10 Tecniche di Motivazione del Team per il Successo del Progetto
Uno dei motivi cruciali alla base del successo di un progetto è l’elevata motivazione del team di progetto.
Circa vent’anni fa ho lavorato per una piccola ma intraprendente azienda. La nostra ambizione era diventare una delle principali aziende di sviluppo di prodotti software. Organizziammo un workshop aziendale di tre giorni fuori sede per discutere le strategie di crescita della società.
Durante il workshop abbiamo discusso e fatto brainstorming su varie strategie di crescita. Tutte le strategie convergevano su un punto: coinvolgere gli stakeholder e mantenere alta la motivazione dei dipendenti. Poiché la maggior parte dei nostri ricavi proveniva dall’esecuzione di progetti, decidemmo di concentrare gli sforzi su come ispirare e motivare i membri dei team di progetto.
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Negli ultimi due decenni ho guidato molti team di progetto e sperimentato tecniche che stimolano e ispirano le persone. Ho anche insegnato strategie motivazionali standard utili nella costruzione dei team.
Parliamo dell’importanza della motivazione nel team di progetto e delle dieci tecniche più importanti per ingaggiare il team.
L'importanza della motivazione del team di progetto
Uno dei modi per garantire il successo di un progetto consiste nel motivare i membri del team. Un nuovo progetto inizia sempre con entusiasmo: si instaurano nuove relazioni, si definiscono gli obiettivi e tutti attendono qualcosa di nuovo.
Tuttavia, con l’avanzare del progetto, le cose non rimangono rosee come all’inizio: iniziano a emergere dei cambiamenti, la tecnologia diventa una sfida, aumenta lo stress e, in generale, l'ambiente si fa più ostile. Tutto ciò riduce la motivazione del team.
Secondo Gallup, la maggior parte della forza lavoro americana (65%) non è coinvolta, un segnale negativo per le aziende.
- I reparti altamente coinvolti registrano un’81% di differenza nell’assenteismo e un 14% nella produttività.
- All’interno delle organizzazioni con alto turnover, i reparti altamente coinvolti raggiungono un 18% di differenza nel turnover.
- Nelle organizzazioni con basso turnover, i risultati sono ancora più evidenti: i reparti coinvolti raggiungono un 43% di differenza nel turnover.
- I reparti altamente coinvolti ottengono un 10% di differenza nelle valutazioni dei clienti e un 18% nelle vendite.
- I comportamenti dei reparti altamente coinvolti portano a una differenza del 23% nella redditività.
Il compito principale di un project manager è costruire un elevato livello di motivazione e ispirare i membri del team fin dall'avvio del progetto, mantenendolo per tutta la sua durata.
Trova altre statistiche sulla gestione dei progetti qui.
Tecniche per motivare il team di progetto
1. Definire obiettivi realistici
Dovresti iniziare il progetto definendo gli obiettivi chiave sia del progetto che del team. Assicurati di fissare obiettivi chiari e di coinvolgere i membri senior del team nel processo. Una volta definiti gli obiettivi, dovresti trasformarli in obiettivi misurabili.
Obiettivi e scopi sono diversi. Gli obiettivi sono come dichiarazioni di visione, che definiscono i risultati attesi del progetto. Riassumono la finalità del progetto.
Gli obiettivi sono diversi dagli scopi perché possono essere normalizzati e misurati. Al contrario, gli obiettivi sono solitamente più estesi e non possono essere misurati.
Puoi utilizzare il framework SMART (come descritto di seguito) per scrivere obiettivi di progetto concreti:
- Specifico: Gli obiettivi devono essere precisi e puntuali. Non ci devono essere ambiguità o confusioni.
- Misurabile: Assicurati che gli obiettivi abbiano dei numeri facilmente misurabili. Devi essere in grado di valutare quanto è stato completato e quanto manca.
- Raggiungibile: Gli obiettivi devono essere realistici e raggiungibili. Obiettivi assurdi e irrealistici possono scoraggiare e demotivare le persone. Non puntare all'Everest quando devi solo scalare una collina.
- Rilevante: Definisci obiettivi allineati ai risultati del progetto e agli obiettivi organizzativi. Concentrati su ciò che è necessario, piuttosto che su ciò che sarebbe bello avere.
