Guida alla Chiusura del Progetto: Passaggi + Lista di Controllo

Comprende la verifica dei deliverable, la risoluzione delle attività ancora in sospeso, la finalizzazione della documentazione e dei pagamenti, la raccolta di feedback, la revisione delle prestazioni del progetto e la documentazione delle lezioni apprese.

Perché è Importante la Chiusura di un Progetto?

La chiusura di un progetto è importante perché:

• Apprendi almeno 2 cose (ma spesso di più) che puoi portare con te nei progetti futuri per renderli più di successo.
• Riduci al minimo la possibilità che i problemi si ripresentino in futuro rallentandoti.
• Crei l’opportunità per il tuo team di migliorare il proprio processo e la propria struttura prima di passare al progetto successivo.
• Otterrai un report finale di chiusura che ti aiuterà ad aggiornare i tuoi portfolio, processi e asset.

Quando Dovrei Iniziare il Processo di Chiusura del Progetto?

Dovresti iniziare il processo di chiusura del progetto dopo che sono stati completati i seguenti passaggi:

• Il tuo team ha effettuato il controllo qualità e ha svolto i test sui deliverable del progetto
• Hai consegnato il progetto, e il cliente lo ha revisionato e approvato
• Ciò che hai realizzato è stato messo online

Se non hai il budget per il tipo di chiusura di progetto trattata in questo articolo, è sempre utile se esiste un fondo di fatturazione per le spese generali per cliente, così puoi comunque mostrare che stai lavorando per loro senza aggiungere ore al budget del progetto.

Consiglio professionale: Se non hai la possibilità di addebitare su overhead, amministrazione o qualsiasi altro fondo non fatturabile, cerca di assicurarti di avere del tempo già programmato all’inizio del progetto per coprire la chiusura.  Se arrivi alla fine e non c’è modo di contabilizzare le ore necessarie per seguire tutti i passaggi di chiusura, dai priorità a ciò che sarà più utile per te, il team e la tua azienda.

10 Passaggi per Chiudere un Progetto con Successo

Utilizza i seguenti passaggi di chiusura per concludere sistematicamente i tuoi progetti ed evitare di lasciare questioni irrisolte, approvazioni mancanti o lacune operative. Ecco una panoramica rapida prima di approfondire tutti i passaggi:

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Fase 1: Esegui test post-lancio

Obiettivo: Assicurati che il progetto sia stabile.

Prima di chiudere il progetto, conferma che il prodotto online funzioni correttamente e monitora eventuali problemi che potrebbero emergere dopo il rilascio. Ecco come procedere:

1. Aggiorna e controlla il prodotto online: Testa l’ambiente in produzione immediatamente dopo il rilascio per assicurarti che tutto sia passato correttamente dall’ambiente di test a quello live.
2. Continua a monitorare il prodotto dopo il lancio: Tieni sotto controllo il prodotto online ogni poche ore durante le prime 24-48 ore, poiché spesso i problemi imprevisti emergono dopo il lancio.
3. Monitora l’analisi dei dati e il traffico: Osserva i dati analitici, i modelli di traffico e lo stato del server per individuare segnali di avviso che possano indicare problemi di rilascio o prestazioni.
4. Crea un elenco di funzionalità ad alto rischio: Fai una lista delle funzioni più suscettibili di essere influenzate durante il rilascio, in particolare:
   • Funzionalità critiche del prodotto
   • Punti forti della vendita
   • Funzioni utilizzate frequentemente
   • Funzioni che in passato hanno causato problemi
5. Ritestare le funzionalità principali con il team: Suddividi tra i membri del team le funzioni più importanti e ritestale nell’ambiente live per identificare eventuali problemi non riscontrati durante la QA.
6. Monitora i canali social per reclami o bug: Tieni d’occhio Facebook, Twitter e altri canali rivolti ai clienti per eventuali problemi segnalati dagli utenti dopo il lancio.
7. Imposta Pingdom o altri strumenti di monitoraggio: Configura avvisi in modo che il team sia immediatamente notificato in caso di malfunzionamenti o problemi di prestazioni.

