Stretta di Bilancio: Come Affrontare Fondi Limitati e Gusti da Champagne con un Budget da Kool-Aid
Benvenuti a Budget Crunch. In questa serie continua, affrontiamo i budget di progetto, le stime e le sfide che li accompagnano. Grande o piccolo che sia, ogni budget ha una storia, e noi vi portiamo queste storie per aiutarvi a risolvere le vostre sfide di budget.
Questa edizione racconta come Christina Sookram, una project manager della nostra community, ha gestito un progetto per una nota azienda di software disponendo di (quasi) zero fondi. Il progetto mirava a incentivare sviluppatori studenti a creare app per la piattaforma dell’azienda.
Ecco l’intervista della nostra Editor a Christina: scopri come è riuscita a portare a termine il progetto nonostante il budget ristretto, e ottieni i suoi consigli chiave su come lavorare con gli stakeholder e impostare aspettative realistiche sui budget.
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Qual era il budget?
$18.000 pianificati, $4.000 forniti.
Qual era il progetto?
Gli studenti di college e università rappresentano un mercato inesplorato per costruttori e creatori.
Il progetto che stavo gestendo prevedeva la pianificazione e l’esecuzione di una campagna per aumentare il numero di sviluppatori studenti che creano applicazioni mobile. È stato un progetto interessante, dato che il programma di cui facevo parte aveva diverse università e college come partner.
L’interazione con questi partner era ottima. Tuttavia, questo progetto sarebbe stato una sfida, poiché la comunità degli sviluppatori studenti, in particolare, non era mai stata coinvolta prima. La costruzione di relazioni era fondamentale. Esisteva un modo per incoraggiare più studenti a sviluppare app mobile?
L’organizzazione di cui facevo parte all’epoca stava organizzando una competizione per sviluppatori di software per costruire app per la loro piattaforma.
La mia organizzazione (e uno dei leader senior nello specifico) sponsorizzava il progetto. I vincitori della competizione sarebbero stati annunciati durante la loro conferenza annuale per sviluppatori di software.
Poiché si trattava di un evento di formazione e networking straordinario, abbiamo proposto allo sponsor di fornire pass di registrazione gratuiti agli studenti che avessero presentato le loro app sulla piattaforma per partecipare alla conferenza.
Alla conferenza, gli studenti avrebbero potuto ricevere uno smartphone e un tablet come parte del premio della competizione.
Qual era la sfida?
La sfida principale era il nostro budget. Mi correggo: la nostra sfida più grande era che avevamo pianificato il progetto considerando un certo budget, ma abbiamo scoperto, solo dopo aver terminato la pianificazione, di dover ridurre drasticamente il budget. Avevamo a disposizione pochissimi fondi, se non addirittura nessuno, per realizzare questo progetto.
Cosa? Nessun budget? Cosa significa—come si può gestire un progetto senza un budget?
Ecco dove le cose si fanno complicate. L’organizzazione di cui facevo parte stava attraversando una ristrutturazione organizzativa molto difficile (e pubblica). I finanziamenti per portafogli, programmi, progetti e iniziative venivano limitati (o eliminati) in tutta l’organizzazione.
Quando abbiamo preparato il budget, ci siamo basati su quello di un progetto simile dell’anno precedente. Considerando i costi di viaggio dell’epoca e quelli di alcuni nostri articoli, pensavamo che il budget fosse sufficiente e realistico per il perimetro assegnatoci.
