Come utilizzare un modello per le lezioni apprese di progetto
I progetti (soprattutto quelli meno riusciti!) possono insegnarci molte lezioni preziose su come gestire i team e migliorare i processi.
Le organizzazioni possono analizzare i fallimenti dei progetti per trarre spunti su come semplificare i flussi di lavoro, collaborare in modo efficace tra i team e, in definitiva, gestire i progetti futuri in modo più efficiente.
Ma senza un sistema formalizzato per tracciare e applicare queste intuizioni, può essere difficile sfruttare appieno le lezioni apprese. Un modello di lezioni apprese può aiutarti a documentare ciò che hai imparato dai progetti e implementare queste scoperte in tutto il tuo portafoglio di progetti.
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Cosa sono le Lezioni Apprese nella Gestione dei Progetti?
Una "lezione appresa" nella gestione dei progetti si riferisce alle conoscenze ottenute durante l'esecuzione del progetto. Queste conoscenze possono risultare utili nei progetti futuri. Ad esempio, potresti aver stimato che al tuo team sarebbero serviti due sprint per completare un deliverable, ma alla fine ne sono serviti tre.
Anche se spesso le lezioni apprese hanno una connotazione negativa, possono anche essere positive. Ad esempio, hai aggiunto un 10% di contingente al tuo budget per proteggerti da costi imprevisti. Hai utilizzato il contingente per comprimere il calendario e recuperare da una sottostima, evitando così ritardi nella pianificazione. In questo caso, la lezione appresa diventa una best practice da applicare ai progetti futuri.
Revisionare le lezioni apprese con il tuo team di progetto somiglia a condurre una retrospective di sprint in un team agile. Catturare le lezioni apprese è di solito un processo più approfondito, poiché esse vengono documentate per l'intero progetto e poi consolidate in un archivio condiviso. Questo può valere anche per le retrospettive del tuo team, ma non necessariamente.
Cos'è un Modello di Lezioni Apprese?
Un modello di lezioni apprese è uno strumento che puoi utilizzare per raccogliere raccomandazioni di miglioramento durante tutto il ciclo di vita del progetto. Utilizzare un formato standard per raccogliere queste scoperte garantisce di non omettere informazioni critiche e facilita la ricerca quando si fa riferimento a queste lezioni in progetti futuri.
Quando Utilizzare un Modello di Lezioni Apprese
Nella mia esperienza, la maggior parte dei team di progetto aspetta la fine del progetto per raccogliere i feedback. Purtroppo, a quel punto spesso è troppo tardi. Probabilmente faticherai a ricordare quelle intuizioni che erano evidenti durante la fase di esecuzione.
Invece, raccomanderei di integrare le lezioni apprese nei tuoi processi di project management lungo tutto il ciclo di vita del progetto, e non solo durante il ramp down o la chiusura. Nei miei progetti precedenti, ho revisionato regolarmente le lezioni apprese con il mio team per due motivi: 1) registrare ciò che abbiamo imparato finché era ancora fresco 2) poter applicare eventuali risultati rilevanti mentre il progetto era ancora in corso.
Questi debrief possono essere sia educativi che terapeutici—e di solito producono molti dati utili che ti aiuteranno ad evitare di commettere nuovamente gli stessi banali errori!
4 Benefici dei Modelli di Lezioni Apprese
I modelli di lezioni apprese offrono numerosi vantaggi:
- Tu e il tuo team avete l'opportunità di imparare e migliorare sulle osservazioni che avete già fatto in progetti precedenti. Questi dati sono utili non solo per la pianificazione del progetto, ma anche per il miglioramento e la valutazione dei processi.
- Documentare ciò che avete imparato significa che ora avete accesso immediato a informazioni che non devono più essere apprese a caro prezzo. Registrare le lezioni apprese — inclusi i successi — offre a te e al tuo team una mappa verso il successo per ogni progetto su cui lavorerete in futuro.
- L’utilizzo di un modello stimola le parti interessate a riflettere sulle lezioni apprese che altrimenti potrebbero essere trascurate usando un meccanismo di raccolta non strutturato.