Fase 2: Rivedi le attività in sospeso e le questioni aperte

Obiettivo: Sistema tutte le questioni rimaste aperte.

Quando i progetti si avvicinano al lancio, attività a bassa priorità e dettagli minori possono essere accantonati per rispettare le scadenze. Prima di chiudere il progetto, rivedi attentamente i tuoi piani, le tempistiche e le liste delle attività per assicurarti che non sia stato trascurato o dimenticato nulla di importante. Verifica quanto segue:

1. Traccia le attività rinviate durante il progetto: Imposta notifiche o promemoria per gli elementi rimandati, così le attività a bassa priorità non verranno dimenticate durante la consegna.
2. Rivedi gli elementi rinviati nei momenti di pausa: Riprendi in mano le attività rimandate ogni volta che il progetto rallenta o che vengono completate le principali consegne.
3. Controlla i tuoi piani e le tempistiche per lavori saltati: Esamina ogni parte del piano di progetto, della timeline e della lista delle attività per identificare eventuali elementi saltati durante la corsa al lancio.
4. Catalogare gli elementi dimenticati o incompleti: Prepara una lista chiara delle attività non finite, delle consegne mancate o del lavoro eseguito solo parzialmente prima della chiusura del progetto.
5. Discuti gli elementi irrisolti col team: Incontra il tuo team per confermare se gli elementi aperti necessitano ancora di attenzione e decidere i prossimi passi.
6. Sii trasparente con il cliente sugli elementi mancanti: Condividi tutti i lavori irrisolti con il cliente invece di sperare che passino inosservati dopo il lancio.
7. Raccogli feedback del cliente sul lavoro in sospeso: Accerta quali elementi il cliente desideri vengano affrontati subito e quali possano attendere dopo il lancio.
8. Separa le richieste in ambito e fuori ambito: Rivedi le attività rimaste per stabilire se ciascun elemento rientra nello scope originario del progetto o se va considerato come possibile miglioramento futuro.
9. Crea un piano per i lavori in ambito irrisolti: Documenta come e quando il team completerà le consegne in ambito ancora aperte.
10. Documenta le opportunità fuori ambito per fasi future: Condividi col cliente le attività fuori ambito come possibili aggiornamenti, miglioramenti o futuri progetti.

Fase 3: Finalizza i documenti di progetto, contratti e pagamenti

Obiettivo: Assicurati che il progetto venga chiuso correttamente dal punto di vista amministrativo.

Prima di chiudere formalmente il progetto, organizza la documentazione, conferma le approvazioni, chiudi i contratti e completa le attività amministrative e finanziarie di chiusura. Segui questi passaggi:

1. Organizza e archivia i file di progetto: Conferma che il tuo team abbia archiviato i file nei corretti repository, server o sistemi di gestione documentale. Archivia i materiali superati e etichetta chiaramente le versioni finali.
2. Aggiorna la documentazione e i registri di progetto: Assicurati che il codice sia commentato, la documentazione sia completa e i registri di progetto riflettano lo stato finale del progetto.
3. Rivedi i log e i report di progetto: Esamina il registro delle assunzioni, delle modifiche, dei problemi e i report sui rischi per identificare elementi irrisolti e documentare considerazioni importanti sul progetto.
4. Verifica il completamento dello scope e le approvazioni dei deliverable: Rivedi i documenti di ambito, i deliverable e le approvazioni degli stakeholder per confermare che tutto il lavoro concordato sia stato svolto e approvato prima della chiusura del progetto.
5. Raccogli firme e approvazioni: Controlla contratti, approvazioni e documenti di progetto per eventuali firme o autorizzazioni mancanti prima dell’archiviazione del progetto.
6. Chiudi contratti e pagamenti: Conferma che gli accordi con fornitori, subappaltatori e venditori siano completi e verifica che fatture, crediti, commissioni, bonus e pagamenti siano stati processati correttamente.
7. Esegui la pulizia amministrativa: Riassegna il personale, trasferisci attrezzature o beni dove necessario, aggiorna i registri finali del progetto e archivia le informazioni importanti per usi futuri.

