5 Migliori Pratiche per Migliorare le Tue Sessioni di Brainstorming
Sapevi che il brainstorming o brainwriting esiste dal 1953! Il merito va ad Alex Osborn ed è una tecnica che uso regolarmente nei progetti e in molteplici situazioni di business. Se il numero di piattaforme online che hanno aggiunto la funzionalità lavagna negli ultimi 6 mesi è un indicatore, il brainstorming è una funzione centrale dei meeting nel mondo virtuale.
Come project manager, uno dei nostri ruoli chiave o competenze è quello di facilitatore—che si tratti di ideare soluzioni a un problema, fare retrospettive o raccogliere punti di vista diversi, facilitare una sessione di brainstorming è una competenza di base per un project manager.
Anche se è una prassi fondamentale chiedere il contributo dei team, non sempre viene fatto bene. Esplorerò come farlo in modo più efficace nel tuo team e spiegherò tutto: da come orientare l'attenzione del team a tecniche di brainstorming che contribuiranno a tirare fuori il meglio dal gruppo e produrre risultati concreti.
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Come diceva Alex Osborn:
È più facile smorzare un’idea stravagante che trovarne una nuova
Il brainstorming di gruppo serve proprio a individuare queste idee "stravaganti" e ci aiuta a raccogliere idee creative da persone con:
- Conoscenze specialistiche
- Modi di pensare diversi
- Punti di vista diversi
Esaminerò cinque best practice per sfruttare il brainstorming di gruppo e aiutare il tuo progetto digitale in aree chiave come l’ideazione dell’ambito, la risoluzione creativa dei problemi e la realizzazione di retrospettive.
Sono Annie MacLeod, una project manager e coach appassionata ed esperta che ama costruire esperienze collaborative per team remoti e i loro progetti. Queste esperienze spaziano nell’ambito del project management, dalla creazione di piani di progetto e retrospettive approfondite fino a prendere decisioni e migliorare la cultura del team.
1. Creare il miglior processo di brainstorming
Può sembrare controintuitivo, ma per avere una sessione di brainstorming efficace è necessario dedicare un po’ di tempo alla sua pianificazione iniziale—ambientazione di gruppo, tecnologia o strumenti, regole di base e ruoli.
Come implementare
Alcune decisioni chiave da prendere prima di fissare la sessione sono:
- Chi è il facilitatore della sessione? Se il project manager vuole partecipare attivamente, considera di usare un facilitatore diverso. Riflettere sulla capacità del PM di tenere i tempi, mantenere la neutralità e l’oggettività ed ascoltare attivamente durante la sessione. Scopri alcune altre idee: avere un facilitatore può alleggerire la pressione sul PM, consentirgli di partecipare e ascoltare davvero a fondo.
- Come verrà condotta la sessione? È particolarmente importante quando avviene in un ambiente distribuito o ibrido. A seconda del pubblico, della sua dimestichezza con la tecnologia e degli strumenti che utilizzerai per raccogliere i contributi, potresti voler fornire materiale ai partecipanti per esercitarsi prima di lanciarsi nel brainstorming.
- Come creerò un’atmosfera di sicurezza psicologica? Un suggerimento veloce è stabilire regole di base per la sessione. Cose come "nessuna idea è cattiva", "non parlate sopra gli altri", "una conversazione alla volta" sono considerati punti fermi. Scopri altri suggerimenti tramite questo link.
2. Parti dalla fine per impostare la sessione
Anche se il brainstorming può essere un’attività improvvisata (ho sempre un kit che porto ad ogni riunione con post-it e pennarelli per l’occasione), trovo che sia più efficace quando contribuisce a un risultato pianificato della riunione—il che significa che deve essere inquadrato.
Pur cercando di stimolare idee fuori dagli schemi, puntiamo anche a raggiungere un risultato e il brainstorming è parte del metodo per arrivarci: consiste nel generare un buon numero di idee e poi raffinarle.
Quindi, ciò che dobbiamo fare per una sessione di brainstorming efficace è invitare le persone giuste a partecipare e definire il contesto del brainstorming.
In questo modo ci assicuriamo che, mentre raccogliamo la giusta quantità di idee, tutti si trovino nelle stesse condizioni nel contesto della sessione di brainstorming.
