Tasso di Completamento dei Progetti: Cos’è e Come Calcolarlo
Tenere il Conteggio è Importante: Monitorare i tassi di completamento dei progetti aiuta a valutare le prestazioni, prendere decisioni informate e mettere in evidenza sia i successi che le aree da migliorare.
Alti e Bassi: Un alto tasso di completamento può indicare elevate prestazioni, mentre un tasso basso potrebbe derivare dalla gestione di progetti complessi: il contesto è fondamentale per valutare il successo.
Tante Sfide: Numerosi fattori esterni possono alterare i tassi di completamento: il contesto e la capacità di adattamento sono essenziali nella gestione dei progetti.
Tenere traccia del tasso di completamento dei progetti è fondamentale per i project manager.
Avendo gestito centinaia di progetti nella mia carriera e comprendendo i KPI che ognuno deve raggiungere per essere considerato completo, questa è una competenza che continuo a perfezionare ogni giorno.
Ecco perché i tassi di completamento dei progetti sono importanti, le principali sfide e come calcolarli.
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Cos'è il Tasso di Completamento dei Progetti?
Il tasso di completamento dei progetti è un indicatore chiave di performance (KPI) che aiuta le organizzazioni a comprendere quanto bene i loro project manager stanno performando.
Il tasso di completamento dei progetti considera il numero di progetti consegnati sia nei tempi previsti sia entro il budget.
Perché il Tasso di Completamento dei Progetti è Importante?
Come qualsiasi altro KPI misurato, il tasso di completamento dei progetti è importante perché può fornire indicazioni sulla performance di un project manager.
Detto ciò, un alto tasso di completamento non significa sempre che un project manager sia valido e un basso tasso di completamento non vuol dire che sia scadente.
Ad esempio, affrontare un progetto complesso e rischioso potrebbe significare che non verrà completato nei tempi previsti o entro il budget. Mettere in pausa e rinegoziare tempi e budget potrebbe essere la scelta più corretta.
Un project manager che esercita pressioni e intimorisce il proprio team, compromettendo equilibrio tra lavoro e vita privata e armonia, potrebbe completare più progetti. Ma è davvero questo l’ambiente in cui vuoi lavorare o vorresti che il tuo team lavori ogni giorno?
Come project manager, è davvero promuovendo un ambiente tossico ed esasperato che vuoi guidare i tuoi colleghi?
Quindi, pur potendo fornire informazioni preziose sulla performance di un project manager, il tasso di completamento dei progetti non è l’unico KPI da considerare. Nel valutare un project manager, la sua spiegazione dei tassi di completamento rivela più del semplice numero.
Sfide Legate al Tasso di Completamento dei Progetti
Il motivo per cui metto in guardia dall’usare il tasso di completamento dei progetti come metrica unica per valutare le capacità di un project manager è che ci sono così tanti fattori che possono influenzarlo e che sono fuori dal controllo del project manager.
Questi possono comprendere, ma non sono limitati a:
- Perdita di finanziamenti a progetto in corso (ad es. perdita di fondi governativi o di una sovvenzione)
- Stakeholder chiave che lasciano l’organizzazione o ritirano il proprio supporto
- Problemi legati al personale
- Progetti sottostimati a livello di budget
- Ambito o aspettative irragionevoli fin dall’inizio
- Software che raggiunge la fine del ciclo di vita
Spesso ai project manager vengono affidati progetti senza poter partecipare alle discussioni su ambito o budget, rendendo potenzialmente ingiusta la valutazione tramite il tasso di completamento.
Ad esempio, un project manager in un ente pubblico con budget bloccati potrebbe essere altamente competente ma non riuscire a portare a termine i progetti.
Come Calcolare il Tasso di Completamento dei Progetti
Calcolare il tasso di completamento dei progetti è possibile con una semplice formula. Si presenta così:
Numero di progetti completati/numero totale di progetti avviati * 100 = tasso di completamento dei progetti
Ad esempio, se quest’anno ho avviato 10 progetti e ne ho completati 8 nei tempi previsti e rispettando il budget, il mio tasso di completamento sarebbe dell’80%.
Se monitori i tassi di completamento annualmente, effettua questo calcolo a fine anno. Anche se non richiesto, potrebbe essere una metrica utile da includere in una valutazione delle performance. Se non altro, è uno spunto interessante di discussione.
