Come Condurre una Retrospettiva di Progetto Efficace
Alla fine di un progetto, dovrai completare attività come l’archiviazione della documentazione, la fatturazione al cliente, la conduzione di valutazioni delle prestazioni del tuo team e, naturalmente, la cosa più importante: la retrospettiva del progetto.
Le retrospettive servono a riflettere su come è andato il progetto e su cosa si potrebbe migliorare nei progetti futuri (e non sono una scusa per fare una festa a tema anni ‘80, anche se potrebbe sembrare così).
Cos’è una retrospettiva di progetto?
La retrospettiva di progetto è un’attività formale in cui agli stakeholder del progetto viene chiesto di guardare al progetto appena concluso e riflettere su cosa è andato bene, cosa non è andato altrettanto bene e cosa si potrebbe migliorare. Creerai un piano d’azione per migliorare i progetti e i processi futuri.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Come uno degli eventi chiave dell’approccio agile, o cerimonie, i project manager utilizzano le retrospettive per valutare come il team lavora insieme e migliorare i processi. Il project manager deve creare uno spazio sicuro affinché si possa condividere feedback aperto, onesto (e possibilmente spiacevole) durante la sessione.
Perché sono importanti le retrospettive di progetto?
Una retrospettiva di successo migliorerà i processi dei tuoi progetti e aumenterà la probabilità di successo dei progetti futuri. Ecco altri motivi per cui le retrospettive di progetto sono importanti:
- Miglioramento continuo: Il team può riflettere su cosa è andato bene e cosa no. Imparare dagli errori e identificare i successi che vuoi replicare. Man mano che apporti modifiche ai tuoi processi e flussi di lavoro basandoti su queste riflessioni, il team migliorerà e lavorerà meglio insieme nel tempo.
- Miglior collaborazione e team building: La retrospettiva è un’occasione per rafforzare il legame del team. È uno spazio sicuro dove si fornisce feedback costruttivo e si comprende come collaborare meglio in futuro. Utilizza le retro anche per celebrare i successi, perché ciò migliora il morale e la motivazione del gruppo.
- Miglior risoluzione dei problemi: Il team può trovare soluzioni alle sfide e agli ostacoli affrontati durante il progetto e capire come affrontare sfide simili nei progetti futuri. Possono anche condividere le migliori pratiche tra loro, aumentando le conoscenze collettive.
- Maggiore responsabilità: Riunendo il team per discutere cosa non ha funzionato, le retrospettive rafforzano la responsabilità e incoraggiano i membri a prendersi carico del proprio lavoro. Non dare la colpa degli errori e concentrati su cosa deve cambiare per evitare di ripeterli in futuro.
- Planning dei progetti migliorato: Documentare rischi, ipotesi di progetto, ostacoli e altre criticità emerse durante il progetto ti garantirà di considerare questi aspetti nelle pianificazioni future.
Come condurre una retrospettiva di progetto
Vediamo ora alcuni passaggi pratici e consigli su come facilitare una sessione di retrospettiva efficace per il tuo progetto.
Passaggio 1: Costruisci una cultura della fiducia
Far sì che le persone siano aperte e offrano feedback può essere difficile. È ancora più difficile se tra il team e gli stakeholder manca la fiducia reciproca.
- In passato, i feedback sono stati criticati?
- I membri del team si sono sentiti intimiditi nel condividere idee e feedback?
- Dopo la condivisione del feedback, sono state prese azioni negative che potevano sembrare punitive (ad esempio, eliminazione di alcuni vantaggi)?
- Si è iniziato a incolpare qualcuno quando sono stati rilevati problemi?
Se hai risposto sì a qualcuna di queste domande, questi sono validi motivi per cui può esserci mancanza di fiducia e riluttanza ad essere aperti.
Quindi, come far sì che le persone siano aperte e offrano feedback? Come costruisci una cultura della fiducia e fai sentire tutti in uno spazio sicuro?
Puoi provare quanto segue:
- Incoraggiare una comunicazione aperta e onesta: Assicurati che il tuo team si senta valorizzato e apprezzato. Saranno più disposti ad aprirsi e condividere se sanno di non essere ignorati o emarginati.
- Crea opportunità di collaborazione: Queste possono essere brevi incontri quotidiani per aggiornarsi sullo stato dei progetti o compiti non legati ai progetti come una attività di team building. Se alle persone vengono date occasioni per collaborare, si sentiranno più a loro agio nel comunicare.
- Rendi il feedback parte della cultura del team: Nei progetti di sviluppo software, è normale che i membri del team facciano revisioni tra pari del codice come parte del processo di sviluppo regolare. Cerca opportunità per fare qualcosa di simile anche nel tuo progetto e per dare e ricevere feedback, sia positivo che negativo, regolarmente.
