Che cos’è la gestione degli stakeholder? Panoramica e migliori pratiche

Gli stakeholder possono essere chiunque, dai clienti agli sponsor del progetto, dai fornitori all'amministratore delegato che controlla minuziosamente il lancio del tuo nuovo sito web. Nel tuo progetto potrebbero essere coinvolti stakeholder esterni o interni.

Gestione degli stakeholder e coinvolgimento degli stakeholder

I due termini vengono spesso usati come sinonimi, ma non indicano esattamente la stessa cosa. La gestione degli stakeholder è la disciplina più ampia: consiste nell'identificare gli stakeholder, comprenderne l'influenza e le aspettative e pianificare come lavorerai con loro durante il progetto. Il coinvolgimento degli stakeholder è la parte quotidiana di questo lavoro: le conversazioni, i momenti di verifica, gli aggiornamenti e i cicli di riscontro che mantengono gli stakeholder coinvolti e motivati.

In breve, la gestione riguarda la strategia e la struttura; il coinvolgimento è il modo in cui le metti in pratica. Servono entrambi. Un piano senza coinvolgimento rimane sulla carta, mentre un coinvolgimento senza piano tende a essere reattivo e incoerente.

Perché la gestione degli stakeholder è importante?

Il successo o il fallimento dei progetti dipende dalla solidità delle persone che li circondano. Gli stakeholder controllano budget, approvazioni, riscontri e accesso alle informazioni; pertanto, quando non sono allineati, informati o soddisfatti, le tempistiche slittano, l'ambito si amplia e la fiducia si erode.

Secondo il Rapporto sullo stato della professione 2026 del PMI, il 61% dei progetti complessi presenta lacune in termini di valore o allineamento e il 34% dei professionisti di progetto segnala ritardi nel processo decisionale degli stakeholder. La stessa ricerca ha rilevato che i professionisti con le migliori prestazioni hanno maggiori probabilità di rivalutare continuamente quali stakeholder debbano essere coinvolti (50% rispetto al 42% dei professionisti con prestazioni inferiori), invece di affidarsi all'elenco creato all'avvio del progetto.

Una buona gestione degli stakeholder fa emergere tempestivamente problemi e aspettative non allineate, mantiene informati i responsabili delle decisioni e costruisce la disponibilità di cui avrai bisogno quando un progetto attraversa un momento difficile. Inoltre, ti rende un partner più affidabile, ed è questo che porta a nuovi incarichi e a rapporti duraturi.

6 vantaggi della gestione degli stakeholder

Una gestione efficace degli stakeholder offre diversi vantaggi, se viene svolta correttamente. Molto dipende dagli stakeholder stessi; purtroppo, alcuni stakeholder sono semplicemente difficili, indipendentemente da ciò che fai.

• Maggiore chiarezza su chi è responsabile di cosa: definendo in anticipo aspettative e regole di collaborazione (soprattutto utilizzando una matrice RACI), i tuoi stakeholder comprenderanno meglio cosa devono consegnare e quando. Questo include elementi come il riscontro e i contenuti del sito web.
• Comunicazione più fluida con gli stakeholder: un adeguato piano di gestione degli stakeholder ti aiuterà a indicare agli stakeholder i tempi di risposta, il livello di comunicazione da aspettarsi e la frequenza con cui riceveranno tue notizie.
• Più risultati completati nei tempi previsti: un piano di gestione degli stakeholder farà sì che gli stakeholder sappiano entro quando devono consegnare gli elementi di cui sono responsabili, evitando così di rallentare le tempistiche (e, se lo fanno, non potranno dare la colpa a te).
• Minore attrito e stress: può contribuire ad allentare la tensione derivante dal lavoro con stakeholder esigenti o difficili (anche se in alcuni casi non del tutto).
• Processo decisionale più rapido: non dovrai aspettare altrettanto a lungo gli stakeholder chiave per ottenere informazioni o contributi al tuo processo decisionale.
• Minori rischi di progetto: puoi aspettarti meno sorprese e interruzioni e una maggiore probabilità di successo del progetto, poiché gli stakeholder chiave saranno abituati a essere più trasparenti e disponibili.