- Scadenzato: Prevedi sempre una tempistica realistica per i tuoi obiettivi. Questo comunica i vincoli temporali ai membri del team e permette loro di gestire e dare priorità ai compiti in modo efficace.
Dopo aver fissato gli obiettivi e averli definiti, dovresti condividerli con il tuo team. Nulla è più demotivante per il gruppo di obiettivi poco chiari. Le persone si demoralizzano e sorgono conflitti quando i project manager non riescono ad assegnare le responsabilità o a definire le scadenze. Questo può portare a sforamenti di tempo e costi, che a loro volta possono causare l'insoddisfazione del cliente.
Quando condividi gli obiettivi, cerca di essere il più diretto possibile. Parla direttamente ai membri del team, definisci i loro ruoli e assegna responsabilità specifiche. Cerca di eliminare ogni ambiguità sin dall'inizio del progetto.
2. Sii un Leader del Team
La leadership è diversa dalla gestione. La gestione riguarda la produzione costante di risultati, mentre la leadership implica motivare le persone affinché ti diano fiducia e ti sostengano.
Si può dire che la gestione riguarda la gestione di numeri, modelli, grafici e sistemi informatici, mentre la leadership è coinvolgere e coinvolgere le persone. I project manager non dovrebbero considerare le persone come numeri (anche se il numero di membri del team può essere contato).
Le abilità di leadership comprendono soft skill come la capacità di comunicare efficacemente, negoziare, risolvere problemi e guidare con l'esempio.
Come leader del team, dovresti fare tutte le seguenti cose durante tutto il progetto:
- Mantieni alta la tua motivazione: Se sei il project manager, tutto inizia da te. I membri del team ti seguiranno; non saranno entusiasti e motivati sul progetto se sentono che il proprio project manager non è sufficientemente motivato. Tuttavia, se sei positivo, il tuo atteggiamento si trasmette agli altri. Ti apprezzeranno se rimarrai positivo e resterai saldo accanto a loro in caso di crisi.
- Dai l'esempio: Devi sempre cercare di essere un modello. Le persone osservano sempre attentamente i loro manager. Tenderanno a seguire ciò che fai: sii diretto, onesto e trasparente in tutte le tue attività. Goditi il tuo lavoro e incoraggia gli altri a fare lo stesso.
- Sii umano: I membri del team si fideranno di te se sarai gentile con loro e comprenderai i loro problemi. Tutti desiderano essere ascoltati, riconosciuti e apprezzati. Gesti semplici come una pacca sulla spalla o un messaggio di congratulazioni possono dimostrare che tieni realmente a loro e ai loro risultati.
- Sii chiaro e diretto: Devi essere trasparente e diretto in tutte le tue comunicazioni. La comunicazione deve essere priva di ambiguità. Allo stesso tempo, cerca di creare un ambiente di progetto aperto, dove le persone possano esprimere le proprie preoccupazioni senza paura.
- Loda i membri del team: Mantieni un flusso costante di feedback costruttivi e celebra i piccoli successi. Ringrazia i membri del team per il loro eccellente lavoro: si sentiranno apprezzati e ispirati.
3. Mantieni Aperti i Canali di Comunicazione
Le caratteristiche più importanti di un ambiente di squadra sono apertura e tolleranza. I membri del team, siano essi junior o senior, non dovrebbero esitare a esprimere le proprie opinioni. Devono essere in grado di presentare il proprio punto di vista, indipendentemente da quanto possa essere controverso.
I membri del team dovrebbero poter avvicinare e contattare liberamente i propri responsabili. Per mantenere un ambiente aperto, i project manager dovrebbero utilizzare diversi meccanismi di comunicazione come email, telefonate e riunioni in presenza. Un piano di comunicazione dovrebbe essere predisposto nelle fasi iniziali del progetto.
Se un metodo di comunicazione non funziona, dovrebbero esserci altre modalità per comunicare con il responsabile. I collaboratori devono percepire che il loro manager è flessibile e facilmente raggiungibile.
Le persone che si sentono a proprio agio nell'esprimere le proprie opinioni saranno più attive, coinvolte e innovative. Inoltre, avere un ambiente di lavoro aperto e trasparente può aiutarti a identificare determinati presupposti impliciti fatti dai membri del team che potrebbero compromettere la qualità complessiva del lavoro.
Allo stesso tempo, è altrettanto essenziale che i membri del team possano discutere e condividere i propri punti di vista senza alcuna esitazione.