Passaggio 2: Determina che tipo di feedback vorresti raccogliere
Durante un progetto succedono molte cose e, di conseguenza, ci sono molte opportunità per raccogliere un ampio spettro di feedback durante una retrospettiva. Questo va bene, ma può anche essere travolgente.
Quando pianifichi una retrospettiva, definisci l'ambito del feedback che desideri ricevere dai partecipanti.
Prova a definire alcuni temi per i quali desideri raccogliere feedback, come ad esempio:
- Performance del team: Come si è comportato il team durante il progetto? Le scadenze sono state rispettate? Il lavoro è stato di qualità?
- Comunicazione & coinvolgimento degli stakeholder: Le informazioni sono state condivise con le persone giuste, al momento giusto e utilizzando gli strumenti adeguati? Sono state fornite troppe o troppo poche informazioni?
- Consegna del progetto: Il risultato del progetto ha soddisfatto le aspettative degli stakeholder? Perché o perché no?
- Processi e strumenti di progetto: Alcuni processi hanno aiutato o ostacolato le performance del progetto? C'erano processi assenti o esagerati? Gli strumenti agili utilizzati nel progetto sono stati utili o dannosi?
Passaggio 3: Fissa un tempo dedicato alla retrospettiva di progetto
Dedica e programma una retrospettiva in un momento apposito per la valutazione del progetto. Se possibile, prova a pianificare e inviare gli inviti del calendario (o appuntamenti ‘save-the-date’) con alcune settimane di anticipo.
Analogamente, quando programmi la retrospettiva, invia anche l'agenda insieme all'invito (di cui parleremo a breve).
Inoltre, includi nell'invito eventuali aspettative per i partecipanti (ad esempio se è richiesto di completare alcuni compiti prima della riunione, come scaricare uno specifico strumento software).
Agenda della riunione di retrospettiva di progetto
Una retrospettiva non deve essere un'attività estremamente complicata. Lo scopo di una retrospettiva di progetto è raccogliere feedback sul progetto per apportare miglioramenti continui ai tuoi prossimi progetti.
Di seguito trovi un esempio di agenda che può essere utilizzato e adattato in base alla durata della sessione:
- Benvenuto e introduzione: Dai il benvenuto ai partecipanti alla sessione, presenta il facilitatore e comunica lo scopo e gli obiettivi della sessione.
- Panoramica su come verranno raccolti i feedback: Fornisci un breve riassunto su come i feedback verranno raccolti durante la sessione (orale, scritto, ibrido, anonimo, ecc.) e quali strumenti saranno utilizzati (lavagna virtuale, discussione a tavola rotonda, ecc.).
- Revisione delle regole di ingaggio della sessione: Comunica ai partecipanti eventuali regole base (ad esempio: il feedback deve essere costruttivo e onesto, fornire sia feedback positivi sia negativi, ecc.).
- Raccolta dei feedback: Raccogli i feedback utilizzando lo strumento desiderato.
- Revisione dei feedback con i partecipanti: Passa in rassegna tutti i feedback raccolti (i positivi, i negativi e i critici). In questa parte della sessione devono essere soltanto presentati i feedback. Domande e discussioni su punti specifici devono essere limitate (questo assicura che si possa rivedere tutti i feedback e che il tempo non venga speso su uno o due punti).
- Discussione su feedback e domande: Raccogli opinioni, pensieri e risposte dai partecipanti. Concordano con i feedback? Ci sono ulteriori spunti o contesti da condividere? Discuti e annota i risultati.
- Definisci azioni e prossimi passi per i miglioramenti: Sulla base dei feedback, fai un brainstorming sulle lezioni apprese e sulle azioni che il team di progetto può intraprendere per apportare miglioramenti. Per problemi ricorrenti o complessi, valuta rapidamente di eseguire una analisi delle cause profonde per capire perché si verificano. Richiedi volontari disposti a prendersi la responsabilità per eventuali azioni di follow-up o punti di miglioramento.
- Riepiloga feedback e miglioramenti: Prima di concludere la sessione, esegui un breve riepilogo e sottolinea i feedback raccolti nei verbali della riunione e i prossimi passi o azioni che verranno prese.
- Ringraziamenti e chiusura della sessione: Ringrazia i partecipanti per il loro tempo e i loro feedback. Condividi i dettagli di eventuali sessioni di follow-up che potrebbero essere programmate. Allo stesso modo, informa su dove verranno archiviati i feedback raccolti durante la sessione e se questi saranno disponibili ai partecipanti in seguito (ad esempio, su un Google Drive condiviso).
Domande frequenti sulle retrospettive di progetto
Qui trovi alcune domande frequenti sulle retrospettive di progetto. Se cerchi informazioni più approfondite sui concetti agili in generale, valuta di provare una certificazione agile.