Processo di gestione degli stakeholder

La gestione degli stakeholder non è un'attività da svolgere durante la riunione di avvio per poi archiviarla. È un ciclo da applicare per tutta la durata del progetto. I cinque passaggi riportati di seguito si basano su questa realtà e ciascuno si conclude con un risultato concreto che puoi effettivamente produrre.

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1. Identifica: trova tutti, soprattutto la sorpresa del prossimo mese

Ogni progetto ha una parte interessata che nessuno ha inserito nell'elenco e che si presenta in ritardo con opinioni molto decise. Di solito si tratta dell'ufficio legale, della sicurezza, della finanza o del capo dello sponsor. Per evitare l'imboscata, poni tre domande:

1. Chi approva questo progetto?
2. Chi dovrà convivere con il risultato?
3. Chi potrebbe bloccarlo o ritardarlo?

Poi poni un'altra domanda al tuo sponsor e a due membri del gruppo di lavoro: «Chi sto trascurando?». Quest'ultima domanda fa emergere il maggior numero di nomi.

Produci: un registro delle parti interessate, che può essere un semplice foglio di calcolo con nome, ruolo, ciò che interessa loro e ciò che controllano.

2. Analizza e assegna le priorità: mappa potere, interesse e atteggiamento

Posiziona ogni persona su una griglia di potere e interesse (la mappa delle parti interessate qui sotto mostra come). Poi aggiungi la colonna che la maggior parte dei gruppi di lavoro trascura: l'atteggiamento attuale rispetto a quello di cui hai bisogno. Una scala comune comprende inconsapevole, resistente, neutrale, favorevole, guida. Il divario tra i due è la tua lista di attività. Una parte interessata con molto potere che è resistente merita una conversazione informale davanti a un caffè prima del comitato direttivo, non delle scuse dopo.

Esempio di registro delle parti interessate, ordinato per potere:

Parte interessata	Potere	Interesse	Atteggiamento attuale	Atteggiamento desiderato	Divario e prossima azione
Direttore finanziario	Alto	Basso	Resistente	Neutrale	Conversazione informale davanti a un caffè prima del comitato direttivo; porta i dati sul budget
Vicepresidente delle vendite	Alto	Medio	Neutrale	Favorevole	Mostra come il progetto si collega agli obiettivi di vendita; condividi i dati ogni due settimane
Consulente legale	Alto	Basso	Inconsapevole	Neutrale	Informalo per tempo; aggiungilo alla fase di revisione nella RACI
Responsabile marketing	Medio	Alto	Favorevole	Guida	Invitalo a condividere la responsabilità delle approvazioni relative al marchio e ai messaggi
Direttore IT	Medio	Alto	Neutrale	Favorevole	Riunione settimanale dedicata esclusivamente agli aspetti tecnici; mettilo in copia solo sugli argomenti tecnici
Responsabile dell'assistenza clienti	Basso	Alto	Favorevole	Favorevole	Nessun divario; tienilo informato con un breve aggiornamento mensile

Produci: il registro, aggiornato con potere, interesse e atteggiamento attuale rispetto a quello desiderato.

3. Pianifica il coinvolgimento: adatta la frequenza alla persona

Un'unica e-mail sullo stato del progetto per tutti significa che il dirigente la legge velocemente, lo sviluppatore ne viene sommerso e il responsabile vendite non la apre mai. Per ogni parte interessata chiave, annota ciò di cui ha bisogno, con quale frequenza, attraverso quale canale e chi è responsabile della relazione. Usa un diagramma RACI per i risultati e una DACI per le decisioni, così una persona è chiaramente il responsabile dell'esecuzione e un'altra è l'approvatore. Poi stabilisci subito una regola sui tempi di risposta, ad esempio: «Riscontro entro due giorni lavorativi, altrimenti procediamo con la versione attuale». È molto più facile far rispettare una regola che tutti hanno accettato nella prima settimana.

