Che cos’è un diagramma RACI? Guida, modello ed esempi
Quando in un progetto sono coinvolte diverse persone, non è sempre evidente chi svolga il lavoro, chi lo approvi e chi abbia semplicemente bisogno di un aggiornamento. È così che le attività vengono trascurate e le decisioni si bloccano.
Un diagramma RACI rende esplicite queste responsabilità. Ecco come crearne uno, quando vale la pena utilizzarlo e come evitare gli errori più comuni. Ho incluso anche un esempio pratico e un modello scaricabile per aiutarti a iniziare.
Che cos'è un diagramma RACI?
Un diagramma RACI è uno strumento di gestione dei progetti che indica chi è responsabile, chi ha la responsabilità finale, chi deve essere consultato e chi deve essere informato per ogni attività o prodotto finale. Chiamato anche matrice di assegnazione delle responsabilità, aiuta i team a chiarire la titolarità, l'autorità di approvazione e le aspettative relative alla comunicazione prima dell'inizio del lavoro.
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Puoi crearne uno durante la pianificazione del progetto e consultarlo nuovamente durante tutta la fase di realizzazione. Tenerlo nel tuo software di gestione dei progetti offre a tutti un riferimento condiviso quando le responsabilità cambiano.
Modello e esempio di matrice RACI
Ho sviluppato un modello di matrice RACI che puoi scaricare. Troverai anche un esempio, una checklist e una scheda riassuntiva. Il modello compila automaticamente i colori in base alle tue immissioni. Sentiti libero di modificare i colori secondo le tue preferenze!
Questo modello è disponibile tramite l'iscrizione a DPM. Diventa membro e accedi al modello di diagramma RACI, oltre a più di 100 altri modelli, schede di esempio ed esempi per la documentazione dei progetti.
Che cosa significa RACI?
RACI identifica quattro tipi di coinvolgimento in un progetto:
- R = Responsabile (responsabile dell'esecuzione del lavoro): La persona che completa un'attività o un prodotto finale. Un'attività può avere più responsabili dell'esecuzione, anche se la titolarità dovrebbe essere chiara.
- A = Responsabile ultimo (responsabile del risultato): La persona che risponde in ultima istanza del completamento e dell'approvazione dell'attività. Assegna una sola persona responsabile del risultato per ogni attività, così da evitare decisioni contrastanti.
- C = Consultato (fornisce il proprio contributo): Le persone la cui competenza o i cui riscontri sono necessari prima o durante il lavoro. La comunicazione avviene in entrambe le direzioni.
- I = Informato (riceve gli aggiornamenti): Le persone che devono essere informate sull'avanzamento, sulle decisioni o sui risultati, ma dalle quali non ci si aspetta un contributo diretto. La comunicazione è generalmente unidirezionale.
La distinzione che crea più confusione è quella tra responsabile dell'esecuzione e responsabile del risultato. Essere responsabile dell'esecuzione significa svolgere il lavoro. Essere responsabile del risultato significa assicurarsi che il lavoro venga svolto e soddisfi le aspettative. Una stessa persona può ricoprire entrambi i ruoli.
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Quando utilizzare un diagramma RACI
Non tutti i progetti hanno bisogno di un diagramma RACI. Per un team di piccole dimensioni con responsabilità evidenti, può creare più attività amministrative che valore. È particolarmente utile quando più persone o reparti contribuiscono allo stesso lavoro. Puoi fare riferimento al quadro di riferimento RACI durante tutto il ciclo di vita di un progetto, poiché il RACI indica quando coinvolgere le persone giuste al momento giusto.
Valuta di utilizzarne uno per:
- Progetti complessi con più parti interessate: chiarisci chi approva i risultati, fornisce contributi e riceve aggiornamenti prima che le decisioni diventino colli di bottiglia.
- Progetti con titolarità poco chiara: individua lacune, responsabilità sovrapposte e attività che tutti presumono siano gestite da qualcun altro.
- Progetti interfunzionali o altamente strutturati: coordina le responsabilità tra reparti, fornitori o team, soprattutto quando il lavoro passa attraverso più fasi di approvazione.
Se il tuo team sa già chi è responsabile di ogni decisione e risultato, probabilmente non hai bisogno di un'altra tabella.
Esempio di tabella RACI: caso di studio reale
Ecco un esempio di tabella RACI che ho creato per un progetto relativo alla configurazione di un programma fedeltà per un marchio di moda.
Questa tabella RACI proviene da un progetto per un programma fedeltà che ho gestito per un marchio di moda. Poiché erano coinvolte diverse parti interessate lato cliente, la creazione della tabella ha fatto emergere tre aspetti da affrontare:
- Troppe parti interessate: ho concentrato la tabella sulle responsabilità lato cliente e raggruppato il team più piccolo dell'agenzia in un unico ruolo.