Abbiamo dato per scontato che ci sarebbe stato permesso di portare avanti il progetto con il budget pianificato. Inizialmente, il progetto prevedeva il seguente budget:
| Voce | Costo | Commento/Note |
|---|---|---|
| Pass di registrazione conferenza studenti sviluppatori | 5 pass @ $900 ciascuno = $4.500 | Per incoraggiare gli studenti a programmare, sarebbero stati dati pass per una conferenza |
| Stand espositivo alla conferenza degli sviluppatori | $2.000 | Include stand e gadget promozionali |
| Tablet e smartphone per premi | $5.000 | Costo interno dei dispositivi hardware utilizzati (non prezzo al dettaglio) |
| Viaggio per 2 membri dello staff alla conferenza sviluppatori di San Francisco | $6.000 | Include volo, hotel e trasporti locali |
| Fondo di riserva per imprevisti | $500 | Perché è sempre meglio avere un margine nel budget |
| Totale | $18.000 | Prezzi/costi riferiti circa al 2010, quando il progetto fu avviato e pianificato |
$18.000 sono tanti soldi per un’azienda che vuole tagliare i costi e si trova in ristrutturazione. Ci fu chiesto di ridurre il budget ed eliminare tutto ciò che non era indispensabile.
Siccome il budget era già essenziale (e realistico secondo il team di progetto), ho espresso le mie preoccupazioni allo sponsor. Anche lui era sotto pressione per ridurre altri costi operativi di progetti appartenenti al nostro programma più ampio. Pur comprendendo la nostra preoccupazione, ci incoraggiò a cercare soluzioni innovative.
Qual è stata la tua soluzione?
Situazioni disperate richiedono misure disperate. In questo caso, abbiamo deciso di adottare la strategia “chiedi, prendi in prestito o arrangiati” per vedere se potevamo ottenere un aiuto interno dal nostro sponsor e dagli stakeholder.
Ricorda, gli stakeholder di progetto sono influenzati dal tuo progetto in modo positivo o negativo. Hanno un interesse affinché il progetto abbia successo. Di conseguenza, i project manager non dovrebbero aver paura di comunicare con i loro stakeholder e chiedere se possono aiutare.
In che modo hai dovuto essere creativo nella pianificazione o nella realizzazione del progetto?
La strategia del "chiedere, prendere in prestito e rubare" può sembrare buona in teoria, ma la maggior parte di noi può probabilmente riconoscere che molto probabilmente non è una grande idea da adottare in un ambiente di lavoro professionale.
Un project manager dovrebbe essere d’esempio per il suo team e per gli altri all’interno di un’organizzazione, comportandosi sempre in modo etico. Allo stesso modo, sarebbe meglio evitare comportamenti e attività che possano compromettere i rapporti e generare sfiducia.
È in questi casi che il project manager deve fare affidamento sulle proprie abilità di negoziazione diplomatica e sulla capacità di persuadere gli altri a rinunciare a qualcosa per un beneficio reciproco.
Per riuscirci, ho dovuto identificare cosa possedevano gli stakeholder che mi serviva e cosa potevo offrire loro in cambio di un vantaggio (spendendo la minor quantità possibile di denaro).
Sulla base del mio budget, ho creato la seguente matrice per preparare gli incontri con gli stakeholder:
| Di cosa ho bisogno? | Chi lo possiede? (Quale stakeholder coinvolgere?) | Cosa posso offrire? | Come ne beneficia lo stakeholder? |
|---|---|---|---|
| Pass per la registrazione alla conferenza per studenti | Team Eventi | Cercare di incentivare professori/docenti a partecipare alla conferenza con gli studenti al prezzo pieno della registrazione | Il team eventi ottiene comunque partecipanti registrati. Possibilità per alcuni professori delle scuole di partecipare |
| Stand espositivo alla conferenza | Team Vendite & Marketing | Non è necessario uno stand completo (un desk all’interno di uno stand più grande va bene per attirare studenti/docenti allo stand principale) | Aumento del traffico generale allo stand principale e suddivisione dei costi |
| Tablet & smartphone | Team Esperienza Sviluppatori | Sviluppatori dedicati (studenti) che utilizzeranno l’hardware per creare app mobili per la piattaforma | Più app mobili per la piattaforma ed esposizione verso una nuova comunità di sviluppatori poco sfruttata |
| Costi di viaggio per lo staff | Lo Sponsor | I membri dello staff possono aiutare in altri compiti/supportare il Team Eventi quando necessario | Più aiuto in loco alla conferenza, riducendo la necessità di assumere personale locale temporaneo |
| Fondo di riserva | Lo Sponsor | Nulla da offrire in cambio. Questo è un elemento da utilizzare solo se necessario | Evita il coinvolgimento dello sponsor per la revisione delle richieste di modifica (fa risparmiare tempo allo sponsor) |
Con questa matrice, ho organizzato delle riunioni con ciascun gruppo di stakeholder per chiedere se potessero fornirci gratuitamente gli elementi di cui avevamo bisogno (o condividere i costi con noi per ridurre il nostro budget).