Produci: un piano di comunicazione di una pagina e un diagramma RACI.

4. Comunica e coinvolgi: evita le sorprese durante le riunioni

La regola d'oro: nessuno dovrebbe venire a conoscenza di una cattiva notizia per la prima volta durante una riunione di gruppo. Fai una telefonata di dieci minuti alle parti interessate chiave prima della riunione sullo stato del progetto o del comitato direttivo. Mantieni gli aggiornamenti in un formato coerente: stato (rosso, giallo, verde), cosa è cambiato e di cosa hai bisogno da loro e per quando.

Chiudi il ciclo su ogni richiesta, anche quando la risposta è «no», con una breve nota sulla decisione e sul motivo. Tieni un registro delle decisioni che mostri chi ha deciso cosa e quando, così potrai rispondere con gentilezza e indicando una data a «Non ho mai accettato questa cosa».

Produci: un modello ricorrente per gli aggiornamenti sullo stato e un registro delle decisioni.

5. Monitora e adegua: misura il polso della situazione

Ad ogni punto di controllo della fase, o ogni poche settimane nei progetti lunghi, poni a un gruppo ristretto di parti interessate tre domande:

1. La quantità di comunicazioni è adeguata?
2. Che cosa non state sentendo da parte nostra?
3. Che cosa ti preoccupa?

Quindi, rivedi il tuo registro. Un nuovo sponsor, una riorganizzazione o uno stakeholder che smette di farsi sentire indicano tutti che è il momento di rivalutare la situazione. Questa abitudine è supportata dai dati: nel Pulse of the Profession 2026 di PMI, il 50% dei professionisti con performance elevate rivalutava continuamente quali stakeholder dovessero essere coinvolti, rispetto al 42% dei professionisti con performance basse.

Produci: un registro aggiornato e un sondaggio rapido composto da tre domande.

Le migliori pratiche per la gestione degli stakeholder

Ecco quattro migliori pratiche per gestire gli stakeholder. Vale anche la pena considerare come utilizzare l'intelligenza artificiale nella gestione degli stakeholder insieme a queste migliori pratiche.

• Programma controlli periodici. Probabilmente li hai già programmati durante tutto il ciclo di vita del progetto per rivedere lo stato e i progressi (o come parte del tuo piano di coinvolgimento degli stakeholder), ma prevedi del tempo per chiedere agli stakeholder come valutano il livello di comunicazione e la visibilità del progetto.
• Utilizza un software di gestione dei progetti. Gli strumenti software possono archiviare documenti come la matrice RACI e la matrice degli stakeholder, oltre a monitorare l'avanzamento e lo stato del progetto, velocizzando così la creazione dei report di stato e semplificando il processo per tenere gli stakeholder informati sull'avanzamento del progetto.
• Utilizza un software di collaborazione. Il principale vantaggio del software di collaborazione è che è progettato specificamente per consentire ai responsabili di progetto di rimanere in contatto con i propri team e con gli stakeholder del progetto; è particolarmente utile quando il team lavora da remoto.
• Invia un sondaggio dopo il progetto. Usalo per raccogliere i riscontri degli stakeholder sull'efficacia della comunicazione e della gestione delle aspettative, nonché per valutare la loro soddisfazione complessiva nei confronti del progetto e del team.

Come creare un piano di gestione degli stakeholder

Ecco cinque passaggi per creare un piano di gestione degli stakeholder:

1. Crea una mappa degli stakeholder

Crea un elenco di tutte le persone coinvolte nel tuo progetto o interessate da esso e organizza una sessione di mappatura e analisi degli stakeholder con il tuo team interno. Il risultato sarà una mappa degli stakeholder, ovvero una griglia simile a una matrice di prioritizzazione, con il livello di interesse su un asse e il livello di potere (o di influenza) sull'altro.