Qual è la differenza tra una retrospettiva di sprint e una di progetto?
Una retrospettiva di sprint è un evento all’interno di un workflow agile che si svolge alla fine di uno sprint o di un’iterazione. Lo scopo della retrospettiva di sprint è esaminare quali miglioramenti possono essere apportati ai processi negli sprint successivi e futuri.
Poiché gli sprint sono eventi a tempo determinato (da 2 settimane fino a un mese), una retrospettiva di sprint genera feedback e miglioramenti relativi a un breve periodo della timeline del progetto, mentre una retrospettiva di progetto esamina l’intero progetto: cosa è andato bene, cosa non è andato bene e quali miglioramenti possono essere introdotti per i progetti futuri.
Dovresti includere il cliente?
Dipende dal tipo di feedback che desideri ottenere durante la retrospettiva di progetto. Se vuoi un riscontro sulle comunicazioni del progetto, coinvolgimento degli stakeholder e deliverable, allora sì. Se invece si tratta della performance del team di progetto, forse, ma probabilmente no. La decisione spetta al project manager e al team.
Chi dovrebbe condurre una retrospettiva di progetto?
Di solito è il project manager o lo Scrum master a facilitare una sessione di retrospettiva, ma qualsiasi membro del team di progetto che sia disposto a facilitare la sessione può farlo. Se la retrospettiva potrebbe far emergere feedback negativi o controversi, è opportuno considerare un facilitatore neutrale e terzo.
In un’organizzazione in cui ho lavorato in passato, i project manager venivano invitati a facilitare le retrospettive per altri team di progetto all’interno dell’organizzazione, così da garantire imparzialità e consentire al project manager del team di partecipare attivamente come stakeholder.
Quali strumenti posso usare per una retrospettiva di progetto?
Esistono ottimi strumenti di software per la gestione agile dei progetti che le organizzazioni possono utilizzare per condurre retrospettive. Ecco alcuni consigli.
Collaborazione online/Lavagne virtuali
- Miro o Mural: entrambi permettono di creare lavagne e canvas virtuali dove i team possono condividere i propri feedback. Ideale per team remoti.
- IdeaBoardz: strumento gratuito e facile da usare che consente di creare bacheche personalizzabili per raccogliere feedback in modo anonimo tramite note adesive virtuali.
Scopri altri strumenti di collaborazione (per progetti agili o di altro tipo).
Software per retrospettive
- Atlassian Confluence: area di lavoro collaborativa online con modelli di retrospettiva integrati. Strumento utile se l’organizzazione utilizza anche altri prodotti Atlassian come Jira
- GoRetro: strumento agile per retrospettive personalizzabile che offre molti modelli gratuiti
Per sessioni di retrospettiva in presenza o in sede
- Lavagna e pennarelli cancellabili
- Post-it
- Fogli per flip-chart
- Fotocamera o smartphone per fotografare lavagne o fogli del flip chart da conservare e condividere in seguito
Qual è la differenza tra una retrospettiva, una sessione di lesson learned e un post-mortem?
Un’attività di lesson learned è simile a una retrospettiva di progetto. Se adotti il metodo di consegna waterfall, completeresti l’attività dei lesson learned durante la fase di chiusura del progetto. L’obiettivo è documentare lezioni e apprendimenti utili per migliorare le attività di futuri team di progetto.
Le retrospettive provengono dalla metodologia Scrum (agile) e si svolgono soprattutto al completamento di un incremento o ‘sprint’. Servono a far riflettere il team su cosa è andato bene, cosa non è andato bene e cosa può essere migliorato in base all’incremento completato.
Le retrospettive puntano a individuare miglioramenti su cui agire subito, mentre i lesson learned forniscono spunti per miglioramenti futuri. In alternativa, se un progetto termina prematuramente (sia che venga cancellato prima della fine pianificata sia che non si concluda con successo), si può svolgere un post-mortem per determinare cosa sia successo durante il progetto.
Una retrospettiva di progetto deve essere fatta solo alla fine del progetto?
No—una retrospettiva di progetto può (e dovrebbe) essere svolta in qualsiasi momento durante un progetto. Se è stato raggiunto un traguardo o completata una fase significativa, ha senso pianificare una retrospettiva. Allo stesso modo, se qualcosa è andato storto durante il progetto, si può organizzare una retrospettiva. L’importante è raccogliere feedback e avviare azioni per introdurre i miglioramenti necessari.
E ora?
Scopri di più sui principi agili che guidano le retrospettive e sull’originale Manifesto Agile che ha stabilito questi principi. Unisciti al DPM membership per accedere alle conversazioni su Slack sull’agile (e molto altro) insieme a centinaia di altri digital project manager!