4. Valuta le Prestazioni del Team e Fai Revisioni Regolari
Un professionista su tre cita la noia come motivo principale per lasciare il lavoro (fonte).
La maggior parte delle aziende ha un programma annuale di valutazione dei dipendenti, ma spesso questo non è sufficiente per motivare i membri del team di progetto.
Come project manager, dovresti organizzare riunioni di revisione regolari e periodiche con i membri del tuo team. La frequenza degli incontri può essere mensile, quindicinale o anche settimanale, a seconda delle circostanze del tuo progetto. Durante queste riunioni, dovresti dialogare con loro per fornire un feedback formale e capire il loro punto di vista.
Queste riunioni dovrebbero essere utilizzate per fornire feedback costruttivo, che può aiutare a raggiungere gli obiettivi del progetto e la crescita personale dei singoli. Dovresti ringraziare i membri del team e fare complimenti quando necessario. Spiega loro come il loro impegno abbia contribuito al successo del progetto.
Attraverso queste riunioni puoi instaurare un legame più forte con i membri del team e farli sentire coinvolti.
Le sessioni di revisione periodiche dovrebbero iniziare sin dall'inizio del progetto, così da preparare il team a ricevere sia feedback positivi che negativi durante tutto il percorso.
Le riunioni di revisione periodica possono essere affiancate a incontri informali, che permettono di fornire feedback diretti e sinceri ai membri del team in modo leggero e informale.
Puoi anche ascoltare questa puntata del podcast DPM per capire come dare feedback migliori.
5. Conosci il tuo team e incoraggia il lavoro di squadra
I dipendenti che si sentono ascoltati hanno una probabilità 4,6 volte maggiore di sentirsi pronti a dare il meglio di sé (fonte).
Poiché ogni persona è unica, il project manager deve creare un legame personale con ciascun membro del team. Questa è una parte importante della gestione delle persone: dovrebbe connettersi con ogni singolo membro e con il gruppo nel suo insieme.
Questo può essere fatto conoscendo la personalità di ogni membro del team. Potresti incoraggiarli a fare domande? Impegnati in conversazioni significative e scopri cosa li motiva, in particolare per quanto riguarda il lavoro.
Inoltre, i project manager dovrebbero sviluppare la capacità di valutare, identificare e gestire i propri sentimenti personali verso i membri del team. Dovrebbero ridurre la tensione e migliorare la collaborazione prendendo nota delle preoccupazioni dei membri e anticipando le loro azioni.
I membri del team avranno fiducia e rispetto per il proprio responsabile quando sapranno che quest’ultimo conosce gusti, avversioni, punti di forza e debolezze di ciascuno. Si sentiranno ispirati e motivati nell’interagire con il manager.
Avere un buon rapporto con ogni membro del team può aiutare ad affrontare le situazioni specifiche di ognuno.
I project manager possono diventare la figura centrale che dà forza al team creando un ambiente di supporto che li incoraggia a farne parte e a sostenersi a vicenda. Dovrebbero utilizzare un software di gestione del team all’avanguardia per snellire il lavoro. Questo aiuterà tutti a connettersi e partecipare al lavoro di squadra.
6. Gestisci i conflitti
I conflitti di progetto possono sorgere per molti motivi, come esigenze di risorse, priorità nella pianificazione e stili di lavoro personali, ma tutti i conflitti vanno risolti. Altrimenti possono generare insoddisfazione e demotivazione tra i membri del team.
Buone pratiche di gestione di progetto come la pianificazione del progetto, chiarezza dei ruoli, obiettivi realistici, gestione delle risorse, comunicazione regolare e trasparenza possono ridurre la frequenza dei conflitti, ma questi possono comunque verificarsi.
I project manager dovrebbero affrontare i conflitti rapidamente e di solito in privato. Possono utilizzare uno dei principali metodi di risoluzione dei conflitti. La risoluzione dovrebbe avvenire con un approccio aperto e collaborativo.
Il successo di un progetto dipende dalla capacità dei project manager e del loro team di risolvere i conflitti. Tecniche efficaci di gestione dei conflitti portano a una produttività più elevata e a relazioni lavorative armoniose. Una differenza di opinioni gestita correttamente può anche stimolare la creatività e favorire decisioni migliori.
Se il conflitto compromette il rapporto di lavoro, si può ricorrere a procedure formali come azioni disciplinari.