Il loro livello di potere è legato al potenziale impatto che potrebbero avere sul progetto, mentre il loro livello di interesse è correlato alla quantità di informazioni di cui hanno bisogno.

• Gli stakeholder con alto interesse e alto potere o alta influenza devono essere gestiti nel modo più completo. Sono gli stakeholder più importanti.
• Gli stakeholder con alto interesse ma basso potere o bassa influenza devono essere tenuti completamente informati.
• È necessario anticipare e soddisfare le esigenze degli stakeholder con basso interesse ma alto potere.
• Agli stakeholder con basso interesse e basso potere devono essere garantiti contatti regolari e ridotti al minimo.

2. Determina le esigenze e le aspettative degli stakeholder

Conduci interviste o sondaggi per capire cosa ogni stakeholder spera di ottenere dal progetto e quali risultati si aspetta di ricavarne. È importante determinare le aspettative il prima possibile, in modo da poter correggere quelle non allineate o non sincronizzate. Questo eviterà problemi futuri dovuti alla differenza evitabile tra le aspettative e la realtà del progetto.

Assicurati che tutti gli stakeholder sappiano chiaramente cosa consegnerai (la dichiarazione dei lavori sarà utile in questo caso), cosa rientra nell'ambito del progetto e cosa ne è escluso, e ottieni il loro consenso. Questo ti aiuterà a evitare il progressivo ampliamento dell'ambito in seguito.

3. Redigi un piano di comunicazione

Successivamente, crea un piano di comunicazione. Un piano di comunicazione è un modo per formalizzare un processo per gestire la comunicazione tra il tuo team e i tuoi stakeholder.

Il piano di comunicazione dovrebbe delineare tutti gli stakeholder, i titoli, la frequenza con cui comunicherai con loro, il canale di comunicazione che utilizzerai e qualsiasi nota relativa alle preferenze specifiche di ciascuno stakeholder.

4. Crea un grafico RACI

Successivamente, ti suggerisco di creare, insieme al tuo team di progetto interno, un grafico RACI. Questo grafico consente a te e al tuo team di definire chi è responsabile di, chi deve rendere conto di, chi deve essere consultato e chi deve essere informato in merito ai risultati finali del progetto, alle milestone, agli asset e così via. Questo grafico RACI includerà sia gli stakeholder del cliente sia quelli interni.

5. Monitora e adatta il piano

Durante l'attuazione del piano, consulta nuovamente il tuo piano di gestione degli stakeholder e adattalo secondo necessità in base al feedback degli stakeholder e ai progressi del progetto. Le priorità dei tuoi stakeholder potrebbero cambiare oppure potresti ricevere una richiesta di fornire aggiornamenti a determinati stakeholder più o meno frequentemente.

Occasionalmente, uno stakeholder potrebbe abbandonare un progetto oppure potresti identificare un nuovo stakeholder di cui non eri a conoscenza all'inizio del progetto. Anche il tuo piano di gestione degli stakeholder dovrebbe essere aggiornato per riflettere questo tipo di cambiamenti.

Comprendere le esigenze dei tuoi stakeholder

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, il tuo progetto potrebbe avere diversi tipi di stakeholder. Ecco una breve guida a quattro tipologie comuni nel settore digitale.

1. Stakeholder del marketing

Se stai realizzando un sito web, occupandoti di SEO o gestendo una campagna pubblicitaria, al tavolo sarà presente qualcuno del marketing o della comunicazione. Consideralo il tuo esperto in materia per quanto riguarda l'azienda, il suo brand e il suo pubblico.

Perché sono preziosi

• Possono fornire linee guida del brand, asset e contatti creativi, oltre a contribuire alla definizione delle personas.
• Di solito sono il punto di approvazione per il marketing, la comunicazione e la strategia digitale.