Fase 4: Comunica Internamente la Chiusura del Progetto

Obiettivo: Spiegare il piano di chiusura al team.

Prima di chiudere completamente il progetto, comunica chiaramente i prossimi passi al team, così tutti comprendono le responsabilità residue, le attività di chiusura e gli eventuali lavori di follow-up dopo il lancio. Ecco cosa fare:

1. Scrivi un messaggio personalizzato di chiusura al team: Riconosci i contributi di ogni membro del team invece di inviare una mail di fine progetto generica. Menziona, dove possibile, obiettivi e risultati specifici.
2. Spiega le attività e i follow-up ancora aperti: Elenca problemi irrisolti, lavori mancanti o responsabilità post-lancio affinché tutti sappiano cosa necessita ancora attenzione.
3. Chiarisci le responsabilità e i prossimi passi: Conferma chi sarà responsabile degli aggiornamenti finali, delle attività di manutenzione, delle richieste di supporto o di eventuali compiti futuri dopo la chiusura del progetto.
4. Comunica tempistiche e attività di chiusura: Informa il team su riunioni retrospettive, post-mortem, celebrazioni o altre attività finali pianificate.

Fase 5: Conduci Retrospettive e Raccogli le Lezioni Apprese

Obiettivo: Imparare dai successi e dagli errori.

Una volta che il progetto è stato chiuso operativamente, valuta internamente l’andamento del progetto e identifica le lezioni che il team può applicare ai futuri lavori. Ecco i passi da seguire:

1. Svolgi una riunione di retrospettiva o post-mortem: Riunisci l’intero team per discutere cosa ha funzionato, cosa no e cosa dovrà essere migliorato nei progetti futuri.
2. Chiedi al team suggerimenti per argomenti di discussione: Raccogli punti all’ordine del giorno in anticipo così la retrospettiva potrà affrontare le questioni operative, tecniche e comunicative più importanti.
3. Analizza sia i successi che i fallimenti: Discuti sia i risultati positivi sia le difficoltà del progetto affinché il team possa ripetere i processi di successo e non concentrarsi solo sui problemi.
4. Raccogli feedback anonimi dal team: Utilizza sondaggi per ottenere feedback sinceri dai membri che potrebbero non sentirsi a proprio agio a sollevare dubbi apertamente durante le riunioni.
5. Tieni la raccolta dei feedback semplice e strutturata: Usa domande semplici con possibilità di aggiungere commenti opzionali, così le risposte saranno più facili da analizzare e confrontare.
6. Documenta chiaramente le lezioni apprese: Raccogli i risultati della retrospettiva, i feedback del team e le considerazioni operative in un documento di lezioni apprese che il team potrà consultare nei progetti futuri.
7. Archivia le lezioni apprese per usi futuri: Conserva la documentazione della retrospettiva, i risultati dei sondaggi e le raccomandazioni di processo in una posizione condivisa, accessibile in futuro dalla tua organizzazione.

Fase 6: Chiudi il Progetto con il Cliente

Obiettivo: Aggiorna il cliente su eventuali aspetti in sospeso e su tutto ciò che è stato completato.

