Che cos’è l’ambito del progetto? Definizione, guida ed esempio
L'ambito del progetto definisce chiaramente ciò che il progetto coprirà e ciò che non coprirà, così tutte le persone coinvolte sanno esattamente cosa aspettarsi. In questo articolo imparerai a identificare obiettivi, attività, risultati finali e limiti del progetto, rendendo più semplice pianificare, monitorare i progressi ed evitare confusione in futuro.
Che cos'è l'ambito del progetto?
L'ambito del progetto definisce gli obiettivi del progetto e i risultati finali, e descrive il lavoro che verrà svolto per completare il progetto (e, aspetto importante, anche il lavoro che non verrà svolto o che è al di fuori dell'ambito). Stabilisce i limiti del progetto, incluse le risorse pertinenti, le tempistiche e le responsabilità.
L'ambito del progetto identifica inoltre le ipotesi, le limitazioni o i vincoli che possono influire sul completamento del progetto.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Che cos'è una dichiarazione dell'ambito del progetto?
Una dichiarazione dell'ambito del progetto è un documento formale che registra l'ambito del progetto concordato e stabilisce una comprensione condivisa di ciò che il progetto produrrà. In genere documenta i risultati finali, i criteri di accettazione, le esclusioni, le ipotesi e i vincoli.
I responsabili di progetto utilizzano la dichiarazione dell'ambito per allineare le parti interessate e i membri del team sulle aspettative, valutare le modifiche proposte rispetto all'ambito concordato e prevenire l'espansione incontrollata dell'ambito durante il progetto.
Perché è importante l'ambito del progetto?
Avere un ambito del progetto chiaramente definito è importante perché fornisce un riferimento condiviso per responsabili di progetto, parti interessate e membri del team di progetto, che aiuta a:
- Monitorare i progressi del progetto: Misurare il lavoro completato rispetto agli obiettivi e ai risultati finali del progetto.
- Valutare i rischi del progetto: Identificare le potenziali difficoltà e i vincoli che potrebbero influire sulla consegna del progetto.
- Allocare efficacemente le risorse: Assegnare le risorse in base al lavoro necessario per completare il progetto.
- Prevenire l'espansione incontrollata dell'ambito: Evitare l'espansione incontrollata dell'ambito stabilendo limiti chiari riguardo a ciò che è e non è incluso nel progetto.
- Controllare i costi del progetto: Mantenere il lavoro in linea con l'ambito approvato per ridurre le spese impreviste e rispettare il budget.
- Allineare le parti interessate e i membri del team: Comunicare aspettative, responsabilità e risultati finali del progetto, così tutti comprendono ciò che deve essere realizzato.
Che cosa dovrebbe includere l'ambito del progetto?
L'ambito di un progetto dovrebbe includere i seguenti elementi per stabilire aspettative chiare e mantenere il progetto sulla buona strada:
- Obiettivi del progetto: Definire ciò che il progetto intende raggiungere e i risultati che ne determineranno il successo.
- Risultati finali del progetto: Identificare i risultati, i prodotti o gli esiti specifici che il progetto dovrebbe generare.
- Tempistiche del progetto: Delineare la durata prevista del progetto, le tappe fondamentali e le scadenze.
- Budget del progetto: Stabilire le risorse finanziarie disponibili per completare il progetto.
- Vincoli e limitazioni: Identificare eventuali restrizioni relative a tempo, budget, risorse o altri fattori che potrebbero influire sulla consegna del progetto.
- Lavoro al di fuori dell'ambito: Dichiarare esplicitamente ciò che il progetto non includerà per prevenire incomprensioni e l'espansione incontrollata dell'ambito (ad esempio, se la campagna di marketing Google Ads include la creazione di una pagina di destinazione).
Questi elementi aiutano a definire aspettative realistiche, allineare le parti interessate e mantenere il lavoro entro le tempistiche e il budget concordati.
Come definire l'ambito del progetto
Ecco come definire l'ambito del progetto:
1. Identificare gli obiettivi del progetto
Inizia definendo ciò che il progetto deve raggiungere e perché è importante. Identifica gli obiettivi del progetto e i risultati aziendali che ne determineranno il successo.
Distingui tra obiettivi generali e obiettivi misurabili. Ad esempio, migliorare l'inserimento dei clienti è un obiettivo generale, mentre ridurre il tempo di inserimento da dieci giorni a cinque è un obiettivo misurabile. Ti consiglio di confermare queste priorità con le parti interessate prima di decidere quali risultati finali rientrano nell'ambito.
2. Raccogliere i requisiti delle parti interessate
Utilizza la raccolta dei requisiti per comprendere ciò di cui gli stakeholder hanno bisogno dal progetto. Parla con gli sponsor del progetto, gli utenti finali e le persone responsabili della realizzazione del lavoro.
Concentrati sui requisiti aziendali, sui requisiti funzionali e sui requisiti non funzionali, come gli standard di sicurezza o di accessibilità.
Gli stakeholder hanno spesso priorità contrastanti, quindi distingui i requisiti essenziali dalle richieste desiderabili. Non dare per scontato che ogni richiesta degli stakeholder debba essere inclusa nell'ambito del progetto.
3. Definisci i risultati del progetto
Elenca gli output specifici che il progetto deve produrre per raggiungere i suoi obiettivi. Sii chiaro su ciò che include ogni risultato per evitare incomprensioni in seguito.
Ad esempio, "nuovo sito web" è vago, mentre "sito web promozionale di cinque pagine con un modulo di contatto" stabilisce aspettative chiare.