Come gestirli

• Coinvolgili fin dall'inizio e con frequenza, in modo che il lavoro rimanga conforme alle linee guida del brand e si instauri un rapporto di fiducia.
• Lascia loro spazio per guidare le decisioni, ma impara a riconoscere quando è il momento di consigliare le migliori pratiche. Sono gli esperti della loro azienda; tu sei l'esperto dell'implementazione digitale.
• Assicurati che si sentano ascoltati. Non sarai d'accordo con ogni richiesta, ma devi riconoscerla, indirizzarla e dare seguito per chiudere il cerchio.

2. Stakeholder tecnici

Di solito si tratta di un responsabile della tecnologia: un direttore tecnico interno, un consulente esterno o, nelle organizzazioni più piccole, uno sviluppatore interno o un assistente informatico.

Perché sono preziosi

• Possono aiutare te e il tuo team a ripulire dati e database disordinati.
• Dispongono del contesto derivante dai progetti precedenti: cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e perché.
• Parlano un linguaggio tecnico che pochi altri stakeholder conoscono e che il tuo team di sviluppo apprezzerà.

Come gestirli

• Programma regolarmente un momento di confronto riservato ai team tecnici, così da evitare che si accumuli tensione quando persone tecniche e non tecniche discutono sulle soluzioni.
• Mettili in copia solo nelle comunicazioni relative ad argomenti tecnici come documentazione, requisiti, hosting, sicurezza e dati, a meno che non chiedano di essere coinvolti maggiormente.
• Assicurati di essere presente quando i tuoi sviluppatori e lo stakeholder parlano, anche se non intervieni. In questo modo le conversazioni tecniche rimangono nell'ambito del progetto.

3. Parti interessate alle vendite

Cerca un direttore delle vendite o un responsabile delle vendite e del marketing che possa fornire informazioni o approvare qualsiasi elemento legato agli obiettivi di vendita.

Perché sono preziosi

• Conoscono gli obiettivi di vendita dell'azienda. Probabilmente non condivideranno molti dettagli, ma saranno sufficienti per definire i tuoi obiettivi digitali.
• Sono vicini all'alta dirigenza. Se il progetto migliora i loro risultati, saranno più propensi a sostenere lo stanziamento di un budget per il lavoro futuro.
• Sono sul campo più di chiunque altro, quindi ricevono informazioni tempestive sul mercato e sui clienti, spesso archiviate nel CRM.

Come gestirli

• Continua a chiedere: «Questo farà aumentare le vendite?». Documenta la risposta e comunicala chiaramente.
• Stimola il loro contributo. Le parti interessate alle vendite raramente lo offrono spontaneamente, quindi contattale ogni due settimane con un aggiornamento sullo stato e chiedi che cosa hanno visto o sentito.
• Fornisci loro dati. Configura analisi o rapporti in modo da poter mostrare i risultati.

4. Parti interessate a livello dirigenziale

I dirigenti sono in genere direttori o persone di livello superiore e determinano in ultima istanza il tuo budget. Se il tuo referente non è un dirigente, probabilmente fa capo a uno di loro.

Perché sono preziosi

• Finanziano direttamente il tuo progetto oppure fanno rapporto alla persona che lo finanzia.
• La loro parola conta. Se riesci a raccontare i vantaggi del progetto e loro lo sostengono, è possibile instaurare una collaborazione a lungo termine.

Come gestirli

• Mantieni gli aggiornamenti a un livello generale, a meno che non chiedano dettagli. Verifica prima con il tuo contatto principale che cosa sia importante.
• Durante la riunione di avvio, esamina tutte le riunioni di revisione, le approvazioni e le tappe fondamentali, chiedendo loro di indicare in quali momenti desiderano essere coinvolti.
• Parti dal «perché»: perché questa soluzione funzionerà e perché è la scelta migliore per l'azienda, non dai dettagli tecnici o dalle analisi.

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