Prima di chiudere formalmente il progetto, assicurati che il cliente abbia tutto ciò di cui ha bisogno e che comprenda lo stato finale del progetto, incluse eventuali questioni aperte, opportunità future o aspettative post-lancio. Ecco come procedere:

1. Comunica chiaramente eventuali questioni in sospeso: Aggiorna il cliente su tutti gli elementi non risolti, sui problemi previsti dopo il lancio o su eventuali seguiti ancora da gestire, in modo che non ci siano sorprese dopo la chiusura del progetto.
2. Trasferisci le informazioni importanti del progetto: Condividi link utili, documentazione, credenziali di accesso e tutte le altre risorse di cui il cliente avrà bisogno per gestire il prodotto dopo la consegna.
3. Invia fatture finali e aggiornamenti finanziari: Conferma che il cliente abbia ricevuto tutte le fatture finali e comprenda lo stato dei pagamenti o delle approvazioni ancora in sospeso.
4. Discuti il supporto post-lancio e le opportunità future: Analizza le necessità di manutenzione, i punti rimasti fuori dal perimetro iniziale o eventuali fasi future, se il cliente manifesta interesse dopo la chiusura del progetto.
5. Pianifica un incontro di chiusura con il cliente: Organizza un incontro finale o una call così che il cliente possa fare domande, esaminare i risultati del progetto e chiudere l'incarico in modo collaborativo.
6. Richiedi un feedback al cliente: Invia un modulo o un'e-mail di follow-up al cliente chiedendo un riscontro sull'esperienza di lavoro con il tuo team, e analizza internamente le risposte una volta ricevute.

Fase 7: Valuta le Prestazioni del Progetto

Obiettivo: Riassumere cosa ha funzionato e cosa no nel tuo progetto.

Una volta concluso il progetto, valuta le prestazioni globali per capire quanto il lavoro svolto abbia soddisfatto aspettative, obiettivi e traguardi di business. Ecco alcuni suggerimenti:

1. Confronta le stime con i risultati effettivi: Analizza budget, tempistiche, ore lavorate e aspettative di consegna per individuare le divergenze tra le previsioni e le prestazioni reali.
2. Discuti sfide del progetto e soluzioni trovate: Analizza i fallimenti, gli ostacoli e i problemi di flusso di lavoro e documenta come il tuo team li ha risolti durante l’esecuzione.
3. Valuta le performance rispetto agli obiettivi: Esamina KPI, analisi, dati sulle conversioni, feedback degli utenti e traguardi di business per determinare quanto il progetto stia performando dopo il lancio.
4. Individua opportunità di ottimizzazione: Utilizza dati di progetto e feedback degli stakeholder per trovare opportunità di miglioramento, potenziamento o versioni future.

Fase 8: Crea una Roadmap per i Miglioramenti Futuri

Obiettivo: Trasformare i feedback di progetto in un piano d’azione per il futuro.

Dopo aver valutato le prestazioni del progetto, usa ciò che hai imparato per creare una roadmap di miglioramenti futuri, ottimizzazioni o nuove fasi di progetto. Ecco come procedere:

1. Raccogli informazioni e insight dal progetto: Raccogli dati da retrospettive, analisi, feedback del cliente, log dei problemi e valutazioni delle performance per identificare opportunità di miglioramento.
2. Dai priorità strategicamente alle opportunità: Concentrati sull’importanza e sull’impatto a lungo termine delle modifiche, invece di reagire solo alle richieste urgenti o ai rapidi aggiustamenti.
3. Inizia con le soluzioni rapide: Individua piccoli miglioramenti in grado di produrre valore immediato prima di pianificare interventi più ampi o iniziative di ottimizzazione.
4. Crea una roadmap operativa: Organizza i miglioramenti in una sequenza di lavoro chiara, che tenga conto di tempistiche, budget, dipendenze e priorità del cliente.
5. Rivedi la roadmap con il tuo team e il cliente: Raccogli feedback, affina le priorità e assicurati che tutti siano allineati prima di passare alla fase di implementazione o di nuovi progetti.
6. Trasforma la roadmap in nuovo lavoro: Considera miglioramenti approvati, ottimizzazioni o iniziative sui contenuti come nuovi progetti a cui applicare pianificazione e processi di delivery dedicati.

Fase 9: Aggiorna le Tue Credenziali e il Portfolio

Obiettivo: Fai in modo che i tuoi dati professionali riflettano il progetto completato.