Per ogni risultato principale, identifica:
- Risultato previsto: Ciò che il team produrrà e i suoi componenti principali.
- Lavoro richiesto: Le attività necessarie per produrre il risultato.
- Criteri di accettazione: Le condizioni che il risultato deve soddisfare per essere accettato.
Puoi utilizzare una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) per organizzare i risultati in componenti più piccoli.
4. Stabilisci i confini e le esclusioni dell'ambito
Definisci esattamente cosa è incluso nel progetto e cosa è escluso. Confini chiari aiutano a prevenire l'ampliamento incontrollato dell'ambito e ti forniscono un riferimento quando gli stakeholder richiedono lavoro aggiuntivo.
Presterei particolare attenzione alle esclusioni che gli stakeholder potrebbero presumere siano incluse. Ad esempio, la riprogettazione di un sito web non include necessariamente la creazione di nuovi contenuti o la manutenzione continuativa.
| Nell'ambito | Fuori dall'ambito |
|---|---|
| Riprogettazione di cinque pagine esistenti | Creazione di pagine aggiuntive |
| Aggiornamento dei layout e della navigazione delle pagine | Riscrittura di tutti i contenuti del sito web |
| Test delle pagine riprogettate | Manutenzione continuativa del sito web |
| Implementazione delle modifiche alla progettazione approvate | Sviluppo di nuove integrazioni |
Non è necessario documentare ogni possibile esclusione. Concentrati sul lavoro che potrebbe ragionevolmente essere scambiato per parte del progetto.
5. Identifica i vincoli relativi a risorse e budget
Identifica i vincoli che potrebbero limitare ciò che il progetto può realizzare. Questi aiutano a determinare se l'ambito proposto è realistico.
Considera quanto segue:
- Budget: Limiti di spesa che restringono ciò che può essere incluso.
- Risorse: Disponibilità delle persone, competenze, materiali e strumenti necessari.
- Dipendenze: Lavoro che dipende da gruppi esterni, fornitori o contributi del cliente.
- Assunzioni: Condizioni su cui fai affidamento, come ricevere le approvazioni degli stakeholder entro una data concordata.
Ti consiglio di verificare le assunzioni prima di finalizzare l'ambito. Se un risultato dipende da risorse o approvazioni che non sono state confermate, documenta tale incertezza.
6. Stabilisci le tappe fondamentali e le scadenze
Identifica le principali tappe fondamentali e le scadenze che determinano quando i risultati del progetto devono essere completati. Concentrati sui punti di controllo significativi invece di programmare singole attività (ad esempio, una riprogettazione di un sito web potrebbe prevedere tappe per l'approvazione della progettazione, il completamento dello sviluppo e la consegna finale).
Considera le dipendenze e le scadenze fisse quando stabilisci queste date. Se i risultati proposti non possono essere completati realisticamente entro il periodo di tempo disponibile, dovrai modificare l'ambito, le risorse o le scadenze.
Lascia la sequenza dettagliata delle attività e la pianificazione del progetto al più ampio processo di pianificazione del progetto.
7. Documenta, esamina e approva l'ambito del progetto
Registra l'ambito concordato in una dichiarazione dell'ambito del progetto e riesaminalo con gli stakeholder prima dell'inizio dei lavori.
Coinvolgerei le persone responsabili della realizzazione del lavoro, non solo lo sponsor del progetto. Possono individuare dipendenze trascurate o aspettative irrealistiche.
Prima di richiedere l'approvazione, conferma che:
- Gli elementi da consegnare e le esclusioni sono chiari: tutti comprendono cosa è incluso ed escluso.
- I vincoli sono riconosciuti: l'ambito riflette le risorse disponibili, il budget e le scadenze.
- I disaccordi sono risolti: le parti interessate concordano sulle priorità e sulle aspettative.
- L'approvazione è documentata: le parti interessate appropriate approvano formalmente l'ambito.
Una volta approvata, utilizza la linea di base dell'ambito per valutare le modifiche proposte e impedire aggiunte non autorizzate al progetto.
Esempio di ambito del progetto
Se fossi un responsabile di progetto a capo di un nuovo progetto per consegnare computer finiti dal magazzino di produzione ai clienti in tutta la contea, un semplice ambito del progetto potrebbe essere simile al seguente:
| Sezione | Esempio |
|---|---|
| Panoramica del progetto | Spedire i computer prodotti da ABC ai centri di distribuzione in tutti gli Stati Uniti prima della stagione degli acquisti natalizi. |
| Ambito del progetto | Spedire 500 computer prodotti nell'ottobre 2022, determinare le esigenze di inventario dei distributori e pianificare i percorsi di consegna per i camion di ABC. |
| Principali parti interessate | John Doe (responsabile delle spedizioni) e Mary See (responsabile degli approvvigionamenti). |
| Risultati da consegnare del progetto | Consegnare 500 computer ai 10 distributori di ABC entro il 30/11/2022. |
| Criteri di accettazione | Mary See verifica le quantità della spedizione e conferma la consegna completata a ciascun distributore. |
| Esclusioni | I prodotti fabbricati dopo ottobre 2022 non sono inclusi nell'ambito del progetto. |
| Vincoli del progetto | Scadenze di spedizione e coordinamento delle comunicazioni con i distributori esterni. |
Qual è il prossimo passo?
Vuoi entrare in contatto con altri responsabili di progetto digitali per definire e mantenere l'ambito? Unisciti alla nostra comunità di membri e ottieni l'accesso a oltre 100 modelli, campioni ed esempi e mettiti in contatto su Slack con centinaia di altri responsabili di progetto digitali.