Ecco come si applica questo principio ad alcune delle nostre principali riunioni di progetto: ideazione dell'ambito, risoluzione dei problemi e retrospettive.
| Esempio di riunione | Invitati | Contesto |
|---|---|---|
| Ideazione dell'ambito | Assicurati di coinvolgere il più possibile le persone che valuteranno il successo di questo progetto. Inoltre, assicurati di avere le persone che pianificheranno l'ambito—quelle che comprendono come può essere risolto il problema. Assicurati che tra i partecipanti ci sia qualcuno che possa rappresentare e portare idee per stakeholder che non possono essere presenti o che abbia dati o ricerche per supportare l'identificazione del problema (particolarmente vero per tematiche legate a clienti/utenti). | Qual è il problema che stiamo cercando di risolvere? Per chi lo stiamo risolvendo? Perché è importante? Quando e come si presenta questo problema? |
| Risoluzione dei problemi | Si tratta di portare sul tavolo il maggior numero possibile di soluzioni e sfruttare davvero tutte le conoscenze specialistiche presenti. Vuoi persone con esperienza diretta del problema—che lo abbiano osservato o vissuto. Assicurati che chi conosce l'ambiente coinvolto copra tutte le questioni tecniche connesse. Richiedi contributi anche da chi può suggerire soluzioni, formazione, comunicazione e altri aspetti correlati alla soluzione. | Dove è il punto critico? Cosa abbiamo già provato per risolvere il problema? Chi viene impattato? Qual è l'entità del problema? Cosa non è impattato? |
| Retrospettiva | Non solo chi svolge il lavoro ma anche i destinatari del lavoro stesso. | Su cosa stiamo riflettendo? Da quando a quando? Perché facciamo questa retrospettiva—per imparare, sfogarci, ricucire i rapporti? |
La seconda parte è strutturare la sessione di brainstorming in modo adeguato e usare tecniche che risuonino con il gruppo presente. Ricorda di variare le modalità.
Non vorrai utilizzare sempre gli stessi metodi poiché non stimolerebbero nuove idee—le persone si limiterebbero ad andare per inerzia.
Ecco alcune tecniche che potresti considerare, elencate dalle più semplici alle più complesse. Non dimenticare di partire sempre dal framing.
| Tecnica | Fasi | Considerazioni |
|---|---|---|
| Ideazione rapida | Ogni partecipante scrive il maggior numero possibile di idee nel tempo stabilito. | Mantieni i tempi ristretti per creare urgenza, ma più idee emergono meglio è—vuoi la massima quantità possibile. |
| Mappa mentale | Una volta definito il tema centrale tramite il framing, ognuno aggiunge rami e collegamenti. | Questa tecnica funziona bene con gruppi già consolidati—se ci sono partecipanti che non hanno mai lavorato insieme o provengono da funzioni/ruoli diversi, potrebbe mancare un linguaggio comune, rendendo la mappa mentale inefficace nelle fasi successive. |
| Immagine eidetica | Ogni partecipante elabora immagini che riflettono i propri pensieri sul framing e ne disegna una rappresentazione o sceglie un’immagine dal web di supporto. | Questa tecnica esalta la creatività di chi usa maggiormente la parte destra del cervello—assicurati di avere molti pennarelli colorati, adesivi e altri materiali per una sessione efficace dal vivo. |
| Brainwriting | Ognuno scrive un'idea e la passa a destra affinché venga migliorata o integrata con strategie e chiarimenti. Fai in modo che ogni idea giri almeno una volta tra tutti i partecipanti. | Funziona bene nei gruppi piccoli, poiché richiede tempo per essere completata |
Un'altra tecnica che potresti voler provare è il brainstorming silenzioso.
Come implementare
Si parte invitando le persone giuste, contestualizzando la sessione di brainstorming e poi scegliendo la tecnica più adatta. Potresti includere anche l’argomento all’invito della riunione—questo spesso garantisce la partecipazione delle persone davvero giuste. Se ricevono l’invito ma non sono il profilo adatto, di solito lo comunicano.
È inoltre una buona pratica ricordare a tutti il contesto anche all’inizio della sessione, così che tutti possano chiarire eventuali dubbi ed essere allineati. Vista la diversità delle risorse in sala, qualcuno potrebbe avere informazioni aggiuntive; concedi quindi del tempo a questa fase prima di partire con il brainstorming.
Ricorda anche che se come project manager non ti senti a tuo agio con certe tecniche, puoi chiedere a un facilitatore di gestire le attività. Questo ti libera da parte della responsabilità e offre al gruppo una voce nuova e imparziale nella generazione di idee.
3. Fai un icebreaker per mantenere tutti freschi
Come detto in precedenza, le sessioni di brainstorming servono a generare idee, e più sono fuori dagli schemi, meglio è! Per farlo bisogna mettere il cervello in modalità creativa—per così dire, "rinfrescarlo".
La maggior parte delle persone salta freneticamente da una riunione all'altra o, in caso contrario, lavora con impegno su altri compiti. Per questo possiamo usare giochi di icebreaker per stimolare la creatività. Gli icebreaker hanno anche il beneficio aggiuntivo di favorire la coesione del team attraverso un po' di divertimento!