Prima di lasciarti il progetto alle spalle, aggiorna i tuoi dossier personali e aziendali finché i dettagli e i risultati ottenuti sono ancora freschi nella memoria.

1. Aggiorna le tue credenziali personali: Aggiungi il progetto al tuo curriculum, al profilo LinkedIn o ad altri dossier professionali quando dettagli, metriche e risultati sono ancora facilmente ricordabili.
2. Documenta i principali risultati del progetto: Annotati traguardi significativi, lezioni apprese, risultati o metriche di performance che potrebbero essere utili per case study o colloqui futuri.
3. Aggiorna il portfolio aziendale e i materiali di marketing: Inserisci il progetto concluso sul sito web aziendale, nel portfolio, nelle presentazioni o nei materiali di showcase interni, dove opportuno.
4. Archivia i materiali visivi e la documentazione d’appoggio: Salva screenshot, report, asset visivi e riepiloghi di progetto che il tuo team potrebbe voler consultare in futuro per vendite, marketing o esigenze operative.

Fase 10: Celebra il Team

Obiettivo: Fai sapere al tuo team che è apprezzato.

La chiusura del progetto è anche un'opportunità per riconoscere l'impegno che il tuo team ha investito durante tutta la durata del progetto e celebrare il lavoro svolto insieme. Assicurati di:

1. Riconoscere personalmente i contributi individuali: Ringrazia i membri del team per i modi specifici in cui hanno contribuito al progetto invece di affidarti a un messaggio di congratulazioni generico.
2. Invia una nota personalizzata o un piccolo regalo: Prendi in considerazione l'idea di inviare biglietti di ringraziamento, piccoli regali, pranzi di squadra o inviti ad un happy hour per riconoscere il duro lavoro del team.
3. Festeggia insieme il completamento del progetto: Crea un momento per il team per riflettere sull'obiettivo raggiunto e chiudere il progetto con una nota positiva prima di passare a nuovi lavori.

Checklist di chiusura progetto [Download]

Nel DPM Membership, è disponibile una checklist di chiusura progetto che segue tutti i passaggi del processo di chiusura che ho illustrato in questo articolo.

La checklist copre le fasi principali ma suddivide anche ogni fase in una serie di sotto-attività da spuntare durante la chiusura del progetto. I membri DPM hanno accesso alla checklist, oltre a più di 100 altri modelli, elenchi, esempi, ebook, workshop e altro ancora.

Come evitare l’espansione incontrollata degli obiettivi durante la chiusura del progetto

Il documento di ambito del lavoro dovrebbe definire chiaramente quando un progetto è concluso e quando tutte le consegne previste sono state effettivamente fornite.

Quando sono stati risolti i bug immediati, è importante non aggiungere nuove richieste di funzionalità all'ultimo minuto.

Alcuni degli errori più gravi si commettono cercando di effettuare correzioni rapide su un progetto nei giorni successivi al go-live, quando i clienti si fanno prendere dal panico e cambiano improvvisamente idea su alcune cose! Inesorabilmente, questo tipo di interventi maldestri compromette gravemente l’esperienza utente o il design del sito. I cambiamenti impulsivi non sono mai ben valutati e contribuiscono all’espansione incontrollata degli obiettivi!

Altre considerazioni per la chiusura del progetto

In alcuni team, la chiusura del progetto richiede di aggiornare la contabilità o rispettare requisiti documentali previsti in alcuni settori specifici.

Potrebbero esserci numerose cose che il project manager deve fare alla fine di un progetto e a cui potresti non pensare. Dovresti già avere un'idea di ciò che è richiesto, ma se non sei sicuro delle tue responsabilità, chiedi informazioni su aggiornamenti specifici della contabilità o requisiti documentali.

Nota Importante

A seconda della tua situazione, potresti dover effettuare una transizione di progetto più che una chiusura effettiva. Ecco il processo di hand-off del progetto a un nuovo responsabile.