- Gruppi di parti interessate poco chiari: ho separato le principali parti interessate senior dal gruppo dirigente più ampio, invece di elencare ogni persona singolarmente.
- Responsabilità concentrata: inizialmente troppe attività dipendevano dal responsabile del prodotto lato cliente, quindi abbiamo discusso come distribuire la responsabilità tra i ruoli appropriati.
L'esercizio ci ha aiutato a concordare le responsabilità prima che queste sovrapposizioni diventassero problemi per la consegna.
Vantaggi e svantaggi delle tabelle RACI
Vantaggi e svantaggi delle tabelle RACI
Una tabella RACI può rendere più chiare le responsabilità del progetto, ma da sola non risolverà una comunicazione scadente o processi decisionali poco chiari. Ecco in che modo è utile e quando può creare ulteriore lavoro.
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Titolarità più chiara: identifica chi svolge il lavoro e chi è responsabile del risultato. | Amministrazione aggiuntiva: creare e mantenere la tabella richiede tempo, soprattutto quando le responsabilità cambiano frequentemente. |
| Decisioni più rapide: rende esplicite le responsabilità di approvazione, riducendo gli scambi non necessari. | Assegnazioni rigide dei ruoli: le responsabilità possono diventare obsolete con l'evolversi dei progetti. |
| Comunicazione più mirata: distingue le persone che devono fornire contributi da quelle che hanno solo bisogno di ricevere aggiornamenti. | Attriti tra le parti interessate: le persone potrebbero non essere d'accordo con le assegnazioni o sentirsi escluse dalle decisioni. |
| Maggiore visibilità del carico di lavoro: evidenzia quando troppe attività dipendono da una sola persona o da un unico team. | Falsa sensazione di chiarezza: una tabella completata non garantisce che le persone comprendano o accettino le proprie responsabilità. |
Errori comuni nelle tabelle RACI e come evitarli
Anche una tabella RACI ben progettata può creare problemi se le assegnazioni non sono chiare o il team non è d'accordo con esse. Fai attenzione a questi errori comuni:
- Rendere il responsabile di progetto responsabile di tutto: assegna il lavoro alle persone che lo svolgono effettivamente, che siano progettisti, sviluppatori o responsabili di reparto. Il responsabile di progetto non dovrebbe essere automaticamente responsabile di ogni risultato.
- Confondere il responsabile dell'esecuzione con il responsabile finale: verifica che ogni attività abbia qualcuno incaricato di completare il lavoro e una persona responsabile del risultato. Possono essere la stessa persona, ma non è necessario.
- Creare tensioni tra le parti interessate consultate e quelle informate: spiega perché alcune persone forniscono contributi mentre altre ricevono solo aggiornamenti. Essere informati non significa avere un ruolo di minore importanza. Significa semplicemente che il loro riscontro non è necessario per quella particolare decisione.
Esamina queste assegnazioni con il team prima di finalizzare la tabella. Una buona gestione delle parti interessate inizia dalla definizione di aspettative chiare. Una breve conversazione ora può prevenire in seguito disaccordi sulla titolarità.
Come creare una tabella RACI in 6 passaggi
Nel grafico qui sotto ho riassunto i sei passaggi per creare una tabella RACI:
Analizziamo i sei passaggi usando un esempio familiare: la missione della Compagnia di portare l'Unico Anello al Monte Fato ne Il Signore degli Anelli.
L'idea proviene da un intervento di Meghan McInerny al Digital PM Summit 2017. È un esempio utile di come le responsabilità possano essere suddivise all'interno di un team.
Passaggio 1: identificare i ruoli del progetto
Inizia elencando nella parte superiore della matrice tutte le persone coinvolte nel progetto. Puoi usare i titoli professionali oppure i nomi delle singole persone, a seconda di come lavora il tuo team.
- Usa i ruoli quando le responsabilità devono rimanere coerenti nonostante i cambiamenti del personale o quando una persona ricopre più posizioni.
- Usa i nomi quando è importante indicare il responsabile individuale o quando più persone hanno lo stesso titolo professionale.
Scegli l'approccio che rende più facile comprendere le responsabilità e applicalo in modo coerente.
Passaggio 2: identificare le attività o i risultati finali del progetto
Elenca nella colonna di sinistra le principali attività o i risultati finali del progetto. Usa il piano del progetto o l'elenco dei risultati finali come punto di partenza.
Mantieni gestibile il livello di dettaglio. Una matrice RACI dovrebbe chiarire le responsabilità, non diventare un secondo strumento per monitorare le attività. Concentrati sul lavoro che richiede coordinamento, decisioni o approvazioni.
Passaggio 3: assegnare gli elementi RACI a ogni ruolo e attività
Per ogni attività, assegna i ruoli responsabile, referente, consultato e informato. Ogni attività dovrebbe avere almeno una persona responsabile e un solo referente. Aggiungi le parti interessate da consultare o informare solo quando necessario.