Hai completato il progetto nei tempi e nel budget previsto?
Pur non essendo stato Segretario Generale delle Nazioni Unite, ho comunque dovuto utilizzare le mie capacità diplomatiche di influenza come project manager con gli stakeholder per chiedere e convincerli a cercare di offrirci gratuitamente ciò di cui avevamo bisogno.
Oltre alle mie capacità di negoziazione, sono state necessarie anche altre abilità fondamentali per i project manager—ascolto ed empatia.
Incontrando ciascun team di stakeholder individualmente, ho potuto conoscere meglio i loro obiettivi e abbiamo scoperto che tutti avevamo un obiettivo comune: aumentare il numero di sviluppatori di app mobili sulla piattaforma.
Il mio team aveva accesso a un mercato poco esplorato (gli studenti) e agli influencer (docenti universitari). Dopo aver negoziato con gli stakeholder, ecco a quanto siamo riusciti a ridurre il nostro budget:
| Voce | Budget Iniziale | Budget Aggiornato | Commento/Note |
|---|---|---|---|
| Pass conferenza per sviluppatori studenti | 5 pass @ $900 ciascuno = $4,500 | $0 | I pass per 5 studenti sono stati forniti dal Team Eventi |
| Stand espositivo alla conferenza dello sviluppatore | $2,000 | $500 | Il Team Vendite e Marketing ci ha concesso dello spazio all’interno dello stand principale. I $500 coprono i costi dei gadget. |
| Tablet e smartphone come premi | $5,000 | $0 | Il Team Esperienza Sviluppatori ha gentilmente donato l’hardware, ritenendo che gli studenti avessero bisogno dei dispositivi per sviluppo e test. |
| Viaggio per 2 membri dello staff alla conferenza sviluppatori a San Francisco | $6,000 | $3,000 | Lo sponsor ha accettato di coprire le spese di viaggio per uno dei membri dello staff, contribuendo così a ridurre il budget per i viaggi |
| Fondo di riserva | $500 | $500 | Riserva di budget mantenuta |
| Totale | $18,000 | $4,000 | Risparmio di $14,000 (circa il 78% di riduzione dei costi) |
Non siamo riusciti a ridurre il nostro budget a $0, ma una riduzione del 78% semplicemente parlando con i nostri stakeholder ci ha certamente aiutato.
Inoltre, collaborando con il Team Eventi, siamo riusciti anche a ottenere uno sconto sulla registrazione nel caso in cui college e università volessero inviare un gruppo di studenti e docenti (il che rappresentava un incentivo per i professori a coinvolgere più studenti).
Siamo riusciti a portare a termine il progetto nei tempi previsti con ottimi risultati (tangibili sotto forma di app sviluppate dagli studenti, ma anche intangibili come offrire opportunità di networking agli studenti).
Ci sono state parti del progetto o sfide specifiche che ti hanno tolto il sonno?
Sì! Tutto il progetto! 😑
Più nello specifico però, è stata la sfida di gestire un progetto di questo tipo (che aveva come obiettivo quello di far crescere l'azienda e connettersi con un mercato non ancora esplorato) mentre l'organizzazione stava attraversando una significativa riduzione del personale.
Sebbene il nostro sponsor sia rimasto impegnato nel progetto, eravamo molto consapevoli che qualcun altro (e di grado superiore) nell'organizzazione avrebbe potuto facilmente decidere che questo progetto non era una priorità e cancellarlo.