- Codificare le lezioni apprese in un modello rende più facile per i responsabili del portafoglio consolidare e analizzare le lezioni apprese in tutta l’organizzazione.
Come usare un modello per le lezioni apprese
In questa sezione, descriverò gli elementi da includere come parte di un modello per le lezioni apprese, compresi i traguardi del progetto, la motivazione per i miglioramenti suggeriti e l’elenco delle lezioni dopo il progetto.
Cosa ha funzionato bene?
È utile annotare i traguardi che potrebbero portare benefici ai progetti futuri del tuo portafoglio. Che si tratti di cambiamenti di processo a breve termine, di un impegno nei confronti dei processi già in atto, di aggiustamenti nella comunicazione o altro ancora, vale la pena documentare tutto ciò per capire cosa può e deve essere mantenuto nel prossimo progetto di squadra!
Cosa si potrebbe migliorare?
Annotare i motivi dietro ai problemi di progetto o ai miglioramenti consigliati è anche una parte importante per documentare le lezioni apprese. Identificare un problema non è sufficiente—comprendere dove sia nato e quale impatto abbia avuto fornisce più contesto e aiuta a definire raccomandazioni per migliorare nel futuro.
È utile valutare i miglioramenti suddividendo problema, impatto e raccomandazione. Il tuo team potrebbe aver sentito l’impatto di un problema prima di identificarne la causa principale—ecco perché è utile separare questi elementi nel modello.
Ecco un esempio:
- Problema: il programma del progetto era troppo serrato e non prevedeva sufficiente margine per la revisione e le modifiche del cliente prima della data di lancio prevista
- Impatto: i membri del team erano sovraccarichi, lavorando fino a tarda notte e facendo ore extra per rispettare la scadenza del progetto
- Soluzione: coinvolgere le parti interessate e gli sponsor del progetto nell’approvazione del programma e includere un ulteriore ciclo di revisioni come parte del processo. Se sei stato in grado di individuare una soluzione a questo problema durante l’esecuzione (es. utilizzando una clausola nel contratto per aggiungere tempo al progetto), annotalo anche.
Elenco delle lezioni dopo il progetto
Dopo che tu e il tuo team avete raccolto i dati grezzi sulle lezioni apprese, potreste dover rivedere i vostri contributi prima di aggiungerli al database delle lezioni apprese dell'organizzazione, in modo che siano applicabili universalmente ai progetti futuri.
Il nostro modello per le lezioni apprese include una sezione in cui puoi elencare ciò che hai imparato una volta concluso il progetto. Questo ti permette di condensare le intuizioni raccolte con la tua squadra in un piano d’azione da applicare a progetti simili.
Le conclusioni più utili sono chiare e sintetiche (1-2 frasi). Sono dirette, operative e applicabili trasversalmente ai progetti. Dovrebbero anche specificare cosa è stato appreso, perché è rilevante e quando adottare eventuali azioni correttive in futuro.
Per esempio:
- “Aggiungere almeno un 10% di margine in più nella pianificazione del progetto per consentire ai grandi gruppi di stakeholder il tempo sufficiente per rivedere i lavori in corso”
- “Effettuare daily check-in del team su Slack per facilitare la comunicazione proattiva e rimuovere i blocchi in modo efficiente.”
Il modello ti chiede anche di identificare a quale parte del processo di progetto o in quale categoria appartenga la lezione. Una volta inseriti i dati nel database delle lezioni apprese, potrai ricercarli per categoria per facilitarne l’implementazione nei progetti futuri.
Cerchi un solido modello per le lezioni apprese?
Il modello per le lezioni apprese è disponibile come documento Microsoft Word e include campi per i dettagli del progetto, come il nome del progetto, i membri del team e le date, oltre a una struttura che aiuta a riflettere su cosa si sarebbe potuto migliorare e uno spazio per annotare le lezioni apprese e le eventuali azioni da intraprendere.
I membri di Career Builder ottengono l’accesso a questo modello, a un esempio già compilato e a molto altro ancora!
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