Come implementare
Pensa a cosa vuoi raggiungere nella sessione di brainstorming quando scegli un icebreaker.
| Esempio di riunione | Considerazione | Tecniche |
|---|---|---|
| Ideazione | Attivare l'emisfero destro | Attiva il lato sinistro del corpo—scrivi con la mano sinistra o usa il mouse con la sinistra |
| Problem Solving | Andare oltre la superficie, indagare la causa principale | Risolvi un rompicapo o un mistero |
| Retrospettiva | Costruire relazioni e creare un ambiente sicuro | 2 verità e 1 bugia |
Per altre idee dai un'occhiata a questa lista di attività per emisfero destro vs sinistro. Per ispirazione e modelli, consulta il MiroVerse. Ancora una volta, come sopra, non esitare a chiamare un facilitatore per svolgere queste attività—ho scoperto che ci sono attività icebreaker straordinarie e facilitatori specializzati nel consolidare i team che avranno ottime idee.
4. Sfrutta la forza del gruppo
Uno degli aspetti chiave per rendere efficaci le sessioni di brainstorming è agire sui risultati! Non ha senso generare tante idee e poi non farne nulla.
Ritengo che far raggruppare al team le idee in aree simili e concordare un tema per ogni gruppo consenta poi di agire su tutte queste ottime idee.
Come implementare
Può essere semplice come usare un colore di post-it per le idee e un altro per i temi. Fai spostare ai membri del team i post-it per raggrupparli.
Puoi iniziare dal gruppo più numeroso di post-it (perché è verso lì che tende la maggioranza del gruppo) oppure, al contrario, partire da quelli isolati (in base a ciò che vuoi ottenere e al tempo a disposizione).
Assicurati che i post-it dei temi abbiano almeno un sostantivo e un verbo, e controlla che la formulazione sia chiara a sufficienza per poter passare all'azione.
Stai attento, quando pianifichi questa attività, a non escludere il project manager dalla partecipazione—un facilitatore offrirà uno sguardo nuovo ed è imparziale.
Ho anche scoperto che i facilitatori possono fare quelle che potrebbero sembrare 'domande stupide', chiedendo chiarimenti per assicurarsi che ogni membro del team e il gruppo intero abbiano spiegato appieno i propri pensieri.
Alla fine otterrai qualcosa di simile a questo:
5. Provalo in modo asincrono
Ho scoperto che il brainstorming non è sempre il modo più efficace di impiegare il tempo delle persone, soprattutto quando si lavora con persone in diversi fusi orari o con stili di pensiero differenti. Esercizi di brainstorming possono mettere a disagio gli introversi del gruppo, o la riunione può svolgersi in un momento in cui il caffè non è ancora entrato in azione o è già svanito!
Risparmia il tempo di gruppo prezioso per la fase di raggruppamento e sviluppo delle azioni! Prova a svolgere la sessione di brainstorming in modo asincrono.
Come implementare
Non dimenticare che devi comunque impostare la cornice del brainstorming—se lo svolgi in modo asincrono, le istruzioni dovranno essere particolarmente chiare e il più possibile visive. Prediligo in particolare una combinazione tra bacheca Miro e video Loom per impostare questa modalità di interazione!
Un aspetto importante da considerare per il brainstorming asincrono è il software che deciderai di utilizzare. Valuta quindi il tuo budget e non preoccuparti se i fondi scarseggiano. Puoi utilizzare software di mind mapping gratuiti per condurre la sessione.
Ecco i passaggi per impostare lo spazio:
- Avere un indicatore visivo affinché le persone sappiano da dove iniziare. Rendilo grande e colorato e, per chi parla italiano, di solito l’angolo in alto a sinistra è il punto da cui iniziare visivamente.
- Se stai realizzando un video Loom, inserisci il link vicino all’inizio.
- Rendi le istruzioni chiaramente visibili in uno spazio separato
- Rendi le informazioni introduttive chiaramente visibili
- Riserva uno spazio separato per il brainstorming
- Indica chiaramente i prossimi passi (es. ci incontriamo mercoledì per raggrupparli e sviluppare un piano d’azione o le prossime mosse).
Otterrai qualcosa che potrebbe apparire così:
Per saperne di più sulle specificità del mind mapping, scopri questi corsi di mind mapping.
In sintesi
Il brainstorming non dovrebbe essere una pratica da svolgere solo per spuntare una casella e organizzare una sessione non migliora la tua cultura o dimostra quanto sei creativo.
Tuttavia, se incorpori queste tecniche, puoi portare la tua sessione di brainstorming a un livello superiore e darle uno scopo.
Sii davvero creativo, coinvolgi attivamente le conoscenze e l’esperienza del tuo team e, in un ambiente di lavoro frenetico, sfrutta la potenza della comunicazione asincrona per non perdere tempo!
Al Project Management GameBoard crediamo che il brainstorming sia solo il punto di partenza nel percorso per rendere la tua organizzazione e i tuoi progetti più collaborativi.
Se vuoi vedere più collaborazione digitale nei progetti in azione, dai un'occhiata ai nostri eventi per membri (iscriviti qui!) o scopri la nostra lightning talk su alcune tecniche di collaborazione qui.
Approfondiremo ancora il brainstorming nel nostro prossimo post su brainstorming e introversi! Faccelo sapere nello spazio Slack di DPM o lascia un commento per dirci di cosa vorresti sentir parlare prossimamente!
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