7. Svolgi esercizi di team building
Regolari esercizi di team building sono utili per stimolare e rivitalizzare l'ambiente del team di progetto. Questo può essere fatto facilmente organizzando piccoli incontri e festeggiando i successi.
Le celebrazioni dovrebbero avvenire dopo la conclusione di un progetto. In aggiunta, anche il raggiungimento di piccoli traguardi dovrebbe essere celebrato.
I membri del team si sentono più motivati e ispirati e si impegnano maggiormente nel loro lavoro quando vengono elogiati per i loro contributi. Le celebrazioni offrono un'ottima scusa per lodare i membri del team.
Le tue celebrazioni possono essere semplici come uscire per un caffè o organizzare un pranzo.
8. Ricompensa e Riconoscimento
Il 39% dei dipendenti ritiene di non essere apprezzato sul lavoro quanto dovrebbe, con il 77% che afferma che lavorerebbe di più se fosse maggiormente riconosciuto (fonte).
Le persone sono motivate quando i loro responsabili le apprezzano. Il riconoscimento e le ricompense sono fondamentali per mostrare apprezzamento.
Molte organizzazioni credono che il denaro sia l'unico modo per ricompensare i membri del team, ma non basta. Anche le ricompense intangibili possono essere efficaci quanto i benefici monetari tangibili.
Le persone si sentono motivate quando hanno l'opportunità di imparare, vengono coinvolte in compiti di maggiore responsabilità, sono apprezzate pubblicamente, responsabilizzate sugli obiettivi di progetto e incaricate di gestire problemi complessi. I project manager dovrebbero apprezzare i propri membri del team durante tutto il progetto, invece di aspettare la sua conclusione.
I project manager devono ricordare che ogni persona è diversa. Devono informarsi sulle preferenze dei singoli e offrire loro ciò che desiderano.
9. Abbi Fiducia nei Membri del Team
La fiducia è un ingrediente cruciale per creare un ambiente di squadra produttivo. Anche se la fiducia può sembrare un concetto sfumato, ha un impatto molto potente sulla motivazione del team.
La fiducia genera fiducia. Se hai fiducia nei membri del tuo team, anche loro si fideranno di te.
I project manager non devono fare micromanagement. Devono credere nelle competenze dei membri del team e lasciar loro portare a termine il lavoro in modo autonomo. Devono ricordare regolarmente allo staff che hanno fiducia nelle loro capacità.
Un project manager che tenta di controllare ogni singolo momento e scelta dei membri del team finirà per minare la loro autostima e influenzarne la motivazione. Puoi leggere il nostro articolo dettagliato su come costruire la fiducia nei team di progetto per scoprire tecniche efficaci.
10. Fornisci Formazione
A livello globale, 6 dipendenti su 10 credono che la formazione sul posto di lavoro consenta loro di adattarsi meglio ai cambiamenti (fonte).
La formazione non solo accresce le competenze e la preparazione dei membri del team, ma migliora anche la loro motivazione. La formazione, sia formale che informale, è benefica per sostenere il morale. L'apprendimento continuo incentiva le persone ad assumersi responsabilità più elevate e a contribuire di più.
I project manager devono garantire che il personale abbia a disposizione gli strumenti adeguati e una formazione proporzionata. In questo modo si sentiranno più sicuri e saranno messi nelle condizioni di portare a termine i compiti con successo.
Non puoi aspettarti che le persone raggiungano gli obiettivi di progetto se non hanno le conoscenze necessarie per svolgere il proprio lavoro.
La formazione può essere erogata in molti modi: online, in aula, tramite computer, on-the-job, mentoring e coaching. Puoi unirti al nostro corso di formazione sulla gestione di progetti per padroneggiare le competenze utili al successo di un progetto.
Cosa succede adesso?
Devi imparare come gestire i team di progetto e trovare modi per motivare i membri del team a rimanere concentrati, soprattutto quando le cose non vanno secondo i piani.
I progetti non seguono sempre l’andamento previsto. Ci sono sempre sorprese e contrattempi. Le tue capacità interpersonali e ispirazionali saranno più importanti che mai per portare a termine con successo il progetto.
Competenze avanzate come la gestione della comunicazione e la risoluzione dei conflitti nei progetti possono motivare e sostenere i membri del tuo team, creando la vera differenza tra risultati mediocri e progetti di successo.