Gestire i progetti con budget e risorse limitate è una realtà che molti project manager affrontano a un certo punto della loro carriera, ma tentare di portare a termine il lavoro con la minaccia continua di una possibile cancellazione è qualcosa di molto diverso.
Allo stesso modo, c’era sempre la paura che i stakeholder non vedessero i benefici del nostro progetto e che alla fine non dessero alcun supporto. Bisogna sempre chiedere aiuto, ma non c’è nessuna garanzia che le persone lo offrano.
Guardando indietro, c’è qualcosa che faresti diversamente (a parte cambiare i vincoli del progetto)?
Col senno di poi, credo che avrei avuto una conversazione molto più onesta con il nostro sponsor in merito a quanti soldi e supporto avevamo realmente a disposizione per il progetto. Se ci veniva richiesto di completare questo progetto con pochissime risorse, era davvero una priorità per l’azienda?
Hai rimpianti su come sia andato il progetto?
Nessuno. Abbiamo fatto ciò che dovevamo in circostanze molto difficili e siamo riusciti a ottenere risultati eccellenti.
È un peccato che l'azienda stesse attraversando una ristrutturazione (su cui il mio team di progetto e io non avevamo nessuna influenza), ma siamo comunque riusciti a raggiungere i nostri obiettivi.
Inoltre, dovendo coinvolgere i nostri stakeholder, abbiamo anche costruito delle relazioni solide che si sono poi trasformate in amicizie. Questo è sicuramente un aspetto che non rimpiango affatto di questo progetto.
Quali sono le metodologie e gli strumenti più efficaci per affrontare questo tipo di sfida?
Dovendo coinvolgere i nostri stakeholder, il nostro piano di coinvolgimento degli stakeholder (in particolare il nostro registro stakeholder e il diagramma RACI) si è rivelato molto utile. Allo stesso modo, avere una mentalità agile ed essere aperti al cambiamento è stato fondamentale per la riuscita di questo progetto.
Inoltre, dietro le quinte c’è un attore importante: un software di project management con monitoraggio finanziario. Gestire un budget significa soprattutto aggiornarlo costantemente e prendere decisioni su come procedere. Utilizzare un software o una versione specializzata, come un software di project management che si integra con QuickBooks può aiutare a semplificare il monitoraggio finanziario e garantire aggiustamenti di budget in tempo reale quando si affrontano vincoli imprevisti.
Che consiglio daresti a un altro PM che si trovasse di fronte allo stesso problema?
Due consigli che darei ad altri project manager che si trovano in una situazione simile sono:
1. Non aver paura di chiedere aiuto
Abbiamo rischiato chiedendo ai nostri stakeholder se potevano aiutarci. Avrebbero potuto tranquillamente dirci di no.
Fare del lavoro preparatorio per spiegare esattamente cosa stai chiedendo e avere una buona risposta pronta quando qualcuno chiede «cosa ci guadagno?», ti aiuterà molto a ottenere ciò che serve al tuo progetto e che forse non saresti riuscito a ottenere. Non si sa mai finché non si chiede.
2. Confrontati onestamente con il tuo sponsor sulle aspettative di budget
Non puoi aspettarti champagne con un budget da succo di frutta. Allo stesso modo, lo sponsor e gli altri stakeholder non possono aspettarsi che un progetto venga eseguito e raggiunga i suoi obiettivi se non sono disponibili risorse sufficienti. Il tuo sponsor potrebbe essere in grado di fornire supporto aggiuntivo (o chiedere ad altri di aiutare).
Nello scenario peggiore, il tuo sponsor potrebbe decidere che il progetto non può essere realizzato con le risorse disponibili e cancellarlo prima ancora che inizi. Per quanto possa sembrare duro, almeno tu e il tuo team di progetto saprete con che cosa potete lavorare, quale supporto sia a disposizione e la priorità del vostro progetto.
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