Come la Gestione delle Risorse Influisce sul Completamento dei Progetti
La gestione delle risorse può essere determinante per il tasso di completamento dei tuoi progetti. Sebbene ci siano molti fattori che influenzano la possibilità di completare o meno un progetto, le risorse rappresentano uno degli elementi principali.
Le risorse da gestire comprendono tempo, budget, il team disponibile a lavorare sul progetto, hardware e software necessari, e persino l’energia del team.
Se hai gestito progetti anche solo per poco tempo, sai che è piuttosto raro avere un’abbondanza di tutte le risorse necessarie per il progetto. Potresti facilmente ottenere tassi di completamento molto alti se il tempo e il denaro fossero sempre illimitati per i progetti. Ma ciò succede raramente, soprattutto in tempi come questi.
Quindi, la cosa migliore che possiamo fare è gestire proattivamente le risorse. Per quanto riguarda la gestione delle risorse, ecco alcune delle leve più comuni che avrai a disposizione.
Tempo
Una buona gestione del tempo può aiutarti a ottimizzare il programma anche quando la tempistica è ristretta. Questo può significare pianificare proattivamente le revisioni del design con i principali stakeholder oppure limitare il numero di persone che forniranno feedback. Può anche includere la creazione di finestre temporali per le revisioni, così che il designer abbia abbastanza tempo per implementare i feedback prima del turno successivo di revisioni.
Energia
Come il tempo, anche l'energia non è una risorsa illimitata. Un team completamente esausto non aiuterà il tasso di completamento del progetto. Collaborare con il cliente o gli stakeholder per dare priorità al lavoro e ridurre al minimo le emergenze può evitare che il team vada in burnout.
Assicurati che i membri del team lavorino un orario ragionevole e abbiano tempo libero dal lavoro per riposarsi e rigenerarsi. Se noti che un membro del team mostra segni di burnout o impiega più tempo del solito per completare compiti che normalmente svolge rapidamente, incoraggialo a prendersi una pausa per ricaricare le energie.
Membri del team
Avere i membri giusti nel team è una delle leve più importanti per raggiungere il tasso di completamento desiderato. Un team inesperto o che non lavora bene insieme può facilmente ostacolare il progresso del progetto.
Altri problemi comuni includono il sottodimensionamento del team o la presenza di membri sovraccarichi di lavoro. Entrambi possono causare grossi problemi nella realizzazione dei progetti.
Budget
Poni molta attenzione a come viene speso il budget di progetto, incluse le ore del team, riunioni, spese per hardware e software. Se il lavoro rimanente è significativo e il budget ristretto, assicurati che il team e gli stakeholder comprendano i potenziali rischi.
Chiedi se esiste la possibilità di una variazione d’ordine o di un aumento di budget, così da sapere se in futuro potrebbero essere disponibili fondi aggiuntivi.
Dalla mia esperienza, questa può essere una delle risorse più difficili da gestire, soprattutto quando il budget del progetto è inferiore al necessario perché l'agenzia o l'organizzazione ha accettato di occuparsene con un budget fisso, pur sapendo dall’inizio che il budget era limitato.
Ho visto che questo accade nei periodi di bassa attività, quando si sviluppano nuovi servizi, o perché il team di leadership desiderava poter dire di aver collaborato con un determinato cliente.
Attrezzature e software
Disporre delle attrezzature e dei software adeguati per portare a termine un progetto è una risorsa chiave da gestire con attenzione. Anche quando si costruisce un sito su una piattaforma open source, servono comunque plugin, abbonamenti e strumenti di ottimizzazione come Google Analytics per garantire un funzionamento corretto.
Per le app mobile, assicurati di avere una varietà di telefoni su cui testare. Mettere a disposizione dell’équipe l’attrezzatura necessaria nei momenti cruciali del progetto può accelerare i progressi e garantire il successo.
Se acquisti software, cerca di prevedere un budget sufficiente per le licenze necessarie per il numero di utenti. Le credenziali condivise possono a volte rallentare l'avanzamento del lavoro.
Strumenti per gestire il tasso di completamento dei progetti
Non devi più tracciare manualmente i tassi di completamento dei tuoi progetti. Esistono molti strumenti di gestione delle risorse che puoi utilizzare per monitorare l’andamento e il budget del progetto man mano che il lavoro procede. Queste analisi possono aiutarti a prendere decisioni che, in ultima analisi, aumentano il tasso di completamento complessivo.
Ecco alcuni dei migliori software di gestione delle risorse attualmente disponibili:
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