Nel nostro esempio, Frodo è responsabile di portare l'Anello al Monte Fato. Gandalf fornisce indicazioni, mentre Sam sostiene attivamente il lavoro di Frodo. Questa distinzione mostra anche in quali casi può essere utile un modello esteso come RASCI, che include un ruolo di supporto.
Passaggio 4: concordare il tutto con il team
Esamina le assegnazioni con le persone che svolgono il lavoro. Verifica se le responsabilità sono realistiche, se qualcuno ha troppi incarichi e se ci sono attività prive di un responsabile chiaro.
Apporta le modifiche prima di condividere la matrice con un pubblico più ampio.
Passaggio 5: concordare il tutto con le principali parti interessate del progetto
Condividi la bozza con le parti interessate principali per confermare chi ha l'autorità di approvazione, le responsabilità decisionali e le aspettative relative alla comunicazione.
Mantieni la revisione concentrata sulla risoluzione di lacune o disaccordi, anziché invitare tutti a riprogettare la matrice.
Passaggio 6: rendilo utile per tutta la durata del progetto
Un diagramma RACI è utile solo se le persone lo usano davvero. Non lasciarlo scomparire in una cartella del progetto dopo l'avvio.
- Consultalo durante l'esecuzione: Verifica le assegnazioni quando inizi il lavoro, richiedi approvazioni o risolvi dubbi sulle responsabilità.
- Aggiornalo quando cambiano le responsabilità: Rivedi il diagramma dopo cambiamenti nel personale, modifiche all'ambito o variazioni dell'autorità decisionale.
- Rendilo accessibile: Conservalo in una posizione condivisa, come Confluence, Google Docs o il software di gestione dei progetti del tuo team. Se usi Excel, assicurati che tutti possano accedere alla versione aggiornata.
- Esaminalo alla chiusura del progetto: Individua dove la titolarità ha funzionato, dove le approvazioni si sono bloccate e se sono state coinvolte troppe persone.
Considera il diagramma come un documento di progetto in continua evoluzione, non come un'attività di pianificazione da svolgere una sola volta.
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Buone pratiche per il diagramma RACI
Prima di mettere in pratica il tuo diagramma RACI, verifica questi cinque aspetti:
- Usalo dove offre valore. I progetti semplici, con responsabilità chiaramente definite, potrebbero non aver bisogno di una matrice formale.
- Definisci i ruoli prima di assegnarli. Assicurati che tutti comprendano la differenza tra responsabile dell'esecuzione, responsabile ultimo, persona consultata e persona informata.
- Assegna un solo responsabile ultimo per ogni attività. Più responsabili ultimi possono rallentare le approvazioni e lasciare le decisioni irrisolte.
- Seleziona con attenzione chi deve ricevere gli aggiornamenti. Non tutte le parti interessate devono comparire in ogni riga. Usa il tuo piano di gestione delle parti interessate per comunicazioni più ampie.
- Costruiscilo insieme al tuo team. Redigi personalmente il diagramma se per te è più semplice, ma raccogli il contributo delle persone responsabili dell'esecuzione e dell'approvazione del lavoro.
L'obiettivo non è riempire ogni cella. È rendere le responsabilità abbastanza chiare da permettere al lavoro di procedere senza domande o approvazioni non necessarie.
Quali sono le alternative a un RACI?
Il RACI non è l'unico modo per chiarire i ruoli e le responsabilità decisionali. Diverse varianti modificano la terminologia o introducono ruoli aggiuntivi per adattarsi ai diversi team.
- RASCI (Responsabile, Responsabile ultimo, Di supporto, Consultato, Informato): Aggiunge un ruolo di supporto per le persone che contribuiscono attivamente al completamento di un'attività. È utile quando il lavoro coinvolge diversi collaboratori.
- CARS (Comunicare, Approvare, Responsabile, Supporto): Si concentra sulla comunicazione, l'approvazione, l'esecuzione e il supporto, invece di distinguere tra parti interessate consultate e informate.
- RAS (Responsabile, Approvazione, Supporto): Un modello semplificato con tre ruoli. È utile quando un team ha bisogno di meno distinzioni, anche se potrebbe non cogliere tutti i requisiti di responsabilità.
- DACI (Guida, Approvatore, Collaboratore, Informato): Si concentra più direttamente sul processo decisionale, identificando chi guida una decisione, chi la approva e chi fornisce il proprio contributo.
- CLAM (Contribuisce, Guida, Approva, Monitora): Utilizza ruoli orientati all'azione per distinguere partecipazione, leadership, approvazione e supervisione.
La scelta migliore dipende da ciò che stai cercando di chiarire. Usa RACI per definire la titolarità e la responsabilità delle attività, DACI per il processo decisionale oppure RASCI quando è necessario riconoscere esplicitamente il contributo dei collaboratori di supporto.
Puoi anche esplorare RACI 2.0 per un'altra variante del framework.
E adesso?
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