena creato. Quindi grazie in anticipo.

Infine, senza rivelare segreti, a meno che tu non lo voglia, puoi darci un'idea di ciò che è previsto nella vostra roadmap per l'intelligenza artificiale? Che cosa ti entusiasma maggiormente riguardo alla direzione del prodotto e a ciò che state per lanciare?

Mark Orttung: Sono diverse cose. Abbiamo iniziato Kea con la pianificazione delle risorse e i fogli ore.

Molto rapidamente, il team la sta estendendo a tutto il prodotto, e in realtà stiamo procedendo più velocemente di quanto avessimo previsto. È una delle grandi sorprese e delle grandi soddisfazioni dell'intelligenza artificiale: la stiamo usando noi stessi per costruirla ed è incredibile quanto velocemente si possa procedere. Noi la consideriamo una sorta di sistema di registrazione: siamo il luogo che può rappresentare la fonte di verità su quale lavoro è stato svolto.

Era redditizio? Chi ha addebitato quante ore? Tutte queste cose. Ora abbiamo quello che chiamiamo sistema d'azione, in cui cercheremo di svolgere il lavoro al posto vostro. Kea arriverà e dirà: "Lascia che svolga io questo compito. Lascia che completi i tuoi fogli ore. Lascia che prepari le tue fatture.

Lascia che ti aiuti con la proposta." Mi entusiasma molto la combinazione di questi due elementi: avere una fonte di verità e avere qualcuno che mi aiuti a svolgere il lavoro.

Tim Fisher: Ora è il momento delle domande e risposte. Una domanda che è emersa e che ricorre spesso è: qualcuno sta iniziando a usare Projectworks e apprezza molto ciò che vede.

La parte sull'intelligenza artificiale è davvero interessante. Non riesce a immaginare un mondo in cui sia possibile spostare tutti, compilare i fogli ore in un istante e avere tutto questo accesso a Claude, ma sta appena iniziando. Di quanti dati storici o di quale configurazione ha bisogno Kea prima che le sue raccomandazioni sulle risorse diventino davvero utili?

Mark Orttung: Una delle cose che, secondo me, distingue Projectworks è che, quando implementiamo il sistema per un nuovo cliente, importiamo molti dei suoi dati storici. Lavoriamo con società piccole e medie, molte delle quali provengono da nessuna piattaforma o da una piattaforma costituita da quell'incredibile foglio Excel, e noi raccogliamo quei dati. Importiamo i vecchi progetti, i clienti, i fogli ore e le fatture.

Quindi, fin dall'inizio, abbiamo molti dati e Kea diventa molto rapidamente intelligente proprio grazie a questo. Direi che quasi immediatamente sarete operativi e avrete moltissime informazioni utili con cui lavorare.

Tim Fisher: A che punto interviene l'approvazione umana e che cosa fa quando è incompetente? Presumo che ci si riferisca a Kea.

Penso che possa bastare un commento generale, senza necessariamente entrare nei dettagli tecnici dei confini e così via. Tutti abbiamo vissuto situazioni usando l'intelligenza artificiale in cui è evidente che il sistema desidera fornire una risposta anche quando non esiste una buona risposta da dare.

Quando si basano le conversazioni su dati davvero importanti, presenti in forma numerica in tutto Projectworks, dove sono i limiti? Come avete pensato di gestire correttamente la situazione?

Mark Orttung: Dipende davvero dal contesto.

Come avete visto, ci sono molte richieste del tipo: "Questo è ciò che farò, approva." Soprattutto quando stiamo scrivendo qualcosa, quasi il 100% delle volte chiediamo il permesso di apportare la modifica. A volte annullo l'operazione perché non sono del tutto sicuro che sia corretta e magari vado a esaminare meglio i dati prima.

Si può sempre recuperare quel comando e reinserirlo, tornando esattamente al punto in cui ci si trovava, e poi premere Accetta se si decide: "In realtà non me ne ero accorto, ma è corretto." Se il sistema deve scrivere qualcosa, si ha quindi la possibilità di dire sì o no. Se invece sta leggendo qualcosa, lo chiederà.

E, come ho detto prima, quando si tratta di leggere dati, quasi sempre rispondo: "Procedi." Gli permetto di farlo perché so che il controllo degli accessi è integrato e quindi non leggerà cose a cui non può o non dovrebbe accedere.

Tim Fisher: In quali altre aree i clienti stanno vedendo la riduzione più rapida di questo doloroso lavoro non fatturabile che tutti cerchiamo di evitare?

Mark Orttung: Una delle cose che ho visto e che trovo davvero affascinanti non è tanto una riduzione del tempo, quanto un miglioramento dei risultati aziendali. Abbiamo diviso la nostra base clienti in due gruppi: quelli che pianificano con due mesi di anticipo usando lo strumento per le risorse e quelli che non lo fanno. I primi, se vogliamo chiamarli così, ottengono un utilizzo delle risorse superiore di circa l'8%.

Hanno un fatturato per dipendente superiore di poco meno del 25% e il loro tasso di crescita è più alto di circa il 20 o 25%. Sono numeri quasi sbalorditivi e gran parte del risultato dipende dal tentativo di far procedere allo stesso ritmo la pipeline, le persone, le assunzioni e la vendita del lavoro.

Per me era sempre la temuta situazione: "Abbiamo una nuova squadra di otto persone. Sono pronte a partire", e poi il cliente in realtà non inizia per altre tre settimane. Ora ci sono otto persone che vengono pagate. Se si opera con un margine del 33% e si bruciano tre settimane, bisogna lavorare nove settimane fatturabili per tornare a zero.

Allineare correttamente la data di inizio incide davvero sul fatturato per dipendente e sull'utilizzo delle risorse. Credo che sia una delle leve più importanti. Trovo affascinante che il collegamento tra operations e crescita sia così forte: se si opera meglio, questo influisce anche sul fatturato e sul tasso di crescita.

Penso quindi che esista una sorta di volano, ed è proprio per questo che vogliamo realizzare questo processo end-to-end e aiutarvi a trasformare le proposte in progetti, la pianificazione dei progetti in pianificazione delle risorse, rendendo tutto più efficiente e redditizio.

Tim Fisher: Bene. Una domanda simile, ma di livello un po' più generale: come dovrebbe una società di consulenza misurare il ritorno sull'investimento dell'intelligenza artificiale quando il valore è talvolta una combinazione difficile da interpretare di tempo risparmiato, decisioni più rapide e migliore utilizzo delle risorse?

Hai un'opinione in merito?

Mark Orttung: Inizierei dal tempo risparmiato. Le proposte sono un ottimo esempio: spesso sono le persone più costose e preziose a svolgere attività come cercare l'ultima volta in cui abbiamo fatto qualcosa o trovare il contenuto giusto da inserire. È ciò che facevamo sempre.

Avere una libreria di contenuti e caricare le vecchie proposte fa risparmiare tempo. Questo è facile da misurare. Poi si dovrebbe iniziare a vedere aumentare il tasso di successo, che è un secondo effetto assolutamente fantastico se si riesce a misurarlo. In parte dipenderà dalla scrittura di proposte migliori e dall'invio di un numero maggiore di proposte, e in parte da valutazioni migliori su quali opportunità valga la pena seguire.

Con un sistema che permetta a tutti di lavorare insieme, si può sperare sia di risparmiare tempo sia di vincere più spesso il lavoro a cui ci si dedica.

Tim Fisher: Bene. Secondo te, che cosa smetteranno semplicemente di fare manualmente le persone nei prossimi anni? È un po' collegato ad alcune delle altre domande sul futuro di cui mi è piaciuto parlare prima, ma più precisamente: che cosa guarderanno indietro e diranno: "Non posso credere che lo facessimo da soli"?

Mark Orttung: Credo che una delle attività nell'elenco saranno i fogli ore. Penso che tutti li odino.

Tim Fisher: Per favore, e grazie.

Mark Orttung: I fogli ore. Sì, esatto. Sono semplicemente dolorosi e oggi esistono abbastanza informazioni nel mondo, tra i ticket di Jira, il calendario, le riunioni di aggiornamento e tutte queste cose, che l'intelligenza artificiale può analizzare e usare per fornirvi una bozza. Credo che molto presto tutti esamineremo una bozza invece di cercare di ricordare esattamente che cosa abbiamo fatto. È una delle mie attività preferite.

Penso che tutto il lavoro preparatorio e le proposte spariranno presto. Basterà scrivere una storia, costruire un buon arco narrativo e renderlo convincente, ottenendo anche un riscontro.

"Non è così convincente. Sei sicuro che sia questa la direzione che vuoi seguire?" Sarà questo il tipo di feedback che si riceverà dal sistema, ed è molto meglio di: "Chi aveva, due settimane fa, questo nuovo approccio innovativo? Dov'è la presentazione PowerPoint? Qualcuno può mandarmela?"

È ciò su cui passavo molto tempo con le proposte.

Tim Fisher: È divertente sentirti parlare, perché ci sono così tante cose che consideriamo o abbiamo accettato come una parte razionale del lavoro che dovremmo svolgere, mentre in realtà sono tutte attività marginali che mantengono solo una piccola quantità di tempo per il lavoro principale. Speriamo che servizi come il vostro e l'intelligenza artificiale in generale possano aiutare anche in questo.

Sarà molto interessante guardare al futuro e ridere di noi stessi. Se le persone vogliono saperne di più su Projectworks, vedere di che cosa si tratta e conoscere le vostre capacità nell'intelligenza artificiale, dove dovrebbero andare o che cosa dovrebbero fare come prossimo passo?

Mark Orttung: Ci sono un paio di possibilità. Andate su projectworks.com.

Nell'angolo in alto a destra c'è il pulsante Prenota una demo. Ho appena accennato a ciò che possiamo fare: nella piattaforma ci sono molte altre funzionalità e ci farebbe piacere dedicare del tempo ad approfondirle con le persone. Direi quindi di visitare Projectworks e iscriversi a una demo. Il team e io ve la illustreremo.

E contattatemi su LinkedIn. Sono disponibile, felice di parlare e di discutere di qualsiasi cosa stia accadendo.

Tim Fisher: Fantastico. Ci hai appena dato il permesso di chiamarti direttamente. Lo apprezzo.

Mark Orttung: Sì. Sì.

Tim Fisher: Bene, Mark, è stato fantastico. Grazie mille. Purtroppo il tempo a nostra disposizione per oggi è terminato. Grazie per essere stato con noi, buona giornata e ci vediamo nella prossima sessione de Il futuro dell'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti.

Grazie ancora, Mark.

Mark Orttung: Grazie.